CHƢƠNG 2 THIẾT KẾ VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2. Đánh giá thực trạng hoạt động quản trị mua hàng của công ty WELV
3.2.2. Triển khai kế hoạch mua hàng
3.2.2.1 Tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp
Công tác lập kế hoạch mua hàng đƣợc thực hiện qua các giai đoạn:
- Tìm và lựa chọn nhà cung cấp công ty WELV đƣợc tiến hành theo các bƣớc:
Bƣớc 1: Tìm kiếm nhà cung cấp
Sau khi công ty xác định chính xác tên, loại hàng, số lƣợng... cần mua bộ phận mua hàng tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp. Tùy thuộc vào loại hàng hóa và nguồn gốc xuất xứ thì bộ phận tổ chức mua hàng sẽ tiến hàng tìm nhà cung cấp cho phù hợp. Nhằm tìm đúng và chúng nhà cấp tránh bị lãng phí nguồn
tài chính và thời gian.Nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp của công ty dựa vào nguồn thông tin nội bộ là chủ yếu, thông dụng nhất là các thông tin về nhà cung cấp đã và đang làm ăn lâu dài công ty, nguồn thông tin này đƣợc lƣu trữ dƣới dạng hồ sơ dữ liệu nên công tác tìm kiếm cũng nhƣ lựa chọn đƣợc thực hiện khá dễ dàng. Dựa trên tiêu chí giá trị hàng mua, công ty dựa trên những hồ sơ lƣu trữ và lựa chọn đầu tiên là các nhà cung cấp có thể cung cấp đƣợc những sản phẩm thực phẩm, phi thực phẩm mà công ty có nhu cầu mua hay không, sau đó mới xét tới các nhà cung cấp mới. Bên cạnh đó, công ty cũng luôn có những phƣơng pháp thu thập thông tin từ các nguồn nhƣ hội chợ triễn lãm, báo đài, internet… Từ những nguồn thông tin trên, công ty trực tiếp xem xét và đánh giá chất lƣợng của các sản phẩm cũng nhƣ khả năng giao nhận hàng hóa, phƣơng thức làm việc để thực hiện nhanh chóng công tác mua hàng.
Bƣớc 2: Lựa chọn nhà cung cấp.
Việc lựa chọn nhà cung cấp nhằm mục tiêu chọn ra đƣợc nhà cung cấp đáp ứng đủ các tiêu chuẩn mà công ty đề ra, nhƣ thời gian giao nhận hàng, chất lƣợng sản phẩm, khả năng tài chính cũng nhƣ thƣơng hiệu hàng hóa…Việc lựa chọn thƣờng dựa trên mối quan hệ làm ăn lâu dài cũng nhƣ giá cả, chất lƣợng hàng hóa.
Hình 3.4. Nguồn thông tin nhà cung cấp của công ty WELV
Nguồn: Phiếu điều tra trắc nghiệm Thông qua hình 3.4 về nguồn thông tin nhà cung cấp ta thấy. Thông tin nhà cung cấp qua mối quan hệ truyền thống và nguồn thông tin qua hồ sơ dữ liệu của công ty là hai nguồn thông tin chủ yếu của doanh nghiệp với số phiếu tối đa đạt 20/20 phiếu bình chọn và độ quan trọng lớn nhất là 7/20 phiếu bình chọn. Tiếp theo là các nguồn thông tin chào hàng từ nhà cung cấp, hội chợ triển lãm, mời thầu, thông qua các phƣơng tiện truyền thông… chiếm từ 5 – 12 phiếu bình chọn.
Ngoài ra nguồn thông tin NCC từ đại diện NCC đi giới thiệu có mức độ cần thiết và độ quan trọng là thấp nhất, với tỉ lệ bình chọn 1 – 2 phiếu.
- Ph ng vấn Mr Kim Sung Yong - Trƣởng ph ng mua hàng
“Công ty mua hàng theo phƣơng pháp nào và lựa chọn nhà cung cấp hàng hóa nào cho công ty?”
Hiện nay công ty có khá nhiều nhà cung cấp, việc duy trì mối quan hệ có uy tín với các nhà cung cấp vẫn đƣợc công ty quan tâm và làm tốt hơn nữa. Nhà cung cấp chính của công ty là Công ty TNHH Foseca Việt Nam, công ty
TNHH Đồ uống Quốc tế, Công ty Cổ Phần Thực Phẩm Dinh Dƣỡng Nutifood, Công Ty Cổ Phần Thực Phẩm Đức Việt…
“Công ty thƣờng lựa chọn nhà cung cấp truyền thống hay thƣờng xuyên thay đổi nhà cung cấp mới?”
Công ty luôn có quan hệ làm ăn tốt với các nhà cung cấp chính và truyền thống, nên khi mua hàng công ty thƣờng quan hệ với nhƣng nhà cung cấp có thƣơng hiệu và vị trí trên thị trƣờng. Chỉ khi, hàng hóa sản phẩm mới chƣa có trên thị trƣờng, giá cả, chất lƣợng và những nhà cung cấp chính không thể đáp ứng đƣợc những tiêu chuẩn đề ra thì công ty mới tiến hàng tìm kiếm nhà cung cấp mới.
Nhƣ vậy, có thể thấy, công ty luôn ƣu tiên hợp tác với những nhà cung cấp truyền thống, tập trung làm việc với những nhà cung cấp truyền thống mà ít hoặc không tìm hiểu thêm nhà cung cấp mới.
Ƣu điểm của phƣơng pháp này là công ty WELV ít tốn cho phí cho hoạt động tìm kiếm nhà cung cấp mới, nguồn tài chính đó có thể chuyển sang hoạt động khác phục vụ cho hoạt động của công ty. Đồng thời, việc gắn bó với nhà cung cấp sẽ giúp công ty có đƣợc lợi thế khi giao dịch, đƣợc ƣu tiên hơn và dễ thƣơng lƣợng với nhà cung cấp. Tuy nhiên, phƣơng pháp này cũng đã bộc lộ nhiều nhƣợc điểm mà chủ yếu là công ty sẽ dễ gặp phải khó khăn và hoàn cảnh bị động khi thị trƣờng có biến động. Ông Kim Sung Yong cho biết:
“Khi hàng hóa trên thực tế khan hiếm hoặc có sự biến động về giá cả thì nhà cung ứng của công ty ông bà có gây khó khăn gì đối với công ty hay không?”
Khi hàng hóa trên thị trƣờng khan hiếm thì các nhà cung cấp vẫn có gây khó dễ đối với công ty. Do trình độ quản l cũng nhƣ đội ngũ nhân viên mua hàng của công ty vẫn c n có những hạn chế nên đã gây ra những tổn thất nhất định cho công ty. Công ty đang đƣa ra nhiều giải pháp nhƣ thƣờng xuyên chủ
động quan tâm đến nhà cung ứng, không tập trung mua hàng của một số nhà cung ứng mà cần biết xem xét những nhà cung ứng khác để chủ động lựa chọn hàng hóa khi có tình trạng khan hiếm hàng hóa. Đồng thời công ty cũng thƣờng xuyên đào tạo và nâng cao năng lực cho đội ngũ nhân viên mua hàng.
“Công ty có gặp khó khăn gì trong việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp hay không?”
Nói chung công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp của công ty diễn ra khá tốt và thuận lợi. Bởi công ty với nhà cung cấp có mối quan hệ làm ăn rất bền chặt và hiểu nhau. Do có mối quan hệ với các nhà cung cấp truyền thống nhƣ vậy nên công ty không mất nhiều thời gian công sức, chi phí cho việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp trong mỗi lần mua hàng cũng nhƣ gặp ít khó khăn hơn trong công tác tìm kiếm và lựa chọn.
- Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp
Hình 3.5: Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp của công ty WELV
Nguồn: Phiếu điều tra trắc nghiệm Thông qua hình 3.5 ta nhận thấy, tiêu chí đánh giá nhà cung cấp thì tiêu chí chất lƣợng sản phẩm là cần thiết nhất để đánh giá NCC có đủ năng lực
hay không với số phiếu tối đa 20/20 phiếu bình chọn. Tiếp theo là giá thành mua, khả năng tài chính của NCC, thời hạn giao hàng, dịch vụ sau bán và dịch vụ bao bì… với tỉ lệ số phiếu bình chọn từ 12 – 15 phiếu.
Ngoài ra, đánh giá về mức độ quan trọng thì chất lƣợng sản phẩm và giá thành cũng là 2 nhân tố đứng đầu. Tiếp theo là khả năng tài chánh và thời gian giao hàng…
Nhƣ vậy, chúng ta có thể thấy, chất lƣợng và giá thành là hai tiêu chí cần thiết và quan trọng nhất của công ty khi lựa chọn NCC.
3.2.2.2 Thương lượng và đặt hàng.
Do đặc thù sản phẩm kinh doanh của công ty nên nhà cung cấp chính của công ty là các doanh nghiệp trong nƣớc và cả các doanh nghiệp nƣớc ngoài, các nhà phối chính của các công ty tại khu vực miền Bắc. Khi tiến hành thƣơng lƣợng và đặt hàng, công ty thƣờng tiến hành qua các hình thức sau:
Thứ nhất: Đàm phán qua thƣ tín và qua fax: Đàm phán qua thƣ tín và qua fax là hình thức đàm phán chủ yếu đƣợc công ty thực hiện. Công ty thƣờng sử dụng thƣ điện tử (E- mail) để h i hàng, giao dịch, th a thuận với khách hàng về các điều kiện sẽ đƣợc sử dụng trong hợp đồng nhƣ về hàng hóa, giá cả, điều kiện giao hàng. Do đặc thù kinh doanh là kinh doanh dịch vụ, khối lƣợng hàng mua lớn cũng nhƣ mặt hàng mua đa dạng nên việc sử dụng hình thức đàm phán này tiết kiệm chi phí cũng nhƣ thời gian cho nhân viên mua hàng cũng nhƣ với bản thân công ty.
Thứ hai: Đàm phán qua điện thoại : Đàm phán qua điện thoại là hình thức chủ yếu để thảo luận về giá cả và xác nhận lại một số thông tin cần thiết cho công tác mua hàng mà việc đàm phán qua fax và qua e – mail không đáp ứng đƣợc về mặt thời gian. Việc đàm phán qua điện thoại chỉ là những th a thuận miệng, không có gì làm bằng chứng cho những th a thuận khi đàm phán. Chính vì vậy mà hình thức này chỉ đƣợc công ty dùng trong một số
trƣờng hợp đặc biệt, khi mọi công tác đàm phán đã xong và cần xác minh lại thông tin cần thiết để tiến hành đặt hàng.
Việc đặt hàng đƣợc thực hiện nhanh chóng thông qua mẫu đặt hàng mua do công ty đƣa ra hoặc. công ty thực hiện hiện đặt hàng qua fax. Bên nhà cung cấp tiếp nhận đơn đặt hàng và thực hiện hợp đồng theo k kết của hai bên.
Kết quả ph ng vấn Ông Kim Sung Yong cũng cho thấy:
“Công tác thƣơng lƣợng với nhà cung cấp của công ty đƣợc diễn ra dƣới hình thức nào?”
Việc thƣơng lƣợng với nhà cung cấp đƣợc diễn ra dƣới cả ba hình thức đó là thƣơng lƣợng gặp gỡ trực tiếp, qua điện thoại và qua email. Rất ít khi nhân viên mua hàng gặp gỡ trực tiếp với nhà cung cấp, nếu có gặp trực tiếp thì cuộc gặp sẽ đƣợc diễn ra ở văn ph ng của 1 trong 2 bên. Khi thƣơng lƣợng với nhà cung cấp chúng tôi luôn đặt chất lƣợng sản phẩm, giá thành và thời hạn giao hàng làm nhân tố chủ yếu, cùng với đó là tài chính của nhà cung cấp, điều kiện kĩ thuật của nhà cung cấp, điều kiện thanh toán, điều kiện hợp đồng…
3.2.2.3. Tổ chức giao nhận và thanh toán
- Giao nhận và thanh toán tiền mua hàng.
Tùy thuộc vào hợp đồng đặt hàng đã thƣơng lƣợng từ trƣớc mà công ty có những cách giao nhận hàng hóa cũng nhƣ thanh toán tiền hàng mua khác nhau. Tuy nhiên, thông thƣờng hình thức nhận hàng chủ yếu là giao hàng tại kho của công ty. Thông thƣờng thời gian giao nhận hàng sau khi k hợp đồng với nhà cung cấp ở Hà Nội là hai ngày, TP Hồ Chí Minh là bốn ngày, c n các nhà cung cấp ở nƣớc ngoài là từ năm ngày đến 1 tuần. Sau khi giao nhận hàng hóa tại kho hàng của công ty, công tác bốc dỡ, kiểm hàng, lƣu kho, lƣu bãi, kiểm tra chất lƣợng hàng hóa đƣợc thực hiện nhanh chóng và thuận lợi cho cả hai bên.
Hình thức thanh toán tiền mua hàng của công ty sau khi giao nhận hàng hóa đƣợc thực hiện là thanh toán tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Việc thanh toán thực hiện dựa trên hợp đồng k kết và điều khoản thanh toán.
Kết quả ph ng vấn Ông Kim Sung Yong cũng cho thấy:
“Xin ông/bà vui l ng cho biết việc giao nhận hàng và thanh toán tiền mua hàng của công ty thƣờng gặp phải những khó khăn gì?”
Công tác giao nhận hàng đƣợc diễn ra tại kho của công ty, tại đó sẽ có nhân viên mua hàng tiến hành nhận hàng và kiểm tra chất lƣợng hàng hóa nhận về, thông thƣờng nhân viên mua hàng của công ty là nhân viên QA kiểm tra chất lƣợng, nhân viên Logictics nhập hàng hóa vào kho, c n việc k hợp đồng là do Giám đốc mua hàng.
Hàng hóa mua thì đƣợc thanh toán theo hình thức chuyển khoản.
Khi tiến hành giao nhận hàng và thanh toán tiền hàng thì công ty thƣờng gặp phải một số khó khăn nhƣ: khó khăn về hàng hóa nhận về có thể bị sai xót, không đúng nhƣ trong hợp đồng, hóa đơn thanh toán tiền hàng đôi khi vẫn có sự nhầm lẫn…Khi đó công ty thƣờng xuyên phải chủ động trong việc thúc giục nhà cung cấp giao hàng trƣớc khi thời hạn giao hàng đến, điều này đã làm cho nhà cung ứng quan tâm nhiều hơn đến vấn đề cung cấp hàng hóa cho công ty.
3.2.3. Đánh giá công tác mua hàng
Hình 3.6. Đánh giá hoạt động mua hàng của công ty WELV
Nguồn: Phiếu điều tra trắc nghiệm Ta thấy đánh giá công tác tổ chức mua hàng của công ty WELV nhƣ sau: Trong đó công tác thƣơng lƣợng và đặt hàng đƣợc đánh giá là tốt nhất với 16 phiếu rất tốt và 4 phiếu tốt. Công tác thanh toán và giao nhân hàng có phiếu đánh giá rất tốt là 13, phiếu đánh giá tốt là 3 và số phiếu đánh giá bình thƣờng là 4. Công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp có số phiếu đánh giá rất tốt là 13, số phiếu đánh giá tốt là 4 và số phiếu đánh giá bình thƣờng là 3 - Những khó trở ngại lớn nhất trong mua hàng tại công ty WELV
Hình 3.7. Những trở ngại khi mua hàng ở công ty WELV
Theo nguồn: phiếu điều tra trắc nghiệm Ta thấy những trở ngại khi mua hàng của công ty WELV đƣợc đánh giá nhƣ sau: Trong đó nhân tố đối thủ cạnh tranh có trở ngại nhất với 80% số phiếu, tiếp theo là chất lƣợng sản phẩm với 60% số phiếu, nguồn vốn 50% số phiếu, thời hạn giao hàng 45% số phiếu, nhân viên mua hàng 40% số phiếu và cuối cùng là nhân tố giá cả 35% số phiếu.
- Những đề xuất của công ty trong việc nâng cao công tác tổ chức mua hàng tại công ty
Một số kiến đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức mua hàng tại công ty WELV đƣợc nhân viên trong công ty đề xuất nhƣ sau: công ty cần chú trọng nâng cao thời hạn thanh toán nhà cung cấp cho công tác mua hàng. Nghiên cứu thị trƣờng và khách hàng để xây dựng kế hoạch mua hàng cho phù hợp, cải thiện và tăng cƣờng bộ máy quản l , nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ và nhân viên. Đồng thời nên phối hợp chặt chẽ giữa các ph ng ban với nhau nhất là ph ng kinh doanh, ph ng hỗ trợ điều hành…
Đánh giá của Ông Kim Sung Yong về công tác mua hàng: Hiện nay công ty đã và đang áp dụng quy trình làm việc theo tiêu chuẩn ISO 9001- 2000, mọi thủ tục và công việc đều áp dụng theo quy trình trong hồ sơ tài liệu của công ty. Do đó sau khi mua hàng về, bao giờ công ty cũng tiến hành đánh giá công tác mua hàng, đánh giá kết quả hàng mua cũng nhƣ quy trình mua hàng xem đã đạt đƣợc gì, chƣa đạt đƣợc cái gì? Việc tiến hành đánh giá này đƣợc trƣởng ph ng mua hàng tiến hành đánh giá. Tuy nhiên việc đánh giá công tác mua hàng mới chỉ dừng lại ở đánh giá những thông tin và chỉ tiêu cơ bản.
- Thực trạng công tác đánh giá, kiểm soát quá trình mua hàng
Thông thƣờng công tác đánh giá tổ chức mua hàng của công ty đƣợc đánh giá thƣơng xuyên và theo nhiều cách nhƣ đánh giá công tác tổ chức mua hàng theo kết quả mua hàng và đánh giá theo quá trình mua hàng.
+ Đánh giá theo kết quả mua hàng.
Việc đánh giá theo kết quả mua hàng đƣợc dựa trên các tiêu chuẩn của công ty nhƣ: Chất lƣợng hàng hóa, thời gian giao hàng, các yếu tố kỷ thuật, chi phí… Từ đó so sánh giữa kế hoạch và thực hiện những tiêu chí đánh giá đo để đƣa ra những kết luận về công tác tổ chức mua hàng. Rút ra những kinh nghiệm những bài học cho công tác mua hàng tiếp theo và tiếp tục phát huy hoàn thiện hơn nữa những mặt mạnh của mình.
+ Đánh giá theo quá trình mua hàng.
Quá trình mua hàng đuợc đánh giá từ khi nghiên cứu nhu cầu và xây