CHƢƠNG 2 THIẾT KẾ VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2. Đánh giá thực trạng hoạt động quản trị mua hàng của công ty WELV
3.2.1. Xây dựng kế hoạch mua hàng
Kết quả khảo sát bằng bảng h i cho thấy số phiểu phản ánh công tác xây dựng kế hoạch mua hàng hiện nay ở công ty hoàn toàn đƣợc quan tâm là 15%, đƣợc quan tâm là 60%, không hoàn toàn quan tâm là 25%. Đây là tín hiệu khả quan khi có tới 75% số ngƣời đƣợc h i cho thấy mức độ đánh giá tốt cho hoạt động xây dựng kế hoạch mua của Công ty WELV. Tuy nhiên, vẫn c n tỉ lệ không nh kiến cho rằng hoạt động lên kế hoạch mua chƣa hoàn toàn đƣợc quan tâm.
L giải cho kết quả trên, có thể thấy qua cuộc phoảng vấn sâu với ông Kim Sung Yong - Trƣởng ph ng mua hàng. Ông cho biết:
Các mặt hàng cần mua của công ty bao gồm: Không giống nhƣ việc mua vật tƣ tại các công ty, nhà máy sản xuất; trong công ty WELV các loại hàng hoá, vật tƣ cần mua để phục vụ cho hoạt động kinh doanh gồm có 3 loại chính:
+ Loại tài sản cố định: Bộ phận mua hàng quy định các loại hàng hoá, vật tƣ trang thiết bị có trị giá từ 15 triệu đồng trở lên đƣợc phân vào nhóm tài sản cố định. Trong công ty WELV việc mua các trang thiết bị, vật tƣ để thay thế hoặc trang bị thêm cho các bộ phận, địa điểm kinh luôn đƣợc chú . Các loại hàng nhƣ: Máy tính, trang thiết bị bếp (bếp gas, tủ cơm, vạc nấu…), bàn ghế phục vụ khách hay các đồ dùng nhƣ bát, khay ăn, đũa, thìa…đều đƣợc xếp vào nhóm hàng tài sản cố định
+ Vật dụng mau h ng: Là những mặt hàng chi phi thấp và thời gian sử dụng ngắn, có thể là đồ dùng một lần. Trong công ty WELV, loại hàng hoá này là chủ yếu thƣờng sử dụng: Hóa chất tẩy rửa, túi nilon, găng tay, giấy ăn…Tại canteen thì không thể thiếu: các loại cốc sửa dụng 1 lần.
+ Vật dụng văn ph ng phẩm: Các chi phí in POP, chi phí đồ dùng văn ph ng: bút, giấy in, băng dính,…
+ Nguyên liệu chính: Sản phầm thực phẩm tƣơi sống:Nông sản, thịt, cá, đồ khô, gia vị…
Theo đó:
Về xác định số lƣợng, cơ cấu nguồn hàng mua, việc mua hàng của công ty cũng bị ảnh hƣởng bởi nhiều yếu tố:
Hình 3.1. Nhân tố ảnh hƣởng đến công tác tổ chức mua hàng công ty WELV
Nguồn: Phiếu điều tra trắc nghiệm Thông qua hình 3.1 ở trên ta nhận thấy tất cả các nhân tố trên đều có sự ảnh hƣởng nhất định tới công tác tổ chức mua hàng.
Ảnh hƣởng tiêu cực:
Có hai nhân tố có sự đánh giá khó khăn là các nhân tố đối thủ cạnh tranh và nhà cung cấp. Trong đó nhân tố đối thủ cạnh tranh có mức độ đánh giá khó khăn là 70% và 30% đánh giá rất khó khăn. Điều đặc biệt là hai nhân tố này đều là hai nhân tố bên ngoài công ty, làm giảm khả năng chủ động và tăng nguy cơ bị động cho bộ phận mua hàng của công ty khi lên kế hoạch mua hàng.
Nhân tố có mức đánh giá thuận lợi nhất là nhà quản trị và nhân viên mua hàng là nhân tố có sự đánh giá 60% thuận lợi, 10% rất thuận lợi và 30% bình thƣờng.
Tiêu chuẩn lựa chọn nhân viên mua hàng.
Thông qua hình 3.2 ta thấy các kỹ năng cần có của nhân viên mua hàng ta thấy kỹ năng giao tiếp, kỹ năng đàm phán và kỹ năng lập kế hoạch kinh doanh là những nhân tố quan trọng nhất, chiếu tỉ lệ phiếu tối đa 20/20, cùng với đó là các kỹ năng thành thạo tin học văn ph ng, kỹ năng kiểm tra chất lƣợng hàng hóa và kỹ năng làm việc theo nhóm.
Hình 3.2. Tiêu chuẩn lựa chọn nhân viên mua hàng
Nguồn: Phiếu điều tra trắc nghiệm Xác định chính sách mua
- Chính sách mua hàng của công ty đƣợc thực hiện dƣới nhiều hình thức khác nhau:
30%
40% 20%
10%
mua theo cơ cấu mặt hàng
mua theo nhà cung cấp
mua theo hợp đồng mua theo khu vực thị trường
Hình 3.3: Hình thức mua hàng của công ty WELV
Nguồn: Phiếu điều tra trắc nghiệm Thông qua hình 3.3 trên ta nhận thấy, hình thức mua hàng của công ty rất đa dạng và nhiều hình thức khác nhau trong đó, mua hàng theo nhà cung cấp có sự đánh giá là 40%, mua hàng theo cơ cấu mặt hàng là 30%, mua theo hợp đồng là 20% và mua theo khu vực thị trƣờng là 10%. Nhìn chung, công ty đã cơ sự phân loại tốt về nhu cầu mua hàng của công ty để có về hình thức mua hàng phù hợp. Hình thức mua hàng đa dạng giúp công ty chủ động và linh hoạt hơn khi thực hiện mua hàng và đáp ứng nhu cầu về nguồn cung cho công ty đƣợc tốt hơn.
Tuy nhiên, việc mua hàng của công ty bị động ở l do: sự biến động nhu cầu của công ty. Ông Kim Sung Yong cho biết công ty mua hàng theo nhu cầu. Tùy theo tình hình kinh doanh của công ty ở mỗi thời điểm khác nhau để xác định kế hoạch hàng hóa mua cho cụ thể. Nhƣ vậy, công ty có lên kế hoạch cho hoạt động mua hàng. Nhƣng việc mua hàng c n bị động do sự biến đổi của nhu cầu của chính công ty. Do vậy, thực trạng này đ i h i bộ phận mua hàng cần có kỹ năng tốt hơn, khả năng hoạch định, dự báo nhƣ cầu tốt hơn nhằm phục vụ tốt hơn cho nhƣ cầu của công ty.
- Thực trạng thực hiện các nguyên tắc mua hàng của công ty WELV Hiện nay, công ty có quan hệ với hơn 100 nhà cung cấp trong và ngoài nƣớc và có quan hệ làm ăn với hơn 500 nhà cung cấp khách nhau điều đó
khẳng định công ty đã và đang thực hiện nguyên tắc mua hàng của nhiều nhà cung cấp, trong đó có những nhà cung cấp truyền thống lâu năm của công ty cũng nhƣ những nhà cung cấp mới. Thông tin công ty cung cấp cho thấy thời gian gắn bó của nhà cung cấp với công ty bắt đầu từ lúc công ty đi vào hoạt động. Chính vì vậy, thời gian gắn bó là lâu dài, cùng là những doanh nghiệp làm ăn từ ngày ban đầu khó khăn của công ty nên mối quan hệ rất chặt chẽ và hiểu nhau.
Trong công tác tổ chức mua hàng, công ty luôn luôn giữ thế chủ động trƣớc nhà cung cấp. Điều đó đƣợc thể hiện thông qua sự thông minh, kiên trì và linh hoạt trong mọi tình huống của nhân viên mua hàng cũng nhƣ nhà quản trị khi thực hiện công tác mua hàng. Chỉ cần một sơ xuất nh có thể gây nhiều hậu quả cho công ty, đặc biệt trong công tác thƣơng lƣợng và đặt hàng. Bên cạnh đó, công ty luôn đảm bảo hài h a quyền lợi giữa các bên khi quan hệ làm ăn. Chính vì vậy, mối quan hệ làm ăn của công ty với các nhà cung cấp rất tốt đẹp. Điều đó đƣợc thể hiện thông qua chất lƣợng hàng hóa, thời hạn giao hàng và giá cả luôn tạo cho công ty sự cạnh tranh trên thị trƣờng kinh doanh công ty.