1.5.2.1 .Kế hoạch hóa nguồn nhân lực
2.2. Thực trạng công tác tuyển dụng nguồn nhân lực tại Công ty Cổ phần Tƣ vấn
2.2.3.1. Quy trình tuyển mộ
Quy trình tuyển mộ của Công ty Cổ phần tƣ vấn sông Đà đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ quy trình tuyển mộ của Công ty
(Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính)
Bước 1: Lập kế hoạch tuyển mộ:
Quá trình lập kế hoạch tuyển mộ của Công ty Cổ phần Tƣ vấn Sông Đà do phòng Tổ chức – Hành chính đảm nhận thực hiện
* Các khâu của lập kế hoạch tuyển mộ đƣợc thực hiện nhƣ sau:
Bước 2: Xác định nguồn và phương pháp tuyển mộ Bước 3: Thông báo tuyển mộ Bước 1: Lập kế hoạch tuyển mộ
– Căn cứ vào nhu cầu nhân sự của bộ phận mình, khi các bộ phận cần thêm nhân sự thì trƣởng phòng của bộ phận đó viết phiếu đề nghị tuyển dụng gửi cho phòng Tổ chức - Hành chính, khi đó phòng Tổ chức - Hành chính tổng hợp, phân tích đệ trình lên lãnh đạo xin phép đƣợc tuyển dụng.
– Giám đốc phê duyệt khi thấy hợp lý và giao cho phòng Tổ chức - Hành chính lập kế hoạch tuyển dụng để trình Ban giám đốc.
– Giám đốc xem xét, phê duyệt và giao cho phòng Tổ chức - Hành chính thực hiện tuyển dụng theo kế hoạch đã đề ra.
* Bản kế hoạch tuyển dụng mà phòng Tổ chức - Hành chính trình lên Giám đốc thƣờng có những nội dung sau:
– Nhu cầu tuyển dụng: Số ngƣời cần tuyển, vị trí cần tuyển … – Xác định các tiêu chuẩn tuyển mộ và yêu cầu trong hồ sơ tuyển mộ – Bộ phận thực hiện công tác tuyển dụng
– Thời gian, địa điểm tiến hành các hoạt động trên – Kinh phí tuyển dụng.
* Quá trình thực hiện bản kế hoạch tuyển mộ của Công ty
Thứ nhất: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Đây là công tác xác định xem để đáp ứng nhu cầu công việc thì có hay không thực hiện tuyển dụng để đáp ứng. Và thƣờng thì dựa vào các căn cứ sau:
Theo nhu cầu sản xuất tại các phòng ban trong đơn vị. Tùy thuộc vào tình hình lao động của các phòng ban tại mỗi thời điểm, nếu số lao động hiện tại không đáp ứng đƣợc hết khối lƣơng công việc thì trƣởng các phòng ban sẽ đề nghị lên Giám đốc để tuyển thêm ngƣời.
Theo yêu cầu mở rộng sản xuất đáp ứng nhu cầu tăng trƣởng ổn định. Phòng Tổ chức - Hành chính kết hợp với các đơn vị cân đối số lao động cần bổ sung, tổng hợp trình Giám đốc phê duyệt. Công việc này thƣờng là vào cuối năm trƣớc, khi lập kế hoạch cho năm sau, các phòng ban tùy thuộc vào khối lƣợng công việc dự kiến của mình mà đề xuất lên Giám đốc nhu cầu nhân sự của phòng.
Khi có lao động nghỉ hƣu hoặc chấm dứt hợp đồng, phòng Tổ chức - Hành chính xem xét, cân đối điều chỉnh giữa các đơn vị trong Công ty.
Để đáp ứng một số vị trí công tác đòi hỏi chuyên môn nghiệp vụ cao hoặc kĩ năng đặc biệt, theo yêu cầu của Giám đốc hoặc đề nghị của đơn vị liên quan, phòng Tổ chức - Hành chính lập phƣơng án tuyển dụng.
Dựa vào các căn cứ trên, phòng Tổ chức – Hành chính đã xác định đƣợc nhu cầu tuyển dụng của Công ty Cổ phần tƣ vấn sông Đà nhƣ sau:
Bảng 2.8: Nhu cầu tuyển dụng của Công ty giai đoạn 2010 – 2012
Đơn vị : Người
STT Tên đơn vị Năm
2010 2011 2012 1 Ban lãnh đạo 1 1 2 Phòng Tổ chức - Hành chính 3 3 Phòng Tài chính – Kế toán 1 4 Phòng Kinh tế - Kế hoạch 2 2 5 PhòngQuản lý – Kỹ thuật 3 1 3 6 CN Tƣ vấn thiết kế– dân dụng và công nghiệp 5 11 3 7 CN Khai thác và Kinh doanh 4 6 10
8 CN tƣ vấn 1 4 10 9
9 CN tƣ vấn 2 3 7 12
10 CN tƣ vấn 3 3 6 5
11 CN tƣ vấn cơ điện 5 3 10
12 CN Tây Bắc 5 6 8
13 CN xí nghiệp khảo sát xây dựng 3 5 12 14 CN trung tâm thí nghiệm Sông Đà 5 5 13
Tổng cộng 37 60 85
Qua bảng 2.8 ta thấy nhu cầu tuyển dụng của Công ty các năm là tƣơng đối lớn nhƣng lại không ổn định. Qua bản nhu cầu này có thể thấy Công ty đang mở rộng quy mô hoạt động vì thế mới cần bổ xung số lƣợng lao động nhiều nhƣ vậy. Tuy nhiên Công ty vẫn chƣa có bản mô tả và bản phân tích công việc.
Thứ hai: Xác định các tiêu chuẩn tuyển mộ và yêu cầu trong hồ sơ tuyển mộ
Căn cứ vào chính sách, pháp luật của Nhà nƣớc về tuyển dụng lao động, đồng thời căn cứ vào từng vị trí tuyển dụng cụ thể mà Công ty xác định các tiêu chuẩn tuyển dụng. Tiêu chuẩn tuyển dụng nhân lực của Công ty nhƣ sau:
Tiêu chuẩn tuyển mộ
Tiêu chuẩn chung:
Là công dân nƣớc Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
Từ 18 tuổi trở lên, có khả năng lao động, có nhu cầu làm việc và theo các quy
định của Bộ Luật lao động;
Có hồ sơ xin việc đầy đủ;
Chuyên môn, nghiệp vụ đáp ứng đƣợc yêu cầu của công việc;
Có tinh thần trách nhiệm, năng động, trung thực;
Một số tiêu chuẩn riêng:
Đối với cán bộ quản lý, trưởng phó phòng, trưởng các bộ phận tác nghiệp:
+ Kiến thức chuyên môn
Tốt nghiệp đại học chính quy theo đúng chuyên ngành yêu cầu; Có trình độ chuyên môn và quản lý tốt.
+ Thứ hai: Kinh nghiệm
Có từ 3 – 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực yêu cầu;
Am hiểu thị trƣờng, đặc biệt là trong lĩnh vực mà Công ty hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ Kĩ năng
Có khả năng giao tiếp tốt, biết thu hút, liên kết và thuyết phục ngƣời khác; Làm việc có khoa học, sáng tạo, có tổ chức và hiệu quả;
+ Ngoại ngữ, tin học
Sử dụng thành thạo Tiếng Anh và tin học văn phòng. + Phẩm chất khác
Chủ động, điềm tĩnh, quyết đoán và chín chắn trong giải quyết công việc hoặc khi có xung đột;
Am hiểu hệ thống tổ chức, đƣờng lối kinh doanh, chiến lƣợc của Công ty; Có óc quan sát, đánh giá nhận định và giải quyết vấn đề.
Đối với nhân viên:
+ Kiến thức chuyên môn: Tốt nghiệp Đại học, cao đẳng hoặc trung cấp phù hợp
với chuyên ngành mà Công ty cần tuyển dụng;
+ Kinh nghiệm: Có từ 1 – 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực yêu cầu. + Khả năng:
Làm việc có khoa học, sáng tạo, có tổ chức và hiệu quả;
Có khả năng làm việc theo nhóm, đặt lợi ích của tập thể lên hàng đầu.
+ Ngoại ngữ, tin học: Tiếng Anh bằng B trở lên; thành thạo các kỹ năng về tin
học văn phòng.
Phẩm chất khác: Trung thực, cẩn trọng trong công việc, hoà nhã và tôn trọng mọi ngƣời…
Yêu cầu về hồ sơ tuyển dụng gồm có:
Sơ yếu lý lịch có xác nhận của cơ quan cũ hoặc của chính quyền địa phƣơng có dán ảnh
Đơn xin việc làm
Bản sao bằng hoặc giấy chứng nhận trình độ học vấn, chuyên môn nghiệp vụ (qua công chứng Nhà nƣớc)
Giấy khám sức khỏe của cơ sở y tế
Bản tóm tắt quá trình học tập và làm việc
Đối với ngƣời đã có quá trình công tác nay chuyển về công tác tại Công ty, hồ sơ tuyển dụng phải có: Sổ bảo hiểm xã hội, Hợp đồng lao động đã ký với cơ quan cũ.
Thứ 3: Bộ phận thực hiện công tác tuyển dụng
Phòng Tổ chức – Hành chính có vai trò là cơ quan tham mƣu cho Giám đốc Công ty trong việc tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức cán bộ gồm: tuyển dụng lao động, phân công điều hành công tác, bổ nhiệm cán bộ, khen thƣởng kỷ luật
Tuỳ theo vị trí tuyển dụng mà Tổ chức – Hành chính sẽ đề nghị thành phần của ban tuyển chọn .
Bảng 2.9: Thành phần ban tuyển chọn nhân lực
STT Vị trí Thành phần ban tuyển chọn
1 Công nhân, nhân viên
Trƣởng hoặc phó phòng ban hoặc bộ phận. Cán bộ tuyển dụng của phòng nhân sự. 2 Chuyên viên Trƣởng phòng.
Cán bộ tuyển dụng của ph òng nhân sự. 3 Cán bộ quản lý,
giám sát
Thành viên ban giám đốc.
Trƣởng phòng nhân sự,trƣởng phòng chuyên môn
4
Quản lý cấp cao (cấp trƣởng phòng
trở lên)
Giám đốc công ty.
(Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính)
Thứ 4: Thời gian và địa điểm tiến hành tuyển dụng
Thời gian: Công ty thƣờng bắt đầu tiến hành hoạt động tuyển dụng 4 lần trong một năm và vào đầu mỗi quý.
Địa điểm: Tại công ty - Nhà G9, Thanh Xuân Nam, Thanh Xuân, Hà Nội
Thứ 5: Chi phí cho hoạt động tuyển dụng lao động
Để có đƣợc cái nhìn tổng quát nhất về hiệu quả của công tác tuyển dụng thì bên cạnh chất lƣợng của đội ngũ lao động đã đƣợc tuyển dụng thì chi phí cho tuyển dụng cũng là một vấn đề quan trọng. Dƣới đây là bảng chi chí cho hoạt động tuyển dụng lao động của Công ty Cổ phần Tƣ vấn Sông Đà.
Bảng 2.10: Chi phí cho tuyển dụng lao động giai đoạn 2010 - 2012
Đơn vị: Triệu đồng
Chi phí
Năm Chênh lệch (%)
2010 2011 2012 2011/2010 2012/2011
I. Tổng chi phí cho tuyển
dụng 85 112 145 31.8 29.5
Số ngƣời đƣợc tuyển 40 60 85 50.00 41.7 1. Chi phí cho Hội đồng
tuyển dụng: lập kế hoạch tuyển dụng, chuẩn bị câu hỏi, phỏng vấn…
30 43 55 43.33 27.9
2. Chi phí cho thông báo
tuyển dụng 40 47 60 17.50 27.7
3. Chi phí khác: in ấn tài liệu, phƣơng tiện tổ chức tuyển dụng…
15 22 30 46.67 36.4
II. Chi phí tuyển dụng trung bình (Tổng chi phí/số ngƣời đƣợc tuyển dụng)
2.13 1.87 1.71 -12.16 -8.6
(Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính)
Nhìn vào bảng 2.10 ta thấy: tổng chi phí cho tuyển dụng tăng theo nhu cầu tuyển dụng. Tổng chi phí tuyển dụng năm 2012 là cao nhất, đạt 145 triệu nhƣng chi phí tuyển dụng trung bình của năm 2012 lại thấp nhất, các năm tiếp theo chi phí tuyển dụng trung bình giảm dần. Điều này có thể đƣợc giải thích do các nguyên nhân sau:
– Mặc dù số ngƣời đƣợc tuyển dụng tăng, song chi phí trung bình lại giảm do một số khoản mục chi phí ít tăng so với số ngƣời đƣợc tuyển nhƣ: chi phí cho thông báo tuyển dụng, chi cho việc lập kế hoạch tuyển dụng… Điều này làm cho tổng chi phí tuyển dụng tăng nhƣng tốc độ tăng chi phí tuyển dụng lại thấp hơn so với tốc độ tăng số ngƣời đƣợc tuyển.
– Công ty đã tăng cƣờng số lần đăng thông báo tuyển dụng trên nhiều loại báo nhƣ báo mua và báo, báo 24h, báo lao động, báo Hà Nội…
Ngoài ra qua bảng 2.11 ta cũng thấy chi phí cho thông báo tuyển dụng chiếm tỷ lệ lớn nhất. Chính vì vậy nếu Công ty muốn giảm chi phí cho tuyển dụng mà không làm ảnh hƣởng đến chất lƣợng tuyển dụng thì nên chú trọng đầu tiên tới việc sử dụng hợp lý khoản chi phí này.
Nhận xét: Nhìn vào công tác lập kế hoạch tuyển mộ của Công ty Cổ phần Tƣ
vấn Sông Đà trong giai đoạn 2010 – 2012 ta thấy rằng công tác lập kế hoạch vẫn còn một số hạn chế sau: Công ty chƣa có phòng nhân lực riêng nên công tác lập kế hoạch tuyển dụng chỉ do phòng tổ chức – hành chính thực hiện mà không có sự tham gia của các phòng ban khác, cũng nhƣ thiếu sự tham gia chỉ đạo và thực hiện của ban lãnh đạo, dƣờng nhƣ là một sụ uỷ quyền thực hiện công tác này, mà hầu hết các công tác trong tuyển dụng đều do phòng tổ chức – hành chính thực hiện, điều này có thể ảnh hƣởng đến chất lƣợng đội ngũ nhân viên đƣợc tuyển; Bản thông báo tuyển dụng của Công ty không cụ thể, chi tiết.
Bước 2: Xác định nguồn và phương pháp tuyển mộ
Nguồn tuyển mộ của Công ty bao gồm nguồn bên trong và nguồn bên ngoài. Tuỳ từng trƣờng hợp mà Công ty sẽ sử dụng một trong hai nguồn, hoặc sử dụng cả hai.
Nguồn bên trong:
Nguồn này đƣợc công ty sử dụng trong hai trƣờng hợp sau:
+ Một là khi bộ phận nào đó trong Công ty thiếu ngƣời sẽ thông báo tuyển trong Công ty, nhân viên bộ phận nào quan tâm báo cáo với ngƣời quản lý bộ phận mình
và sẽ đƣợc ngƣời quản lý trực tiếp bộ phận có nhu cầu tuyển dụng phỏng vấn, kiểm tra các nghiệp vụ chuyên môn.
Cách làm này của Công ty chỉ tốt trong trƣờng hợp nhân viên một bộ phận thì thiếu, một bộ phận thì thừa, nếu không nhân viên bộ phận này chuyển sang bộ phận khác sẽ để lại một khoảng trống cho bộ phận có nhân viên chuyển đi và Công ty vẫn sẽ phải tuyển bên ngoài. Hơn nữa, nhân viên nội bộ chỉ sẵn sàng ứng tuyển trong trƣờng hợp này với điều kiện những chế độ ở bộ phận thiếu ngƣời tốt hơn ở bộ phận mình đang làm.
+ Hai là trƣờng hợp tuyển những vị trí cao. Công ty thƣờng thông báo trong nội bộ những nhân viên cấp dƣới với những tiêu chuẩn đi kèm và quyền lợi đƣợc hƣởng. Ai có khả năng thì ứng tuyển. Những vị trí này thƣờng đƣợc phỏng vấn bởi cán bộ cấp cao, nhiều kinh nghiệm.
Tuyển dụng theo nguồn này có rất nhiều tiện lợi cho công ty nhƣ chi phí tuyển dụng thấp, không tốn nhiều thời gian để hƣớng dẫn ngƣời lao động làm quen với công việc. Đồng thời tạo đƣợc niềm tin và động lực cho các nhân viên làm việc trong Công ty vì họ hy vọng sẽ đƣợc thăng tiến lên vị trí công việc cao hơn.
Tuy nhiên, hình thức này cũng có nhƣợc điểm số lƣợng không lớn, không làm mới chất lƣợng nguồn nhân lực trong Công ty, mặt khác có thể gây ra những xung đột, bè phái trong nội bộ.
Nhƣ vậy công tác tuyển dụng đối với nguồn bên trong đã đƣợc Công ty quan tâm, giúp cho Công ty tiết kiệm đƣợc phần nào thời gian và chi phí tuyển dụng, sử dụng một cách hiệu quả nguồn lực hiện có, tạo cho ngƣời lao động cơ hội để thăng tiến, làm tăng sự gắn bó giữa họ và Công ty.
Nguồn tuyển dụng bên ngoài
Những năm gần đây Công ty mở rộng quy mô sản xuất, nguồn nhân lực hiện có của Công ty không thể đáp ứng đủ nhu cầu về số lƣợng cũng nhƣ chất lƣợng, do vậy Công ty phải tuyển dụng thêm nhân lực từ nguồn bên ngoài.
Khi tuyển dụng nguồn bên ngoài thì trƣớc hết Công ty có sự ƣu tiên đối với con em trong ngành, sự giới thiệu của cán bộ công nhân viên trong Công ty. Những ngƣời lao
động có năng lực là con em, ngƣời quen của cán bộ công nhân viên trong Công ty có đầy đủ các tiêu chuẩn của công việc đƣợc giới thiệu và tham gia tuyển.
Nguồn này có ƣu điểm là ngƣời lao động có thể hoà nhập ngay vào công việc của Công ty, có ý thức tự vƣơn lên. Công ty thƣờng tuyển dụng theo nguồn này vì vừa tiết kiệm đƣợc chi phí, rút ngắn đƣợc thời gian hội nhập với môi trƣờng làm việc của Công ty qua ngƣời thân của họ. Với cách tuyển mộ này Công ty có thể tìm đƣợc ứng viên nhanh chóng, nhƣng chất lƣợng tuyển mộ không cao, vì ngƣời giới thiệu có thể dựa vào quan hệ các nhân mà giới thiệu chứ không quan tâm nhiều đến yêu cầu của vị trí tuyển dụng, hiện tƣợng nể và tuyển ngƣời qua các mối quan hệ các nhân xuất hiện, ảnh hƣởng không tốt đến chất lƣợng nguồn nhân lực nói chung trong Công ty.
Nguồn tuyển dụng bên ngoài của công ty cũng có thể là các ứng cử viên nộp đơn tự nguyện. Khi có nhu cầu tuyển dụng công ty tiến hành công bố tuyển dụng nhƣ thông báo trên mạng internet qua các trang nhƣ Vieclam24h.com.vn, Vieclamnhanh.com, Mywork.com.
Nhận xét: Phòng Tổ chức – Hành chính xác định nguồn và phƣơng pháp tuyển mộ của công ty vẫn chƣa triệt để và còn một số hạn chế đặc biệt đối với nguồn lao động ngoài công ty cụ thể là : Công ty có chính sách ƣu tiên tiên con em