1.5.2.1 .Kế hoạch hóa nguồn nhân lực
2.2. Thực trạng công tác tuyển dụng nguồn nhân lực tại Công ty Cổ phần Tƣ vấn
2.2.3.2. Quy trình tuyển chọn
Quá trình tuyển chọn là một quy trình gồm nhiều bƣớc, mỗi bƣớc trong quá trình đƣợc xem là một hàng rào chắn để sàng lọc loại bỏ những ứng viên không đủ
Bước 1: Tiếp đón ban đầu và thu nhận hồ sơ
Bước 2: Sàng lọc hồ sơ
Bước 3: Thi tuyển
Bước 4: Phỏng vấn
Bước 5: Ra quyết định tuyển dụng và kí hợp đồng
Bước 6: Hướng dẫn nhân viên mới hòa nhập
Các ứng viên
bị loại
các điều kiện đi tiếp vào các bƣớc sau. Quá trình tuyển chọn tại Công ty Cổ phần Tƣ vấn Sông Đà bao gồm các bƣớc sau:
Sơ đồ 2.3: Quy trình tuyển chọn của Công ty
(Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính)
Quy trình tuyển chọn của Công ty trong giai đoạn 2010 – 2012 đã làm cụ thể nhƣ sau:
Bước 1: Tiếp đón ban đầu và thu nhận hồ sơ
Đây là bƣớc đầu tiên trong quá trình tuyển chọn, phòng Tổ chức – Hành chính sẽ trực tiếp tiếp nhận hồ sơ và tiếp đón ngƣời đến xin việc và sẵn sàng giải đáp thắc mắc nếu nhƣ ngƣời xin việc chƣa rõ trong thông báo tuyển dụng. Thông qua đây tạo tâm lý thân thiện đối với ngƣời đến xin việc, hẹn ngày sẽ thông báo phỏng vấn nếu hồ sơ của họ qua bƣớc sàng lọc hồ sơ, đồng thời nhắc lại cho họ về qui trình tuyển dụng sau này để họ có những chuẩn bị cho những vòng sau nếu qua vòng sơ tuyển.
Bước 2: Sàng lọc hồ sơ
Kết thúc quá trình nhận hồ sơ, phòng hành chính nhân sự sẽ kết hợp với hội đồng tuyển dụng tiến hành sàng lọc hồ sơ. Việc sàng lọc hồ sơ thƣờng đƣợc tiến hành trong thời hạn tối đa là 1 tuần kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ. Phòng Tổ chức – Hành chính sẽ ghi lại các thông tin chủ yếu và những lƣu ý về ứng viên.
Hồ sơ ứng viên đƣợc ƣu tiên theo thứ tự: + Bằng cấp, các loại chứng chỉ
+ Thời gian kinh nghiệm, thâm niên công tác, độ tuổi, sức khoẻ.
Việc chọn những bộ hồ sơ theo tiêu chí ƣu tiên là bằng cấp để chọn ra những ứng viên có trình độ học vấn cao. Ngoài ra, việc sàng lọc sẽ đƣợc ƣu tiên đối với hồ sơ các ứng viên nội bộ, hồ sơ ứng tuyển của đợt tuyển dụng trƣớc sẽ đƣợc ƣu tiên xem xét lại xem có phù hợp hay không để lập danh sách đề nghị phỏng vấn.
Tiêu chí sàng lọc
Tiêu chí sàng lọc đầu tiên là hồ sơ có hợp lệ hay không, tức là có đầy đủ các giấy tờ theo yêu cầu hay không.
Tiêu chí thứ hai là sàng lọc theo đơn xin việc: vì đơn xin việc chuẩn thì sẽ gồm đầy đủ thông tin phục vụ cho quá trình tuyển chọn. Đơn xin việc là bản tổng hợp các thông tin về ngƣời xin việc. Qua đây ban tuyển dụng tiến hành sàng lọc hồ sơ theo các tiêu chí ƣu tiên nhƣ: Bằng cấp, Bảng điểm, Chứng chỉ liên quan, Kinh nghiệm…
Với những yêu cầu trên của bộ hồ sơ, phòng Tổ chức – Hành chính có thể hiểu một cách khái quát nhất về từng ứng viên để lựa chọn đƣợc những bộ hồ sơ có các tiêu chuẩn tƣơng đối phù hợp với yêu cầu của công việc.
Sau quá trình sàng lọc hồ sơ, nhà tuyển dụng đã loại bỏ đƣợc một loạt các hồ sơ không thích hợp đồng thời sắp xếp đƣợc danh sách các ứng viên đáp ứng đƣợc các yêu cầu cơ bản mà Công ty đƣa ra cho từng vị trí tuyển dụng. Tiếp đó phòng Tổ chức – Hành chính sẽ lập phiếu đề xuất phỏng vấn và danh sách các thành viên hội
đồng phỏng vấn trình Giám đốc ký duyệt, sau đó thông báo cho các thành viên hội đồng phỏng vấn và các ứng viên biết cụ thể thời gian và địa điểm phỏng vấn.
Bảng 2.11: Kết quả sàng lọc hồ sơ dự tuyển giai đoạn 2010 – 2012
Đơn vị: Hồ sơ
Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
Số lƣợng hồ sơ dự tuyển 141 213 296 Số lƣợng hồ sơ đủ tiêu chuẩn dự tuyển 95 192 238
Số lƣợng hồ sơ bị loại 46 21 58
(Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính)
Qua bảng 2.11 ta thấy số lƣợng hồ sơ bị loại do không đáp ứng các tiêu chí sàng lọc của Công ty tƣơng đối lớn: Cụ thể năm 2010 có 46 bộ hồ sơ bị loại, năm 2011 có 21 bộ và năm 2012 có 58 bộ. Có thể thấy rằng công tác nghiên cứu và lựa chọn hồ sơ của Công ty tiến hành khá bài bản. Tuy nhiên việc sàng lọc hồ sơ theo thứ bậc bằng cấp của Công ty gây hạn chế cho việc tuyển chọn những ngƣời có khả năng làm việc thực tế, những ứng viên tiềm năng.
Bước 3: Thi tuyển
Phần thi tuyển là các bài kiểm tra để đánh giá thực chất kỹ năng chuyên môn của các ứng viên. Tuỳ vào vị trí tuyển dụng khác nhau mà các ứng viên sẽ phải làm các bài kiểm tra khác nhau. Bộ phận nào có nhu cầu về nhân sự sẽ thiết kế bài thi cho ứng viên của mình.
Thông thƣờng có các bài thi chính sau:
Bài kiểm tra về “Chỉ số thông minh” (IQ Test):
Đây là dạng bài nhằm đánh giá tổng quát năng lực của ứng viên về tất cả các mặt. Ngoài ra, dạng bài kiểm tra này còn kiểm tra khả năng phản xạ của ứng viên nhƣ sự nhanh trí, khả năng phân tích, khả năng tính toán… Bài kiểm tra này thƣờng đƣợc thể hiện dƣới dạng bài trắc nghiệm và bao gồm các câu hỏi về số học, toán học, ngữ pháp tiếng Việt…
Đối với bài kiểm tra này, tùy thuộc vào vị trí tuyển dụng mà đề bài có thể dễ hay khó. Tuy nhiên, các công ty vẫn thƣờng cho ứng viên làm các bài kiểm tra về từ vựng, văn phạm, đọc hiểu và viết luận. Vì thông qua các bài kiểm tra này, Ban tuyển dụng có thể đánh giá chính xác nhất khả năng sử dụng ngoại ngữ của ứng viên. Đây cũng đƣợc coi là bài kiểm tra không thể thiếu trong bất kỳ một cuộc thi tuyển dụng nào.
Bài kiểm tra về kiến thức chuyên môn
Bài kiểm tra này để đánh giá kiến thức về lĩnh vực mà ứng viên đã ứng tuyển. Thông thƣờng bài kiểm tra bao gồm hai phần: lý thuyết, xử lý tình huống.
Ở vòng thi này, các ứng viên sẽ đƣợc cho điểm theo thang điểm đã thiết kế. Ban tuyển dụng sẽ căn cứ vào điểm của các thí sinh, lấy từ cao xuống thấp cho tới khi đủ số lƣợng. Nếu các ứng viên thi đạt mức điểm do Ban tuyển dụng quy định thì hồ sơ sẽ đƣợc chuyển sang bƣớc phỏng vấn.
Bước 4: Phỏng vấn
Đây là khâu đặc biệt quan trọng giúp kiểm tra đánh giá ứng viên ở những phần ngoài lề mà bằng cấp, giấy tờ không nói lên đƣợc đó là sở trƣờng, mục tiêu, sở thích, phong cách làm việc, nguyện vọng và một phần tính cách ứng viên... Bƣớc phỏng vấn giúp Công ty biết đƣợc ứng viên là ngƣời nhƣ thế nào trong công việc, có gắn bó với Công ty đƣợc lâu không… và nó ảnh hƣởng nhiều đến quyết định lựa chọn ứng viên trúng tuyển.
Đối với lao động giản đơn là công nhân hoặc nhân viên
Thông thƣờng trong trƣờng hợp Công ty tuyển dụng công nhân trực tiếp chỉ dừng lại ở phƣơng pháp phỏng vấn sơ bộ và đƣợc thực hiện một cách đơn giản, gọn nhẹ. Việc phỏng vấn chỉ do đại diện phòng hành chính – nhân sự và trƣởng hoặc phó bộ phận cần tuyển dụng tiến hành.
Các câu hỏi đặt ra trong quá trình phỏng vấn thƣờng xoay quanh các nội dung mà ứng viên kê trong sơ yếu lý lịch nhƣ: Quá trình học tập? Tiểu sử phát triển của bản thân? Các kỹ năng, năng khiếu khác (nếu có)? Tại sao lại ứng tuyển vào công ty? Mức thu nhập mong muốn?...
Các tiêu chí để đánh giá ứng viên loại này chủ yếu tập trung ngoại hình, giao tiếp và tác phong, sức khoẻ qua ngoại hình bên ngoài.
Những ứng viên trúng tuyển sẽ đƣợc bố trí thử việc.
Đối với lao động có chuyên môn kỹ thuật
Qúa trình phỏng vấn và đƣợc chia làm hai bƣớc: Phỏng vấn sơ bộ và phỏng vấn sâu.
Phỏng vấn sơ bộ
Phỏng vấn sơ bộ là để loại dần các ứng viên không phù hợp, thu hẹp số lƣợng các ứng viên để chuyển tiếp sang các bƣớc tiếp theo. Việc phỏng vấn tại Công ty Cổ phần Tƣ vấn Sông Đà sẽ tiến hành theo hình thức lần lƣợt từng ngƣời một và thời gian cho mỗi cuộc phỏng vấn tối đa là 15 phút. Trong thời gian phỏng vấn các ứng viên sẽ phải trả lời các câu hỏi của ngƣời trực tiếp phỏng vấn. Số lƣợng các câu tùy thuộc vào mỗi ứng viên, ít nhất là 5 câu và tối đa là 7 câu.
Các câu hỏi phỏng vấn ứng viên mà Công ty thƣờng hỏi: * Những câu hỏi liên quan đến năng lực, phẩm chất:
Nói cho tôi biết một chút về bản thân bạn?
Bạn có biết điểm yếu lớn nhất của bạn là gì không?
Hãy nói cho tôi biết những kinh nghiệm bạn đã có đƣợc?
…
* Những câu hỏi liên quan đến khả năng thích ứng công việc:
Tại sao bạn thích công việc này?
Bạn biết gì về Công ty chúng tôi?
Bạn thích làm việc trong môi trƣờng nhƣ thế nào?
Bạn sẽ thế nào khi phải chịu sức ép của công việc?
Vấn đề lớn nhất bạn phải đối mặt là gì và bạn làm thế nào để giải quyết?
…
* Những câu hỏi liên quan đến sự nghiệp và sở thích cá nhân:
Bạn thƣờng làm gì trong thời gian rảnh rỗi?
Bạn có hay tham gia các công tác xã hội không?
Bạn có năng khiếu văn nghệ, thể dục thể thao nào không?
Bạn thích một môi trƣờng làm việc nhƣ thế nào?
…
Ở bƣớc này, các ứng viên có thể trao đổi một cách thoải mái với ngƣời phỏng vấn, có thể hỏi lại ngƣời phỏng vấn để biết thêm các thông tin.
Phỏng vấn sơ bộ sẽ giúp Công ty hiểu thêm đƣợc ứng viên, có thể có các đánh giá bƣớc đầu về họ nhƣ: khả năng giao tiếp, tính cách, tƣ tƣởng, thái độ, tinh thần của họ… Từ đó sẽ loại bỏ bớt các ứng viên không phù hợp. Các ứng viên đạt yêu cầu ở bƣớc này sẽ đƣợc thông báo ngày giờ thi chuyên môn, nghiệp vụ. Tuy nhiên ở vòng thi này vẫn còn mắc phải một số hạn chế nhƣ: Chƣa thiết lập đƣợc một hệ thống các câu hỏi phỏng vấn và bài thi hoàn chỉnh, số lƣợng câu hỏi phỏng vấn còn ít dẫn đến tình trạng trùng lặp câu hỏi giữa các ứng viên và việc đánh giá các ứng viên đôi lúc vẫn còn mang tính chủ quan thiên vị.
Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp
Sau khi đã có danh sách các ứng viên đạt yêu cầu ở bƣớc phỏng vấn thi tuyển, phòng Tổ chức – Hành chính sẽ chuyển danh sách này lên cho Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc và trƣởng các phòng, ban có nhu cầu nhân sự, cùng với danh sách là kết quả đánh giá các ứng viên ở các phần thi trƣớc.
Để đảm bảo đƣợc sự thống nhất từ hội đồng tuyển chọn cho tới ngƣời phụ trách trực tiếp và sử dụng lao động thì cần có sự phỏng vấn trực tiếp của ngƣời phụ trách. Tại bƣớc này, các ứng viên sẽ đƣợc trao đổi trực tiếp với ngƣời lãnh đạo của Công ty về điều kiện làm việc, khả năng hội nhập trong môi trƣờng làm việc mới, chế độ đãi ngộ…
Qua đó ngƣời lãnh đạo trực tiếp có thể đánh giá kỹ hơn về các khả năng kỹ thuật của ngƣời dự tuyển và trả lời câu hỏi chi tiết có liên quan đến công việc và sẽ cho ý kiến quyết định cuối cùng. Có thể thấy đây là một bƣớc quan trọng đối với cả công ty và ứng viên vì công ty có tuyển thêm đƣợc những lao động thực sự có trình
độ và chuyên môn hay không hay ứng viên có đƣợc nhận vào làm hay không phụ thuộc phần lớn vào bƣớc này. Tuy nhiên trong quá trình phỏng vấn bởi ngƣời lãnh đạo trực tiếp vẫn còn mắc phải một số hạn chế đó là số lƣợng các câu hỏi của ngƣời phỏng vấn trực tiếp của Công ty vẫn còn ít, và còn bị lặp lại, quá trình đánh giá các ứng viên đôi khi còn mang tính chủ quan, thiên vị
Bước 5: Ra quyết định tuyển dụng và kí hợp đồng
– Quyết định tuyển dụng
Dựa vào kết quả đánh giá ứng cử viên mà phòng Tổ chức – Hành chính đã trình lên giám đốc sẽ đƣa ra quyết định nhận hay không nhận ứng cử viên vào làm việc tạo công ty . Cuối cùng phòng hành chính nhân sự cán bộ có trách nhiệm thông báo cho các ứng cử viên đã trúng tuyển và những ngƣời không trúng tuyển đƣợc biết.
– Kí hợp đồng
Phòng tổ chức – hành chính soạn thảo Hợp đồng lao động thử việc đối với nhân viên mới trên cơ sở thỏa thuận của hai bên. Chuyển hợp đồng lao động cho ứng viên và Tổng Giám đốc (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền) ký kết. Bộ phận sử dụng có trách nhiệm bố trí công việc, phân công nhiệm vụ quyền hạn và hƣớng dẫn công việc cho nhân viên mới.
Thời gian thử việc tùy vào vị trí công việc mà ngƣời lao động đảm nhiệm. + Thời gian thử việc đối với công nhân: 1 tháng.
+ Thời gian thử việc đối với cán bộ trung cấp: 1 tháng.
+ Thời gian thử việc đối với cán bộ tốt nghiệp cao đẳng, đại học: 2 tháng.
Bước 6: Hướng dẫn nhân viên mới hòa nhập
Sau khi có quyết định tuyển dụng và kí hợp đồng lao động giữa ứng viên và Công ty thì các các bộ phận, phòng ban có trách nhiệm hƣớng dẫn nhân viên mới hòa nhập. Đây còn đƣợc coi là giai đoạn thử việc của nhân viên. Nhân viên sẽ đƣợc nhận đƣợc lƣơng thử việc theo thỏa thuận.
Mỗi nhân viên khi làm thử việc tại Công ty không có nghĩa là đã là nhân viên chính thức mà qua thời gian thử việc, nếu không làm tốt rất có thể họ sẽ phải rời
khỏi công ty. Cho nên giai đoạn này rất quan trọng, họ phải nỗ lực, cố gắng hết sức để hoàn thành công việc có chất lƣợng hiệu quả, họ luôn có tinh thần trách nhiệm cao.
Để đào tạo các nhân viên mới này tốt, công ty luôn tạo điều kiện cho họ làm việc hòa nhập với không khí làm việc chung trong công ty:
Công ty luôn cử những ngƣời có kinh nghiệm làm việc tại công ty theo dõi, hƣớng dẫn ngƣời mới làm việc của họ. Qua sự chỉ đạo hƣớng dẫn, tạo điều kiện từ phía những ngƣời lao động trong Công ty, ngƣời mới có thể hạn chế đƣợc các sai lầm có thể gặp phải và tự tin hơn với những công việc khác đƣợc giao.
Sau khi kết thúc thời gian thử việc, trƣởng phòng Tổ chức - Hành chính sẽ cùng với tổ trƣởng, trƣởng các bộ phận hay giám đốc quyết định tiếp nhận lao động chính thức hay không tiếp nhận họ. Nếu tiếp nhận, ngƣời lao động sẽ tiếp tục làm việc tại công ty với cƣơng vị là 1 nhân viên chính thức. Còn trƣờng hợp ngƣời mới không tiếp nhận là nhân viên chính thức thì trƣởng phòng tổ chức hành chính và cấp trên quản lý trực tiếp ngƣời mới đó sẽ giải thích rõ những sai lầm của họ để thấy rõ đƣợc mình không đƣợc nhận vì lí do gì. Và phòng tổ chức hành chính sẽ giữ lại hồ sơ và các tài liệu có liên quan đến họ để khi cần hợp tác, công ty sẽ xem xét tới họ.