3.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT THU, CHI NGÂN SÁCH
3.2.2. Kiểm soát chi ngân sách quận
3.2.2.1. Kiểm soát của các đơn vị dự toán (1) Kiểm soát lập dự toán chi NSNN:
Sơ đồ 3.5. Trình tự kiểm soát lập dự toán chi NSNN
(a) Đối với UBND quận và UBND các phƣờng:
Các khoản chi trong dự toán NS quận, phƣờng đƣợc UBND quận, phƣờng tự kiểm soát so sánh, đối chiếu giữa dự toán chi với mục tiêu phát triển KT-XH, đảm bảo QP-AN. Đối với chi đầu tƣ phát triển, việc lập dự toán căn cứ vào quy hoạch, chƣơng trình, dự án đầu tƣ đã có quyết định của cấp có thẩm quyền, ƣu tiên bố trí vốn phù hợp với tiến độ triển khai thực hiện của các chƣơng trình, dự án đã đƣợc cấp có thẩm quyền quyết định và đang thực hiện dở dang. Đối với chi thƣờng xuyên, việc lập dự toán chi căn cứ vào nguồn thu từ thuế, phí, lệ phí và tuân thủ các chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức của các cơ quan có thẩm quyền quy định.
(b) Đối với các đơn vị dự toán trực thuộc quận:
Các đơn vị dự toán cấp quận gồm: các phòng, ban, ngành, đoàn thể,... hoặc các trƣờng cấp 1, 2, các trạm y tế,... tiến hành tự kiểm soát theo nội dung, trình tự sau:
Phòng Tài chính quận (Kiểm soát trƣớc) Nhóm mục chi thanh toán cá nhân Nhóm mục chi nghiệp vụ chuyên môn Nhóm mục chi mua sắm, sửa chữa lớn TS Nhóm mục chi khác -K/soát có-không -Kiểm soát phát hiện, điều chỉnh - KS tuân thủ -Kiểm soát phát hiện, điều chỉnh - KS tuân thủ - KS tuân thủ - Kiểm soát tính cấp thiết -Kiểm soát phát hiện, điều chỉnh - KS tuân thủ Các đơn vị dự toán trực thuộc
UBND các phƣờng Các phòng, ngành chủ quản
- Kiểm soát tuân thủ đúng quy định Luật NSNN đối với các mục chi và các nội dung trong từng mục chi:
+ Đối với nội dung chi thanh toán cho cá nhân: kế toán căn cứ vào biên chế đƣợc giao của đơn vị, căn cứ vào hệ số lƣơng của CBCC, dự kiến những biến động nhân sự của năm dự toán, tính toán đảm bảo khớp đúng với biên chế đƣợc giao trên cơ sở những quy định về chi lƣơng, phụ cấp, tiền thƣởng, các khoản đóng góp,...
+ Đối với nhóm mục chi nghiệp vụ chuyên môn: Trên cơ sở đề nghị của các bộ phận chuyên môn, bộ phận kế toán đơn vị sẽ căn cứ vào nhu cầu, kết quả của công tác kiểm soát sau của công tác quyết toán năm trƣớc và ƣớc thực hiện năm nay cùng với định mức chi đối với các mục chi đã lập và kiểm soát các chính sách, chế độ đối với nhóm mục chi nghiệp vụ chuyên môn cụ thể nhƣ: chế độ về thanh toán dịch vụ công cộng, thông tin tuyên truyền liên lạc, hội nghị, công tác phí,...
+ Lập kế hoạch và kiểm soát tính cấp thiết, tuân thủ chính sách, chế độ, quy định của mục chi sửa chữa lớn TSCĐ, mua sắm trang thiết bị, phƣơng tiện làm việc. - Sau khi đã kiểm soát tuân thủ các chế độ, định mức theo quy định, bộ phận kế toán sẽ kiểm tra trƣớc khi tham mƣu cho lãnh đạo đơn vị sử dụng NSNN ký duyệt dự toán và gửi lên cho Phòng Tài chính quận hoặc phòng, ngành chủ quản thuộc quận (nếu là các trƣờng, trạm y tế,...) để xem xét, phê duyệt.
(c) Đối với các phòng chủ quản (Phòng Giáo dục-Đào tạo, Trung tâm Y tế,...): Sau khi nhận đƣợc dự toán của đơn vị trực thuộc chuyển đến, bộ phận kế toán của Phòng chủ quản quận nhận hồ sơ và kiểm tra các chế độ định mức, tình hình biên chế của đơn vị, dự kiến tăng giảm các nhiệm vụ trong năm,... kiểm soát tính tuân thủ đối với từng mục chi của đơn vị trực thuộc. Các khoản chi đƣợc kiểm soát theo 4 nhóm mục chi tƣơng ứng với tính cấp thiết của các nhóm mục:
- Các khoản chi thanh toán cho cá nhân: Kiểm soát tuân thủ các chế độ về tiền lƣơng, phụ cấp sao cho các số liệu phê duyệt phải đúng, đủ và chính xác với nhu cầu, nhất là đối với các mục chi bắt buộc nhƣ: Mục 100, 101, 102, 104, 105, 108. Kiểm soát chủ yếu dựa vào mức ƣớc thực hiện của năm nay cùng với sự biến động biên chế của đơn vị trong năm dự toán do đơn vị trực thuộc báo lên, nếu có sai sót hoặc nhầm lẫn thì cùng đơn vị thống nhất điều chỉnh.
- Các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn: đƣợc kiểm soát tính cần thiết và tuân thủ các định mức sau khi cân đối theo số đƣợc giao và nhu cầu của từng và nhu cầu của các đơn vị nhƣ: Mục 109, 110, 111, 112, 113, 114, 117, 119. Mặc dù đã có những quy định đối với chế độ hội nghị, chế độ công tác phí, chế độ điện thoại song do nhu cầu công tác nên những căn cứ định mức đã có gần nhƣ không đáp ứng đƣợc nhu cầu công việc, bản thân đơn vị trực tiếp sử dụng ngân sách, phòng chủ quản quận cũng nhƣ phòng Tài chính quận cũng chƣa có căn cứ định mức có tính khả thi nào để kiểm soát đƣợc những mục này, làm cho hiệu quả kiểm soát đối với nhóm mục này chƣa cao. Nhìn chung, công tác kiểm soát những mục chi nghiệp vụ chuyên môn đều đƣợc tiến hành nhƣng thực tế những mục này nguồn kinh phí không đủ để đáp ứng nhu cầu của đơn vị, do đó công tác kiểm soát những khoản chi này hầu nhƣ căn cứ vào số thực chi năm trƣớc và số dự toán đơn vị lập trên cơ sở giao ngân sách cho đơn vị.
- Các khoản chi mua đồ dùng, trang thiết bị phƣơng tiện làm việc, sửa chữa lớn TSCĐ và xây dựng nhỏ nhƣ: mục 118, 144, 145. Đơn vị chủ quản kiểm soát tính cấp thiếp, hợp lý và kiểm soát tuân thủ quy định về chính sách, chế độ mua sắm, sửa chữa của các hồ sơ dự toán, sau đó tổng hợp trình UBND phê duyệt trên cơ sở đã đƣợc cân nhắc về mức độ cần thiết và tổng số kinh phí đƣợc dùng cho nhóm này. - Các khoản chi thƣờng xuyên khác: là các khoản chi không nằm trong ba nhóm mục chi thanh toán cho cá nhân, chi nghiệp vụ chuyên môn, chi mua sắm, sửa chữa TSCĐ và các khoản mục từ mục 147 đến mục 150, theo dự toán của các đơn vị sử dụng ngân sách thƣờng chú trọng vào mục 134-chi khác. Đây là mục chi thƣờng đƣợc các đơn vị dự toán xây dựng nhiều hơn và công tác kiểm soát đối với nội dụng khoản chi này thƣờng khó khăn hơn các khoản mục khác.
Sau khi kiểm soát hết các nội dung trong dự toán của các đơn vị trực thuộc, bộ phận Tài chính kế toán của phòng, ngành có trách nhiệm tổng hợp dự toán của các đơn vị trong toàn ngành trình Trƣởng phòng, ngành ký duyệt, gửi Phòng Tài chính quận thẩm định.
Công tác kiểm soát dự toán chi ngân sách ở các đơn vị dự toán thuộc quận đã ngày càng khắc phục đƣợc tình trạng lập dự toán thiếu tính khoa học và thiếu căn
cứ, tình trạng khai tăng chi phí đã giảm dần do các đơn vị đã xác định rõ nhiệm vụ chi tiêu của mình. Việc phân bổ dự toán theo 4 nhóm mục chi thể hiện tính chủ động và trách nhiệm của đơn vị sử dụng NSNN, đó là quyền tự điều hoà các mục chi trong cùng một nhóm mục.
(2) Kiểm soát chấp hành dự toán chi NSNN:
Sơ đồ 3.6. Kiểm soát dự toán chi NSNN
- Căn cứ vào dự toán đƣợc duyệt, hàng tháng bộ phận kế toán lập danh sách và kiểm soát tuân thủ: lƣơng, phụ cấp, thƣởng,... của CBCC trong đơn vị theo biên chế có mặt và trình thủ trƣởng chuẩn chi để rút tiền từ KBNN về chi dùng, đòi hỏi các khoản chi trên phải có chữ ký của từng ngƣời. Kế toán quá trình lập và tiếp nhận chứng từ cũng chính là quá trình tự kiểm soát, tự chịu trách nhiệm.
- Kiểm soát tuân thủ chế độ quy định đối với chi phí nhƣ: làm thêm giờ, chi phí điện thoại, hội nghị, công tác phí. Khi phát sinh việc chấm công làm thêm giờ thì phải báo cáo với bộ phận tổ chức thông qua Phiếu báo có Trƣởng bộ phận ký duyệt và bộ phận tổ chức phân công cán bộ kiểm tra để xác nhận thời gian, sau đó chuyển phiếu báo cho bộ phận kế toán làm cơ sở thanh toán.
- Đối với chi mua sắm và sửa chữa TSCĐ: tuân thủ dự toán đã đƣợc phân bổ thì bộ phận kế hoạch có trách nhiệm lập các thủ tục cần thiết theo quy định của Nhà nƣớc để thực hiện mua sắm. Tuỳ theo giá trị của tài sản mà lựa chọn hình thức mua sắm khác nhau: mua sắm trực tiếp, chỉ định thầu, đấu thầu, chào giá cạnh tranh.
Kiểm soát chấp hành dự toán chi NSNN (Kiểm soát hiện hành)
Kho bạc NN quận Đơn vị dự toán
Nhóm mục chi thanh toán cá nhân Nhóm mục chi nghiệp vụ chuyên môn Nhóm mục chi mua sắm, sửa chữa lớn TS Nhóm mục chi khác
Bảng 3.6: Tỷ lệ chấp hành dự toán chi NSNN quận Ngũ Hành Sơn 2011 đến 2013
Đơn vị tính: triệu đồng
Nội dung chi
Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Dự toán Thực tế Tỷ lệ Dự toán Thực tế Tỷ lệ Dự toán Thực tế Tỷ lệ Tổng chi (A+B+C+D) 40.768 67.878 166,5% 60.805 83.516 137,4% 69.015 105.306 152,6% A.Chi cân đối NS địa phƣơng 38.777 58.215 150,1% 53.478 71.983 134,6% 67.430 91.073 135,1%
I. Chi đầu tƣ phát triển 7.502 9.302 124,0% 6.050 7.426 122,7% 9.396 7.881 83,9% II. Chi thƣờng xuyên 28.154 48.913 173,7% 45.717 64.557 141,2% 53.031 75.468 142,3% 1. Chi quốc phòng 371 639 172,0% 332 1.071 323,0% 1.689 1.482 87,8% 2. Chi an ninh 180 582 322,8% 742 1.097 148,0% 363 1.944 535,7% 3. Chi Giáo dục-Đào tạo 7.592 12.269 161,6% 19.274 20.138 104,5% 20.213 23.760 117,5% 4. Chi Y tế 2.345 2.955 126,0% 3.831 4.508 117,7% 4.303 4.811 111,8% 5. Chi Khoa học-Công nghệ-MT 264 218 82,6% 401 374 93,4% 495 519 104,9% 6. Chi văn hoá thông tin 1.480 2.062 139,3% 473 1.120 236,8% 1.941 3.872 199,5% 7. Chi phát thanh truyền hình 376 365 97,1% 439 739 168,3% 445 502 112,8% 8. Chi thể dục thể thao 80 172 215,2% 421 385 91,4% 443 538 121,6%
9. Chi SN văn xã khác 137 21 15,0% 59 92 155,1% - -
10. Chi bảo đảm xã hội 1.543 2.444 158,4% 2.282 2.420 106,0% 2.577 4.230 164,1% 11. Chi sự nghiệp kinh tế 1.598 1.071 67,0% 1.696 1.740 102,6% 1.696 2.218 130,7% 12. Chi quản lý hành chính 10.861 23.406 215,5% 14.314 26.470 184,9% 17.111 28.713 167,8%
13. Chi từ nguồn viện trợ 1.624 403 - 774
14. Chi khác ngân sách 1.327 1.085 81,8% 1.453 3.999 275,2% 1.755 2.103 119,9%
III. Dự phòng 865 - 1.517 - 1.567 -
IV. Thực hiện CCTL 742 - 194 - 3.436 -
V. Chi chuyển nguồn NS năm
trƣớc sang - - 7.725
VI. Chi từ nguồn tăng thu 1.514
B. Các khoản chi bằng nguồn
thu để lại chi Qlý qua NSNN 1.991 4.083 205,0% 1.573 3.378 214,8% 1.585 4.418 278,7%
C. Chi bổ sung NS cấp dƣới 5.435 5.754 8.155 141,7% 9.816
D. Chi nộp NS cấp trên 145 -
Bảng 3.7: Tổng hợp KP được bổ sung ngoài dự toán chi thường xuyên 2011-2013
Đơn vị tính: triệu đồng
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Tổng số chi thƣờng xuyên 48.912 64.557 75.467
- Dự toán chi thƣờng xuyên đƣợc phê duyệt từ đầu năm của các đơn vị thuộc quận
28.154 45.717 53.031
- Bổ sung dự toán chi thƣờng xuyên của các đơn vị thuộc quận
20.758 18.840 22.436
Tỷ trong bổ sung (%) 42,4% 29,2% 29,7%
(Nguồn: Kho bạc NN quận Ngũ Hành Sơn)
Qua số liệu trên cho thấy: công tác lập dự toán chi NS của đơn vị dự toán thuộc quận và các dự toán lập thay cho đơn vị của Phòng Tài chính còn hạn chế, chƣa sát với thực tế, tình hình bổ sung ngoài dự toán cho chi thƣờng xuyên trong 3 năm 2011-2013 chiếm tỷ trọng cao trong tổng chi thƣờng xuyên: năm 2011 chi bổ sung 20.758 triệu đồng, chiếm tỷ trọng 42,4%; năm 2012 chi bổ sung 18.840 triệu đồng, chiếm tỷ trọng 29,2%; năm 2013 chi bổ sung 22.436 triệu đồng, chiếm tỷ trọng 29,7%, đồng thời còn có các khoản chi bổ sung phục vụ lễ, tết gây lãng phí nguồn NSNN quận.
Thực tế chi ngân sách quận cho thấy: Vẫn còn tình trạng đơn vị thụ hƣởng ngân sách lập dự toán chi tiết không sát, chƣa dự kiến hết nhiệm vụ chi cần thực hiện trong năm, phân bổ kinh phí giữa các quý không hợp lý dẫn đến tình trạng cuối năm có một số đơn vị thiếu kinh phí hoạt động nên phải xin bổ sung thêm kinh phí để chi tiêu hoạt động. Điều này gây khó khăn cho công tác quản lý chi NSNN trên địa bàn quận.
(3) Kiểm soát chi đối với các đơn vị khoán chi:
Từ năm 2011 đến 2013, Quận Ngũ Hành Sơn thực hiện khoán chi cho 16 đơn vị thuộc quận, trong đó có 4/4 phƣờng và 12/12 phòng chuyên môn trực thuộc quận: Về kiểm soát chi: thực hiện theo thông tƣ số 18/2006 của Bộ Tài chính hƣớng dẫn chế độ kiểm soát chi đối với các cơ quan nhà nƣớc thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính.
chế độ định mức quy định của Trung ƣơng và Địa phƣơng, do thực hiện khoán chi gắn liền với lợi ích trực tiếp nên chủ yếu là đơn vị thụ hƣởng ngân sách tự kiểm soát để vừa đảm bảo nhiệm vụ đƣợc giao vừa tiết kiệm chi với mức cao nhất. Với phƣơng thức khoán, thủ trƣởng đơn vị phải tự chịu trách nhiệm với việc ra quyết định chuẩn chi để đảm bảo tiết kiệm chi phí trên cơ sở định mức đƣợc giao nhằm tăng thêm thu nhập cho CBCC.
Tuy nhiên, một số đơn vị chƣa tuân thủ các định mức chi tiêu trong quy chế chi tiêu nội bộ, xây dựng sơ sài, chiếu lệ gây khó khăn cho công tác kiểm soát chi của KBNN. Việc quy định chế độ quản lý tài chính đối với đơn vị khoán chi và tự chủ tài chính nhƣ: chế độ báo cáo, hóa đơn, chứng từ…chƣa có hƣớng dẫn rõ ràng nên gặp nhiều lúng túng, gây khó khăn cho việc quản lý chi. Mặt khác, do nhận thức về việc thực hiện khoán chi hành chính chƣa đúng, nên thủ trƣởng, kế toán một số đơn vị dự toán đã không thực hiện tốt về chế độ hóa đơn chứng từ, mua bán thay vào đó sử dụng phiếu thu, hóa đơn nội bộ làm chứng từ thanh toán gây khó khăn cho việc kiểm soát chi.
(4) Kiểm soát chi tại các đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện tự chủ tài chính:
Các đơn vị sự nghiệp công lập tự chủ tài chính là các đơn vị có nguồn thu sự nghiệp Nghị định 43/2006 của Chính phủ, trong quá trình hoạt động đƣợc cho phép thu phí nhằm đảm bảo chi phí hoạt động thƣờng xuyên của đơn vị (đảm bảo toàn bộ, đảm bảo một phần, NSNN đảm bảo toàn bộ). Đến 31/12/2013, UBND quận đã chỉ đạo thực hiện tự chủ 15 đơn vị sự nghiệp (trong đó có 11 trƣờng học cấp 1,2 ). Các đơn vị sự nghiệp thực hiện tự chủ tại quận Ngũ Hành Sơn nhƣ: sự nghiệp giáo dục, Trung tâm y tế, BQL danh thắng Ngũ Hành Sơn, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất, ... đều chủ động sắp xếp lao động có trình độ nghiệp vụ chuyên môn phù hợp với nhu cầu của đơn vị mình nên vừa đáp ứng nhiệm vụ đƣợc giao vừa tăng thêm thu nhập cho ngƣời lao động.
Về kiểm soát chi: Thực hiện theo Thông tƣ 81/2006 ngày 6/9/2006 của Bộ tài chính. Kiểm soát các khoản chi tuân thủ dự toán chi NSNN đƣợc duyệt và tuân thủ tiêu chuẩn, định mức, chế độ chi tiêu của các cơ quan NN có thẩm quyền hoặc đơn vị quy định. Đối với một số mức chi quản lý hành chính (văn phòng phẩm, công tác
phí, hội nghị phí, ...), chi hoạt động thƣờng xuyên, chi lƣơng và các khoản chi khác, mức chi do Thủ trƣởng đơn vị quyết định trong phạm vi nguồn kinh phí đƣợc sử dụng, phù hợp với quy chế chi tiêu nội bộ và quy chế trả lƣơng của đơn vị đã đƣợc