3.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT THU, CHI NGÂN SÁCH
3.2.3. Kiểm soát kế toán và quyết toán thu, chi ngân sách quận
3.2.3.1. Kiểm soát tại các đơn vị lập quyết toán
Sơ đồ 3.7. Kiểm soát kế toán quyết toán chi ngân sách
Ksoát phát hiện và điều chỉnh Các nguồn thu NSNN Chi thanh toán cho cá nhân Chi nghiệp vụ chuyên môn Chi mua sắm, sửa chữa và chi khác
Kiểm soát quyết toán
Kiểm soát kế toán và quyết toán
(kiểm soát sau)
Kiểm soát kế toán
- Kiểm soát kế toán - Kiểm soát tuân thủ: Luật NSNN, Luật Kế toán, Chế độ kế toán HCSN + Chứng từ + Sổ sách + Tài khoản, mục lục NS + Báo cáo tài chính
(a) Đối với các cơ quan thu:
Là các đơn vị trực tiếp thu NSNN hoặc thông báo thu NSNN cho đối tƣợng nộp vào KBNN, và tiến hành công tác kế toán thu NSNN trong suốt cả niên độ kế toán, đồng thời đó cũng là công tác kiểm soát tất cả các khoản thu NSNN trên địa bàn quận. Đối với khoản thu trực tiếp tại các cơ quan thu cũng là công tác tự kiểm soát các khoản thu của bộ phận kế toán và thủ trƣởng đơn vị, đối với các khoản thu qua KBNN thì công tác kiểm soát đƣợc thực hiện qua việc kiểm tra, đối chiếu với KBNN, cụ thể kiểm soát kế toán và quyết toán tại các cơ quan thu nhƣ sau:
- Tổ chức kế toán, hạch toán thu NSNN đúng theo thực tế thu NSNN tại đơn vị mình đúng theo quy định của Luật NSNN, chế độ kế toán thống kê của Bộ Tài chính, chính xác về chƣơng, loại, khoản, mục, tiểu mục theo mục lục NSNN đối với từng khoản thu ghi trong thông báo thu.
- Kiểm tra, đối chiếu số liệu chi tiết và tổng hợp với KBNN quận về số liệu thu NSNN, số liệu hoàn thuế,... trong quý, năm và giải quyết những tồn tại trong công tác thu NSNN.
- Lập và gửi báo cáo thu ngân sách nhà nƣớc, báo cáo quyết toán thu NSNN thuộc phạm vi quản lý theo quy định của Bộ Tài chính.
(b) Đối với đơn vị dự toán
Là các đơn vị trực tiếp chi tiêu và tiến hành công tác tài chính kế toán nên công tác kiểm soát đƣợc tiến hành trong suốt cả niên độ kế toán, đó là công tác tự kiểm soát của chính bộ phận kế toán và Thủ trƣởng đơn vị đối với các khoản chi tiêu và sổ sách, chứng từ ghi chép trong suốt một năm thực hiện.
Đơn vị tiến hành rà soát và kiểm soát phát hiện là chủ yếu đối với công tác kế toán với căn cứ là Luật Kế toán, Chế độ kế toán HCSN, Chế độ kế toán ngân sách xã,…. về: tính đầy đủ và tính hợp lý của chứng từ về mặt thời gian; tiến hành thanh toán dứt điểm các khoản tồn đọng và tiến hành khóa sổ theo quy định. Kiểm soát phát hiện đối với các khoản chi mua sắm, sửa chữa để hoàn tất hồ sơ thanh quyết toán chuyển tạm ứng sang năm sau; Kiểm soát phát hiện và điều chỉnh về chế độ quy định đối với tất cả các khoản chi, mục chi, cân đối với số rút dự toán trong năm; Kiểm soát quỹ tiền mặt, tạm ứng, lập biên bản kiểm quỹ và danh sách tạm ứng theo
yêu cầu; Cuối cùng là lập và kiểm soát hệ thống các bảng biểu trong báo cáo để thủ trƣởng đơn vị ký duyệt và gửi cơ quan tài chính quận.
(c) Đối với các phòng, nghành chủ quản ở quận
Phƣơng pháp kiểm soát ở đây là kiểm soát kế toán và kiểm soát tuân thủ đối với các chế độ chi tiêu của các đơn vị dự toán trực thuộc quận. Là công tác kiểm soát sau đối với các khoản chi NSNN trong suốt một năm thực hiện, nên công tác này đƣợc coi trọng và tiến hành song song cả kiểm soát kế toán và quyết toán chi NSNN tại các đơn vị dự toán về các mặt cụ thể sau:
- Tuân thủ về mặt chứng từ: Chứng từ thu chi có đúng theo mẫu quy định hay không, các yếu tố chính của chứng từ có đảm bảo hay không. Chứng từ có thể đƣợc kiểm tra theo từng tháng hay từng quý tùy thuộc vào khả năng kiểm soát của hệ thống kế toán tại đơn vị. Kiểm tra tính hợp lý của chứng từ đối với nội dung kinh tế, cụ thể nhƣ sau: Chứng từ thƣờng không lƣu riêng lẻ mà phải lƣu cùng với hồ sơ gốc có liên quan, qua đó kiểm tra đƣợc tính kế thừa của thông tin. Qua thực tế cho thấy chứng từ chi tại đơn vị sử dụng ngân sách thƣờng đảm bảo về mặt pháp lý, tuy nhiên vẫn còn một số đơn vị khi kiểm tra chứng từ còn một số tình trạng nhƣ thiếu chữ ký, sai lệch thời gian chứng từ với hồ sơ thanh toán,...
- Tuân thủ về sổ sách, biểu mẫu: về số lƣợng sổ theo yêu cầu và hình thức ghi sổ có đảm bảo đúng theo quy định không, có phản ánh trung thực các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay không. Phần lớn các đơn vị đều mở sổ sách đầy đủ theo yêu cầu, tuy nhiên vẫn còn một số đơn vị chƣa mở sổ sách đầy đủ nhƣ: sổ chi tiết các nguồn đƣợc hỗ trợ, sổ theo dõi tiền gửi KBNN, sổ theo dõi chi tiết các khoản thu,...
- Tuân thủ về chế độ tài khoản: Kiểm soát các nghiệp vụ có đƣợc hạch toán đúng tài khoản hay chƣa, có hạch toán đúng mục lục ngân sách không,… Nhìn chung các đơn vị đều hạch toán đầy đủ, chính xác và kịp thời các nghiệp vụ, song vẫn còn tình trạng sai sót ở vài đơn vị dự toán nhƣ hạch toán sai nguồn kinh phí,…
Đối chiếu một số các nghiệp vụ quan trọng để kiểm tra phƣơng pháp hạch toán, phƣơng pháp ghi chép.
- Kiểm soát tuân thủ các mục chi theo Mục lục ngân sách: cụ thể là bao nhiêu đối với từng mục, số chi của các mục khớp với chứng từ đã tập hợp hay chƣa, có
vƣợt so với dự toán đƣợc duyệt hay không, thừa hay thiếu so với nhu cầu thực tế. Các mục đã đƣợc tập hợp đầy đủ về tính chất các khoản chi và giá trị tính toán hay chƣa, có đƣa nội dung chi từ mục này sang mục khác hay không, thừa hay thiếu để xử lý, các khoản chi đều đƣợc kiểm tra, cụ thể:
+ Đối với các mục chi thanh toán cho cá nhân nhƣ: Mục 100 – tiền lƣơng, đều đƣợc đối chiếu với bảng lƣơng thực lĩnh, mục 102 – phụ cấp, cũng đƣợc tính cụ thể cho từng đối tƣợng; Mục 105 – phúc lợi tập thể, đƣợc kiểm soát trên từng nội dung chi và chia bình quân không vƣợt quá mức quy định chung. Tuy nhiên, không ít cán bộ thực hiện công tác kiểm soát chỉ dừng lại ở mức độ đối chiếu số liệu mà thôi, vẫn còn tình trạng chƣa xem đến cách tính toán đối với từng loại phụ cấp, tiền thƣởng. Nhiều đơn vị còn nhầm lẫn giữa lƣơng cơ bản với lƣơng cộng phụ cấp, tiền thƣởng. nhiều đơn vị còn nhầm lẫn giữa lƣơng cơ bản với lƣơng cộng phụ cấp chức vụ dẫn tới tiền thƣởng, phúc lợi tập thể đã tính sai và phải điều chỉnh.
+ Đối với mục chi nghiệp vụ chuyên môn: Kiểm soát tuân thủ các chế độ quy định, định mức đối với các mục chi, xem xét từng chứng từ thực chi, sau đó đối chiếu với nội dung trong sổ chi tiết theo mục. Nhìn chung, những mục chi cho hội nghị, công tác phí đã có định mức quy định cụ thể nên đơn vị tuân thủ tƣơng đối tốt, còn những mục chi nhƣ: văn phòng phẩm, thanh toán dịch vụ công cộng, tiền điện, tiền nƣớc, tiền xăng dầu, nhiên liệu cho đến nay vẫn không có định mức nào cho công tác quản lý và kiểm soát chi nên vẫn còn lãng phí.
+ Đối với các mục đầu tƣ xây dựng và mua sắm: Kiểm tra tính pháp lý của hồ sơ, kiểm soát tính tuân thủ theo đúng các quy định về mua sắm và xây dựng hay không. Các mục này thƣờng đƣợc kiểm soát kỹ qua khâu lập và nhất là khâu chấp hành ngân sách nên đến giai đoạn này chỉ kiểm tra tính tổng thể và xem xét những vấn đề còn tồn tại qua 2 khâu kiểm soát trƣớc mà thôi.
Sau khi đã xác định đƣợc số nguồn, số thực chi của đơn vị nếu đơn vị chi sai thì xuất toán thu hồi hoặc treo tạm ứng nếu chƣa đủ hồ sơ quyết toán. Nộp lại NSNN nếu các mục chi còn thừa tiền mà không có mục tƣơng ứng để chi. Tình trạng chi sai buộc phải xuất toán tuy không nhiều nhƣng vẫn còn tồn tại ở một số đơn vị, tình trạng số dƣ tạm ứng cá nhân xin chuyển sang năm sau vẫn còn tồn tại
phần lớn ở các đơn vị.
Sau khi kiểm tra quyết toán của các đơn vị trực thuộc lập cùng với số thẩm tra, phòng nghành chủ quản (phòng Giáo dục – Đào tạo, Trung tâm Y tế quận) tổng họp và gửi Phòng Tài chính quận thẩm định.
Trong những năm qua, công tác kế toán và quyết toán ngân sách trong đơn vị thuộc quận đã đƣợc coi trọng, hệ thống biểu mẫu quyết toán, sổ sách cũng nhƣ chứng từ chi tiêu đƣợc các đơn vị sử dụng ngân sách tuân thủ đúng theo quy định, các bút toán đã đƣợc hạch toán đầy đủ và đúng quy định. Công tác tự kiểm soát của bộ phận kế toán tại các đơn vị và trách nhiệm duyệt chi của thủ trƣởng đơn vị sử dụng ngân sách đã đƣợc coi trọng hơn.
Tuy nhiên, hồ sơ, chứng từ để thực hiện quản lý, kiểm soát chi ngân sách ở một số đơn vị chƣa đảm bảo, nhất là các khoản chi mua sắm, sửa chữa nhỏ. Các đơn vị thụ hƣởng NS khi yêu cầu cấp phát, thanh toán, thƣờng thủ tục hồ sơ không theo đúng quy định nhƣ: chƣa có dự toán đƣợc duyệt, chƣa có quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu, chọn thầu, chƣa có hợp đồng mua bán xây dựng, sửa chữa, hoá đơn thiếu ngày tháng hoặc ngày tháng trong chứng từ gốc sau ngày viết phiếu chi tiền; thiếu chữ ký chuẩn chi của chủ tài khoản, thiếu chữ ký của ngƣời mua hàng,… Các đơn vị sử dụng NSNN chƣa có ý thức thực hịên thanh toán trực tiếp cho ngƣời bán mà chủ yếu vẫn sử dụng thanh toán bằng tiền mặt.
Ngoài ra, có vài trƣờng hợp Phòng chủ quản khi thẩm định quyết toán không phát hiện đƣợc các đơn vị cấp dƣới sử dụng kinh phí không theo dõi trong hệ thống sổ sách kế toán nhƣ: chƣơng trình dạy nghề nông thôn do Phòng Lao đông-Thƣơng binh&Xã hội cấp cho Trung tâm GD thƣờng xuyên quận; Phòng Kinh tế không thực hiện trích nộp Quỹ phòng chống thiên tai lên cấp trên mà để lại đơn vị sử dụng,...
3.2.3.2. Kiểm soát của Phòng Tài chính
Trình tự lập, thẩm định, phê chuẩn và gửi báo cáo quyết toán thu, chi NSNN hàng năm của ngân sách các cấp chính quyền quận, phƣờng nhƣ sau:
- Ban Tài chính phƣờng có trách nhiệm lập báo cáo quyết toán thu, chi NS phƣờng (theo hệ thống biểu mẫu quy định tại Thông tƣ 60/2003/TT-BTC ngày 23/6/2003 của Bộ Tài chính) trình UBND phƣờng xem xét gửi Phòng tài chính quận
phê chuẩn.
- Phòng Tài chính quận có trách nhiệm thẩm định quyết toán thu, chi ngân sách phƣờng; lập quyết toán thu, chi ngân sách quận; tổng hợp, lập báo cáo thu NSNN trên địa bàn quận và quyết toán thu, chi ngân sách quận bao gồm quyết toán thu, chi ngân sách cấp phƣờng trình UBND quận xem xét gửi Sở tài chính, Ban KT-XH, thẩm tra quyết toán NSĐP về: tính chính xác, tính hợp lý, đầy đủ của quyết toán NSĐP. Phòng Tài chính quận gửi báo cáo quyết toán đến: UBND quận, Sở Tài chính, lƣu tại Phòng Tài chính quận.
- Phòng Tài chính thực hiện thẩm định tổng hợp báo cáo quyết toán do đơn vị thuộc quận gửi đến: Kiểm tra tính đầy đủ và khớp đúng giữa các số liệu quyết toán, bảo đảm giữa số liệu quyết toán của đơn vị dự toán thuộc quận với thông báo duyệt quyết toán của đơn vị trực thuộc phải khớp đúng với đối chiếu, xác nhận của KBNN. Số liệu trên sổ sách kế toán và báo cáo quyết toán phải khớp với đúng với chứng từ và số liệu của KBNN quận về tổng số tiền thực rút trong năm (cả năm rút tạm ứng và số đã đƣợc KBNN thanh toán), đồng thời phải đúng cả về tổng số và chi tiết chƣơng, loại, khoản, mục theo mục lục ngân sách. Qua kiểm tra phát hiện những sai sót của đơn vị để có hƣớng dẫn kịp thời, nhất là việc chấp hành chính sách chế độ của Nhà nƣớc tại các đơn vị sử dựng ngân sách.
Trong những năm qua, hầu hết các đơn vị dự toán NS quận không lập báo cáo quyết toán nguồn kinh phí đƣợc cấp bằng lệnh chi tiền và nguồn kinh phí cấp bổ sung dự toán, nhƣng phòng TC-KH chƣa kịp thời hƣớng dẫn và kiểm soát việc lập báo cáo quyết toán bổ sung đầy đủ theo quy định. Số liệu tổng hợp trên Báo cáo quyết toán quận chƣa căn cứ vào số liệu quyết toán của các đơn vị báo cáo mà tổng hợp số cấp phát qua KBNN để quyết toán.