4.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT THU,
4.2.2. Hoàn thiện Kiểm soát chi
4.2.2.1. Hoàn thiện công tác kiểm soát lập dự toán và chấp hành dự toán theo hướng tiết kiệm chi tiêu
(1) Hoàn thiện khâu lập dự toán chi ngân sách quận để hạn chế điều chỉnh dự toán, bổ sung ngoài dự toán ngân sách, tạo thuận lợi cho kiểm soát chi theo dự toán
(a) Xây dựng phƣơng thức lập dự toán chi NSNN tại phòng Tài chính quận Trƣớc hết, Phòng Tài chính - Kế hoạch quận căn cứ vào kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội của quận hằng năm và dài hạn để tham mƣu cho UBND quận xây dựng kế hoạch hóa nguồn ngân sách chi tiêu của quận mình phù hợp với chiến lƣợc phát triển kinh tế - xã hội đề ra. Muốn vậy cần thực hiện các nội dung sau:
- Tiến hành rà soát lại các khoản chi NS trên địa bàn quận theo từng lĩnh vực: sự nghiệp kinh tế, QP-AN, giáo dục-đào tạo, y tế,... ; đánh giá những mặt mạnh, mặt yếu, hiệu quả của nó trong quá trình sử dụng các khoản chi làm cơ sở để xây dựng kế hoạch hóa nguồn chi tiêu mới, đáp ứng nhu cầu thực tế đã và đang đặt ra.
- Căn cứ vào quy hoạch và tốc độ phát triển của các ngành nghề, các cơ sở kinh doanh, các công trình công cộng trên địa bàn, từ đó xác định nhu cầu chi cần thiết ở mức tối thiểu và mức trung bình mà nguồn ngân sách cần đáp ứng, đảm bảo tính chủ động trong quản lý, kiểm soát các khoản chi ngân sách.
- Trên cơ sở cân đối các khả năng thu, chi của quận, có kế hoạch về việc bổ sung nguồn chi ngân sách.
- Xác định các khoản chi cần đáp ứng trong kế hoạch và phƣơng thức để quản lý các khoản chi đó là vấn đề có vị trí chiếm lƣợc của quận nhằm khắc phục tình trạng thiếu nguồn vốn chi tiêu dẫn đến bị động, lúng túng, chấp vá về cơ chế và chính sách quản lý chi.
- Xây dựng tổng hợp dự toán chi NSNN quận phải tuân thủ theo nguyên tắc từ cơ sở để nắm bắt đƣợc tính thực tiễn, tránh tình trạng quận tự xây dựng kế hoạch các khoản chi ngân sách mà không có ý kiến của các đơn vị trực thộc quận, UBND các phƣờng: Về chi thƣờng xuyên: các cán bộ chuyên quản lập dự toán chi ngân sách cho từng đơn vị, chi tiết theo từng nội dung chi, cơ sở tính (số lƣợng, định mức/tiêu chuẩn...), mục lục NSNN hạch toán tƣơng ứng, mã nguồn ngân sách,... để làm cơ sở cho việc tổng hợp dự toán theo từng lĩnh vực và phục vụ cho công tác kiểm soát tổng hợp, lập dự toán. Căn cứ vào các Bảng dự toán chi ngân sách theo từng đơn vị, cán bộ tổng hợp theo từng lĩnh vực đƣợc quy định bởi mục lục NSNN.
(b) Xây dựng quy trình, nội dung kiểm soát việc tổng hợp, lập dự toán chi NS Để đảm bảo khâu lập dự toán chính xác, cần phải xây dựng một quy trình kiểm soát dự toán chi một cách khoa học, cụ thể, các bƣớc triển khai nhƣ sau:
Bước 1: Xác định mục tiêu của kiểm soát lập dự toán chi:
- Đối với vốn XDCB: lập và phân bổ vốn đầu tƣ XDCB cho các công trình quận quản lý đã đủ thủ tục đầu tƣ và xây dựng, đảm bảo khớp đúng về tổng mức đầu tƣ, cơ cấu vốn, cơ cấu ngành kinh tế, phù hợp với chủ trƣơng, chính sách, quy định của Trung ƣơng và chỉ đạo của UBND về điều hành kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và dự toán NSNN quận.
- Đối với chi thƣờng xuyên: Các nhiệm vụ chi đƣợc tính toán đầy đủ, chính xác trên cơ sở số biên chế đƣợc duyệt, các chỉ tiêu kinh tế - xã hội do cơ quan có thẩm quyền cung cấp, định mức phân bổ; các chính sách, chế độ, tiêu chuẩn Nhà nƣớc; đối với các nhiệm vụ nằm ngoài định mức phân bổ phải xây dựng định mức chuẩn, phù hợp với các quy định và tình hình thực tế, đƣợc công khai rộng rãi.
- Các nhiệm vụ chi đƣợc bố trí theo các lĩnh vực hợp lý, đúng quy định, phù hợp với quy định của mục lục NSNN.
Bước 2: Đo lƣờng kết quả đạt đƣợc:
- Kiểm tra, so sánh các tài liệu, số liệu có liên quan, ví dụ: kiểm tra số biên chế thì đối chiếu giữa biên chế đã xác định tính toán cho đơn vị với biên chế do Phòng Tổ chức chính quyền quận cung cấp, đối với các nhiệm vụ tăng thêm thì phải có văn bản giao nhiệm vụ của UBND quận, kiểm tra định mức thì đối chiếu giữa định mức áp dụng tính cho đơn vị với định mức đƣợc phê chuẩn,... Đối với các công trình XDCB thì kiểm tra hồ sơ của từng công trình đƣợc bố trí phải đảm bảo đúng quy định, về vốn thì kiểm tra giữa tổng vốn đƣợc phê duyệt, số vốn đã cấp qua các năm, tiến độ thực hiện công trình, xác định số vốn bố trí trong năm,...
- Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán
- Kiểm tra số liệu giữa bảng Dự toán chi ngân sách của từng đơn vị dự toán do cán bộ chuyên quản lập và bảng Tổng hợp dự toán chi NSNN quận.
Bước 3: So sánh kết quả thực hiện ở bƣớc 2 và mục tiêu đặt ra ở bƣớc 1, xác định số chênh lệch và phân tích nguyên nhân chênh lệch.
Các trƣờng hợp chênh lệch có thể xảy ra: bỏ sót nhiệm vụ chi của đơn vị, bố trí thiếu kinh phí, phân bổ kinh phí cho một số nhiệm vụ không đúng quy định, các nội dung chi ngoài định mức đƣợc bố trí kinh phí nhƣng không có chủ trƣơng của UBND, các công trình chƣa có đủ hồ sơ theo quy định vẫn đƣợc phân bổ vốn đầu tƣ...
Sau khi xác định số chênh lệch, tiến hành phân tích nguyên nhân gây ra các chênh lệch đó, ví dụ: đối với trƣờng hợp bỏ sót nhiệm vụ chi nguyên nhân có thể là do nhầm lẫn trong quá trình tính toán hoặc trong quá trình tổng hợp, hoặc do đơn vị không dự kiến hết các nhiệm vụ của mình, cán bộ chuyên quản không nắm hết tình hình của đơn vị,...; đối với trƣờng hợp các công trình chƣa có đủ hồ sơ theo quy định nhƣng vẫn đƣợc phân bổ vốn đầu tƣ, nguyên nhân có thể là do công tác kiểm tra phân bổ vốn chƣa đƣợc chặt chẽ, hoặc do có chỉ đạo của cấp trên, hoặc do cán bộ thông đồng với chủ đầu tƣ để bố trí vốn,...
Bước 4: Trên cơ sở của các nguyên nhân chênh lệch đã đƣợc phân tích một cách chính xác ở giai đoạn trên, Phòng Tài chính phối hợp với các đơn vị dự toán rà soát, điều chỉnh.
Bước 5: Đánh giá kết quả thực hiện của quy trình kiểm soát, rút ra những bài học kinh nghiệm để bổ sung cho quy trình kiểm soát tiếp theo, giúp cho công tác kiểm soát dự toán ngày càng hoàn thiện hơn.
(2) Tăng cường công tác kiểm soát chấp hành dự toán chi NSNN quận
Để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm soát quyết toán chi ngân sách, nâng cao chất lƣợng quyết toán chi NS quận thì việc tăng cƣờng công tác kiểm soát chấp hành dự toán là rất cần thiết nhằm hạn chế những sai sót, nhầm lẫn cũng nhƣ những hành vi vi phạm của đơn vị sử dụng ngân sách.
- Đối với việc kiểm soát thanh toán chi thƣờng xuyên tại KBNN:
Nhƣ đã phân tích ở trên, quy trình kiểm soát ở KBNN hiện nay chƣa đƣợc chặt chẽ, chƣa có bộ phận kiểm soát riêng biệt, việc kiểm soát đƣợc thực hiện bởi cán bộ thanh toán, cán bộ này vừa chịu trách nhiệm kiểm soát, vừa là kế toán; đặc biệt đối với các ngành lớn, hồ sơ chứng từ thanh toán rất nhiều, cán bộ phòng Kế toán thanh toán kiểm soát xong trình Giám đốc duyệt chi cho phép xuất quỹ. Do số lƣợng hồ sơ chứng từ nhiều nhƣ vậy nên không tránh khỏi những trƣờng hợp sai sót, nhầm lẫn. Hơn nữa việc cán bộ thanh toán kiêm nhiệm 2 nhiệm vụ nhƣ hiện nay là không khách quan, không có tính kiểm soát lẫn nhau nên dễ xảy ra tình trạng cán bộ thanh toán có thể thông đồng với đơn vị để rút quỹ ngân sách hoặc dễ dãi trong thanh toán cho đơn vị. Vì vậy, để nâng cao chất lƣợng kiểm soát chi tại KBNN, cần phải thành lập bộ phận kiểm soát chi riêng biệt. Yêu cầu về cán bộ của bộ phận kiểm soát phải là ngƣời có năng lực, phẩm chất đạo đức tốt, có kinh nghiệm về quản lý tài chính, giỏi về nghiệp vụ, nắm vững các chế độ, chính sách, định mức chi tiêu thƣờng xuyên từ nguồn NSNN.
- Đối với việc kiểm soát thanh toán vốn XDCB tại KBNN: cán bộ thanh toán cần nâng cao hơn nữa trình độ chuyên môn nghiệp vụ, nắm bắt kịp thời các văn bản chế độ quy định của Nhà nƣớc, thực hiện kiểm soát chi chặt chẽ, đúng chế độ qua các khâu trong quá trình thanh toán. Trong quá trình kiểm soát thanh toán vốn, KBNN cần phải phối hợp chặt chẽ với Phòng Tài chính kế hoạch và các chủ đầu tƣ; theo dõi, đánh giá tình hình sử dụng các nguồn vốn đầu tƣ của NS thành phố, quận, tham gia, đề xuất với các cấp có thẩm quyền, các ngành chức năng để có biện pháp
quản lý thích hợp nhằm đáp ứng yêu cầu đầu tƣ phát triển của địa phƣơng, đồng thời đảm bảo cho việc sử dụng vốn đầu tƣ đƣợc tiết kiệm và hiệu quả.
- Để đảm bảo tính thống nhất trong việc kiểm soát chấp hành dự toán chi ngân sách trên địa bàn, KBNN quận phải tổ chức hƣớng dẫn thống nhất cụ thể về quy trình, thủ tục, hồ sơ thanh toán, kiểm soát chi ngân sách trong tất cả các đơn vị dự toán, các chủ đầu tƣ, Ban Quản lý XDCB để các cơ quan, đơn vị có cơ sở tổ chức hồ sơ, chứng từ, hạch toán kế toán và tổ chức kiểm soát tại cơ quan, đơn vị đúng quy định.
Phối hợp chặt chẽ với Phòng Tài chính trong việc xử lý các nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh, có nhiều vƣớng mắc, tạo sự thống nhất về cơ sở kiểm soát giữa KBNN và cơ quan tài chính.
- Đối với các đơn vị dự toán: tổ chức kiểm soát chặt chẽ quá trình chấp hành dự toán tại đơn vị, đảm bảo tuân thủ nghiêm túc các chế độ, chính sách, tiêu chuẩn, định mức chi tiêu của Nhà nƣớc, hạch toán kế toán ngân sách đúng quy định. Thủ trƣởng đơn vị phải am hiểu về quản lý tài chính, nghiệp vụ kiểm soát nội bộ, cán bộ kế toán cần phải nghiên cứu, nắm bắt đầy đủ, kịp thời các chính sách, chế độ, mục lục NSNN để tham mƣu cho Lãnh đạo đơn vị trong việc chi tiêu ngân sách của đơn vị và hạch toán kế toán. Trƣờng hợp có vƣớng mắc phải làm việc với cán bộ chuyên quản Phòng Tài chính và cán bộ kiểm soát thanh toán của KBNN để đƣợc hƣớng dẫn, xử lý, đảm bảo chi tiêu đúng chế độ, tiết kiệm, hiệu quả, hạch toán đúng quy định.
4.2.2.2. Tăng cường tự kiểm soát chi trong các đơn vị tự chủ tài chính, tự chịu trách nhiệm về biên chế và kinh phí quản lý hành chính
Đổi mới cơ chế quản lý tài chính thực chất là thực hiện trao quyền tự chủ tài chính và tự chịu trách nhiệm cho cơ quan quản lý hành chính và đơn vị sự nghiệp có thu nhằm mục đích tạo điều kiện cho các đơn vị chủ động sắp xếp lại lao động, tổ chức công việc nâng cao hiệu suất làm việc và tăng thu nhập cho CBCC, đồng thời tăng cƣờng trách nhiệm quản lý tài chính cho thủ trƣởng cơ quan đơn vị.
Khi áp dụng cơ chế khoán chi cho các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thì nhiệm vụ kiểm soát chi tiêu thuộc trách nhiệm của chính đơn vị vì nó gắn với lợi ích kinh tế của đơn vị đó. Tức là, chuyển từ kiểm soát sự tuân thủ sang tự chịu trách
nhiệm về kết quả sẽ góp phần giúp đơn vị quản lý tốt hơn nguồn lực của mình. Thiết lập cơ chế kiểm soát chi theo công việc thực hiện kết hợp xem xét kết quả đầu ra. Sự rõ ràng về công việc thực hiện là giá trị quan trọng nhất cho đơn vị dự toán thuộc quận hoạt động có hiệu quả hơn. Để công tác kiểm soát chi đƣợc liên tục và có hiệu quả tại các đơn vị thực hiện khoán chi và giao quyền tự chủ tài chính thì cần phải tổ chức tốt các công việc sau:
- Xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ một cách chặt chẽ, đảm bảo hoàn thành công việc đƣợc giao theo đúng các quy định chung:
+ Các đơn vị khoán chi phải xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị. Quy chế này phải đƣợc thông qua Hội nghị CBCC để quyết định định mức chi tiêu của đơn vị. Xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ sẽ minh bạch hóa việc chi tiêu và là cơ sở để KBNN quận tiến hành kiểm soát chi nhằm tránh tình trạng các đơn vị nhận khoán chi sẽ chi tiêu vô tội vạ, bỏ qua các định mức của Nhà nƣớc. Có nhƣ vậy công tác quản lý, kiểm soát chi NSNN mới mang lại hiệu quả cao.
+ Trong quy chế chi tiêu nội bộ phải xác định rõ từng nội dung chi đối với từng đơn vị dự toán trực thuộc trên cơ sở phân cấp chức năng, nhiệm vụ và phân cấp quản lý tài chính tại đơn vị. Đối với các nội dung không thuộc diện bắt buộc theo đúng quy định của Nhà nƣớc thì thủ trƣởng đơn vị căn cứ vào chức năng đƣợc giao để xác định mức tăng, giảm hợp lý.
- Trong quá trình thực hiện đề án khoán chi cần phải tăng cƣờng kiểm tra, giám sát để khắc khục tình trạng “vận dụng tùy tiện” có lợi cục bộ cho tổ chức, cá nhân mà có hại cho Nhà nƣớc, chẳng hạn các khoản chi “khó phát hiện”, nhằm ngăn chặn tình trạng các đơn vị nhận khoán sẽ hạn chế những khoản chi này trong năm để tăng thu nhập cho cán bộ nhân viên của đơn vị, làm cho xuống cấp tài sản, phƣơng tiện làm việc, làm ảnh hƣởng trực tiếp những công việc của năm sau.
Đẩy mạnh công tác tự kiểm tra, kiểm soát tại đơn vị trƣớc hết cần phải tăng cƣờng năng lực, quyền hạn và trách nhiệm cho Ban Thanh tra nhân dân. Hằng năm, Ban TTND của đơn vị phải tiến hành kiểm tra việc sử dụng ngân sách tại đơn vị mình và báo cáo kết quả kiểm tra trong Hội nghị CBCC hằng năm. Đối với cấp ngân sách phƣờng, Ban TTND phƣờng tiến hành giám sát, kiểm tra việc quản lý,
điều hành, sử dụng NSNN và kiến nghị với Chủ tịch UBND phƣờng.
Cần phát huy quy chế dân chủ ở cơ sở nhằm tạo điều kiện cho CBCC tại các đơn vị, trực tiếp tham gia giám sát việc quản lý ngân sách. Các đơn vị dự toán phải thực hiện công khai tài chính, ngay từ khâu dự toán, chấp hành dự toán và quyết toán chi ngân sách để CBCC, nhân viên thực hiện giám sát chi. Việc công khai phải đảm bảo “minh bạch” sao cho mọi ngƣời đều có thể hiểu đƣợc và giám sát đƣợc. Đồng thời thông qua phƣơng tiện thông tin đại chúng thƣờng xuyên công bố các hành vi vi phạm pháp luật, phát huy tính giám sát của dƣ luận.