5. Kết cấu của đề tài
2.2.4Thực trạng quản lý và sử dụng chi phí
Nói đến quản lý tài chính doanh nghiệp ta không thể bỏ qua công tác quản lý chi phí sản xuất kinh doanh, bao gồm 5 khoản mục chi phí chủ yếu: chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Dựa vào sổ cân đối số phát sinh giai đoạn 2009-2011, ta lập được bảng sau:
Bảng 13: Bảng phân tích chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty giai đoạn 2009-2011
Đơn vị: triệu đồng Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Chênh lệch 2010/2009 Chênh lệch 2011/2010 Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ lệ Tỷ trọng Số tiền Tỷ lệ Tỷ trọng 1. Chi phí nguyên vật liệu 1.321.987 79,48 1.805.43 6 79,80 2.069.389 78,64 483.449 36,57 0,32 263.953 14,62 -1,17 2. Chi phí nhân công 46.437 2,79 59.321 2,62 65.807 2,50 12.884 27,75 -0,17 6.486 10,93 -0,12
3. Chi phí sản xuất chung 103.299 6,21 114.909 5,08 143.285 5,44 11.610 11,24 -1,13 28.376 24,69 0,37 4. Chi phí bán hàng 145.660 8,76 195.807 8,65 257.290 9,78 50.147 34,43 -0,10 61.483 31,40 1,12 5. Chi phí quản lý doanh nghiệp 45.838 2,76 86.935 3,84 95.841 3,64 41.097 89,66 1,09 8.906 10,24 -0,20 TỔNG CHI PHÍ 1.663.22 1 100,0 0 2.262.40 8 100,0 0 2.631.61 2 100,0 0 599.18 7 36,0 3 0,00 369.20 4 16,3 2 0,00
Bảng phân tích chi phí sản xuất kinh doanh đã đưa ra cái nhìn tổng quan nhất về tình hình chi phí kinh doanh của Công ty trong giai đoạn 2009-2011. Có thể nhận thấy tổng chi phí không ngừng tăng lên với tỷ lệ cao. Cụ thể, năm 2010 tăng gần 600 tỷ tương ứng với tỷ lệ tăng hơn 36% so với năm 2009, năm 2011 so với 2010 tăng gần 370 tỷ với tỷ lệ tăng 16,32%. Như vậy trong giai đoạn này tổng chi phí của Công ty tăng cao cả về số tuyệt đối và số tương đối, điều này là do Công ty đã thực hiện giảm giá hàng bán, tăng chiết khấu phân phối hàng nhằm khuyến khích người tiêu dùng, tăng quy mô sản xuất để thúc đẩy việc tiêu thụ sản phẩm, vì thế dẫn đến việc tăng các chi phí đầu vào và các khoản mục chi phí chủ yếu cũng tăng lên. Do các khoản mục chi phí đều tăng, quy mô sản xuất mở rộng, việc quản lý tốt, sử dụng hiệu quả chi phí tránh thất thoát lãng phí là rất quan trọng, nếu làm không tốt cũng dẫn đến tăng tổng chi phí. Là một doanh nghiệp sản xuất lớn, các khoản mục chi phí chủ yếu chiếm tỷ trọng rất cao vì thế việc quản lý chi phí gặp nhiều khó khăn và khó tránh khỏi những sai lầm. Để hiểu rõ hơn tình tình, ta sẽ đi phân tích cụ thể tình hình biến động của một số khoản mục chi phí chủ yếu từ đó có những nhận xét chính xác về hiệu quả quản lý chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty:
Chi phí nguyên vật liệu là khoản mục chi phí sản xuất chủ yếu luôn chiếm tỷ lệ lớn nhất trong tổng chi phí cấu thành nên sản phẩm. Thực tế tại Công ty, chi phí nguyên vật liệu xuất dùng cho các phân xưởng đều được tập hợp trực tiếp cho các đơn đặt hàng hoặc sản phẩm, do đó công tác quản lý giảm nhẹ hơn, góp phần quản lý chi phí đạt hiệu quả. Trong cả giai đoạn nghiên cứu, chi phí này luôn giữ ở mức từ 78-80% với số tiền tuyệt đối qua từng năm: năm 2009, gần 1.322 tỷ; năm 2010, hơn 1.805 tỷ; năm 2011, gần 2.070 tỷ. Nhìn chung chi phí này không ngừng tăng lên là do Công ty đang mở rộng quy mô sản xuất nên nhu cầu nguyên vật liệu cũng cần tăng cao để đáp ứng yêu cầu sản xuất, mặt khác do đây là yếu tố chịu ảnh hưởng lớn của sự biến động giá cả trên thị trường mà trong giai đoạn 2009-2011 là thời kỳ hậu khủng hoảng kinh tế nên giá cả nguyên vật liệu không ngừng biến động làm cho chi phí nguyên vật liệu tăng.
Nhưng nhìn chung biến động của chi phí nguyên vật liệu ở mức bằng và thấp hơn so với biến động tổng phí, chứng tỏ trong quá trình sản xuất kinh doanh Công ty đã tiết kiệm được loại chi phí này.
Chi phí nhân công bao gồm tiền lương và các khoản phụ cấp theo lương. Tại Công ty, căn cứ để tính lương của công nhân viên là theo “bảng chấm công”, “bảng ghi công”, phiếu giao nhận sản phẩm, phiếu làm thêm giờ..., cuối tháng, căn cứ vào đó, lập “bảng tổng hợp thanh toán lương” và các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên toàn Công ty. Chỉ chiếm một lượng tỷ lệ thấp trên toàn tổng phí của doanh nghiệp (<3%) nhưng đây cũng là một khoản mục có ảnh hưởng không nhỏ đến tổng phí của Công ty. Qua bảng phân tích ta thấy, mặc dù về giá trị tuyệt đối chi phí nhân công có tăng trong cả 3 năm nghiên cứu nhưng tỷ trọng trên tổng phí lại có xu hướng giảm cho thấy Công ty đã tiết kiệm được chi phí này. Về tình hình biến động chi phí nhân công, tiền lương của công nhân tăng lên thông qua tổng quỹ lượng của Công ty tăng lên, thu nhập bình quân đầu người tăng, đời sống của cán bộ công nhân viên được cải thiện. Qua tìm hiểu thực tế, Công ty luôn có kế hoạch trả lương và thực hiện trả lương cho công nhân theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước. Hiện tại, người lao động được trả theo lương giai khoán từng công việc, sản phẩm với chi phí xác định từ trước. Trên cơ sở đó, quản đốc phân xưởng sẽ quyết định lương cho công nhân theo bậc thợ và chất lượng sản phẩm cũng như phần trăm công việc hoàn thành. Như vậy có thể nói, việc quản lý yếu tố chi phí nhân công của Công ty là tương đối tốt, đẩy mạnh được năng suất lao động nhằm giảm yếu tố chi phí nhân công trên mỗi sản phẩm.
Chi phí sản xuất chung bao gồm nhiều khoản chi phí như: chi phí nhân viên phân xưởng, chi phí vật liệu, chi phí dụng cụ sản xuất, chi phí khấu hao tài sản, chi phí dịch vụ mua ngoài,... Qua bảng phân tích ta thấy tỷ trọng chi phí sản xuất chung trên tổng chi phí có xu hướng giảm mặc dù lượng giá trị tuyệt đối tăng. Điều này chỉ ra, việc quản lý và sử dụng chi phí sản xuất chung là tương đối tốt giúp tiết kiệm chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Về tình hình 81
biến động qua các năm, chi phí sản xuất chung có biến động tăng do Công ty mở rộng nên các nhu cầu tại phân xưởng đều tăng, cụ thể: năm 2010 tăng 11.610 triệu đồng so với 2009, năm 2011 tăng so với 2010 là 28.376 triệu đồng ứng với tỷ lệ tăng 24,69%. Qua tình hình thực tế, chi phí sản xuất chung tăng với các khoản mục tăng cụ thể như: chi phí dịch vụ mua ngoài tăng (gồm: nhu cầu về điện, nước trong các phân xưởng...), chi phí khấu hao máy móc tăng do tăng thời gian hoạt đông, chi phí nhân viên phân xưởng tăng do tiền lương nhân viên tăng...
Trong Công ty, chi phí bán hàng là một chi phí quan trọng phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh và quá trình tiêu thụ sản phẩm. Là một Công ty sản xuất với quy mô lớn, Công ty có một cửa hàng giới thiệu sản phẩm và bán hàng ngay tại Công ty giúp sản phẩm được tiếp cận nhanh với thị trường, giảm được chi phí vận chuyển, góp phần thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm. Trong giai đoan 2009-2011, với kế hoạch thúc đẩy tiêu thị sản phẩm, chi phí bán hàng của Công ty là khá cao so với mức tỷ trọng thông thường của khoản mục chi phí này so với tổng chi phí sản xuất kinh doanh và không ngừng tăng lên. Về sự biến động: năm 2009 chi phí này chiếm gần 146 tỷ đồng, năm 2010 tăng lên chạm ngưỡng gần 196 tỷ và ở mức cao nhất là năm 2011 với số tuyệt đối lên đến hơn 257 tỷ đồng. Qua phân tích thực tế, trong giai đoạn này, chi phí bán hàng của Công ty tăng cao ở mọi khoản đặc biệt là chi phí vận chuyển do khối lượng hàng tiêu thụ tăng cao mà đặc điểm sản phẩm lại là ống nhựa, với nhiều chủng loại to và dài nên việc vận chuyển hàng hóa tiêu thụ tốn nhiều chi phí với mức chi phí cao.
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí cho việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan đến hoạt động của cả doanh nghiệp như: chi phí tiếp khách, các loại thuế, công tác phí... Đây cũng là một khoản chi phí tương đối lớn mà Công ty phải chi trả trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Từ bảng phân tích cho thấy nhìn chung sự biến động của loại chi phí này là biến động tăng với mức tăng đáng kể về số tuyệt đối: năm 2010 tăng hơn 41 tỷ so với 2009 ứng với tốc độ tăng gần 90%, năm 2011 tăng 10,24%
so với năm 2010 với số tuyệt đối là gần 9 tỷ. Bắt đầu từ ngay từ năm 2009 chiến lược kinh doanh của Công ty là đẩy mạnh tiêu thị sản phẩm đã có những hiệu ứng tốt, Công ty đã ký kết được nhiều hợp đồng hơn làm tăng khoản mục chi phí tiếp khách, bên cạnh đó việc mở rộng sản xuất cũng làm tăng nhu cầu khác như: điện nước, tăng tiền lương của nhân viên quản lý, chi phí khấu hao máy mọc dùng cho nhu cầu quản lý...