6. Kết cấu luận văn
1.2.2. Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kể toán là khâu quan trọng trong tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp. Khi tổ chức BMKT, cần phải thực hiện tốt các nội dung sau:
- Căn cứ vào đặc điểm, yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp để vận dụng
hình thức công tác kế toán cho phù hợp.
- Căn cứ vào biên chế BMKT hiện có để tổ chức, phân chia ra các bộ
phận kế toán trong doanh nghiệp ( kể cả các đơn vị cấp trên lẫn các đơn vị trực thuộc) một cách hợp lý.
- Quy định, phân công nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn cụ thể cho
từng bộ phận kế toán, từng cán bộ nhân viên kế toán cũng như mối quan hệ giữa các bộ phận này nhằm thực hiện tốt các nội dung kế toán, thực hiện tốt vai trò của kế toán trong công tác quản lý.
Việc tổ chức hoạt động BMKT trong doanh nghiệp sẽ dựa vào những tiêu chí:
- Lĩnh vực hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Quy mô hoạt động của đơn vị cũng như bộ phận kế toán. - Mức độ phân cấp tài chính nội bộ, quản lý kinh tế.
- Trình độ trang thiết bị, áp dụng công nghệ thông tin.
- Trình độ nghiệp vụ chuyên môn trong công tác kế toán của đội ngũ
kế toán viên.
Có nhiều hình thức tổ chức công tác kế toán khác nhau. Trong thực tế doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng một trong các hình thức đó là:
- Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung.
Hình thức này thường được áp dụng ở các đơn vị có quy mô vừa và nhỏ, phạm vi sản xuất kinh doanh tương đối tập trung trên một địa bàn nhất định, tập trung và có khả năng đảm bảo việc luân chuyển chứng từ các bộ phận sản xuất kinh doanh nhanh chóng, kịp thời. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung là một bộ máy kế toán chỉ có một cấp. Nghĩa là toàn bộ doanh nghiệp (đơn vị hạch toán cơ sở) chỉ tổ chức 1 phòng kế toán ở đơn vị chính, còn các đơn vị phụ thuộc đều không có tổ chức kế toán riêng.
Theo hình thức này chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm, tất cả các công việc kế toán như phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ ban đầu, định khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp chi tiết, tính giá thành, lập báo cáo, thông tin kinh tế đều được thực hiện tập trung ở phòng kế toán của đơn vị. Các bộ phận trực thuộc chỉ tổ chức ghi chép ban đầu và một số ghi chép trung gian cần thiết phục vụ cho sự chỉ đạo của người phụ trách đơn vị trực thuộc và đơn vị.
Hình thức này có ưu điểm là bảo đảm sự tập trung, thống nhất và chặt chẽ trong việc chỉ đạo công tác kế toán giúp đơn vị kiểm tra, chỉ đạo sản xuất kịp thời, tất cả các công việc kế toán tập trung chủ yếu ở văn phòng trung tâm nên tránh đựơc tình trạng báo cáo sai lệch về tình hình sản xuất, kinh doanh của đơn vị. Chuyên môn hoá cán bộ, giảm nhẹ biên chế, tạo điều kiện cho việc ứng dụng các phương tiện tính toán hiện đại có hiệu quả.
Nhưng có nhược điểm là khối lượng công tác kế toán ở phòng kế toán trung tâm nhiều và cồng kềnh, không cung cấp kịp thời các số liệu cần thiết cho các đơn vị trực thuộc trong nội bộ đơn vị nếu địa bàn hoạt động rộng.
Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy kế toán tập trung
KẾ TOÁN Kế toán TSCĐ và vật tư Kế toán Tiền lương và các khoản trích theo lương Kế toán nguồn vốn và các quỹ Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán Kế toán chi phí và tính giá thành Kế toán Tổng hợp và kiểm tra
Các nhân viên hạch toán ban đầu ở các đơn vị phụ thuộc
(Nguồn: Giáo trình tổ chức công tác kế toán tài chính- Học viện tài chính)
- Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán.
Đối với những đơn vị có quy mô sản xuất kinh doanh lớn có nhiều cơ sở sản xuất kinh doanh, địa bàn hoạt động rộng, phân tán khắp nơi, trong trường hợp này, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công việc sản xuất kinh doanh ở cơ sở, mặt khác đảm bảo việc cập nhật sổ sách kế toán trong toàn đơn vị, sự cần thiết khách quan là tại các đơn vị phụ thuộc hình thành tổ chức kế toán hay nói cách khác người lãnh đạo đơn vị phải phân cấp việc hạch toán kế toán cho các đơn vị sản xuất kinh doanh phụ thuộc.
Với mô hình này công tác kế toán được phân bổ chủ yếu cho các đơn vị cấp dưới, còn lại công việc kế toán thực hiện ở cấp trên phàn lớn là tổng hợp
và lập báo cáo kế toán chung toán doanh nghiệp. Tức là chứng từ kế toán phát sinh tại cơ sở nào, cơ sở đó tự thanh toán và hạch toán không phải gửi chứng từ về phòng kế toán trung tâm như những đơn vị chưa được phân cấp hạch toán kế toán.
Quan hệ giữa phòng kế toán cấp trên với bộ phận kế toán ở đơn vị sản xuất kinh doanh phụ thuộc là quan hệ chỉ đạo nghiệp vụ và tiếp nhận thông tin thông qua chế độ báo cáo kế toán do đơn vị quy định.
Trong mô hình này, toàn bộ công việc kế toán, tài chính, thống kê trong toàn bộ doanh nghiệp được phân công, phân cấp như sau:
Ở phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ: Thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vị chính và lập báo cáo kế toán phần hành công việc thực hiện. Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của doanh nghiệp và hướng dẫn, thực hiện công tác thống kê các chỉ tiêu cần thiết. Hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ở đơn vị phụ thuộc. Thu nhận, kiểm tra báo cáo kế toán ở các đơn vị phụ thuộc gửi lên để tổng hợp lập báo cáo kế toán toàn doanh nghiệp.
Ở các đơn vị phụ thuộc có nhiệm vụ : Tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở đơn vị phụ thuộc để định kỳ lập báo cáo kế toán gửi về phòng kế toán trung tâm. Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của đơn vị. Thống kê các chỉ tiêu cần thiết trong phạm vi đơn vị thực hiện.
Hình thức này có ưu điểm việc hạch toán sẽ gắn với cơ sở sản xuất kinh doanh, nơi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế. Tạo điều kiện cho các đơn vị phụ thuộc nắm được tình hình sản xuất kinh doanh một cách chính xác, kịp thời.
Nhược điểm là vì phân cấp nhiều nên số lượng nhân viên lớn, BMKT sẽ cồng kềnh. Việc tổng hợp số liệu tại phòng kế toán trung tâm sẽ bị chậm trễ vì phải phụ thuộc vào các đơn vị kế toán cấp dưới khiến không cung cấp thông tin kịp thời về tình hình kinh doanh của đơn vị.
Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy kế toán phân tán Bộ phận kế toán văn phòng trung tâm Kế toán đơn vị phụ thuộc A KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán tổng hợp Kế toán đơn vị phụ thuộc B
(Nguồn: Giáo trình tổ chức công tác kế toán tài chính- Học viện tài chính)
- Hình thức tổ chức công tác kế toán hỗn hợp (vừa tập trung, vừa phân tán).
Hình thức tổ chức BMKT vừa tập trung vừa phân tán là sự kết hợp đặc trưng của cả mô hình kế toán tập trung và cả mô hình kế toán phân tán, được áp dụng ở một số tổ chức kinh doanh tồn tại cả những điều kiện của mô hình phân tán và mô hình tập trung.
Đối với doanh nghiệp có quy mô lớn, địa bàn hoạt động rộng, có nhiều đơn vị phụ thuộc mà mức độ phân cấp quản lý kinh tế tài sản nội bộ doanh nghiệp khác nhau thì có thể tổ chức công tác kế toán theo mô hình hỗn hợp: vừa tập trung vừa phân tán. Đơn vị phục thuộc có quy mô lớn, ở xa so với doanh nghiệp tổng thì cần thiết phải tổ chức BMKT riêng để phục vụ cho công tác quản lý, hạch toán kinh doanh. Còn với các đơn vị phụ thuộc quy mô nhỏ thì không cần phải tổ chức BMKT riêng.
Toàn bộ công việc kế toán ở doanh nghiệp trong trường hợp này được phân công, phân cấp như sau:
Ở phòng kế toán trung tâm: Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của doanh nghiệp. Phòng kế toán trung tâm thực hiện kế toán các nghiệp vụ kinh tế liên quan toàn doanh nghiệp và các bộ phận khác không tổ chức kế toán. Hướng dẫn, kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị phụ thuộc có tổ chức kế toán riêng. Thu nhận, kiểm tra báo cáo kế toán của các đơn vị phụ thuộc gửi lên và của phần hành công việc ở đơn vị chính để lập báo cáo kế toán tổng hợp của doanh nghiệp.
Ở các đơn vị phụ thuộc có tổ chức kế toán riêng : Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính ở đơn vị. Tổ chức thực hiện toàn bộ công việc kế toán trong đơn vị và định kỳ lập báo cáo kế toán gửi về phòng kế toán trung tâm.
Ở các đơn vị phụ thuộc không có tổ chức kế toán riêng: Các nhân viên kế toán ở các bộ phận có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chứng từ kế toán về phòng kế toán trung tâm. Thực hiện từng phần hành công việc kế toán cụ thể được kế toán trưởng phân công và định kỳ gửi chứng từ kế toán và báo cáo sơ bộ về các phần hành công việc kế toán được giao về phòng kế toán trung tâm để kiểm tra và ghi sổ kế toán.
Sơ đồ 1.3: Tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung, vừa phân tán KẾ TOÁN TRƯỞNG Bộ phận kế toán Văn phòng trung tâm và kế toán từ các đơn vị phụ thuộc không có tổ chức kế toán riêng Kế toán tổng hợp Kế toán vốn bằng tiền, Thanh toán Bộ phận tổng hợp, kiểm tra Kế toán các đơn vị phụ thuộc có tổ chức kế toán riêng
Nhân viên hạch toán các đơn vị phụ thuộc không có tổ chức kế
toán riêng
(Nguồn: Giáo trình tổ chức công tác kế toán tài chính- Học viện tài chính)