6. Kết cấu luận văn
2.2.4. Tổ chức thực hiện chế độ sổ kế toán
Hình thức kế toán công ty áp dụng là trên máy vi tính (hệ thống sổ sách theo hình thức chứng từ ghi sổ), sử dụng phần mềm MISA kết hợp các bảng biểu thiết kế trên excel.
tài chính kế toán và phân thành các nội dung khác nhau để theo dõi và hạch toán. Hệ thống sổ kế toán của công ty được thiết kế tương đối hoàn thiện và rõ ràng trên giao diện của phần mềm MISA theo hình thức chứng từ ghi sổ bao gồm sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ, sổ cái các tài khoản, sổ chi tiết các tài khoản, bảng cân đối tài khoản. Sổ kế toán chi tiết được mở cho hầu hết tất cả các tài khoản theo danh mục của công ty( ví dụ như SCT tiền mặt, SCT tiền gửi ngân hàng, SCT công nợ phải thu, SCT công nợ phải trả, SCT vật tư hàng hóa,…). Bên cạnh đó, phần mềm kế toán misa còn tích hợp trực tiếp phần mềm hóa đơn điện tử, ngân hàng điện tử, kết nối tổng cục thuế giúp doanh nhiệp tiết kiệm thời gian, chi phí.
Hằng năm, công ty tiến hành bảo trì dữ liệu và nâng cấp lại phần mềm để có những điều chỉnh phù hợp với sự thay đổi của các quy định về kế toán cũng như hoạt động thực tế của công ty.
Quy trình ghi chép vào sổ kế toán:
Hàng ngày, kế toán phần hành căn cứ vào chứng từ kế toán gốc ban đầu hợp pháp, hợp lệ như hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,...để nhập chứng từ vào phần mềm. Kế toán sẽ lập chứng từ ghi sổ . Phần mềm kế toán sẽ tổng hợp, phân loại, hệ thống hóa các thông tin đầu vào theo các chương trình đã cài đặt sẵn và sẽ được tự động cập nhật vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái các tài khoản và các sổ chi tiết các tài khoản có liên quan. Kế toán sẽ kiểm tra một lần nữa các thông tin kế toán vừa nhập liệu đã được cập nhật đầy đủ hay chưa.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp thực hiện kiểm tra để đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được hạch toán hợp lệ, đúng kỳ, đầy đủ. Việc đối chiếu số liệu giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác theo thông tin kế toán đã nhập trong kỳ. Kế toán tổng hợp tiến hành bước kết chuyển các tài khoản doanh thu, chi phí để xác định kết quả kinh doanh trong
tháng. Các bút toán kết chuyển được thực hiện tự động trên phần mềm. Cuối năm thực hiện khóa sổ để lập báo cáo tài chính. Tính tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái để lập bảng cân đối tài khoản. Sau khi đối chiếu khớp số dư trên sổ cái và sổ kế toán chi tiết, số liệu sẽ được dùng để lập báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết. Trên phần mềm kế toán đã thiết kế sẵn các loại sổ cũng như báo cáo để phục vụ công tác kế toán. Cuối năm sổ kế toán được in ra giấy, phải có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan, đóng thành quyển và thực hiện lưu trữ, bảo quản theo quy định. Ngoài ra, các dữ liệu kế toán trên phần mềm cũng được sao lưu và bảo mật.
Sơ đồ 2.4 : Trình tự ghi sổ kế toán bán hàng tại công ty TNHH dệt may Châu Giang
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối tài khoản Hóa đơn GTGT,
phiếu xuất kho, phiếu thu
Sổ chi tiết
TK 511, TK 632, TK 156, TK111, TK 131
( Nguồn: Công ty TNHH dệt may Châu Giang ) Phụ lục 07: Một số mẫu sổ kế toán tại công ty TNHH dệt may Châu Giang
Mọi thông tin kế toán đều được ghi nhận và xử lý bằng phần mềm kế toán từ việc vào sổ kế toán đến lập các báo cáo quản trị và báo cáo tài chính nên công việc diễn ra rất nhanh chóng, thuận tiện, độ chính xác cao, tiết kiệm được thời gian, chi phí cũng như nhân lực.