6. Kết cấu luận văn
2.2.2. Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ kế toán
Công ty áp dụng chế độ kế toán việt nam và các quy định cụ thể áp dụng dựa vào thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Căn cứ vào chế độ chứng từ đã được ban hành theo quyết định của Bộ
tài chính, công ty đã nghiên cứu đặc điểm hoạt động kinh doanh, đặc điểm về đối tượng kế toán cũng như nhu cầu thu nhận, xử lý thông tin để xây dựng và vận dụng chứng từ cho phù hợp với đặc điểm hoạt động, cơ cấu bộ máy kế toán và yêu cầu quản lý từ chủ doanh nghiệp đồng thời đảm bảo tính pháp lý theo quy định của nhà nước.
2.2.2.1. Hệ thống chứng từ được sử dụng trong công ty
Danh mục chứng từ kế toán được thể hiện qua một bảng liệt kê bao gồm tên, số hiệu và tính chất của chứng từ. Công ty đã xây dựng được danh mục chứng từ kế toán đầy đủ phù hợp quy định hiện hành và chu trình kinh doanh của công ty. Trong đó công ty có sử dụng 2 hệ thống chứng từ kế toán là: Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn.
- Chứng từ kế toán liên quan đến bán hàng:
Hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu giao hàng, biên bản bàn giao hàng hóa, bảng báo giá, hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế,...
- Chứng từ liên quan đến mua hàng:
Giấy đề nghị mua hàng hóa, chứng từ mua hàng hóa, hóa đơn giá trị gia tăng,... - Chứng từ liên quan đến lao động, tiền lương:
Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng, bảng thanh toán tiền phụ cấp trách nhiệm, hợp đồng lao động, bảng tính bảo hiểm, bảng kê trích nộp các khoản theo lương, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội.
- Chứng từ kế toán liên quan đến tiền tệ:
Phiếu thu, phiếu chi, Giấy đề nghị thanh toán, bảng kiểm kê quỹ, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, giấy nhận nợ, giấy báo có, giấy báo nợ,..
- Chứng từ kế toán liên quan đến kho, hàng tồn kho:
Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, biên bản kiểm kê hàng hóa, biên bản bàn giao hàng hóa, phiếu tồn kho cuối kỳ.
biên bản thanh lý TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.
Bảng 2.2: Danh mục chứng từ kế toán sử dụng tại Công ty
STT TÊN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
I, Hàng tồn kho
1 Phiếu nhập kho
2 Phiếu xuất kho
3 Giấy đề nghị mua hàng
4 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ
5 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ , sản phẩm, hàng hóa
6 Bảng kê mua hàng
II, Bán hàng
1 Hóa đơn GTGT
2 Biên bản bàn giao hàng hóa
3 Giấy nhận nợ
III, Tiền tệ
1 Phiếu thu
2 Phiếu chi
3 Giấy đề nghị tạm ứng
4 Giấy thanh toán tiền tạm ứng
5 Giấy đề nghị thanh toán
6 Biên lai thu tiền
7 Bảng kiểm kê quỹ( dùng cho VNĐ)
IV. Tiền lương
1 Bảng chấm công
2 Bảng thanh toán tiền lương
3 Bảng thanh toán tiền phụ cấp trách nhiệm
4 Bảng thanh toán tiền thưởng
5 Bảng thanh toán tiền thưởng
6 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
V. Tài sản cố định
1 Biên bản giao nhận TSCĐ
2 Biên bản thanh lý TSCĐ
3 Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành
4 Biên bản đánh giá lại TSCĐ
5 Biên bản kiểm kê TSCĐ
6 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
2.2.2.2. Tổ chức luân chuyển chứng từ trong công ty
Chứng từ của công ty được luân chuyển theo một quy trình chung như sau:
Sơ đồ 2.3: Quy trình luân chuyển chứng từ tại công ty TNHH dệt may Châu Giang
Lập và tiếp nhận chứng từ
Phê duyệt chứng từ
Phân loại, bảo quản và lưu trữ
chứng từ
( Nguồn: Công ty TNHH dệt may Châu Giang )
Bước 1: Lập và tiếp nhận chứng từ
Khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán phần hành sẽ xác định loại chứng từ phù hợp để phản ánh nội dung của nghiệp vụ. Hầu hết các chứng từ tại công ty đều lập trên phần mềm kế toán (công ty sử dụng phần mềm kế toán misa). Kế toán phụ trách phần hành sẽ kiểm tra về nội dung và các chỉ tiêu trên chứng từ đã hợp pháp, hợp lệ chưa.
Trước khi chuyển sang kế toán trưởng để xét duyệt thì các cá nhân và bộ phận có liên quan cần ký xác nhận nội dung của chứng từ.
Bước 2: Kế toán trưởng sẽ phê duyệt lại chứng từ kế toán phần hành đã lập. Sau khi được ký duyệt đầy đủ, các bộ phận sẽ thực hiện theo chứng từ kế toán đã duyệt.
Bước 3: Ghi sổ kế toán
- Kế toán phần hành sẽ ghi sổ kế toán chi tiết.
- Kế toán tổng hợp sẽ ghi sổ kế toán tổng hợp.
Việc ghi sổ kế toán được tiến hành trên phần mềm kế toán trên máy tính Nghiệp vụ kinh tế
với các mẫu chứng từ được mã hóa sẵn. Mỗi kế toán đều đảm nhận các phần hành cụ thể trên phần mềm theo phân công. Các máy tính của công ty đều được kết nối mạng với nhau khi sử dụng MISA do đó số liệu kế toán dễ dàng được cập nhật kịp thời giữa các bộ phận, thuận tiện trong việc kiểm tra đối chiếu và các công việc khác khi cần thiết.
Công ty cũng tiến hành phân quyền truy cập và sử dụng các phần hành cho từng kế toán viên trên hệ thông phần mềm kế toán MISA. Phân quyền truy cập cho phép chỉ định ai được quyền truy cập, ai được quyền sử dụng chức năng nào nhằm phân rõ chức năng, nhiệm vụ cũng như xác định quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân. Mỗi kế toán sẽ có một tài khoản đăng nhập riêng, các kế toán viên khác có thể truy cấp để tra cứu thông tin của phần hành liên quan nhưng không có quyền điều chỉnh hay xóa thông tin của kế toán phụ trách phần hành đó.
Bước 4: Phân loại, sắp xếp chứng từ
Các chứng từ kế toán của công ty được in từ phần mềm kế toán và phân loại (ví dụ: phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn GTGT,…) từng loại theo tháng phát sinh.
Bước 5: Bảo quản và lưu trữ chứng từ
Việc lưu trữ chứng từ kế toán được thực hiện theo Luật kế toán số 88/2015/QH13. Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán.
Trên đây là quy trình luân chuyển chứng từ chung của công ty tuy nhiên trong từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh cụ thể có một số sự thay đổi để đảm bảo công việc được diễn ra thuận lợi, đáp ứng tính liên tục và đồng bộ trong quá trình vận hành của công ty.
Tổ chức luân chuyển chứng từ một số nghiệp vụ chủ yếu của công ty - Nghiệp vụ bán hàng:
Khi có khách hàng có nhu cầu, kế toán sẽ chịu trách nhiệm giới thiệu, tư vấn và báo giá về sản phẩm, khách hàng đồng ý. Hoặc đến thời hạn hợp đồng giao hàng cho khách hàng đã kí hợp đồng. Kế toán sẽ lập chứng từ bán hàng trên phần mềm đồng thời xuất phiếu xuất kho, phiếu thu và hóa đơn. Thủ kho có trách nhiệm dựa vào phiếu xuất kho để xuất hàng giao cho khách. Kế toán bán hàng sẽ thu tiền ngay, hoặc theo thỏa thuận hợp đồng, cuối ngày nộp chứng từ cùng tiền cho thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ khớp tiền mặt vs tiền trên chứng từ và tiền bán hàng trên phần mềm trong ngày.
Với đối tượng khách hàng chủ yếu của công ty là các công ty, cơ quan, công ty luôn tiến hành ký hợp đồng cung cấp hàng hóa. Khi giao hàng, kế toán lập chứng từ bán hàng trên phần mềm, đồng thời lập phiếu xuất kho , biên bản bàn giao hàng hóa. Thủ kho dựa vào chứng từ để xuất kho hàng giao cho khách. Những hợp có giá trị lớn đều được kế toán trưởng kiểm soát chặt chẽ từng khâu. Khi khách hàng đồng ý sẽ ký vào biên bản nghiệm thu hàng hóa. Khi tiến hành thanh toán, công ty có trách nhiệm xuất đầy đủ hóa đơn cho khách hàng.
- Nghiệp vụ mua hàng:
Thủ kho có nhiệm vụ kiểm soát số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu, phụ liệu, công cụ dụng cụ trong kho. Nhận thấy những mặt hàng còn số lượng ít sẽ lập phiếu đề nghị mua hàng. Phiếu đề nghị mua hàng sẽ được kế toán thanh toán chuyển qua kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt. Sau khi chứng từ được phê duyệt, kế toán thanh toán sẽ tiến hành liên hệ với nhà cung cấp để mua hàng.
Nhận xét: Công tác kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ được thực hiện kịp thời và chặt chẽ ngay từ khi kế toán phần hành lập chứng từ đảm bảo chứng từ gốc được phản ánh đầy đủ và chính xác. Hệ thống chứng từ đã được công ty xây dựng hoàn chỉnh, linh hoạt, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh cũng như cơ cấu bộ máy kế toán. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện, một số
bước trong quy trình luân chuyển chứng từ đã bị bỏ qua nhằm mục đích cho công việc được thực hiện một cách nhanh chóng và thuận lợi. Tại công ty, kế toán đảm nhận nhiều phần hành có thể dễ gây nhầm lẫn hoặc dễ xảy ra gian lận.
Phụ lục 06: Một số mẫu chứng từ kế toán tại công ty TNHH dệt may Châu Giang