6. Kết cấu luận văn
1.2.3. Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán
Ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức công tác kế toán thực chất là việc áp dụng phần mềm kế toán trên máy tính vào tổ chức công tác kế toán. Phầm mềm kế toán là toàn bộ chương trình dùng để xử lý các công việc kế toán một cách tự động, từ khâu vận dụng hệ thống vào chứng từ kế toán, tổng hợp số liệu, ghi sổ kế toán và lập các báo cáo. Khi áp dụng kế toán máy, công việc của những người làm kế toán sẽ thay đổi, năng suất lao động tăng lên, thông tin do kế toán cung cấp sẽ đảm bảo các yêu cầu của công tác quản lý. Khi tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin cần phải đạt các yêu cầu sau:
Thứ nhất, việc tổ chức công tác kế toán phải tuân thủ các quy định của chế độ kế toán hiện hành, nhưng phải căn cứ vào tính chất, yêu cầu, đặc thù tổ
chức xử lý thông tin bằng máy tính, khả năng của các phần mềm kế toán, từ đó đề xuất các phương án thay đổi trong các công việc tổ chức kế toán.
Thứ hai, tổ chức BMKT phải khoa học, gọn nhẹ, hiệu quả, một số công việc của kế toán đã do máy tính đảm nhận, nên một số cán bộ kế toán có thể kiêm nhiệm nhiều phần hành.
Thứ ba, trong tổ chức kế toán máy, công tác kiểm tra số liệu phải được chú trọng, thực hiện thường xuyên, nghiêm túc ở mọi khâu. Vì số liệu trên các sổ kế toán đều được xử lý trực tiếp từ cùng một cơ sở dữ liệu, nếu có sai sót trong cơ sở dữ liệu chung, sẽ kéo theo sai sót của hàng loạt các thông tin kết quả trên các sổ và báo cáo.
Thứ tư, số liệu kế toán cung cấp phải đảm bảo tính chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ. Các số liệu kế toán và BCTC, báo cáo kế toán quản trị do máy tính in ra phải đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ.
Thứ năm, việc quản lý, bảo quản các số liệu kế toán ngoài việc tuân thủ theo các quy định về lưu trữ tài liệu kế toán theo chế độ kế toán hiện hành, còn phải đảm bảo tính an toàn, tính bảo mật trong quá trình sử dụng và phải thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm toán khi cần thiết.
Nội dung tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán:
- Trang bị và lắp đặt hệ thống máy tính (phần cứng), bao gồm trang
thiết bị lắp đặt máy tính, các thiết bị ngoại vi, thiết kế hệ thống mạng,..
- Lựa chọn và cài đặt phần mềm cần thiết, bao gồm phần mềm hệ điều
hành, quản trị cơ sở dữ liệu, phần mềm chương trình kế toán,...
- Xây dựng hệ thống danh mục các đối tượng và tổ chức mã hóa đối
tượng quản lý.
- Tổ chức bố trí, sắp xếp, phân công cán bộ kế toán phù hợp, phân
quyền truy cập, sử dụng các chứng năng, khai thác thông tin.