6. Kết cấu luận văn
3.3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠ
TẠI CÔNG TY TNHH DỆT MAY CHÂU GIANG.
3.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Công tác kế toán muốn thực hiện hiệu quả thì đầu tiên cần có một bộ máy kế toán phù hợp, gọn nhẹ, như trình bày ở trên, phân công phân nhiệm hợp lý giữa các nhân viên. Xuất phát từ tình hình thực tế của công ty, để nâng cao hiệu quả hoạt động trong tương lai cần thực hiện một số giải pháp sau để hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán:
Thứ nhất, hiện nay kế toán đang kiêm nhiệm khá nhiều công việc. Để hạn chế được sai sót, gian lận có thể xảy ra, kế toán mỗi bộ phận sẽ được giao các nhiệm vụ cụ thể liên quan đến phần hành của bộ phận mình đảm nhiệm, phối hợp với các bộ phận khác dưới sự sắp xếp của kế toán trưởng.
Thứ hai, về đội ngũ nhân viên kế toán, công ty cần có những chính sách và chế độ để tạo điều kiện tốt nhất cho nhân viên làm việc ví dụ như lương, thưởng, môi trường làm việc,… Để thực hiện được điều này, ban giám đốc phải thực sự quan tâm tới đời sống sinh hoạt của người lao động đặc biệt là của các cán bộ kế toán trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải chấp hành nghiêm túc các quy định về tiền lương, thưởng, các khoản phụ cấp,..theo quy chế nội bộ của đơn vị, thực hiện tốt các tiêu chuẩn về trách nhiệm của doanh nghiệp đối với người lao động, giúp cán bộ kế toán yên tâm làm việc, gắn bó với công ty. Thường xuyên tổ chức các cuộc họp nhằm giải quyết, trao đổi các vấn đề liên quan tới công việc. Cử nhân viên đi học các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ để nâng cao trình độ chuyên môn.
Thứ ba, công ty cần hoàn thiện các quy định rõ ràng liên quan đến công tác kế toán quản trị. Do quy mô và khối lượng công việc phát sinh mà việc tổ
chức một bộ phận kế toán quản trị là không cần thiết và tốn kém chi phí vì vậy công ty nên kết hợp giữa bộ phận kế toán quản trị và kế toán tài chính. Các kế toán phần hành vừa tiến hành thu thập, xử lý thông tin kế toán vừa cung cấp các thông tin và báo cáo quản trị liên quan trực tiếp đến phần hành của mình. Nhằm cung cấp kịp thời, đẩy đủ về tình hình sản xuất của công ty, phục vụ cho việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra và ra quyết định giúp nhà quản lý thực hiện tốt chức năng của mình.
3.3.2. Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán phản ánh thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại đơn vị, là công việc khởi đầu của quy trình kế toán có ý nghĩa hết sức quan trọng tới tính trung thực, khách quan của các số liệu trên báo cáo kế toán sau này. Chứng từ là căn cứ phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra. Từ những tồn tại về tổ chức thực hiện chế độ chứng từ kế toán đã nêu ở chương 2, tác giả có một số giải pháp như sau:
Thứ nhất, trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán thì xây dựng nội dung liên quan đến tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán là rất cần thiết. Quy trình này cần có kế toán trưởng thiết kế và đưa ra bằng văn bản, mô tả rõ từng bước trong quy trình từ khi chứng từ được tạo lập cho đến cuối quá trình khi chúng được xử lý.
Thứ hai, các chứng từ kế toán cần có đầy đủ chữ ký của những người liên quan chậm nhất vào cuối ngày, tránh để chứng từ chưa được kiểm tra và ký duyệt tồn đọng quá lâu.
Thứ ba, về công tác bảo quản và lưu trữ chứng từ, công ty cần phân loại và thực hiện sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ một cách cẩn thận và khoa học. Thực hiện vệ sinh kho hàng ngày tránh mối mọt. Tài liệu kế toán là căn cứ và cơ sở pháp lý quan trọng cho các thông tin kế toán của doanh nghiệp vì vậy bảo quản và lưu trữ chứng từ tốt sẽ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp
trong quá trình tra cứu, kiểm tra. Đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ cho công tác thanh tra, quyết toán thuế. Sau khi lập hoặc tiếp nhận chứng từ, kế toán tiến hành phân loại chứng từ, nhập vào phần mềm và in ra. Chứng từ của phần hành kế toán nào sẽ được do kế toán đó thực hiện sắp xếp để tránh tình trạng nhầm lẫn và mất chứng từ.
3.3.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Việc trích lập dự phòng có một ý nghĩa quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh ở Việt Nam, đặc biệt trong những năm gần đây, khi nền kinh tế Việt Nam chuyển từ nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường. Trong đó, các khoản trích lập dự phòng chính có tác động đáng kể đến kết quả sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp. Để đảm bảo phản ánh đúng tính hình tài chính của doanh nghiệp, doanh nghiệp nên tiến hành trích lập dự phòng phải thu khó đòi nhằm phản ánh đúng giá trị của các khoản phải thu, để ban lãnh đạo có thể chủ động trong vấn đề tài chính của đơn vị. Công ty nên theo dõi thời hạn thu nợ và sử dụng TK 2293-dự phòng phải thu khó đòi khi có khoản nợ quá hạn thanh toán từ 6 tháng trở lên. Kế toán sẽ tiến hành trích lập vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Công ty phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng từ chứng minh các khoản nợ khó đòi trên ( giấy nhận nợ, đối chiếu công nợ,…)
Đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm trích lập 30% giá trị.
- Đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm trích
lập 50% giá trị.
- Đối với khoản nợ phải thu khó đòi quá hạn từ 2 năm đến dưới 3
- Đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên được trích lâp 100% giá trị.
3.3.4. Tổ chức thực hiện chế độ sổ kế toán
Để kiểm soát tốt tình hình kinh doanh, công ty nên thiết kế và sử dụng các mẫu sổ kế toán quản trị phù hợp. Như đã đề cập đến hạn chế về tổ chức chế độ sổ kế toán, công ty không theo dõi chi tiết thời hạn thu nợ của khách hàng. Công nợ của khách hàng sẽ do kế toán tiền và thanh toán theo dõi và có trách nhiệm đôn đốc khách hàng trả nợ. Để quản lý tốt tình hình công nợ, công ty nên thiết kế mẫu sổ chi tiết TK 131 phân loại nợ theo thời hạn thanh toán hoặc có thể sử dụng báo cáo phân tích công nợ phải thu theo tuổi nợ trên phần mềm kế toán MISA.
Bảng 3.1 : Sổ phân loại nợ phải thu khách hàng theo tuổi nợ
Mã Tên
khách khách
hàng hàng
3.3.5. Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo tài chính
Hệ thống báo cáo kế toán quản trị được lập nhằm cung cấp các thông tin hết sức cụ thể cho các nhà quản lý, dựa vào đó nắm bắt thông tin quản trị. Những thông tin này giúp cho các nhà quản lý trong việc điều hành và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp, cung cấp các thông tin để lập kế hoạch và đưa ra các quyết định đúng đắn. Yêu cầu khi lập các báo cáo này là phải kịp thời, thông tin rõ ràng, thống nhất giữa các bộ phận. Hiện nay nhờ ứng dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán đã đáp ứng rất tốt các yêu cầu này. Cơ
sở để lập các báo cáo kế toán quản trị là từ sổ kế toán tổng hợp và sổ chi tiết. Kiến nghị công ty có thể lập thêm các báo cáo nội bộ phục vụ cho công tác quản trị như sau:
- Báo cáo dự toán: Dự toán tiêu thụ, dự toán chi phí nhập nguyên vật
liệu, phụ liệu.
- Báo cáo tình hình thực hiện: báo cáo doanh thu, chi phí, lợi nhuận của từng nhóm sản phẩm.
- Báo cáo kiểm soát và đánh giá: báo cáo kiểm soát doanh thu, báo
cáo kiểm soát chi phí giá vốn, báo cáo kiểm soát lợi nhuận.
Ngoài ra công ty có thể tính toán các chỉ số tài chính để lập các báo cáo phân tích tình hình tài chính như:
- Chỉ số khả năng thanh toán: giúp công ty chủ động trong vấn đề tài chính.
- Chỉ số vòng quay các khoản phải thu: thể hiện tình trạng thu hồi công
nợ của đơn vị để công ty có thể thay đổi các chính sách tín dụng mà doanh nghiệp đang áp dụng cũng như chủ động trong các biện pháp thu hổi nợ.
- Chỉ số vòng quay các khoản phải trả: đo lường mức độ nhanh chóng
công ty trả hết tiền nợ cho nhà cung cấp.
3.3.6. Tổ chức thực hiện kiểm tra kế toán
Kiểm tra kế toán là một trong những vấn đề hết sức quan trọng, để đảm bảo cho công tác kế toán của doanh nghiệp được thực hiện theo đúng quy định, đúng chế độ nhằm ngăn ngừa, phát hiện, chấn chỉnh kịp thời các sai sót, gian lận và tăng cường kiểm soát rủi ro trong quản lý tài chính và các hoạt động khác của doanh nghiệp. Như những hạn chế của công tác tổ chức thực hiện kiểm tra kế toán tại công ty đã nêu ở chương 2 của luận văn. Do quy mô và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nên để thiết kế và tổ chức riêng một bộ phận kiểm soát nội bộ là rất khó, tốn kém chi phí và nhân lực nên biện pháp tối ưu nhất là tổ chức kiểm tra một cách chặt chẽ trong bộ
phận kế toán. Để khắc phục những hạn chế và thực hiện tốt công tác kiểm tra kế toán cần thực hiện các giải pháp sau:
Thứ nhất, công ty nên xây dựng quy trình, kế hoạch kiểm tra chi tiết áp dụng trong nội bộ công ty bao gồm yêu cầu, thời gian, nội dung, phương pháp kiểm tra.
- Yêu cầu của việc kiểm tra kế toán:
+ Thận trọng, nghiêm túc, trung thực, khách quan trong quá trình kiểm tra. + Các kết luận phải kiểm tra rõ ràng, chính xác, chặt chẽ trên cơ sở đối chiếu với chế độ, thể lệ kế toán cũng như các chính sách chế độ quản lý kinh tế, tài chính hiện hành. Qua đó vạch rõ những thiếu sót, tồn tại cần khắc phục.
+ Phải có báo cáo kịp thời lên cấp trên và các cơ quan tổng hợp kết
quả kiểm tra; những kinh nghiệm tốt về công tác kiểm tra kế toán, cũng như các vấn đề cần bổ sung, sửa đổi về chế độ kế toán và chính sách, chế độ kinh tế tài chính.
Nội dung, phương pháp kiểm tra:
- Trong quá trình làm việc, các kế toán phần hành sẽ thực hiện tự kiểm tra, đối soát từ các chứng từ kế toán đã lập đến số liệu ở các sổ kế toán liên quan khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ và tính đúng đắn của việc ghi chép, phản ánh các nội dung kinh tế. Sau đó, thực hiện đầy đủ kiểm tra chéo giữa các nhân viên kế toán về chứng từ, hạch toán, vào sổ kế toán. Ví dụ như khi kế toán sản xuất lập các chứng từ liên quan đến nguyên vật liệu như phiếu xuất kho, phiếu nhập kho sẽ được chuyển cho kế toán chi phí và tính giá thành, họ có trách nhiệm kiểm tra lại giá bán, các chứng từ đã lập trên phần mềm. Hoặc là khi các chứng từ duyệt chi do kế toán thanh toán lập đều phải qua ký duyệt của kế toán trưởng và Giám đốc.
kế toán và kiểm tra việc thực hiện công tác kế toán. Đầu tiên, kế toán trưởng kiểm tra việc phân công, phân nhiệm, lề lối làm việc của bộ máy kế toán, trình độ chuyên, đạo đức nghề nghiệp, khả năng làm việc của mỗi cá nhân. Kế toán trưởng sẽ tổ chức kiểm tra thực hiện công tác kế toán của kế toán phần hành như sau:
+ Kiểm tra chứng từ: Kiểm tra nội dung chứng từ xem các hoạt động
kinh tế tài chính ghi trong chứng từ có hợp pháp hay không nghĩa là đúng sự thật, đúng với chế độ thể lệ hiện hành. Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, nghĩa là chứng từ có hội đủ những yếu tố cần thiết và chữ ký của từng người có thẩm quyền hay không ?
+ Kiểm tra định khoản các nghiệp vụ, kiểm tra và đối chiếu các sổ kế
toán. Thời gian Kế toán trưởng kiểm tra là trong quá trình duyệt chứng từ và cuối ngày làm việc.
+ Tiếp theo kế toán trưởng kiểm tra đến các loại báo cáo quản trị và báo cáo tài chính đã đúng và đầy đủ chưa.
Thứ hai, do không có bộ phận kiểm soát nội bộ riêng nên trình độ chuyên môn cũng như ý thức trách nhiệm làm việc của nhân viên là rất quan trọng. Đảm bảo kế toán trưởng có đủ năng lực, trình độ chuyên môn để có khả năng bao quát, kiểm tra, soát xét toàn bộ các hoạt động sản xuất và kinh doanh. Tổ chức đào tạo thường xuyên để bồi dưỡng trình độ của kế toán.
Tăng cường tính tự giác của từng nhân viên trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình, kịp thời phát hiện những sai sót, sai phạm của các cá nhân, các khâu tổ chức công việc. Khi phát hiện ra các sai phạm, cần phải báo cáo với người phụ trách trực tiếp để có biện pháp xử lý ngay.
3.3.7. Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán
Việc sử dụng các trang thiết bị kĩ thuật đảm bảo cho công việc thực hiện nhanh chóng, tuy nhiên các trang thiết bị của công ty không được bảo trì
thường xuyên dẫn đến tình trạng máy tính hoặc máy in hỏng làm gián đoạn công việc. Vì vậy công ty cần phải không ngừng bảo trì, trang bị máy móc mới để tạo điều kiện làm việc tốt cho nhân viên kế toán, đạt hiệu quả cao.
Tích hợp các ứng dụng để cho dữ liệu được đồng bộ hóa, giảm thiểu việc xử lý thông tin và hạch toán thủ công, từ đó tiết kiệm được thời gian và cô ng sức. Hiện nay tính lương vẫn phải xử lý thủ công bằng excel, chưa được tích hợp trên phần mền kế toán, việc này ảnh hưởng đến hiệu suất công việc và có thể xảy ra sai sót nhiều hơn.