CÔNG ĐOÀN VIỆT NAM
2.1.3 Tổ chức bộ máy và lao động trong khách sạn
-Với xu thế phát triển thị trường ,khách sạn Công Đoàn Việt Nam tổ chức điều hành theo cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến,gọn nhẹ.Ban lãnh đạo trực tiếp quản lí điều hành và chỉ đạo hoạt động sản xuất hàng ngày thông qua báo cáo của từng bộ phận.Các thông tin được xử lí kịp thời,hợp lí thông qua phòng hành chính tổng hợp của khách sạn.
*Chức năng của các bộ phận phòng ban trong khách sạn:
-Giám đốc khách sạn:là người đứng đầu có chức năng cao nhất về quản lý,trách nhiệm cao nhất về mọi mặt hoạt động của khách sạn trước pháp luật và Tổng Công Đoàn Việt Nam.Là người lãnh đạo quản lí toàn bộ khách sạn,quyết định
công tác lập kế hoạch kinh doanh,phối hợp đôn đốc các bộ phận trong khách sạn một cách nhịp nhàng ăn khớp,giao nhiệm vụ,công việc cho phó giám đốc và các bộ phận,phòng ban.
-Phó giám đốc là người trợ giúp cho giám đốc,có quyền hạn và trách nhiệm theo từng lĩnh vực được giám đốc phân công,thay mặt giám đốc quyết định,giải quyết công việc trong phạm vi thẩm quyền,phạm vi được ủy quyền.Là người chịu trách nhiệm trước giám đốc.Quản lý chỉ đạo kiểm tra theo dõi đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ,công việc của nhân viên trong khách sạn.
-Phòng tài chính-kế toán:thực hiện các nghiệp vụ kế toán,phụ trách vấn đề ngân quỹ,tiền lương thưởng,theo dõi thu chi,sổ sách,cung cấp số liệu đầy đủ kịp thời cho ban giám đốc và giúp giám đốc khách sạn quản lí và điều hành tốt hoạt động tài chính,kiểm tra tiền,hàng hóa,hóa đơn,công nợ trong qúa trình hoạt động kinh doanh.
-Phòng kinh doanh:dự báo và có kế hoạch kinh doanh,kế hoạch marketing trong từng thị trường,xây dựng các sản phẩm dịch vụ phù hợp với thị trường trong và ngoài nước,xác định mức giá bán và điều chỉnh giá cho phù hợp với thị trường.nhận đặt phòng của các công ty du lịch và các cá nhân.Nhận nhiệm vụ kí các hợp đồng về tổ chức tiệc cưới hội nghị hội thảo,cho thuê văn phòng…
-Phòng dịch vụ ăn uống:kinh doanh ăn uống phục vụ nhu cầu ăn uống của khách tại khách sạn
-Phòng hành chính:tổ chức,quản lý phân công lao động,tài sản trong khách sạn,điều hành lập kế hoạch theo dõi việc thực hiện công việc của các bộ phận,hoạt động trong khách sạn.Đánh giá công việc của nhân viên các bộ phận và đề đạt ý kiến khen thưởng lên ban giám đốc,duy trì và phát triển cũng như có kế hoạch tuyển mộ tuyển chọn nguồn nhân lực trong khách sạn,theo dõi và thực hiện chế độ lương thưởng nghỉ phép nghỉ ốm cho nhân viên.
Phòng hành chính tổng hợp quản lý 3 tổ trực thuộc:
+Tiếp phẩm:phục vụ nước,hoa các thứ phẩm thiết yếu cho hội nghị hội thảo... +Quầy lưu niệm:trưng bày,giới thiệu và bán đồ lưu niệm cho khách tới khách sạn.. +Tổ dịch vụ thể thao:cung cấp đồ dùng,dụng cụ chơi thể thao của khách tại khách sạn(vợt,bóng chơi tennis…)
-Bộ phận thị trường:xác định những thay đổi về lượng khách,thị hiếu của thị trường khách trong và ngoài nước.Những nhu cầu của từng thị trường khách mà khách sạn theo đuổi như các dịch vụ bổ sung,điều kiện vật chất của khách sạn,chất lượng phục vụ…
-Bộ phận lễ tân:được ví như”bộ mặt”cuả khách sạn thể hiện rõ nhất chất lượng,đẳng cấp của khách sạn,làm các thủ tục nhận và trả phòng,tuyên truyền quảng cáo,giới thiệu các sản phẩm của khách sạn.Có vai trò là chiếc cầu nối giữa khách hàng với khách sạn.Phối hợp,liên kết các bộ phận khác trong khách sạn nhằm thỏa mãn tốt nhất nhu cầu của khách
-Bộ phận bàn,bar:cung cấp món ăn,đồ uống hấp dẫn cho khách thực hiện chức năng tiêu thụ sản phẩm tạo doanh thu lớn,với thái độ phục vụ chuyên nghiệp,nhiệt tính sẽ tạo ấn tượng tốt trong tâm lý của khách nâng cao uy tin cũng như danh tiếng của khách sạn,nhận thêm chức năng tuyên truyền quảng bá về hình ảnh khách sạn,truyền thống lòng mến khách của dân tộc.
-Bộ phận buồng:chịu trách nhiệm về toàn bộ công việc lưu trú liên quan đến vệ sinh.phục vụ buồng,kiểm tra các đồ dùng trong phòng nếu thiếu thì phải bổ sung kịp thời và nếu hỏng hóc phải báo bộ phận kỹ thuật sửa chữa kịp thời,giữ trật tự an toàn khu vực buồng,tài sản của khách và của khách sạn quản lý việc cho thuê buồng.Có liên hệ chặt chẽ với bộ phận lễ tân.Nắm vững kế hoạch khách đến,đi để chuẩn bị đón tiếp và bố trí vệ sịnh buồng.
-Bộ phận bếp:thực hiện chức năng kinh doanh ăn uống của khách sạn chuyên chế biến cung cấp các món thức ăn ngon bổ dưỡng,hấp dẫn đảm bảo thực đơn luôn phong phú đổi mới phù hợp với nhu cầu,thị hiếu,sở thích của khách.Đồng thời đẩm bảo bữa ăn ngon miệng bổ dưỡng cho cán bộ nhân viên trong khách sạn.
-Bộ phận giặt là:nhận quần áo,chăn màn từ các bộ phận khác và giặt là toàn bộ quần áo bẩn của khách,của nhân viên khách sạn.
Bộ phận Bell:vận chuyển hành lý cho khách lên phòng,quản lý tiền sảnh,nhận hành lý khách gửi…
-Bộ phận kỹ thuật:có chức năng quản lý tu sửa cơ sở vật chất của khách sạn,bảo vệ,duy trì và bảo dưỡng các thiết bị trong khách sạn đảm báo các hoạt động kinh doanh trong khách sạn luôn diễn ra bình thường nhằm cung cấp cho khách các dịch vụ tốt nhất.
-Bộ phận bảo vệ:chịu trách nhiệm đảm bảo an ninh,an toàn về tính mạng cũng như tài sản của khách cũng như của cán bộ nhân viên trong khách sạn.
Từ các chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trên ta có thể nhận thấy:cơ cấu tổ chức của khách sạn Công Đoàn khá gọn nhẹ và được chia thành các bộ phận.Các bộ phận chịu sự quản lý của các trưởng bộ phận,các trưởng bộ phận nhận lệnh từ ban giám đốc.Do vậy mà công tác quản lý của ban giám đốc được dễ dàng và đạt hiệu quả cao.Điều này làm tăng khả năng kinh doanh,vận hành của khách sạn và có thể xử lý nhanh những tình huống phát sinh.