CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ TUYỂN DỤNG LAO ĐỘNG
1.2. CÁC NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG LAO ĐỘNG
1.2.4.3 Tiến hành đánh giá và tuyển chọn lao động
Lựa chọn đúng người là cơng việc khó nhất mà nhà tuyển dụng phải làm trong khâu tuyển dụng. Hiệu quả làm việc của ứng cử viên chỉ có thể được đánh giá một cách chính xác sau một thời gian làm việc nhất định. Nhưng người quản trị phải đưa ra quyết định lựa chọn ứng viên sau một quá trình tìm hiểu ngắn.
Tuyển chọn ứng cử viên là quá trình so sánh nhiều ứng viên khác nhau với các tiêu chuẩn tuyển chọn để xác định ứng viên đáp ứng tốt nhất. Vì vậy trước khi tiến hành đánh giá ứng viên cần xác định được quy trình và các tiêu chuẩn đánh giá cùng một phương pháp thống nhất để so sánh tìm ra ứng viên phù hợp nhất.
Khi xác định các tiêu chuẩn đánh giá, chú ý đến độ tin cậy và mức độ phù hợp. Chỉ chọn những tiêu chuẩn mà nhiều người có thể đánh giá và liên quan đến hiệu quả cơng việc của vị trí đó.
“Độ tin cậy là sự nhất quán của việc đánh giá, nghĩa là các tiêu chuẩn đó nếu được sử dụng ở những thời điểm khác nhau hay bởi những người khác nhau thì vẫn có kết quả đồng nhất”.
Mức độ phù hợp có thể được hiểu là mức độ tương ứng giữa kết quả đánh giá với kết quả công việc thực tế. Ví dụ như một người đạt điểm tiếng anh rất cao nhưng công việc thực tế lại khơng sử dụng đến tiếng anh gây lãng phí nguồn tuyển dụng.
Để lựa chọn có kết quả khả quan, người ta sử dụng nhiều kỹ thuật khác nhau để hỗ trợ quá trình tuyển chọn như sàng lọc hồ sơ, kiểm tra kỹ năng thực hành chắc nghiệm tâm lý, phỏng vấn.
- Sàng lọc hồ sơ: Đây là biện pháp đầu tiên được sử dụng trong quá trình tuyển chọn. Hồ sơ của các ứng viên thường cung cấp các thông tin về trình độ chun mơn, kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn, sở thích và thơng tin cá nhân. Căn cứ vào hồ sơ nhà tuyển dụng có thể lựa chọn được ứng viên đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp tuy nhiên nó chưa đủ dữ kiện để đánh giá tồn diện về ứng viên. Vì vậy cần thận trọng khi quyết định loại bỏ ứng cử viên để khơng gạt bỏ ứng cử viên tốt nhưng vì họ chuẩn bị hồ sơ không chu đáo.
Hồ sơ của mỗi ứng viên lại được trình bày theo những hình thức và nội dung khác nhau, thường họ chú trọng cung cấp các thơng tin mang tính tích cực của họ mà họ muốn nhà tuyển dụng biết chứ không phải là những thơng tin mà nhà tuyển dụng cần. Chính vì vậy làm cho q trình sàng lọc hồ sơ khó khăn hơn. Để thuận lợi trong quá trình sàng lọc hồ sơ nhiều công ty đã ban hành mẫu hồ sơ được thiết kế riêng, buộc các ứng viên phải điền đầy đủ thông tin cần thiết mà doanh nghiệp cần.
- Kiểm tra, trắc nghiệm: Kỹ thuật kiểm tra, trắc nghiệm thường được làm khi sàng lọc hồ sơ hay phỏng vấn không làm được hoặc làm được không hiệu quả. Việc kiểm tra trắc nghiệm thơng thường được chia làm 3 nhóm:
+ Kỹ năng và năng lực: Các bài kiểm tra này sẽ giúp đánh giá ứng viên có kiến thức và sự khéo láo, linh hoạt cần thiết trong giải quyết công việc.
+ Kỹ năng tâm lý: Giúp xác định tính cách cá nhân của ứng cự viên như thích giao tiếp sẽ phù hợp với làm việc nhóm hay thích sống nội tâm sẽ phù hợp với làm việc độc lập.
+ Kiểm tra sức khỏe: Giúp xác định xem ứng cử viên có đủ thể lực để đáp ứng yêu cầu công việc hay không.
- Phỏng vấn: Phỏng vấn là hoạt động trao đổi thông tin trực tiếp được thiết kế để khám phá những sự thật về kiến thức, kinh nghiệm, thành công và thất bại trong quá khứ, cũng như động cơ làm việc của các ứng viên nhằm xác định xem liệu họ có thể làm tốt cơng việc được khơng.
Mặc dù phỏng vấn cịn hạn một số hạn chế nhưng nếu phỏng vấn được thực hiện có hiệu quả thì nó vẫn là cách tốt nhất để đánh giá ứng cử viên vì thơng qua phỏng vấn ta có thể quan sát được cử chỉ, thái độ, tác phong đồng thời đánh giá được khả năng diễn đạt và giao tiếp của ứng viên, đây cũng là kỹ thuật được sử dụng thông dụng hiện nay.
- Điều tra xác minh: Thực hiện sau khi nhà tuyển dụng có sự lựa chọn, mục đích của việc này là làm sáng tỏ hơn cho việc lựa chọn. Người tuyển yêu cầu ứng cử viên cung cấp họ tên, số điện thoại, nơi cư chú hoặc e-mail của người có thể xác minh một số thông tin liên quan đến việc xác minh của nhà tuyển dụng. Nếu ứng cử viên đã và đang đi làm khi nộp hồ sơ dự tuyển thì nhà tuyển dụng yêu cầu cung cấp thông tin của người mà nhà tuyển dụng có thể liên lạc xác minh thông tin ở công ty cũ của ứng viên. Thông thường là thông tin của cấp trên tại nơi mà các ứng viên đã hoặc đang công tác. Đối với các cơng ty nước ngồi họ thường xác minh bằng cấp của ứng cử viên bằng cách fax gửi công văn, photo bằng tốt nghiệp của ứng cử viên đề nghị cơ sở đào tạo ứng cử viên tốt nghiệp xác nhận là đúng.
Sau khi đã có kết quả đánh giá của q trình tuyển dụng nhà tuyển dụng phải thơng báo cho ứng cử viên trúng tuyển một cách chính thức. Có thể gọi điện trực tiếp thông báo hoặc gửi thư mời nhận việc.
Việc gửi thư mời nhận việc thể hiện sự trang trọng và quy chuẩn trong việc tuyển dụng của doanh nghiệp. Thư nhận việc nên bắt đầu bằng lời chúc mừng thể hiện mối quan hệ thân thiện ban đầu giữa doanh nghiệp với người trúng tuyển đồng thời nêu rõ những thông tin về công việc phụ trách, mức lương, thời gian làm việc, các chế độ phúc lợi có thể.
1.2.4.4. Hội nhập và đào tạo
Định hướng, hội nhập:
Tại sao chúng ta ln nỗ lực tìm kiếm và thu hút ứng viên giỏi, tuyển dụng người tài vào cơng ty, nhưng sau đó lại khiến họ phải ra đi? Do chúng ta đã bỏ qua việc định hướng nhân viên mới. Mọi doanh nghiệp đều mong muốn người mới nhanh chóng hịa nhập vào mơi trường làm việc.
Nếu như thử việc mang tính chất làm quen, cung cấp cho nhân viên mới những thơng tin cần thiết để họ thích nghi với mơi trường mới thì hội nhập chỉ cho họ thấy họ có thể làm gì với những cơng cụ đó.
Để nhân viên mới có cái nhìn tổng quan và hiểu rõ hơn về các bộ phận trong doanh nghiệp, nên đưa nhân viên mới đi tham quan tồn bộ khn viên và các phịng ban trong doanh nghiệp. Có thể nói đây là cơ hội quý giá để nhân viên mới quan sát hoạt động của doanh nghiệp và chứng kiến mơi trường làm việc cũng như văn hóa doanh nghiệp. Thường xuyên quan tâm, khuyến khích nhân viên mới chia sẻ những khó khăn hay những vướng mắc mà họ gặp phải và đề nghị cách khắc phục
1.3. Các chỉ tiêu đánh giá công tác tuyển dụng lao động
Sau khi kết thúc một q trình tuyển dụng, các cơng ty cần tiến hành đánh giá để hồn thiện cơng tác, từ đó rút ra được những ưu điểm, những hạn chế và nguyên nhân của quá trình tuyển dụng nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí, đồng thời lựa chọn được các phương pháp tuyển dụng phù hợp cho các lần tuyển dụng sau.
Do đó, khi đánh giá kết quả của công tác tuyển dụng cần chú ý các yếu tố như sau:
1.3.1. Số lượng
Số lượng ứng viên càng nhiều, càng có cơ hội lựa chọn cho nhà tuyển dụng. Với mỗi vị trí tuyển dụng, tiêu chí về số lượng gồm:
(i) số lượng hồ sơ gửi đến;
(ii) số lượng hồ sơ được mời phỏng vấn chuyên môn; (iii) số lượng hồ sơ qua vịng chun mơn;
(iv) số lượng ký hợp đồng thử việc/số lượng qua thử việc;
Ngồi ra, có thể đo thêm tỷ lệ tổng hợp: số lượng hồ sơ được mời đến phỏng vấn/số lượng ký hợp đồng thử việc - đây gọi là tỷ lệ sàng lọc. Cần so sánh để thấy được tỷ lệ tuyển mộ có hợp lý khơng. Tỷ lệ tuyển dụng có ảnh hưởng lớn tới chất lượng tuyển cho một công việc cụ thể. Tỷ lệ tuyển dụng được hình thành theo các bước tuyển chọn vì qua các bước số người loại ra sẽ khác nhau. Tỷ lệ tuyển dụng có ảnh hưởng tới chi phí tài chính, tâm lý của người dự tuyển và kì vọng của người xin việc. Các tỷ lệ tuyển dụng phần lớn do đặc thù công việc, tâm lý của người xin việc quyết định
Nhà tuyển dụng sẽ phải vận dụng mọi khả năng và nguồn lực để sàng lọc được những hồ sơ có chất lượng tốt nhất, đáp ứng yêu cầu công việc. Nếu làm tốt ngay từ bước đầu tiên này, các bước tiếp theo sẽ giảm thiểu được rất nhiều thời gian và công sức.
1.3.2. Chất lượng
Chất lượng ứng viên càng cao, cơ hội để tuyển dụng được lao động chất lượng cao càng lớn, tuy nhiên, tiêu chí này thường tỷ lệ nghịch với tiêu chí số lượng. Tùy theo các vị trí tuyển dụng, tiêu chí chất lượng có các cách khác nhau để đánh giá. Chất lượng ứng viên không đáp ứng đúng yêu cầu tuyển dụng làm mất thời gian, giảm tính hiệu quả của q trình tuyển dụng. Bên cạnh đó, chất lượng, năng lực của người tuyển dụng có tính quyết định đến chất lượng của tuyển dụng. Các cán bộ tham gia quá trình tuyển dụng là những người đại diện cho tổ chức, vì vậy những người xin việc coi họ là hình mẫu, do đó, cán bộ tham gia tuyển dụng phải là những người có phẩm chất tốt, am hiểu cơng việc chun mơn, hiểu cặn kẽ kỹ thuật tuyển chọn, có đủ các kiến thức kỹ năng về các lĩnh vực như tâm lý xã hội, công nghệ và kỹ thuật, tâm lý lao động, kỹ năng trắc nghiệm và phỏng vấn…
Ngồi ra, sau q trình thử việc, các trưởng bộ phận sẽ được phỏng vấn đánh giá chất lượng ứng viên dựa trên 2 nội dung chính:
Một là, mức độ hồn thành cơng việc:
+ Các công việc đảm nhận trong thời gian thử việc
+ Mức độ hồn thành cơng việc được giao thể hiện bằng phần trăm khối lượng công việc hồn thành so với khối lượng cơng việc được giao.
+ Chất lượng công việc thực hiện thể hiện bằng phần trăm kết quả đạt được so với chất lượng yêu cầu.
Hai là, tinh thần thái độ làm việc: + Trách nhiệm với công việc
+ Sáng tạo trong giải quyết cơng việc + Tính thích nghi trong cơng việc + Mức độ tin cậy
+ Khả năng phối hợp với đồng nghiệp trong cơng việc Các tiêu chí trên sẽ được phân mức độ và cho điểm
Bảng 1.1 : Đánh giá tinh thần thái độ của ứng viên trong q trình thử việc
Tiêu chí đánh giá Đánh giá
Thái độ làm việc của người lao
động
4 điểm 3 điểm 2 điểm 1 điểm
1. nhiệt tình trong cơng việc Rất nhiệt tình Có nhiệt tình Cần động viên khuyến khích
Khơng say mê cơng việc 2.Sáng tạo trong giải quyết vấn đề Sáng kiến khả thi Có nhiều ý tưởng
Có ý tưởng Khơng sáng tạo
3.Tính thích nghi với cơng việc
Thích nghi tốt Thích nghi chậm Cần thêm thời gian Khơng thích nghi đươc
4.Mức độ tin cậy Hồn tồn yên
tâm Đủ tin tưởng Có thể tin Cần thử thách thêm 5.Khả năng phối hợp Chủ động phối hợp Có phối hợp Ít chịu phối hợp Khơng phối hợp Kết quả đánh giá của bảng này ứng viên phải đạt ít nhất: 10 điểm (ở tiêu chí thứ 1;2;3;4;5 ứng viên phải đạt ít nhất là 2 điểm)
Bảng 1.2: Đánh giá mức độ hồn thành cơng việc của ứng viên trong quá trình thử việc
Mức độ Giải thích Điểm
Xuất sắc Hồn thành tốt nhiệm vụ được giao, kĩ năng
làm việc tốt, phối hợp tốt với đồng nghiệp
5
Tốt Hồn thành nhiệm vụ được giao, có tinh thần
trách nhiệm với cơng việc, có sáng kiến
4
Khá Hồn thành nhiệm vụ được giao dưới sự
hướng dẫn của trường bộ phận, cần đào tạo thêm kiến thức chun mơn
3
Trung bình Hồn thành nhiệm vụ được giao dưới sự
hướng dẫn của bộ phận, đôi lúc cịn cẩu thả
2
u- kém Chưa hồn thành nhiệm vụ được giao, vi
phạm nội quy công ty
1
Ở bảng đánh giá này, ứng viên ít nhất đạt điểm ở mức “trung bình”. ở mức này ứng viên sẽ được cân nhắc cùng với các yếu tố khác.
1.3.3. Thời gian, tiến độ
Tiêu chí này được hiểu là đáp ứng đúng: (i) kế hoạch tuyển dụng được duyệt
(ii) những điều chỉnh, yêu cầu đột xuất trong năm
Thực tế thì mục (ii) xảy ra tương đối thường xun. Tiêu chí này có thể đánh giá dựa vào các công ty khác cùng ngành, cùng quy mô.
Đối với quá trình tuyển dụng theo kế hoạch, việc đáp ứng đúng tiến độ trong kế hoạch được coi là đạt yêu cầu. Để đáp ứng tiêu chí này, cơng tác tuyển dụng cần có sự chuẩn bị chu đáo và hợp lý, tránh tình trạng "nước đến chân mới nhảy". Bên cạnh đó, tồn bộ q trình tuyển dụng cần được tuân theo quy trình một cách nghiêm ngặt và chặt chẽ. Tuy nhiên, đôi khi vẫn có thể nảy sinh các trường hợp như: số lượng ứng viên chưa đủ; chất lượng ứng viên chưa đạt yêu cầu, làm kéo dài thời gian nộp hồ sơ, vì vậy, để tránh trường hợp này, cần lập kế hoạch hợp lý, cả về không gian và thời gian tuyển dụng.
Việc tuyển dụng đột xuất thường xảy ra vì một trong hai lý do: đột xuất thiếu vị trí lao động; hoặc đột xuất phát hiện một/ một vài ứng viên tiềm năng cho một vị trí đang cần. Cả hai trường hợp đều khơng có kế hoạch từ trước, nhưng đơn vị, doanh nghiệp cũng cần dành quỹ thời gian hợp lý dự phòng phát sinh cho q trình này.
1.3.4. Chi phí
Tổng chi phí dành cho tuyển dụng/số lượng ký hợp đồng chính thức là cách mà các cơng ty hay áp dụng. Nếu tính chính xác thì có một khoản chi phí khá lớn dùng để trả lương và chi phí văn phịng cho bộ phận tuyển dụng, nếu th ngồi tồn bộ mà chi phí tương đương hoặc rẻ hơn thì có nên duy trì bộ phận tuyển dụng trong công ty không? Liệu bộ phận nhân sự cố gắng giảm chi phí dịch vụ ngồi có phải là tốt cho công ty nếu anh/chị ấy hưởng lương và tốn rất nhiều thời gian cho tuyển dụng? Nhưng nếu sử dụng dịch vụ ngồi thì lấy gì đảm bảo rằng nhân sự bên trong và dịch vụ bên ngồi khơng có tý tiêu cực với nhau?
Phương pháp phân tích chi phí lợi ích được dùng để đánh giá chi phí tài chính cho quá trình tuyển mộ. Theo phương pháp này, nhà tuyển dụng cần xem xét chi phí đã sử dụng cho quá trình tuyển dụng đã hợp lý hay chưa, chi phí này phần lớn sử dụng cho các bước nào của tuyển dụng. Chi phí tài chính cho tuyển dụng khơng được vượt q chi phí dự kiến.
Tiếp theo cần tính tốn các lợi ích thu được từ q trình tuyển dụng, có thể là số lượng và chất lượng hồ sơ thu nhận được có đáp ứng u cầu đặt ra hay khơng, người lao động có biết đến các vị trí việc làm doanh nghiệp cần tuyển hay khơng. Lợi ích của q trình tuyển dụng phải lớn hơn hoặc tối thiểu bằng chi phí tuyển dụng thì q trình tuyển mộ mới được coi là hiệu quả. Để tiết kiệm chi phí mà việc tuyển dụng vẫn đạt hiệu quả thì tổ chức nên lựa chọn các phương pháp phù hợp nhất và các thông tin tuyển mộ vẫn đầy đủ thông tin, ngắn gọn nhưng khơng phơ trương mà vẫn gây được sự chú ý.
Tóm lại, trên đây là bốn tiêu chí được sử dụng để đánh giá kết quả công tác tuyển dụng lao động. Chúng cần được lượng hóa và được đánh trọng số theo hoàn