Sau khi kết thúc một quá trình tuyển dụng, các công ty cần tiến hành đánh giá để hoàn thiện công tác, từ đó rút ra được những ưu điểm, những hạn chế và nguyên nhân của quá trình tuyển dụng nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí, đồng thời lựa chọn được các phương pháp tuyển dụng phù hợp cho các lần tuyển dụng sau.
Do đó, khi đánh giá kết quả của công tác tuyển dụng cần chú ý các yếu tố như sau:
1.3.1. Số lượng
Số lượng ứng viên càng nhiều, càng có cơ hội lựa chọn cho nhà tuyển dụng. Với mỗi vị trí tuyển dụng, tiêu chí về số lượng gồm:
(i) số lượng hồ sơ gửi đến;
(ii) số lượng hồ sơ được mời phỏng vấn chuyên môn; (iii) số lượng hồ sơ qua vòng chuyên môn;
(iv) số lượng ký hợp đồng thử việc/số lượng qua thử việc;
Ngoài ra, có thể đo thêm tỷ lệ tổng hợp: số lượng hồ sơ được mời đến phỏng vấn/số lượng ký hợp đồng thử việc - đây gọi là tỷ lệ sàng lọc. Cần so sánh để thấy được tỷ lệ tuyển mộ có hợp lý không. Tỷ lệ tuyển dụng có ảnh hưởng lớn tới chất lượng tuyển cho một công việc cụ thể. Tỷ lệ tuyển dụng được hình thành theo các bước tuyển chọn vì qua các bước số người loại ra sẽ khác nhau. Tỷ lệ tuyển dụng có ảnh hưởng tới chi phí tài chính, tâm lý của người dự tuyển và kì vọng của người xin việc. Các tỷ lệ tuyển dụng phần lớn do đặc thù công việc, tâm lý của người xin việc quyết định
Nhà tuyển dụng sẽ phải vận dụng mọi khả năng và nguồn lực để sàng lọc được những hồ sơ có chất lượng tốt nhất, đáp ứng yêu cầu công việc. Nếu làm tốt ngay từ bước đầu tiên này, các bước tiếp theo sẽ giảm thiểu được rất nhiều thời gian và công sức.
1.3.2. Chất lượng
Chất lượng ứng viên càng cao, cơ hội để tuyển dụng được lao động chất lượng cao càng lớn, tuy nhiên, tiêu chí này thường tỷ lệ nghịch với tiêu chí số lượng. Tùy theo các vị trí tuyển dụng, tiêu chí chất lượng có các cách khác nhau để đánh giá. Chất lượng ứng viên không đáp ứng đúng yêu cầu tuyển dụng làm mất thời gian, giảm tính hiệu quả của quá trình tuyển dụng. Bên cạnh đó, chất lượng, năng lực của người tuyển dụng có tính quyết định đến chất lượng của tuyển dụng. Các cán bộ tham gia quá trình tuyển dụng là những người đại diện cho tổ chức, vì vậy những người xin việc coi họ là hình mẫu, do đó, cán bộ tham gia tuyển dụng phải là những người có phẩm chất tốt, am hiểu công việc chuyên môn, hiểu cặn kẽ kỹ thuật tuyển chọn, có đủ các kiến thức kỹ năng về các lĩnh vực như tâm lý xã hội, công nghệ và kỹ thuật, tâm lý lao động, kỹ năng trắc nghiệm và phỏng vấn…
Ngoài ra, sau quá trình thử việc, các trưởng bộ phận sẽ được phỏng vấn đánh giá chất lượng ứng viên dựa trên 2 nội dung chính:
Một là, mức độ hoàn thành công việc:
+ Các công việc đảm nhận trong thời gian thử việc
+ Mức độ hoàn thành công việc được giao thể hiện bằng phần trăm khối lượng công việc hoàn thành so với khối lượng công việc được giao.
+ Chất lượng công việc thực hiện thể hiện bằng phần trăm kết quả đạt được so với chất lượng yêu cầu.
Hai là, tinh thần thái độ làm việc: + Trách nhiệm với công việc
+ Sáng tạo trong giải quyết công việc + Tính thích nghi trong công việc + Mức độ tin cậy
+ Khả năng phối hợp với đồng nghiệp trong công việc Các tiêu chí trên sẽ được phân mức độ và cho điểm
Bảng 1.1 : Đánh giá tinh thần thái độ của ứng viên trong quá trình thử việc
Tiêu chí đánh giá Đánh giá
Thái độ làm việc của người lao
động
4 điểm 3 điểm 2 điểm 1 điểm
1. nhiệt tình trong công việc Rất nhiệt tình Có nhiệt tình Cần động viên khuyến khích
Không say mê công việc 2.Sáng tạo trong giải quyết vấn đề Sáng kiến khả thi Có nhiều ý tưởng
Có ý tưởng Không sáng tạo
3.Tính thích nghi với công việc
Thích nghi tốt Thích nghi chậm Cần thêm thời gian Không thích nghi đươc
4.Mức độ tin cậy Hoàn toàn yên
tâm Đủ tin tưởng Có thể tin Cần thử thách thêm 5.Khả năng phối hợp Chủ động phối hợp Có phối hợp Ít chịu phối hợp Không phối hợp Kết quả đánh giá của bảng này ứng viên phải đạt ít nhất: 10 điểm (ở tiêu chí thứ 1;2;3;4;5 ứng viên phải đạt ít nhất là 2 điểm)
Bảng 1.2: Đánh giá mức độ hoàn thành công việc của ứng viên trong quá trình thử việc
Mức độ Giải thích Điểm
Xuất sắc Hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, kĩ năng
làm việc tốt, phối hợp tốt với đồng nghiệp
5
Tốt Hoàn thành nhiệm vụ được giao, có tinh thần
trách nhiệm với công việc, có sáng kiến
4
Khá Hoàn thành nhiệm vụ được giao dưới sự
hướng dẫn của trường bộ phận, cần đào tạo thêm kiến thức chuyên môn
3
Trung bình Hoàn thành nhiệm vụ được giao dưới sự
hướng dẫn của bộ phận, đôi lúc còn cẩu thả
2
Yêu- kém Chưa hoàn thành nhiệm vụ được giao, vi
phạm nội quy công ty
1
Ở bảng đánh giá này, ứng viên ít nhất đạt điểm ở mức “trung bình”. ở mức này ứng viên sẽ được cân nhắc cùng với các yếu tố khác.
1.3.3. Thời gian, tiến độ
Tiêu chí này được hiểu là đáp ứng đúng: (i) kế hoạch tuyển dụng được duyệt
(ii) những điều chỉnh, yêu cầu đột xuất trong năm
Thực tế thì mục (ii) xảy ra tương đối thường xuyên. Tiêu chí này có thể đánh giá dựa vào các công ty khác cùng ngành, cùng quy mô.
Đối với quá trình tuyển dụng theo kế hoạch, việc đáp ứng đúng tiến độ trong kế hoạch được coi là đạt yêu cầu. Để đáp ứng tiêu chí này, công tác tuyển dụng cần có sự chuẩn bị chu đáo và hợp lý, tránh tình trạng "nước đến chân mới nhảy". Bên cạnh đó, toàn bộ quá trình tuyển dụng cần được tuân theo quy trình một cách nghiêm ngặt và chặt chẽ. Tuy nhiên, đôi khi vẫn có thể nảy sinh các trường hợp như: số lượng ứng viên chưa đủ; chất lượng ứng viên chưa đạt yêu cầu, làm kéo dài thời gian nộp hồ sơ, vì vậy, để tránh trường hợp này, cần lập kế hoạch hợp lý, cả về không gian và thời gian tuyển dụng.
Việc tuyển dụng đột xuất thường xảy ra vì một trong hai lý do: đột xuất thiếu vị trí lao động; hoặc đột xuất phát hiện một/ một vài ứng viên tiềm năng cho một vị trí đang cần. Cả hai trường hợp đều không có kế hoạch từ trước, nhưng đơn vị, doanh nghiệp cũng cần dành quỹ thời gian hợp lý dự phòng phát sinh cho quá trình này.
1.3.4. Chi phí
Tổng chi phí dành cho tuyển dụng/số lượng ký hợp đồng chính thức là cách mà các công ty hay áp dụng. Nếu tính chính xác thì có một khoản chi phí khá lớn dùng để trả lương và chi phí văn phòng cho bộ phận tuyển dụng, nếu thuê ngoài toàn bộ mà chi phí tương đương hoặc rẻ hơn thì có nên duy trì bộ phận tuyển dụng trong công ty không? Liệu bộ phận nhân sự cố gắng giảm chi phí dịch vụ ngoài có phải là tốt cho công ty nếu anh/chị ấy hưởng lương và tốn rất nhiều thời gian cho tuyển dụng? Nhưng nếu sử dụng dịch vụ ngoài thì lấy gì đảm bảo rằng nhân sự bên trong và dịch vụ bên ngoài không có tý tiêu cực với nhau?
Phương pháp phân tích chi phí lợi ích được dùng để đánh giá chi phí tài chính cho quá trình tuyển mộ. Theo phương pháp này, nhà tuyển dụng cần xem xét chi phí đã sử dụng cho quá trình tuyển dụng đã hợp lý hay chưa, chi phí này phần lớn sử dụng cho các bước nào của tuyển dụng. Chi phí tài chính cho tuyển dụng không được vượt quá chi phí dự kiến.
Tiếp theo cần tính toán các lợi ích thu được từ quá trình tuyển dụng, có thể là số lượng và chất lượng hồ sơ thu nhận được có đáp ứng yêu cầu đặt ra hay không, người lao động có biết đến các vị trí việc làm doanh nghiệp cần tuyển hay không. Lợi ích của quá trình tuyển dụng phải lớn hơn hoặc tối thiểu bằng chi phí tuyển dụng thì quá trình tuyển mộ mới được coi là hiệu quả. Để tiết kiệm chi phí mà việc tuyển dụng vẫn đạt hiệu quả thì tổ chức nên lựa chọn các phương pháp phù hợp nhất và các thông tin tuyển mộ vẫn đầy đủ thông tin, ngắn gọn nhưng không phô trương mà vẫn gây được sự chú ý.
Tóm lại, trên đây là bốn tiêu chí được sử dụng để đánh giá kết quả công tác tuyển dụng lao động. Chúng cần được lượng hóa và được đánh trọng số theo hoàn cảnh hoặc yêu cầu phù hợp để từ đó đánh giá chính xác chất lượng của quá trình tuyển dụng.
1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng lao động của doanh nghiệp1.4.1. Các yếu tố bên trong doanh nghiệp 1.4.1. Các yếu tố bên trong doanh nghiệp
Mục tiêu phát triển của doanh nghiệp: nhà quản trị đều phải căn cứ vào mục tiêu phát triển, chiến lược của doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp đều có một sứ mạng, một mục tiêu riêng và tất cả các hoạt động đều được tiến hành để theo đuổi mục tiêu đó. Để theo đuổi mục tiêu và chiến lược đó các bộ phận lại căn cứ vào đó để bố trí công việc, sắp xếp nhân sự sao cho phù hợp. Do vậy công tác tuyển dụng lao động cũng phụ thuộc vào từng bộ phận, từng loại mục tiêu mà đưa ra kế hoạch và thực hiện kế hoạch tuyển dụng cho đúng.
1.4.1.1 Hình ảnh uy tín của doanh nghiệp:
Tâm lý chung của người xin việc là muốn tìm được công việc tốt, ổn định, có cơ hội thăng tiến, có khả năng phát triển tài năng của mình. Đây là điều kiện tốt để một công ty có thể thu hút được nhiều ứng viên giỏi. Nếu một công ty có uy tín về chất lượng sản phẩm thì cũng có nghĩa là công ty đang sở hữu nhiều ứng viên giỏi và có khả năng thu hút nhiều ứng viên có trình độ và năng lực. Tên tuổi của nhà tuyển dụng chính là tài sản quý giá đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút ứng viên và đồng thời góp phần tiết kiệm chi phí tuyển dụng. Bên cạnh đó, khi công ty thu hút được nhiều ứng viên tiềm năng thì khả năng lựa chọn được người phù hợp với công việc là cao hơn. Thực tế cho thấy, các công ty có tên tuổi khi đăng quảng cáo tuyển dụng thì lượng đơn xin việc của các ứng viên có chất lượng cao sẽ cao hơn nhiều lần so với việc quảng cáo tuyển dụng cùng một vị trí của một công ty bình thường khác. (Đoàn Gia Dũng, 2011, tr 27)
1.4.1.2. Khả năng tài chính của doanh nghiệp:
Khả năng tài chính của doanh nghiệp ảnh hưởng đến chi phí mà doanh nghiệp dự định sẽ chi trả cho hoạt động tuyển dụng. Những doanh nghiệp có khả năng tài chính lớn sẽ sẵn sàng đầu tư lượng chi phí lớn để xây dựng một quy trình tuyển dụng sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Nhờ đó, tổ chức thu hút được nhiều ứng viên hơn. Đồng thời, những tổ chức có tiềm lực về tài chính sẽ có khả năng chi trả lương cao và ổn định. Tiền lương và mức độ đóng góp của nhân viên cho doanh nghiệp có mối quan
hệ tương hỗ. Việc trả lương cao chính là yếu tố tạo động lực tốt để những người lao động giỏi nộp đơn xin việc vào những vị trí trống trong tổ chức.
1.4.1.3. Thái độ của nhà quản trị:
Thái độ của nhà quản trị có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của công tác tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp, đây là yếu tố quyết định thắng lợi của tuyển dụng. Các nhà tuyển dụng phải là những người có chuyên môn cao, am hiểu về công tác tuyển dụng. Họ có thể tạo được bầu không khí thoải mái để ứng viên có thể bộc lộ hết năng lực của mình. Từ đó, nhà tuyển dụng mới đưa ra được những quyết định đúng đắn. Hoạt động tuyển dụng phải được tiến hành công khai và bình đẳng với mọi ứng viên. Nhà tuyển dụng phải công bằng thì mới đảm bảo tuyển được những người thực sự có năng lực, phù hợp với công việc. Ngược lại, những nhà tuyển dụng thiếu công bằng sẽ tuyển lựa lao động phụ thuộc vào các mối quan hệ riêng, tuyển những người lao động không phù hợp với công việc, không đáp ứng được các tiêu chuẩn tuyển chọn của tổ chức, làm giảm hiệu quả của hoạt động tuyển dụng.
1.4.1.4. Chính sách tuyển dụng
Hầu hết các doanh nghiệp lớn đều có những quy định cụ thể về việc tuyển nhân viên. Bản chất của các quy định đó phụ thuộc vào giai đoạn phát triển của doanh nghiệp. Những quy định đó bao gồm các nguyên tắc bắt buộc khi tuyển nhân viên. Chẳng hạn như bắt buộc phải quảng cáo trên báo cho một số vị trí, một số vị trí khác thì chỉ tuyển nội bộ. Họ cũng thường có các kế hoạch tuyển và đào tạo những người chưa có những kỹ năng hoặc kiến thức cần thiết.
Các doanh nghiệp nhỏ thường linh hoạt hơn, một quy trình rất đơn giản trong đó người ta sử dụng các mối quan hệ cá nhân để tìm ra những người có kỹ năng và phẩm chất phù hợp với doanh nghiệp mình.
Tuy nhiên, dù áp dụng một chính sách tuyển dụng linh hoạt hay cứng nhắc, doanh nghiệp phải đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật về tuyển dụng lao động. Mục tiêu của tuyển dụng là chiêu mộ được nhân viên có kiến thức, kỹ năng, năng lực và động cơ phù hợp với các yêu cầu của công việc và các mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp.
Để đạt được kết quả tốt nhất, doanh nghiệp không những phải xem xét yêu cầu của vị trí cần tuyển mà còn phải xác định nhu cầu tương lai, không chỉ đánh giá năng lực hiện tại của ứng viên mà phải quan tâm đến cả những tiềm năng của họ. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần phải có chính sách tuyển dụng rõ ràng với quy trình tuyển dụng hợp lý.
1.4.1.5. Công tác chuẩn bị tuyển dụng :
Công tác chuẩn bị cho tuyển dụng có vai trò rất lớn đối với tuyển dụng, nó được thể hiện ngay từ khâu lập kế hoạch tuyển dụng, từ việc phân tích công việc để đưa ra được các yêu cầu đối với người xin việc và sự đầu tư cho tuyển dụng bao gồm cả đầu tư về tài chính, nhân lực, thời gian, cơ sở vật chất và sự quan tâm của ban lãnh đạo công ty. Một khi tất cả các yếu tố này đều được thực hiện tốt và đồng đều thì hiệu quả hay chất lượng của công tác tuyển dụng sẽ rất cao. Ví dụ, doanh nghiệp có hệ thống bản mô tả công việc thì việc xác định nhiệm vụ và yêu cầu đối với ứng viên là chuẩn xác và dễ dàng tìm được ứng viên phù hợp công việc, khi đó chất lượng người lao động cao và đồng thời nâng cao chất lượng tuyển dụng. Hay chi phí tuyển dụng bao gồm chi phí tài chính và thời gian, nếu chi phí dành cho tuyển dụng là hợp lý thì sẽ đảm bảo cho việc đầu tư lớn và có hiệu quả trong công tác thu hút những ứng viên tài năng còn nếu chi phí dành cho tuyển dụng không đảm bảo mức thực thi chiến lược tuyển dụng tối ưu thì hiệu quả công tác tuyển dụng sẽ kém hơn vì không có điều kiện sử dụng và khai thác các kênh tuyển dụng có tiềm năng. Bên cạnh đó, việc đầu tư cho cán bộ tuyển dụng cả về chi phí trong quá trình tuyển dụng và đào tạo nâng cao trình độ là rất quan trọng, ảnh hưởng lớn đến công tác tuyển dụng. Bởi suy cho cùng thì kết quả tuyển dụng phụ thuộc chủ yếu vào trình độ của cán bộ tuyển dụng. Chính vì vậy đòi hỏi cán bộ tuyền dụng phải giỏi, nhiều