2.3.2.1. Nguồn lực vật chất
Hiện nay, CN không có đội xe vận tải riêng. Việc lựa chọn thuê lại dịch vụ vận tải thay vì sở hữu đội xe riêng tuy giúp CN không mất chi phí cố định cho vận hành, duy trì và bảo dưỡng, song nhược điểm nhìn thấy rõ nhất chính là việc phụ thuộc vào công ty logistics cung cấp dịch vụ vận tải, dẫn đến tình trạng bị động trong việc cung cấp thông tin xe cho khách hàng. Là trung gian làm việc giữa khách hàng và các công ty logistics bên ngoài, trong tình huống xảy ra sự cố với lô hàng do lỗi gây ra bởi các công ty logistics đó, ví dụ: thông tin xe cung cấp bị sai, xe đến địa điểm đóng/dỡ hàng
muộn,… SLV HAN sẽ là bên giải quyết sự cố với khách hàng. Trong trường hợp xấu, những vấn đề trên có thể gây ra tình trạng làm chậm thời gian thông quan, giao nhận lô hàng của khách, khiến khách phát sinh thêm chi phí và thời gian, ảnh hưởng đến uy tín của SLV HAN. Chính vì thế, bộ phận vận tải cần hết sức chú trọng vào từng bước của quy trình và theo dõi sát sao để tránh tình trạng lô hàng xảy ra sự cố.
2.3.2.2. Nguồn lực tài chính
DBS là công ty dịch vụ logistics hàng đầu thế giới. Do đó, SLV HAN có lợi thế
lớn về nguồn lực tài chính. Hiện nay tổng vốn kinh doanh của Công ty TNHH Schenker Logistics Việt Nam đã lên tới 10.5 tỷ đồng. Trong khi đó, doanh thu hằng năm của CN Hà Nội lên tới hàng trăm tỷ đồng. Do đó, CN có lợi thế nguồn lực tài chính lớn trong phát triển hoạt động kinh doanh.
2.3.2.3. Nguồn lực công nghệ
SLV HAN hiện vẫn còn phải sử dụng một số máy móc thiết bị đã cũ nên đôi khi còn xảy ra tình trạng treo máy. Ngoài ra, một số trường hợp mạng nội bộ của công ty vẫn bị lỗi, hoặc hệ thống quản lý IT của RHO xảy ra lỗi ảnh hưởng đến toàn hệ thống làm việc của vùng Đông Nam Á, trong đó gián tiếp ảnh hưởng đến phần mềm ECUS5VNACCS. Đây là hai lý do chính khiến cho hoạt động khai báo hải quan của SLV HAN vẫn còn gặp gián đoạn, đặc biệt vào những mùa cao điểm.
Bên cạnh đó, phần mềm quản lý và điều hành đơn hàng nội bộ của công ty chưa
được thống nhất và hoàn thiện. Từ giữa năm 2020 trở về trước, SLV HAN sử dụng Procars - phần mềm quản lý đơn hàng nội bộ của DBS toàn cầu. Phần mềm này giúp nhân viên quản lý và lưu trữ được thông tin của lô hàng, kiểm soát các chi phí cũng như trích xuất được báo cáo cho toàn bộ các lô hàng (phụ lục 3). Tuy nhiên, hiện nay DBS tại các quốc gia khác đã ngưng sử dụng Procars và thay thế bằng các phần mềm
ưu việt hơn. Nguyên nhân là do Procars chưa thực sự hoàn thiện, còn xuất hiện nhiều lỗ hổng như tính bảo mật chưa cao, có thể dễ dàng sửa đổi thông tin, báo cáo trích xuất còn thiếu nhiều thông tin cần thiết… Điều đó khiến việc quản lý lô hàng chưa hoàn toàn hiệu quả, mất thêm thời gian, chi phí dành cho kiểm soát và lưu trữ.
Vào giữa năm 2020, RHO lên kế hoạch thay thế Procars bằng phần mềm quản lý
đơn hàng mới ưu việt hơn - Bluejay. Đây là phần mềm được viết riêng cho mảng vận tải đường bộ của DBS các nước Đông Nam Á dựa trên những đặc tính của mảng dịch vụ này. Đến tháng 3/2021, SLV HAN đã triển khai một phần đơn hàng trên Bluejay. Tuy nhiên, do còn liên quan một số quy trình nội bộ, SLV HAN chưa thể thay thếđược hoàn toàn Procars mà vẫn cần song song sử dụng cả hai phần mềm.
Phần mềm Bluejay có những ưu điểm nổi bật hơn Procars như sau:
- Lô hàng được nhập đủ các thông tin cần thiết như người xuất khẩu/nhập khẩu,
địa điểm đóng hàng/trả hàng, tên hàng hóa, số lượng kiện, trọng lượng hàng, ngày lấy hàng, ngày giao hàng, thông tin thanh toán… (phụ lục 4). Sau khi các thông tin được xử lý trên hệ thống, nhân viên SLV HAN có thể ghi nhận đơn hàng để quản lý nội bộ
cũng như in ấn các chứng từ liên quan phục vụ lô hàng (vận đơn, phiếu giao hàng…) thay vì hoàn toàn thực hiện trên excel như trước.
- Dữ liệu đơn hàng trên Bluejay được tựđộng đẩy lên eSchenker - trang web tra cứu các đơn hàng sử dụng dịch vụ giao nhận quốc tế của DBS. Thông qua đó, các khách hàng vãng lai có thể tra cứu được các mốc thời gian đến các chặng chuyển giao của lô hàng (phụ lục 5). Ngoài ra, khách hàng đăng ký tài khoản trên eSchenker cũng có thể tải xuống bản mềm phiếu giao nhận hàng cho lô hàng của mình.
-Đối với các đơn hàng vận tải xuyên biên giới, dưới hợp đồng thỏa thuận giữa SLV HAN và công ty logistics cung cấp dịch vụ vận tải quốc tế, Bluejay sẽ tựđộng lấy thông tin về vị trí của các lô hàng qua hệ thống định vị toàn cầu (Global Positioning System - GPS) của họ và cập nhật cho khách hàng của SLV HAN 02 giờ/lần.
Tuy nhiên sau một thời gian thử nghiệm, tác giả thấy phần mềm còn một số
nhược điểm cần khắc phục như sau:
- Thời gian tạo mã khách hàng mới còn mất nhiều thời gian: Do mới được áp dụng từđầu tháng 3/2021, phần mềm vẫn chưa được hoàn thiện hoàn toàn, Bluejay vẫn
đang được quản lý và tiếp tục chỉnh sửa bởi đội IT của RHO (tại Singapore). Chính vì thế khi muốn tạo đơn hàng cho khách hàng mới, SLV HAN phải gửi yêu cầu để đội IT
để tạo mã khách hàng mới. Quy trình này mất từ 3 - 4 ngày nên hiện tại chưa thích hợp
để áp dụng được cho các khách hàng không thường xuyên sử dụng dịch vụ vận tải của SLV HAN.
- Phần mềm chưa có chức năng tạo giấy báo hàng đến: khách hàng tuyến Việt Nam – Đông Nam Á của SLV HAN chủ yếu là nhập khẩu hàng hóa, chính vì thế giấy báo hàng đến với đầy đủ thông tin lô hàng và mã cảng, mã địa điểm lưu kho để lên tờ
khai là yếu tố bắt buộc trong bộ chứng từ nhập khẩu. Tuy nhiên, Bluejay mới chỉ cho phép in vận đơn và phiếu giao hàng, nhân viên SLV HAN vẫn phải tạo giấy báo hàng
đến trên excel và trích xuất ra bản pdf để hoàn thiện bộ chứng từ mở tờ khai.
- Phần cập nhật GPS 02 giờ/lần còn chưa thể hiện rõ vị trí xe hàng. Ngoài ra dữ
liệu cập nhật vị trí xe được gửi dưới dạng file excel, gây tốn bộ nhớ hòm thưđiện tử.
2.3.2.4. Nguồn lực tổ chức
Nhờ vào chính sách tuân thủ cực kỳ chặt chẽ theo quy định của RHO, SLV HAN đã và đang xây dựng được chiến lược quan hệ vững chắc với cả khách hàng và các công ty cung cấp dịch vụ logistics. Đây là cơ sởđể duy trì và thu hút thêm các đơn hàng tiềm năng, đồng thời duy trì mối liên kết chặt chẽ với các công ty logistics bên ngoài nhằm đảm bảo vừa duy trì được giá thành tốt, vừa đáp ứng được các nhu cầu của khách hàng.
Quy trình tổ chức đối với từng nhóm dịch vụ logistics như sau: Về dịch vụ khai báo và thông quan hải quan
Trình tự thực hiện khi khai báo thủ tục hải quan tại SLV HAN hoàn toàn chính xác, phù hợp với các yêu cầu mà Tổng cục Hải quan Việt Nam đề ra. Bên cạnh dịch vụ
thông quan tờ khai đơn thuần, nhân viên còn giúp khách hàng tư vấn thêm về cách thủ
tục, quy trình mà cơ quan hải quan yêu cầu. Đó là do SLV HAN có đội ngũ nhân viên kinh nghiệm về lĩnh vực hải quan, luôn cập nhật kịp thời các văn bản pháp luật.
Việc lấy lệnh giao hàng tại các đại lý logistics và quy trình làm việc trực tiếp với hải quan được thực hiện bởi nhân viên hiện trường của công ty logistics cung cấp dịch vụ hải quan. Việc này giúp giảm chi phí nhân sự trực tiếp của SLV HAN cũng như
giảm thiểu được quy trình tạm ứng tiền mặt với kế toán. Tuy nhiên nhược điểm của việc này là các quy trình và thủ tục cho các lô hàng của SLV HAN không được công ty logistics đó xếp ưu tiên thực hiện hàng đầu. Trong trường hợp phát sinh chi phí ngoài giá đã ký trên hợp đồng sử dụng dịch vụ, nhân viên SLV HAN sẽ cần có thời gian để
xác minh tính hợp lý của chi phí đó, việc xác nhận thanh toán chi phí cho lô hàng cũng rất phức tạp.
Về dịch vụ vận tải nội địa
Cách thức khi thực hiện dịch vụ vận tải của SLV HAN khá hoàn chỉnh và có hệ
thống, thể hiện được sự chuyên nghiệp trong từng bước tiến hành vì có sự phân công rõ ràng trong từng bước. Nhân viên bộ phận vận tải nội địa luôn theo dõi lô hàng sát sao, cập nhật kịp thời cho khách hàng. Số lượng và chất lượng của các công ty logistics cung cấp dịch vụ vận tải đủ đểđảm bảo các điều kiện và yêu cầu giao nhận hàng. Điều này giúp cho các hoạt động luôn được thông suốt và làm việc hiệu quả.
Về dịch vụ vận tải xuyên biên giới
Dịch vụ vận tải xuyên biên giới của SLV HAN được thực hiện với quy trình chuẩn hóa cao, chuyên nghiệp và chính xác.
Văn phòng DBS đặt tại các nước có nhân viên riêng thường trực, đảm bảo kết nối với hệ thống và mạng Schenker. Điều này giúp DBS các nước cũng như SLV HAN kiểm soát thông tin chặt chẽ tại các điểm giao nhau quan trọng, đảm bảo tính chất và an toàn hàng hóa.
Bên cạnh FTL, vận tải xuyên biên giới LTL sẽ là giải pháp hữu ích cho các khách hàng cho nhu cầu xuất, nhập khẩu khối lượng hàng ít và tính chất không gấp. SLV HAN cùng CN DBS tại các nước và các công ty logistics quốc tếđã xây dựng được hệ
thống logistics hub xuyên suốt, quy chuẩn. Quy trình làm hàng đã được tối ưu hóa và phân công chuyên nghiệp, giúp rút ngắn thời gian vận chuyển và khai thác hàng.
Dịch vụ LTL có doanh thu thấp, tuy nhiên quy trình làm hàng lại phức tạp hơn dịch vụ FTL. Về cơ bản, do tính chất dịch vụ chia làm nhiều chặng vận chuyển giữa các nước nên thủ tục sẽ phát sinh nhiều hơn và phải tuân theo pháp luật của quốc gia
quá cảnh. Chính vì thế bộ phận vận tải xuyên biên giới cần có hiểu biết căn bản về quy trình làm hàng tại các nước trên tuyến LTL, liên tục theo dõi và cập nhật kịp thời lô hàng cho khách. Số lượng hub cũng có hạn nên dịch vụ LTL bị giới hạn tuyến đường vận chuyển. Ngoài ra, số lượng công ty logistics là công ty vận tải đa quốc gia cung cấp dịch vụ LTL còn ít nên dễ dẫn đến tình trạng độc quyền, bị đẩy giá cao.
2.3.2.5. Nguồn nhân lực
Đội ngũ lãnh đạo nhiều kinh nghiệm, có thâm niên trong lĩnh vực logistics và sự
hiểu biết về môi trường pháp luật Việt Nam giúp công ty đề ra được những chiến lược kinh doanh đúng đắn và đi đúng định hướng phát triển.
Bên cạnh đội ngũ lãnh đạo nhiều kinh nghiệm, khoảng 20% nhân viên SLV HAN vẫn còn non trẻ và khá mới mẻ, chưa thực sựđủ kinh nghiệm vững chắc để xử lý hoàn toàn các công việc bên trong và bên ngoài về lĩnh vực logistics. Nguyên nhân là do những nhân sự này một phần do tuổi đời còn trẻ, một phần do chuyên ngành được đào tạo chính tại giảng đường đại học, cao đẳng không trực tiếp liên quan đến logistics nên thời gian đào tạo cần lâu hơn. Sự hăng hái, nhiệt huyết, có trách nhiệm trong công việc cũng như được đào tạo kỹ càng về kiến thức nghiệp vụ giúp các nhân viên dần thực hiện được công việc bài bản và hiệu quả. Tuy vậy, xét về lâu dài, đây chưa phải là một phương án hiệu quảđể nâng cao chất lượng nhân sự.
2.3.2.6. Đối tác
Với mảng vận tải FTL, công ty đã lựa chọn và hợp tác với các công ty logistics quốc tế cung cấp dịch vụ vận tải uy tín, có văn phòng đặt tại nhiều quốc gia trên tuyến
đường vận chuyển thông suốt với Việt Nam, đội xe container số lượng lớn, đội ngũ lái xe container có tay nghề cao, GPS cập nhật thường xuyên liên tục. Điều này đã giúp SLV HAN đáp ứng được yêu cầu của các khách hàng trong nước và quốc tế. Bên cạnh
đó, SLV HAN có yêu cầu khắt khe vềđội nhân viên hiện trường của công ty logistics bên thứ ba, yêu cầu nhân viên cần năng động, linh hoạt, có thể cơ động khắc phục những lỗi hiện trường nếu phát sinh. Chính những điểm mạnh này giúp SLV HAN tiết kiệm được chi phí và rút ngắn thời gian giải quyết lô hàng.
Ngoài ra, SLV HAN còn nhận được sự hỗ trợ rất lớn từ RHO trong việc bàn giao tiếp quản các khách hàng lớn (gồm chủ yếu là các khách hàng doanh nghiệp gia công sản xuất công nghệ) với sản lượng hàng tháng lớn, doanh thu cao. Điều này cũng góp phần hoàn thiện thêm dịch vụ logistics của công ty.
2.3.2.7. Uy tín, thương hiệu
DB Schenker là thương hiệu toàn cầu với mạng lưới văn phòng đặt tại hơn 130 quốc gia trên thế giới, tiềm lực tài chính mạnh mẽ và có sự liên kết chặt chẽ với các RHO. Năm 2020, DB Schenker đứng thứ 3 trong top 10 công ty 3PL trên toàn giới (Theo blog tradegecko.com). Chính vì thế nên SLV HAN đã tạo được uy tín và niềm tin với khách hàng, khẳng định được vị thế của mình trên thị trường Việt Nam. Có thể
kểđến một vài khách hàng lớn đang sử dụng dịch vụ của SLV HAN như Apple, HMD Global, Foxconn, Dell, LG, Vinfast…