6. Kết cấu của luận văn
1.2.3. Các bước cơ bản của quá trình chuyển đổi số
Từ những định nghĩa và vai trò lợi ích của chuyển đổi số đối với một doanh nghiệp, ta có thể nhận thấy Chuyển đổi số đang là một xu thế tất yếu. Doanh nghiệp cần thay đổi, thích nghi và thực hiện chuyển đổi số mới có thể kỳ vọng vào sự bứt phá trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, việc chuyển đổi số chưa bao giờ là dễ dàng và có nguy cơ cao sẽ thất bại nếu doanh nghiệp không có một quy trình chuyển đổi số phù hợp.
Qua nghiên cứu, một quá trình chuyển đổi số cơ bản cần thực hiện qua 5 bước sau:
nghiệp
Bước 1: Đánh giá tình trạng và xác định mục tiêu chuyển đổi số của doanh
Bước đầu tiên trong quy trình chuyển đổi số là việc nhìn nhận và đánh giá lại doanh nghiệp của mình trên mọi mặt như nhân lực, tài chính, công nghệ và văn hóa doanh nghiệp. Những khảo sát, tổng hợp dữ liệu và quan sát thực tế sẽ cho thấy mức độ sẵn sàng chuyển đổi số của doanh nghiệp.
Việc đánh giá phải trả lời được những câu hỏi: công ty có khả năng thích nghi được với những sự thay đổi hay không? Mức độ thích ứng với chuyển đổi số của công ty đến đâu? Cần thay đổi và cải thiện điều gì để chuyển đổi số thuận lợi?
Sau khi xác định được câu trả lời cho những câu hỏi trên, ban lãnh đạo sẽ đặt ra các mục tiêu khi chuyển đổi số. Những mục tiêu này phải khả thi, phù hợp với nguồn lực và những gì doanh nghiệp có thể nâng cao, cải thiện được. Đồng thời, việc đặt ra mục tiêu, tầm nhìn của công ty cũng phải cụ thể, rõ ràng để có định hướng cho kế hoạch chuyển đổi số.
Bước 2: Lập kế hoạch và chiến lược thực hiện
cần xây dựng một kế hoạch rõ ràng và cụ thể chuyển đổi số. Ban lãnh đạo phải đưa ra những công việc cần làm, thời gian thực hiện những việc đó, kết quả dự đoán của công việc, … Việc xây dựng kế hoạch càng chi tiết, chu đáo, càng dễ dàng thực hiện và bám sát. Đây là sự chuẩn bị thiết yếu cho sự thay đổi lớn như chuyển đổi số.
Khi đã có một kế hoạch cụ thể, việc tiếp theo cần làm là xác định được chiến lược để hiện thực hóa những mục tiêu đã đặt ra một cách tốt nhất. Một chiến lược thông minh và đúng đắn sẽ giúp doanh nghiệp chuyển đổi số dễ dàng và nhanh chóng. Để xây dựng chiến lược tốt nhất, ban lãnh đạo có thể tham khảo các tài liệu, thống kê hoặc kinh nghiệm từ các doanh nghiệp khác đã chuyển đổi số thành công. Sau đó, doanh nghiệp sẽ dựa vào nền tảng, mục tiêu và đặc thù riêng của mình để lập ra chiến lược chuyển đổi số phù hợp.
Bước 3: Số hóa các tài liệu, quy trình
Đây là bước cơ bản nhất trong quy trình chuyển đổi số ở doanh nghiệp. Tất cả các tài liệu giấy cần được chuyển hóa thành định dạng kĩ thuật số và có thể lưu trữ tài liệu trên Cloud. Việc này đem lại rất nhiều những lợi ích cho doanh nghiệp. Nó không những giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lí cũng như tìm kiếm được dữ liệu khi cần mà còn tăng độ bảo mật của tài liệu. Lấy ví dụ trong trường hợp doanh nghiệp đào tạo chuyển đổi số nội bộ, việc chuyển đổi tài liệu sang dạng số hóa sẽ mang lại hiệu quả cao hơn.
Các quy trình hoạt động trong công ty cũng nên dần được chuyển đổi số hóa để việc chuyển đổi số được tối ưu hiệu quả. Quy trình của doanh nghiệp được chia thành: quy trình nội bộ doanh nghiệp và quy trình làm việc với khách hàng. Số hóa quy trình sẽ tiết kiệm thời gian làm việc và giải quyết vấn đề, giảm thiểu chi phí nhân sự và tăng năng suất xử lí công việc,… Thêm vào đó, quy trình làm việc với khách hàng được số hóa cũng sẽ dễ dàng hơn, tăng sự hài lòng của khách hàng. Từ đó sẽ làm tăng tính cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Bước 4: Chuẩn bị đội ngũ nhân lực
Chuyển đổi số không chỉ đơn giản là về mặt công nghệ mà yếu tố con người mới là điều cần chú trọng. Để chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp cần có nguồn
nhân lực chất lượng cao với kiến thức chuyên môn chắc chắn và tư tưởng mở, luôn sẵn sàng thay đổi. Thêm vào đó, nhân viên trong doanh nghiệp cũng cần được đào tạo cách làm việc khoa học, hiệu quả và linh hoạt để có thể thích ứng được với chuyển đổi số.
Ngoài ra, môi trường làm việc và văn hóa làm việc của doanh nghiệp phải phù hợp, cởi mở để dễ dàng áp dụng chuyển đổi số. Điều này sẽ nâng cao hiệu quả làm việc, thúc đẩy sự đổi mới, sáng tạo, dám chấp nhận sự thay đổi của nhân viên khiến việc chuyển đổi số diễn ra thuận lợi hơn.
Bước 5: Áp dụng công nghệ mới, cải tiến
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay đang gặp rất nhiều khó khăn trong việc xây dựng hạ tầng công nghệ để phục vụ quá trình chuyển đổi số. Chính vì thế, việc áp dụng công nghệ mới phải được chuẩn bị và thực hiện một cách kĩ lưỡng và toàn diện. Trong bối cảnh hiện nay, các nền tảng công nghệ phục vụ cho chuyển đổi số ngày càng nhiều và tối ưu hơn. Tuy nhiên, các doanh nghiệp vẫn nên chú trọng trong việc xem xét, tìm hiểu và đưa ra lựa chọn phù hợp và có hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp của mình. Nếu lựa chọn không chính xác sẽ khiến nhân viên không thể áp dụng và phát huy hiệu quả của nền tảng công nghệ đó. Việc chuyển đổi số từ đó có nguy cơ thất bại hoặc khó khăn hơn rất nhiều.
Sau khi thực hiện 5 bước trên, doanh nghiệp cần xem xét, đánh giá lại quá trình và kết quả của nó. Việc đánh giá này phải trả lời được các câu hỏi: cách chuyển đổi hóa đang thực hiện có đem lại thay đổi tích cực trong cả nội bộ doanh nghiệp và khách hàng không? Kết quả đó có đạt được như trong kế hoạch đã đề ra hay không? Cần thay đổi hay cải thiện điểm nào để chuyển đổi số đem lại hiệu quả cao hơn? Từ đó, doanh nghiệp sẽ vạch ra những việc cần làm để nâng cao chất lượng chuyển đổi số.