5. Bố cục trình bày của báo cáo
2.1.3 Sơ đồ tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức tại công ty TNHH Saco Travel
( Nguồn: Công ty TNHH Saco Travel) 2.1.3.1 Ban giám đốc
Điều hành, quản lý toàn bộ hoạt động của công ty, là người đại diện theo pháp luật chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của công ty
34 Xây dựng chiến lược và kế hoạch kinh doanh, tổng thể về cơ cấu, tổ chức nhân sự, định hướng về phát triển thương hiệu du lịch công ty.
Kiểm tra, chỉ đạo và đào tạo các nhân sự của các phòng/ ban thực hiện các chế độ báo cáo, triển khai thực hiện hiệu quả kế hoạch kinh doanh chung của công ty.
2.1.3.2 Ban nội quy, pháp chế
Quản lý, quy định cho tất cả bộ phận nhân viên.
Chịu trách nhiệm về mảng luật pháp với các cơ quan nhà nước, giải quyết các vấn đề liên quan tới pháp luật, hành chính trong quá trình hoạt động kinh doanh.
2.1.3.3 Phòng vận chuyển
Phụ trách, sắp xếp cho thuê các dịch vụ vận chuyển, thuê xe du lịch và cứu hộ xe 24/7.
Quản lý chất lượng và số lượng xe mà công ty đang sở hữu.
Thực hiện dịch vụ vận chuyển trong các chương trình du lịch theo yêu cầu của công ty đưa ra.
2.1.3.4 Phòng lữ hành
Điều phối, tổ chức và quản lý đội ngũ hưỡng dẫn viên thực hiện chương trình du lịch Phối hợp chặt chẽ với các phòng ban trong công ty nằm xây dựng chất lượng dịch vụ và có hoạt dộng hướng dẫn khách tốt nhất vì đội ngũ hướng dẫn viên là người trực tiếp tổ chức chuyến đi.
2.1.3.5 Phòng kế toán, nhân sự
Thực hiện công tác kế toán theo đúng quy định của pháp luật, theo dõi tình hình tài chính của công ty.
Tham gia vào việc định giá chương trình du lịch cùng với phòng điều hành, khuyến cáo các chế độ, chính sách phù hợp với tài chính của công ty
35 Quản lý, điều phối toàn bộ nhân sự trong công ty
Lập kế hoạch cơ cấu nhân sự, tuyển dụng tìm kiếm nguồn nhân sự nhằm đáp ứng nhu cầu nhân sự theo cơ cấu được tổ chức
Theo dõi, thống kê và đánh giá nguồn nhân lực, đề xuất thực hiện các chính sách phát triển nguồn nhân lực
Giải quyết các vấn đề chung và cá nhân của nhân sự ( chế độ lương thưởng, phụ cấp, nghỉ việc, các thủ tục... theo quy định)
Quản lý đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên
2.1.3.6 Phòng IT, Marketing
Nghiên cứu dự báo thị trường, xác định phạm vi thị trường cho những sản phẩm du lịch hiện tại và dự báo nhu cầu của sản phẩm mới
Đề ra các chiến lược quảng bá, xúc tiến, kế hoạch tiếp thị, bán hàng cho các sản phẩm của công ty nhằm thu hút khách hàng, gia tăng số lượng khách hàng tiềm năng thúc đẩy tăng doanh thu và lợi nhuận cho công ty
Thực hiện các chức năng truyền thông của công ty thông qua các trang điện tử Hỗ trợ kỹ thuật, IT
2.1.3.7 Phòng kinh doanh
Tổ chức thực hiện chương trình du lịch, sản xuất sản phẩm du lịch lữ hành ( bao gồm việc xin visa, đặt dịch vụ lưu trú, dịch vụ ăn uống, thuê hoặc điều phương tiện vận chuyển, liên hệ và đặt chỗ tham quan nghỉ dưỡng...)
36 Triển khai, theo dõi việc thực hiện chương trình du lịch, phối hợp với hướng dẫn viên xử lý vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện chương trình du lịch cho khách
Phối hợp với phòng kế toán để thực hiện các giao dịch thanh toán với các nhà cung cấp dịch vụ và khách hàng.
Đại diện cho công ty tiếp xúc với khách hàng, giới thiệu tư vấn bán hàng và giúp khách hàng lựa chọn được những sản phẩm phù hợp, mang lại sự hài lòng cho khách hàng và đảm bảo hoàn thành mục tiêu doanh số được giao
Tìm kiếm nguồn khách hàng mới và bán sản phẩm
Phối hợp với các phòng ban nắm rõ các chương trình liên quan đến bán hàng và sau bán hàng nhằm phục vụ khách hàng một cách tốt nhất
Tổ chức ghi nhận phản hồi, khiếu nại, ý kiến của khách hàng về các hoạt động của công ty, phân tích nguyên nhân và đưa ra những giải pháp khắc phục những vấn đề khiếu nại
Xây dựng kênh thông tin để khách hàng dễ dàng tiếp cận với các thông tin về công ty, sản phẩm của công ty, giá cả, phương thức thanh toán...
Tổ chức thực hiện các cuộc khảo sát khách hàng nhằm phối hợp với các phòng ban đưa ra những kế hoạch để hoàn thiện và cải tiến công việc
2.1.3.8 Chi nhánh Tây Ninh
Quản lý mọi hoạt động kinh doanh tại chi nhánh Tây Ninh
Là cầu nối để liên hệ mọi công việc và các vấn đề ở Tây Ninh đến văn phòng, trụ sở công ty tại thành phố Hồ Chí Minh và ngược lại.
37 Là trung tâm điều hành du lịch của công ty tại Tây Ninh, hỗ trợ/ chăm sóc khách hàng 24/7