8. Cấu trúc của luận văn
3.2.6. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công tác sinh
các hoạt động đào tạo , bồi dưỡng ngắn hạn về kỹ năng sống, kỹ năng mềm, các chuyên đề, hoạt động và các sự kiên gắn liền với nhu cầu của SV.
Tổ chức các hoạt động liên quan đến việc làm bán thời gian, hội chợ việc làm, giao lưu, hội thảo, hội nghị liên quan đến việc làm của SV.
Phối hợp, tổ chức các hoạt động liên kết với doanh nghiệp nhằm tạo điều kiện thực tập, thực hành cho SV.
Căn cứ số liệu SV tốt nghiệp ra trường hằng năm xây dựng cơ sở dữ liệu liên quan đến việc làm nhằm hổ trợ SV có cơ hội tìm kiếm việc làm khi tốt nghiệp.
Phối hợp, liên kết với ban Biên tập Website và Bảng tin nội bộ của Trường và các kênh thông tin trực tuyến khác nhằm đáp ứng đa dạng nhu cầu thông tin của SV.
3.2.6. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công tác sinh viên viên
a. Mục đích, ý nghĩa
Thực hiện quy chế đổi mới trong công tác quản lý nói chung, công tác quản lý đào tạo và quản lý HSSV nói riêng theo yêu cầu của Quyết Định số 58/QĐ-BGDĐT ngày 12/10/2007 Bộ Giáo dục và đào tạo, yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý SVtrong nhà trường.
Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin ngày càng phát triển và thay đổi hàng ngày, với điều kiện thực tế của nhà trường, số lượng SV ngày càng tăng và đa dạng về ngành nghề đào tạo, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý công tác SV là một việc cần thiết và cấp bách. Trường Đại học Phạm Văn Đồng cần triển khai nâng cấp phần mềm BSC (Business software company) của nhà trường để đồng bộ hoá việc sử dụng các cơ sở dữ liệu về quản lý: quản lý hồ sơ SV, điểm học tập, điểm rèn luyện, quản lý thu học phí, quản lý ký túc xá, quản lý điểm danh, các loại giấy tờ xác nhận liên quan đến SV… đạt hiệu quả hơn và khoa học hơn.
Với Website của nhà trường thường xuyên cập nhật, nâng cấp nhằm đưa thông tin quản lý đến SV và cán bộ, giáo viên chính xác, nhanh chóng, kịp thời góp phần nâng cao hiệu quả quản lý công tác SV.
b. Nội dungbiện pháp
Ứng dụng công nghệ thông tin ngày nay đã mang lại triển vọng lớn trong hầu hết các lĩnh vực kinh tế - xã hội. Trong lĩnh vực quản lý đào tạo quản lý sinh sinh viên cũng vậy, công nghệ thông tin góp phần làm thay đổi công cụ, phương thức và hiệu quả của công tác quản lý sinh viên, xây dựng trường học phát triển theo hướng cách mạng mới.
c. Tổ chức thực hiện
Nhà trường cần xác định rõ nhu cầu của từng đơn vị sử dụng phần mềm mà có cách phân định rõ quyền, chức năng của từng đơn vị trong việc sử dụng và quản lý hệ thống phần mềm quản lý. Phòng đào tạo quản lý được các thông tin của SV từ khi mới nhập học đến khi ra trường. Thông qua hệ thống người quản lý dễ dàng cập nhật, tìm kiếm và quản lý quá trình học tập cũng như các thông tin cá nhân của SV. Hệ thống quản lý giúp cho việc theo dõi, xử lý học tập cuối mỗi học kỳ, năm học và khoá học được nhanh chóng, chính xác, Trên cơ sở dữ liệu đã có, hệ thống cho phép thống kê các báo cáo theo yêu cầu như: kết quả học tập của SV theo môn học, kỳ học, năm học và toàn khoá, theo chuyên ngành, theo lớp; danh sách các SV đủ điều kiện tốt nghiệp….
Phòng quản lý tài chính- kế toán cập nhật và theo dõi quá trình thu nộp học phí, phần mềm sẽ sử lý và cung cấp các thông tin về những SV chưa nộp và đã nộp học phí, các báo cáo theo yêu cầu quản lý.
Phòng công tác HSSV quản lý được các thông tin về hồ hồ sơ cá nhân SV, sở trường, năng khiếu, gia đình, chỗ ở, số điện thoại SV… Hệ thống giúp quản lý việc theo dõi, đánh giá kết quả rèn luyện, số SV được cấp học bổng, các thông tin kỷ luật SV, thực hiện các báo cáo định kỳ.
Lãnh đạo nhà trường có thể truy cập các thông tin cần thiết phục vụ cho công tác quản lý, nắm bắt tình hình học tập, rèn luyện của SV, công tác quản lý thu học phí, ký túc xá… từ đó tìm ra các nguyên nhân ảnh hưởng đến kết quả học tập và các vấn đề khác để tìm ra các biện pháp khác phục kịp thời.
Thường xuyên tổ chức tập huấn và bồi dưỡng cho đội ngũ chuyên viên trong việc sử dụng thành thạo công nghệ thông tin để thực hiện nhiệm vụ hiệu quả nhất.