9. Dự kiến kết quả nghiên cứu
2.1. Nhu cầu ứng dụng cơng nghệ thơng tin tại Thư viện
2.1.1. Nhu cầu của người dùng tin
Để cĩ số liệu thực tiễn về nhu cầu và mong muốn của người dùng tin về việc ứng dụng CNTT tại Thư viện. Trong quá trình nghiên cứu, tác giả sử dụng cơng thức của Yamane (1967-1986) để tính tốn số lượng phiếu khảo sát nhu cầu người dùng tin về nhu cầu ứng dụng CNTT. Cơng thức của Yamane như sau:
n = 1 + N (e)N 2
n: Số lượng phiếu khảo sát
N: Tổng số người dùng của Thư viện e: Là độ sai số cho phép
Số lượng người dùng tin là: N = 3000; độ sai số cho phép là: e = 6,8%, kết quả khảo sát sẽ đạt độ tin cậy là 93,2%. Áp dụng vào cơng thức trên, xác định số lượng phiếu khảo sát là:
n = 1 + 3000 (0,068)3000 2 = 201 phiếu khảo sát
Với lượng phiếu khảo sát là: n = 201 phiếu, tác giả đã tiến hành phát phiếu khảo sát bằng phương pháp ngẫu nhiên cho người dùng tin cĩ sự kết hợp giữa buổi sáng (thứ 2, thứ 3, thứ 6) và buổi chiều (thứ 4, thứ 5, thứ 6) trong thời gian một tuần.
- Số lượng phiếu khảo sát phát ra: 201 phiếu. - Số lượng phiếu khảo sát thu về: 186 phiếu.
Số phiếu phát khảo sát: 186/201 phiếu
STT Nội dung Số phiếutrả lời Tỷ lệ %trả lời
1. Bạn cĩ thĩi quen sử dụng thư viện?
a. Hàng ngày 51 27,4
b. 2-3 lần/ tuần 96 51,6
c. Khi cần tài liệu 39 21
d. ít khi 0 0
2. Thời gian làm thủ tục mượn sách?
a. Trên 7 phút 5 2,7 b. Từ 5-7 phút 21 11,3 c. Từ 3-5 phút 125 67,2 d. Khác:…….. phút (dưới 3 phút) 35 18,8 3. Thời gian tìm sách? a. Trên 30 phút 14 7,5 b. Từ 20-30 phút 102 54,8 c. Từ 10-20 phút 61 32,8 d. Khác:………phút (dưới 10 phút) 9 4,9
4. Anh/Chị cĩ xác định được tình trạng (cịn hay hết) của sáchtrước khi đến thư viện khơng?
a. Khơng 123 66,1
b. Cĩ 63 33,9
5. Anh/ Chị chọn 2 đánh giá gì về hình thức tìm sách hiện nay? ơ được đánh chọn là 312) (số
a. Mất rất nhiều thời gian 97 52,1
c. Khơng tìm được nội dung sách tương tự 54 29,0 d. Khác (nêu cụ thể): chọn tất cả, vị trí sách
khơng đúng, tiện lợi, … 23 12,3
6. Anh/ chị thích sử dụng hình thức nào để tìm sách?
a. Tìm sách trực tiếp trên kệ sách 138 74,2
b. Hỏi trực tiếp cán bộ thư viện 9 4,9
c. Tìm sách trên mạng máy tính 31 16,6
d. Khác (nêu cụ thể): thư mục giới thiệu
sách; bạn, thầy, cơ giới thiệu 8 4,3
7. Anh/Chị cĩ nhu cầu tìm tài liệu, thơng tin trên internet khơng?
a. Khơng 0 0
b. Cĩ 186 100
8. Anh/Chị cĩ nhu cầu tìm sách thư viện trên mạng máy tínhkhơng?
a. Khơng 38 20,4
b. Cĩ 148 79,6
9. Anh/ Chị đánh giá sự cần thiết của cơng nghệ thơng tin tronghọc tập?
a. Rất cần thiết 142 76,3
b. Cần thiết 44 23,7
c. Khơng cần thiết 0 0
10. Anh/ Chị đánh giá khả năng sử dụng máy tính?
a. Sử dụng thành thạo 38 20,4
b. Sử dụng các thao tác cơ bản 127 68,3
d. Khác (nêu cụ thể) 0 0 11. Anh/ Chị cĩ suy nghĩ gì để cải tiến quá trình tìm, mượn, trảsách? (số ơ được đánh chọn là 271)
a. Quản lý sách bằng phần mềm thư viện 103 55,4 b. Đầu tư thiết bị cơng nghệ thơng tin: máy
tính, máy in,….. 118 63,4
c. Bổ sung sách điện tử 29 15,6
d. Khác (nêu cụ thể): tất cả, tra cứu sách online, thư viện điện tử, cĩ thiết bị để người đọc tự tra cứu sách cần tìm trước khi vào kho sách,….
21 11,3
2.1.2. Nhu cầu của cán bộ thư viện
Để kết quả khảo sát đạt được độ tin cậy cao, tác giả tiến hành khảo sát nhu cầu ứng dụng CNTT tại Thư viện cho tất cả cán bộ Thư viện Học viện Hành chính cơ sở Thành phố Hồ Chí Minh.
- Số lượng phiếu khảo sát phát ra: 11 phiếu. - Số lượng phiếu khảo sát thu về: 11 phiếu.
TỔNG HỢP KẾT QUẢ PHIẾU KHẢO SÁT CÁN BỘ THƯ VIỆN NHU CẦU ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TẠI THƯ VIỆN
Số phiếu phát khảo sát: 11 phiếu
TT Nội dung Số phiếu
trả lời
Tỷ lệ % trả lời
1. Anh/ Chị đánh giá hiệu quả xử lý cơng việc hiện tại như thế nào?
a. Rất hài lịng 0 0
b. Hài lịng 9 81,8
d. Khác (nêu cụ thể) 0 0 2. Anh/ Chị đánh giá khả năng sử dụng máy tính?
a. Sử dụng thành thạo, tự tin 2 18,2
b. Sử dụng các thao tác cơ bản 8 72,7
c. Chưa tự tin khi sử dụng máy tính 1 9,1
d. Khác (nêu cụ thể) 0 0
3. Anh/Chị cĩ nhu cầu sử dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng việc của mình khơng?
a. Khơng 0 0
b. Cĩ 11 100
4. Anh/ Chị cho biết trang thiết bị cơng nghệ thơng tin cần phải đầu tư cho hoạt động thư viện?
Máy vi tính: máy chủ, máy trạm 11 100
Thiết bị kết nối ineternet 11 100
Phần mềm quản lý thư viện 11 100
Phần mềm cơng tác hành chính văn phịng 8 72.7
Xây dựng cổng thơng tin điện tử 11 100
Cổng từ, thiết bị từ 11 100
Máy in, máy photocopy, máy scanner 11 100 Máy in mã vạch, máy quét mã vạch, 11 100 Thiết bị lưu điện, thiết bị lưu dữ liệu, thiết
bị kiểm kho
11 100
5. Anh/ Chị suy nghĩ như thế nào khi ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong hoạt động thư viện?
Nâng cao hiệu quả cơng việc 11 100
Thỏa mãn được đa dạng nhu cầu người dùng tin
11 100
Cơ sở đa dạng hĩa các sản phẩm và dịch vụ thư viện
Khắc phục được rào cản khơng gian và thời gian tra cứu tài liệu
11 100
Cán bộ thư viện được nâng cao khả năng sử dụng cơng nghệ thơng tin
11 100
Ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong thư viện là khơng cần thiết
0 0
Ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong thư viện là sự lãng phí
0 0
6. Anh/ Chị sẽ đăng ký khĩa học nào khi ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong hoạt động thư viện?
Chuyên mơn, nghiệp vụ thư viện 10 90,9
Kỹ năng sử dụng máy tính, phần mềm 11 100 Kỹ năng tìm kiếm, phân tích và tổng hợp
thơng tin
9 81,8
Kỹ năng xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử 11 100
Khơng cĩ nhu cầu tham gia khĩa học 0 0
Khác (nêu cụ thể) 1 9,1
7. Anh/ Chị cĩ đề nghị gì để việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong thư viện đạt hiệu quả?
- Sự quan tâm đầu tư của Lãnh đạo Học viện;
- Đầu tư việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin đồng bộ;
- Bồi dưỡng kỹ năng sử dụng trang thiết bị cơng nghệ thơng tin;
- Hướng dẫn người dùng tin sử dụng thư viện điện tử; ...
2.2. Các điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin tại Thư viện2.2.1. Nhân lực 2.2.1. Nhân lực
Cơ cấu tổ chức là hệ thống các bộ phận trong đĩ tập hợp của những con người nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ nhằm đạt được mục tiêu xác định của cơ quan, tổ chức.
Cơ cấu tổ chức của Thư viện Học viện thiết lập theo mơ hình chức năng được phân chia như sau:
- Lãnh đạo quản lý Thư viện gồm cĩ: 01 giám đốc và 01 phĩ giám đốc. + Trưởng phịng: Điều hành chung và trực tiếp phụ trách một số mảng cơng tác chuyên mơn. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Học viện về tồn bộ cơng tác tổ chức, quản lý xây dựng kế hoạch và phương hướng hoạt động của thư viện.
+ Phĩ trưởng phịng: Giúp việc cho Trưởng phịng để lãnh đạo đơn vị, và phụ trách một số mảng cơng tác do trưởng phịng phân cơng, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Học viện và Trưởng phịng về những cơng việc đã được giao.
+ Tổ trưởng, tổ phĩ các mảng cơng tác chuyên mơn họat động trong phịng do Trưởng phịng phân cơng, là người trực tiếp quản lý trong các khâu cơng tác của Tổ, cĩ nhiệm vụ hồn thành tốt nhiệm vụ được giao, theo dõi, đơn đốc các thành viên thực hiện kế hoạch, phương hướng hoạt động chuyên mơn nghiệp vụ của mảng cơng tác được phân cơng và chịu trách nhiệm trước Trưởng phịng.
- Tổ Thơng tin - Thư viện: Thực hiện nhiệm vụ quản lý kho tài liệu mở vừa phục vụ người dùng tin mượn tài liệu về nhà vừa phục vụ người dùng tin đọc tại chỗ.
- Tổ Thơng tin - Tư liệu - Triển lãm: Thực hiện nhiệm vụ sưu tập tài liệu và quản lý tài liệu nội sinh với hình thức phục vụ người dùng tin đọc tại chỗ và dịch vụ sao chép tài liệu; thực hiện triển lãm giới thiệu tài liệu theo chủ đề các ngày Lễ, Kỷ niệm trong năm ví dụ: Ngày thành lập Đảng Cộng sản Việt
Nam, Ngày thành lập Học viện, Ngày nhà giáo Việt Nam, Ngày quốc khách nước cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam,…
- Tổ Báo - Tạp chí: Thực hiện nhiệm vụ bổ sung, xử lý và quản lý phục vụ báo - tạp chí; biện soạn thư mục trích báo, tạp chí theo chuyên đề
- Tổ máy tính - internet: Thực hiện nhiệm vụ quản lý hệ thống mạng máy tính của thư viện và phục vụ người dùng tin đăng ký sử dụng máy tính.
- Tổ bổ sung, xử lý tài liệu: Thực hiện nhiệm vụ bổ sung, xử lý kỹ thuật tài liệu và đưa tài liệu ra kho tài liệu mở.
- Tổ phát hành tài liệu: Thực hiện nhiệm vụ nhập tài liệu từ Thư viện Học viện Hành chính Hà Nội và phát hành tài liệu đến học viện, sinh viên trong và ngồi Học viện Hành chính, thư viện các trường chính trị các tỉnh, thành phía Nam và Tây Nguyên.
Cơ cấu tổ chức Thư viện
LÃNH ĐẠO THƯ VIỆN
TỔ THƠNG TIN THƯ VIỆN TỔ THƠNG TIN - TƯ LIỆU - TRIỂN LÃM TỔ MÁY TÍNH - INTER NET TỔ BỔ SUNG, XỬ LÝ TÀI LIỆU TỔ BÁO - TẠP CHÍ TỔ PHÁT HÀNH TÀI LIỆU
* Đội ngũ cán bộ
- Từ năm 2006 đến nay đội ngũ cán bộ thư viện luơn cĩ sự thay đổi qua các năm. Vì vậy, cán bộ phụ trách các tổ cũng bị xáo trộn, cụ thể như sau:
Năm Số lượng cán bộ 2006 11 2007 12 2008 11 2009 9 2010 7 2011 9 2012 11
- Đến nay số lượng đội ngũ cán bộ của thư viện là 11 người, trong đĩ: + Về trình độ chuyên mơn,
STT Trình độ chuyên mơn Số lượng (người)
1 Thạc sỹ khoa học thư viện 01
2 Đang học cao học khoa học thư viện 01 3 Đang học cao học quản lý cơng 01
4 Đại học thư viện - thơng tin 08
Tổng cộng: (04 nam + 07 nữ) 11
+ Về trình độ ngoại ngữ và tin học: Đội ngũ cán bộ của thư viện hầu hết đã cĩ chứng chỉ trình độ B anh văn và trình độ A tin học văn phịng
+ Về độ tuổi: Độ tuổi trung bình của đội ngũ cán bộ thư viện là 35.6 tuổi. Trong đĩ: 03 cán bộ cĩ độ tuổi từ 45 đến 55 tuổi, 05 cán bộ cĩ độ tuổi từ 31 đến 35 tuổi và 03 cán bộ cĩ độ tuổi từ 25 đến 30 tuổi.
2.2.2. Nguồn lực thơng tin
Theo cẩm nang sử dụng thư viện năm 2012, tính đến ngày 31 tháng 8 năm 2012 nguồn lực thơng tin của Thư viện:
+ Tài liệu cơng bố:
Sách: sách giáo trình do Học viện Hành chính xuất bản và bên ngồi, sách tham khảo, sách tra cứu với hơn 90.000 cuốn
Ấn phẩn định kỳ: bao 71 tên, tạp chí 67 tên
+ Tài liệu khơng cơng bố: luận văn, khĩa luận, đề án, tiểu luận tình huống, báo cáo thực tập tốt nghiệp
STT Thành phần
Số lượng (cuốn)
01 Luận văn Cao học trước năm 1975 312
02 Đốc sự trước năm 1975 902
03 Luận văn Cao học Quản lý Hành chính
nhà nước 550
04 Khoá luận Cử nhân Hành chính 289
05 Báo cáo Thực tập tốt nghiệp > 500 06 Tiểu luận tình huống Quản lý Hành
chính nhà nước > 3.500
07 Đề án Chuyên viên cao cấp 415
- Theo ngơn ngữ + Tiếng Việt : 89% + Tiếng Anh : 6% + Tiếng Nga, Pháp Đức : 3% + Ngơn ngữ khác : 2% 2.2.3. Xử lý tài liệu * Tổ chức xử lý kỹ thuật
Tính đến thời điểm hiện nay, Thư viện được thành lập 53 năm. Đây là khoảng thời gian khá dài đủ để Thư viện cĩ thể ổn định và phát triển. Tuy nhiên, hoạt động của Thư viện vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu dùng tin của người dùng tin, đặc biệt trong hồn cảnh quy mơ đào tạo của Học viện được mở rộng với lượng sinh viên, học sinh theo học tăng, các chuyên ngành đào tạo cũng được mở rộng. Một trong những yếu tố gây hạn chế cho cơng tác phục vụ của Thư viện đĩ chính là hoạt động nghiệp vụ thư viện chưa được chú ý.
+ Cơng tác biên mục tài liệu: Biên mục tài liệu là một trong những khâu nghiệp vụ khá quan trọng để tạo điều kiện thành lập cơ sở dữ liệu về mỗi tài liệu. Việc biên mục là cơng đoạn thứ hai sau khi tài liệu được nhập vào kho. Một quy trình biên mục gồm cĩ những cơng việc sau: Xử lý hình thức; xử lý nội dung tài liệu.
Xử lý hình thức: là việc xác định những yếu tố về tài liệu như nhan đề, tác giả, lần xuất bản, các yếu tố xuất bản (nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản) và mơ tả vật chất (kích cỡ, số trang, minh họa, những số tiêu chuẩn…); Một trong các yếu tố trên sẽ là yếu tố quyết định những yếu tố nào trong thành phần mơ tả cĩ thể là căn bản cho việc truy cập tài liệu, xác định hình thức thích hợp đối với tác giả và nhan đề được chọn làm tiêu đề mơ tả.
Tại Thư viện đã tiến hành làm cơng tác mơ tả hình thức, nhưng chưa áp dụng phần mềm mà hồn tồn thực hiện thủ cơng và sử dụng tiện ích của cơng cụ excel trong máy tính để tạo dựng những cột, phục vụ cho việc làm thư mục thơng báo tài liệu mới. Tất cả các đầu tài liệu khi được nhập vào kho đều đã được thực hiện việc đăng ký tài liệu (ký hiệu kho của tài liệu).
Biên mục đề mục hay mơ tả nội dung: là quá trình xác định các tiêu đề đề mục cho một tài liệu. Người làm biên mục tìm những tiêu đề tiêu biểu tốt nhất
cho tài liệu bằng những từ hay cụm từ lấy trong một khung tiêu đề đề mục cĩ sẵn hoặc tự định ra tiêu đề, đề mục để phản ánh đúng nội dung của tài liệu cần biên mục.
Việc biên mục đề mục nhằm mục đích cung ứng sự tra tìm theo chủ đề đối với tất cả những tài liệu liên quan đến chủ đề đĩ, giúp quá trình tìm tin được nhanh chĩng và chính xác.
Phân loại tài liệu: Thực hiện phân loại tài liệu là nhằm sắp xếp các đề tài một cách cĩ hệ thống. Nguyên tắc phân loại trong thư viện là tập hợp các tài liệu trên kệ theo mơn loại hay theo nội dung chủ đề với mục đích tập trung tài liệu cĩ nội dung liên quan với nhau theo một trật tự thích hợp, cung cấp hình thức tiếp cận kho tài liệu (khi thư viện tổ chức kho mở), tổ chức mục lục phân loại hay mục lục vị trí (là mục lục cơng vụ để quản lý kho tài liệu và phục vụ cơng việc phát triển tư liệu). Thư viện hiện đã tổ chức kho tài liệu mở nhưng cơng tác quản lý, phục vụ người dùng tin mượn, trả tài liệu vẫn thực hiện bằng phương pháp thủ cơng.
* Tổ chức quản lý nguồn lực thơng tin
Nĩi tới thư viện là người ta nĩi tới nguồn lực thơng tin. Cơng việc tổ chức kho tài liệu là cơng việc phía sau của hoạt động thư viện nhưng để đưa thư viện vào thực tế sử dụng thì địi hỏi phải tổ chức kho tài liệu một cách khoa học, hợp lý và hiệu quả.
Để tổ chức lưu giữ, bảo quản và khai thác được nguồn tài liệu thì cơng tác tổ chức kho tài liệu là cơng việc tất yếu và bao giờ cũng được quan tâm hàng