9. Dự kiến kết quả nghiên cứu
2.2.2. Nguồn lực thơng tin
Theo cẩm nang sử dụng thư viện năm 2012, tính đến ngày 31 tháng 8 năm 2012 nguồn lực thơng tin của Thư viện:
+ Tài liệu cơng bố:
Sách: sách giáo trình do Học viện Hành chính xuất bản và bên ngồi, sách tham khảo, sách tra cứu với hơn 90.000 cuốn
Ấn phẩn định kỳ: bao 71 tên, tạp chí 67 tên
+ Tài liệu khơng cơng bố: luận văn, khĩa luận, đề án, tiểu luận tình huống, báo cáo thực tập tốt nghiệp
STT Thành phần
Số lượng (cuốn)
01 Luận văn Cao học trước năm 1975 312
02 Đốc sự trước năm 1975 902
03 Luận văn Cao học Quản lý Hành chính
nhà nước 550
04 Khoá luận Cử nhân Hành chính 289
05 Báo cáo Thực tập tốt nghiệp > 500 06 Tiểu luận tình huống Quản lý Hành
chính nhà nước > 3.500
07 Đề án Chuyên viên cao cấp 415
- Theo ngơn ngữ + Tiếng Việt : 89% + Tiếng Anh : 6% + Tiếng Nga, Pháp Đức : 3% + Ngơn ngữ khác : 2% 2.2.3. Xử lý tài liệu * Tổ chức xử lý kỹ thuật
Tính đến thời điểm hiện nay, Thư viện được thành lập 53 năm. Đây là khoảng thời gian khá dài đủ để Thư viện cĩ thể ổn định và phát triển. Tuy nhiên, hoạt động của Thư viện vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu dùng tin của người dùng tin, đặc biệt trong hồn cảnh quy mơ đào tạo của Học viện được mở rộng với lượng sinh viên, học sinh theo học tăng, các chuyên ngành đào tạo cũng được mở rộng. Một trong những yếu tố gây hạn chế cho cơng tác phục vụ của Thư viện đĩ chính là hoạt động nghiệp vụ thư viện chưa được chú ý.
+ Cơng tác biên mục tài liệu: Biên mục tài liệu là một trong những khâu nghiệp vụ khá quan trọng để tạo điều kiện thành lập cơ sở dữ liệu về mỗi tài liệu. Việc biên mục là cơng đoạn thứ hai sau khi tài liệu được nhập vào kho. Một quy trình biên mục gồm cĩ những cơng việc sau: Xử lý hình thức; xử lý nội dung tài liệu.
Xử lý hình thức: là việc xác định những yếu tố về tài liệu như nhan đề, tác giả, lần xuất bản, các yếu tố xuất bản (nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản) và mơ tả vật chất (kích cỡ, số trang, minh họa, những số tiêu chuẩn…); Một trong các yếu tố trên sẽ là yếu tố quyết định những yếu tố nào trong thành phần mơ tả cĩ thể là căn bản cho việc truy cập tài liệu, xác định hình thức thích hợp đối với tác giả và nhan đề được chọn làm tiêu đề mơ tả.
Tại Thư viện đã tiến hành làm cơng tác mơ tả hình thức, nhưng chưa áp dụng phần mềm mà hồn tồn thực hiện thủ cơng và sử dụng tiện ích của cơng cụ excel trong máy tính để tạo dựng những cột, phục vụ cho việc làm thư mục thơng báo tài liệu mới. Tất cả các đầu tài liệu khi được nhập vào kho đều đã được thực hiện việc đăng ký tài liệu (ký hiệu kho của tài liệu).
Biên mục đề mục hay mơ tả nội dung: là quá trình xác định các tiêu đề đề mục cho một tài liệu. Người làm biên mục tìm những tiêu đề tiêu biểu tốt nhất
cho tài liệu bằng những từ hay cụm từ lấy trong một khung tiêu đề đề mục cĩ sẵn hoặc tự định ra tiêu đề, đề mục để phản ánh đúng nội dung của tài liệu cần biên mục.
Việc biên mục đề mục nhằm mục đích cung ứng sự tra tìm theo chủ đề đối với tất cả những tài liệu liên quan đến chủ đề đĩ, giúp quá trình tìm tin được nhanh chĩng và chính xác.
Phân loại tài liệu: Thực hiện phân loại tài liệu là nhằm sắp xếp các đề tài một cách cĩ hệ thống. Nguyên tắc phân loại trong thư viện là tập hợp các tài liệu trên kệ theo mơn loại hay theo nội dung chủ đề với mục đích tập trung tài liệu cĩ nội dung liên quan với nhau theo một trật tự thích hợp, cung cấp hình thức tiếp cận kho tài liệu (khi thư viện tổ chức kho mở), tổ chức mục lục phân loại hay mục lục vị trí (là mục lục cơng vụ để quản lý kho tài liệu và phục vụ cơng việc phát triển tư liệu). Thư viện hiện đã tổ chức kho tài liệu mở nhưng cơng tác quản lý, phục vụ người dùng tin mượn, trả tài liệu vẫn thực hiện bằng phương pháp thủ cơng.
* Tổ chức quản lý nguồn lực thơng tin
Nĩi tới thư viện là người ta nĩi tới nguồn lực thơng tin. Cơng việc tổ chức kho tài liệu là cơng việc phía sau của hoạt động thư viện nhưng để đưa thư viện vào thực tế sử dụng thì địi hỏi phải tổ chức kho tài liệu một cách khoa học, hợp lý và hiệu quả.
Để tổ chức lưu giữ, bảo quản và khai thác được nguồn tài liệu thì cơng tác tổ chức kho tài liệu là cơng việc tất yếu và bao giờ cũng được quan tâm hàng đầu. Việc tổ chức kho tài liệu cĩ ý nghĩa quyết định hiệu quả hoạt động của thư viện. Bởi, tổ chức kho tài liệu cĩ tốt thì mới cĩ thể quản lý được nguồn thơng tin - tư liệu cĩ trong thư viện, tạo được cơ sở dữ liệu về tài liệu và tiện dụng cho cơng tác tìm kiếm thơng tin.
Thư viện là một bộ phận trực thuộc của Học viện, nằm trong khuơn viên Học viện, với diện tích chỉ cĩ 820m2 bao gồm cả diện tích phịng đọc tài liệu,
phịng nghiệp vụ và diện tích dành cho kho tài liệu. Chính bởi thế, kho tài liệu của Thư viện hiện nay với số lượng tài liệu lên tới 80.065 bản thì hầu hết các giá tài liệu rất chật hẹp và khơng cịn nhiều khoảng trống dành cho lượng tài liệu mới bổ sung. Tài liệu trên giá chủ yếu là các loại tài liệu tham khảo.
Giá tài liệu của thư viện được trang bị đúng với chủng loại của thư viện. Tài liệu xếp theo đăng ký xếp giá theo phân loại, nhưng kho tài liệu chật hẹp nếu phát triển thêm loại hình kho khác thì khơng cĩ chỗ để thêm giá tài liệu. Kho đơn điệu chỉ cĩ một kho tài liệu dùng chung cho cả mượn đọc tại chỗ và mượn về nhà.
Tài liệu trong kho tài liệu của thư viện hầu hết chỉ được nhập kho theo hình thức đơn giản là đăng ký số đăng ký cá biệt và được xếp lên giá theo ký hiệu phân loại. Tài liệu đưa lên giá trong tình trạng mơ tả hình thức chứ chưa cĩ cơ sở dữ liệu để thuận tiện cho tra tìm. Khi cĩ độc giả yêu cầu mượn tài liệu, cán bộ thư viện vẫn phải thực hiện việc lấy tài liệu cho độc giả theo phương pháp thủ cơng. Từ đĩ làm mất thời gian của cả thủ thư và độc giả nên hiệu quả phục vụ của thư viện giảm đi đáng kể.
* Quản lý người dùng tin
- Quản lý người dùng tin mượn mang về: Thư viện chỉ phục vụ người dùng tin trong Học viện. Việc quản lý người dùng tin trên cơ sở sổ mượn cá nhân và thẻ thư viện. Cán bộ thư viện sẽ thống kê tình trạng mượn tài liệu của người dùng tin đối với người dùng tin năm cuối để thơng báo tài liệu mượn quá hạn và làm thủ tục trước khi nhận bằng tốt nghiệp
- Quản lý người dùng tin mượn tại chỗ: Đối tượng phục vụ được mở rộng cả người dùng tin trong và ngồi Học viện. Với người dùng tin ngồi Học viện phải cĩ giấy giới thiệu, chứng minh nhân dân nhân, người dùng tin trong Học viện quản lý trên cơ sở thẻ thư viện.
Sản phẩm và dịch vụ thơng tin là cầu nối giữa nhu cầu tin của người dùng tin đối với các cơ quan thơng tin - thư viện nĩi chung và Thư viện Học viện hành chính cơ sở Thành phố Hồ Chí Minh nĩi riêng. Sản phẩm và dịch vụ thơng tin tại Thư viện Học viện Hành chính cơ sở Thành phố Hồ Chí Minh bao gồm:
- Sản phẩm thơng tin của Thư viện
+ Mục lục cơng vụ: Mục lục là phương tiện để tập hợp các phích mơ tả thư mục về các tài liệu được sắp xếp theo một logic nhất định nhằm phản ánh nguồn lực thơng tin của mỗi hoặc nhĩm cơ quan thơng tin - thư viện.
Mục đích của mục lục cơng vụ là nhằm phục vụ cho cán bộ thư viện trong cơng tác bổ sung, quản lý tài liệu, được sắp xếp theo theo số đăng ký cá biệt với một số yếu tố mơ tả: tên nhan đề, tên tác giả, nhà xuất bản, nơi xuất bản, năm xuất bản, số trang, số đăng ký cá biệt, ký hiệu phân loại.
+ Mục lục tra cứu luận văn, khĩa luận, đề án: Mục lục này được đĩng thành tập, phân chia thành 02 loại (mục lục tra cứu theo chủ đề, mục lục tra cứu theo chữ cái tên tác giả) với một số yếu tố mơ tả: tên nhan đề, tên tác giả, tên người hướng dẫn khoa học, ký hiệu xếp kho
+ Ấn phẩm thơng tin thư mục theo chuyên đề: Là cơng cụ giúp người
dùng tin tìm được đầy đủ tài liệu phù hợp với nhu cầu tin của người dùng tin. Đây là tập hợp các phiếu mơ tả thư mục của sách, các bài viết được đăng trên các báo, tạp chí theo từng chủ đề, được trình bày dưới hình thức mục lục cuốn, sắp xếp các phiếu mơ tả theo chữ cái tên tài liệu và trật tự trình bày các phiếu mơ tả theo quy tắc biên mục mơ tả ISBD.
Tiêu chí lựa chọn biên soạn ấn phẩm thơng tin thư mục theo chuyên đề: Phù hợp với các chuyên ngành Học viện đang đào tạo, bồi dưỡng. Đề tài nghiên cứu khoa học.
Được nhiều người dùng tin quan tâm. Chủ đề mang tính thời sự.
Ấn phẩm thơng tin thư mục theo chuyên đề được giới thiệu đến các khoa, phịng, đơn vị và tại Thư viện Học viện. Một vài ấn phẩm thơng tin thư mục theo chuyên đề được biên soạn trong thời gian gần đây: ấn phẩm thơng tin thư mục Hồ Chí Minh, ấn phẩm thơng tin thư mục hành chính địa phương, ấn phẩm thơng tin thư mục cải cách hành chính, ấn phẩm thơng tin thư mục quản lý nhà nước về đất đai,.. Việc biên soạn ấn phẩm này do tổ thơng tin - thư viện, tổ thơng tin - tư liệu - triển lãm, tổ báo - tạp chí, tổ bổ sung, xử lý tài liệu phối hợp thực hiện.
+ Ấn phẩm thơng tin thư mục thơng báo tài liệu mới: Là cơng cụ giúp người dùng tin cập nhật những tài mới được bổ sung vào Thư viện, là hình thức tập hợp các phiếu mơ tả thư mục của các tài liệu được bổ sung. Mỗi quý Thư viện đều tiến hành biên soạn ấn phẩm thơng tin thư mục thơng báo tài liệu mới, được trình bày dưới hình thức cuốn, sắp xếp theo chủ đề tài liệu trong mỗi chủ đề các phiếu mơ tả được sắp xếp theo vần chữ cái tên tài liệu và trật tự trình bày các phiếu mơ tả theo quy tắc biên mục mơ tả ISBD. Việc biên soạn ấn phẩm thơng tin thư mục thơng báo tài liệu mới do tổ bổ sung, xử lý tài liệu trực tiếp thực hiện.
- Dịch vụ thơng tin của thư viện
+ Dịch vụ cung cấp tài liệu tại chỗ: Là dịch cơ bản của Thư viện Học viện Hành chính giúp người dùng tin sử dụng được tài liệu phù hợp với nhu cầu của họ.
Dịch vụ cung cấp tài liệu do tổ thơng tin - thư viện, tổ thơng tin - tư liệu - triển lãm và tổ báo, tạp chí đảm nhiệm. Đặc điểm chung của các kho cung cấp tài liệu tại chỗ được thiết kế theo hình thức kho tự chọn, sắp xếp tài liệu theo ký hiệu phân loại, người dùng tin trực tiếp vào kho lựa chọn tài liệu sau đĩ đến quầy thủ thư ghi phiếu yêu cầu mượn tài liệu, sau khi đọc xong người dùng tin trả tài liệu tại quầy thủ thủ và cán bộ thư viện sắp xếp tài liệu lên kệ
sách. Tài liệu phục vụ đọc tại chỗ tập trung vào các tài liệu tra cứu, tài liệu nội sinh, tài liệu độc bản, tài liệu tham khảo, báo, tạp chí.
Phịng đọc cung cấp tại liệu tại chỗ được chia thành ba phịng đọc độc lập: phịng đọc chung, phịng đọc báo tạp, chí phục vụ mọi đối tượng người dùng tin. Đối với phịng đọc tài liệu nội sinh phục vụ người dùng tin là cán bộ, giảng viên, cơng nhân viên Học viện, học viện các lớp bồi dưỡng, học viên cao học, sinh viên năm thứ tư.
Tổng diện tích phịng đọc cung cấp dịch vụ tài liệu tại chỗ là 410m2 với 180 chỗ ngồi, hàng ngày phục vụ người dùng tin trung bình 200-250 lượt người dùng tin/ngày. Tuy nhiên, vào những thời gian gần các kỳ thi lượng người dùng tin đến thư viện trung bình 250-300 lượt/ngày. Nhằm đáp ứng nhu cầu người dùng tin đến thư viện tăng vào các đợt thi Lãnh đạo Thư viện trình Lãnh đạo Học viện cho phép mở của phục vụ ngồi giờ hành chính từ thứ 2 đến thứ 6 (từ 17h đến 20h) thứ 7 (từ 7h30 đến 16h30).
+ Dịch vụ cung cấp tại liệu mượn về nhà: Là dịch vụ cung cấp tài liệu quan trọng nhất đối với hoạt động dịch vụ thơng tin của Thư viện Học viện Hành chính. Dịch vụ này là hình thức phục vụ cho phép người dùng tin mang tài liệu ra khỏi thư viện để sử dụng trong một thời gian nhất định.
Dịch vụ cung cấp tài liệu mượn về nhà do tổ thơng tin - thư viện đảm nhiệm và luơn phát triển song song cùng dịch vụ cung cấp tài liệu tại chỗ. Dịch vụ này chỉ giải quyết đối với những yêu cầu về tài liệu khơng thuộc trong phạm vi của dịch vụ cung cấp tài liệu tại chỗ.
Thời gian mượn tối đa khơng quá 30 ngày đối với người dùng tin là cán bộ, giảng viên, cơng nhân viên trong Học viện, đối với người dùng tin là học viên các hệ bồi dưỡng, học viên cao học, sinh viên được mượn về nhà với thời gian mượn khơng quá 15 ngày. Mỗi lượt mượn hoặc số tài liệu mượn trong sổ mượn tối đa đối với người dùng tin là cán bộ, giảng viên,
cơng nhân viên trong Học viện cĩ thể mượn 06 cuốn. Nhưng đối với người dùng tin là học viên các hệ bồi dưỡng, học viên cao học, sinh viên mỗi lượt mượn hoặc số tài liệu tối đa trong sổ mượn khơng quá 04 cuốn.
Thủ tục mượn tài liệu về cũng giống thủ tục mượn tài liệu tại chỗ, người dùng tin phải xuất trình thẻ thư viện và trực tiếp vào kho lựa chọn tài liệu, sau khi lựa chọn tài liệu xong người dùng tin đến quầy cán bộ thư viện làm thủ tục mượn tài liệu, những thủ tục này do cán bộ thư viện thưc hiện sau đĩ người dùng tin kiểm tra lại thơng tin, trạng thái tài liệu và ký nhận mượn tài liệu trong sổ mượn của người dùng tin.
Khi trả tài liệu cán bộ thư viện kiểm tra số đăng ký cá biệt của mỗi tài liệu với sổ mượn của người dùng tin, trạng thái của tài liệu. Đối với những người dùng tin làm mất tài liệu theo quy định của thư viện người dùng tin cĩ thể đền thay thế bằng cuốn tài liệu giống với tài liệu đã bị mất và phải đĩng khoản lệ phí để xử lý tài liệu, đối với những tài liệu bị mất mà khơng cĩ cuốn giống thì người dùng tin phải đền thay thế bằng tiền từ 05 đến 10 giá trị của tài liệu đĩ.
+ Dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu: Là dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu gốc cho người người dùng tin trong trường hợp người dùng tin muốn cĩ 01 tài liệu hoặc một số thơng tin sử dụng lâu dài mà những tài liệu đĩ thuộc diện đọc tại chỗ. Đây là dịch vụ phát sinh từ dịch vụ cung cấp tài liệu tại chỗ. Do chỉ được sử dụng tại chỗ mà đối tượng người dùng tin chủ yếu của dịch vụ này là học viên các hệ bồi dưỡng, học viên cao học hoặc người dùng tin bên