9. Dự kiến kết quả nghiên cứu
3.3. Áp dụng cơng nghệ, quy tắc và tiêu chuẩn
Mã vạch (Barcode) là sự thể hiện TT trong các dạng nhìn thấy trên các bề mặt mà máy mĩc cĩ thể đọc được. Cơng nghệ mã vạch được sử dụng rộng rãi trong các siêu thị, nhà sách, cơ quan TTTV. Mã vạch cĩ thể được đọc bởi các thiết bị quét quang học gọi là máy đọc mã vạch hay được quét từ hình ảnh bằng các phần mềm chuyên biệt.
Số 780863185779 được mã hĩa
Thay vì việc phải đánh một chuỗi dữ liệu vào phần nhập liệu của máy tính thì người thao tác chỉ cần quét mã vạch cho thiết bị đọc mã vạch. Chúng giúp cơ quan thơgn tin thư viện tự động hĩa một quá cơng đoạn trong dây chuyền TTTV như:
Quản lý tài liệu: mỗi tài liệu sẽ được định danh bằng một số được mã hĩa dưới dạng mã vạch phục vụ cho kiểm sốt tài liệu nhập về thư viện, tài liệu ra/vào kho, kiểm kê, thống kê, thanh lý tài liệu.
Quản lý bản đọc: mỗi thẻ người dùng tin được định danh bằng một số được mã hố dưới dạng mã vạch. Với thẻ này người dùng tin được sử dụng các dịch vụ tự động của thư viện cĩ gắn các máy đọc mã vạch
Lưu thơng mượn/trả tài liệu: tồn bộ TT về mượn/trả của người dùng tin được định danh thơng qua mã vạch, kết hợp với phần mềm quản lý thư viện, cán bộ thư viện khơng phải làm thủ cơng ghi lại TT mượn, trả tài liệu của người dùng tin, tồn bộ thao tác ghi nhận mượn/ trả, nhận dạng đối tượng đều được máy tính xử lý thơng qua nhận dạng mã số mã vạch của người dùng tin. Nĩi một cách khác, khi người dùng tin mượn sách, họ xuất trình thẻ, cán bộ
thư viện đưa vào trạng thái cho mượn rồi dùng đầu đọc quét lên nhãn mã vạch của thẻ người dùng tin, sau đĩ quét lên mã vạch của tài liệu mà người dùng tin muốn mượn. Máy tính sẽ lưu tồn bộ TT về một người dùng tin đã mượn những loại sách nào, tên sách, ký hiệu cuốn sách, thời gian mượn... Khi người dùng tin trả, cán bộ thư viện sẽ đưa vào trạng thái sách trả rồi dùng đầu đọc mã vạch quét lên nhãn mã vạch của thẻ người dùng tin, sau đĩ quét lên mã vạch của sách mà người dùng tin muốn trả . Máy tính sẽ tự động đánh dấu, thống kê số sách người dùng tin đã trả, thời gian trả sách,...
Thiết bị cho mã vạch
Để một hệ thống mã vạch hoạt động được cần cĩ các thiết bị sau hỗ trợ: Máy quét (đọc) mã vạch, máy in mã vạch; máy tính và phần mềm xử lý dữ liệu chuyên biệt
Máy quét mã vạch
Hiện nay cĩ 2 loại thiết bị đang được sử dụng rộng rãi trong hoạt động cơ quan TTTV:
Máy quét thơng thường: để sử dụng được thiết máy này phải kết nối với máy tính thơng qua cổng PS2 hoặc USB. Cĩ chức năng đọc dữ liệu và chuyển trực tiếp vào máy tính để xử lý. Dùng cho việc lưu thơng tài liệu và một số phịng chức năng như bổ sung, biên mục. Thiết bị này hỗ trợ các chuẩn mã EAN-13/8, UPC-A/E/D3, UPC/EAN with supplemental codes, ITF, CODABAR, CODE39, CODE93, and CODE128.
Máy gom dữ liệu di động: làm việc độc lập, cĩ thể đọc và ghi nhận liên tục nhiều mã vạch, kết quả là một CSDL về tài liệu. Dùng để kiểm kê tài liệu trong kho.
Máy quét mã vạch Thiết bị kiểm kho
Máy in mã vạch
Sử dụng để in mã vạch trên các vật liệu như: giấy, thẻ nhựa,...Đối với thư viện cĩ thể sử sụng các máy in chuyên dụng hoặc các máy in thơng thường để in mã vạch.
Cĩ 2 loại máy in mã vạch cơ bản đang sử dụng tại các cơ quan TT - thư viện đĩ là:
- Máy in mã vạch trên vật liệu giấy - Máy in mã vạch trên vật liệu nhựa, thẻ cứng
Máy in mã vạch Máy in thẻ cứng
Phần mềm và Máy tính điện tử
Để sử dụng và phân tích dữ liệu của máy barcode thì cần phải cĩ hệ thống phần mềm và máy tính để xử lý. Hầu hết các phần mềm quản lý thư viện tích hợp trên thị trường hiện nay đều tích hợp với dữ liệu của máy đọc barcode trong một số chức năng như: quản lý người dùng tin, lưu thơng tài liệu, kiểm kê, thanh lý tài liệu.
Việc đầu tư trang thiết bị cơng nghệ mã vạch đảm bảo cho yêu cầu tính tiết kiệm và tính hiệu quả ở mục 1.1.3. Với cơng nghệ mã vạch thì thời gian làm thủ tục mượn, trả tài liệu chỉ cịn 1 phút hoặc 1 phút 30 giây trước đây thì mất từ 3-5 phút tỷ lệ 67,2%, từ 5-7 phút tỷ lệ 11,3%, tiết kiệm thời gian cho cả người dung tin và cán bộ thư viện gĩp phần nâng cao hiệu quả cơng việc.
3.3.2. Quy tắc, tiêu chuẩn trong hoạt động thơng tin thư viện* Chuẩn biên mục * Chuẩn biên mục
Khổ mẫu MARC: Biên mục cĩ thể đọc bằng máy. Khổ mẫu MARC là một cấu trúc dành riêng cho các dữ liệu thư mục quản lý bằng máy tính điện tử. Nét độc đáo của nĩ là là đưa ra một phương pháp mã hố dựa trên cơ sở phân tích sâu sắc những yếu tố thư mục.
Khổ mẫu biên mục (BDF – Bibliographic) được thiết kế chứa dữ liệu liên quan đến TT hình thức (tác giả, nhan đề, TT xuất bản) và nội dung của tài liệu (chỉ số phân loại, chủ đề, từ khĩa,…).
- ADF được thiết kế để mang TT cĩ liên quan đến những hình thức chuẩn của tên và chủ đề được dùng như là điểm truy nhập trong các biểu ghi MARC, các hình thức tên, chủ đề và phụ đề này được dùng như những tham chiếu tới các hình thức chuẩn và các mối quan hệ qua lại giữa những hình thức này. Một tên cĩ thể được dùng như là một tiêu đề (điểm truy nhập) chính, bổ sung, tiêu đề bổ sung theo chủ đề, tiêu đề bổ sung theo tùng thư.
- CDF được thiết kế để phản ánh TT về các số phân loại và các định danh liên quan được tạo lập theo một khung phân loại chuẩn.
HDF được thiết kế nhằm:
- Nhận dạng các yếu tố dữ liệu trong các thơng báo về tư liệu của từng thư viện.
- Giao diện với các hệ thống điều khiển tự động như: Mục lục liên hợp và mượn liên thư viện, nhập các xuất bản phẩm nhiều kỳ (bổ sung)
- Dùng cho các cán bộ thư viện tham gia tạo lập và duy trì các TT về vốn tư liệu theo MARC 21.
* Chuẩn trao đổi dữ liệu
- Trao đổi biểu ghi biên mục: + Thơng qua File: ISO2709 + MARC
+ Thơng qua Z39.50 - Trao đổi tài liệu
+ Tài liệu truyền thống + Tài liệu phi truyền thống
* Chuẩn tra cứu liên thư viện Z39.50
Z39.50 là một chuẩn tìm kiếm và khai thác TT giữa các cơ quan TTTV. Các chức năng tra cứu:
Z39.50 server. Cung cấp cho các thư viện khách Z39.50 khả năng tra cứu CSDL của Thư viện.
Z39.50 client. Cung cấp cho Thư viện khả năng tra cứu CSDL của các thư viện khác qua Z39.50.
Z39.50 Gateway. Làm đầu mối gửi các yêu cầu tra cứu tới các máy chủ Z39.50. Người dùng tin khơng cần kết nối internet trực tiếp, mà vẫn tra cứu được các máy chủ Internet
Tra cứu và nhập dữ liệu biên mục qua Z39.50
Sử dụng các chương trình xuất nhập dữ liệu để lấy dữ liệu từ Internet thơng qua giao thức Z39.50.
KẾT LUẬN
Ứng dụng CNTT trong hoạt động TTTV để thay đổi quy trình, mơ hình thư viện truyền thống sang mơ hình thư viện điện tử hịa nhập xu hướng phát triển chung của Việt Nam nĩi riêng và xu hướng tồn cầu hĩa.
Thư viện được đầu tư một cơ sở hạ tầng CNTT hiện đại, một số quy trình hoạt động TTTV được tự động tối đa và được tích hợp trong một hệ thống thống nhất tạo mơi trường tương tác, trao đổi TT, phục vụ nhu cầu tin của người dùng tin ngày càng đạt chất lượng, hiệu quả cao hơn với sự đa dạng hĩa sản phẩm và dịch vụ TT. Đồng thời nĩ cịn gĩp phần nâng cao năng suất xử lý cơng việc của cán bộ thư viện với một phong cách làm việc khoa học, chuyên nghiệp. Qua đĩ gĩp phần nâng cao chất lượng, năng lực hoạt động của Thư viện.
Ứng dụng cơng nghệ vào hoạt động TTTV, gắn với quá trình cải cách thủ tục hành chính nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động giúp cho người dùng tin tiếp cận nguồn TT một cách nhanh chĩng, chính xác, tiết kiệm, đầy đủ.
Vấn đề đặt ra trong quá trình ứng dụng CNTT là việc lựa chọn các giải pháp cơng nghệ phù hợp nhu cầu sử dụng, khả năng tài chính, sắp xếp, bố trí cán bộ thư viện cĩ ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả đầu tư.
Việc ứng dụng CNTT vào hoạt động TTTV tại Thư viện Học viện Hành chính cơ sở Thành phố Hồ Chí là yêu cầu đúng đắn và cấp thiết trong giai đoạn Học viện Hành chính đang đẩy mạnh quá trình “Đổi mới tồn diện, xây dựng Học viện tiên tiến, coi trọng giáo dục truyền thống, lý tưởng, đạo đức và chuyên mơn gĩp phần đào tạo bồi dưỡng người cán bộ cơng chức đáp ứng yêu cầu của hệ thống chính trị” PGS.TS.Nguyễn Đăng Thành - Phĩ Giám đốc Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh, Giám đốc Học viện Hành chính phát động thi đua trong năm học 2012 - 2013.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tiếng Việt
1. Dương Hồ Điệp (2007), Ứng dụng Cơng nghệ Thơng tin tại Thư viện Viện Kinh tế Việt Nam : thực trạng và giải pháp, Trường Đại học Văn hố Hà Nội, Hà Nội.
2. Đỗ Quý Dỗn (2005), “Phát triển nhanh, vững chắc, hiệu quả việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong hệ thống Thư viện cơng cộng“, Thư viện Việt Nam (3), tr. 17-20.
3. Đỗ Tiến Vượng (2006), Ứng dụng Cơng nghệ Thơng tin tại Trung tâm Thơng tin - Thư viện Đại học Giao thơng Vận tải : thực trạng và giải pháp, Trường Đại học Văn hố Hà Nội, Hà Nội.
4. Đỗ Văn Hùng (2011), Thư viện điện tử: bài giảng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội, Hà Nội.
5. Lại Văn Tồn (1997), Khoa học và cơng nghệ thơng tin thế giới đương đại, Thơng tin khoa học xã hội, Hà Nội.
6. Lê Thị Hạnh (2005), Hoạt động tổ chức, quản lý Thư viện trường Đại học Luật Hà Nội trong điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin, Trường Đại học Văn hố Hà Nội, Hà Nội.
7. Lê Trọng Vinh (2009), Sự thay đổi hoạt động thư viện đai học trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh trong thời đại cơng nghệ thơng tin, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Tp.Hồ Chí Minh, Tp.Hồ Chí Minh. 8. Lê Văn Viết (2000), Cẩm nang nghề thư viện, Văn hĩa Thơng tin, Hà Nội. 9. Luật cơng nghệ thơng tin, Website Chính phủ nước cộng hồ xã hội chủ
nghĩa Việt Nam, Truy cập 20/02/2012, địa chỉ: http://www1.vanban.chinhphu.vn/portal/page? _pageid=578,1&_dad=portal&_schema=PORTAL
10. Nguyễn Khanh (2004), Ứng dụng cơng nghệ thơng tin để hình thành hệ thống thơng tin hiện đại phục vụ phát triển nơng nghiệp và nơng thơn, Nơng nghiệp, Hà Nội.
11. Nguyễn Khắc khoa (2000), Quản lý thơng tin và cơng nghệ thơng tin, Văn hố Thơng tin, Hà Nội.
12. Phạm Thế Quế (2010), Cơng nghệ mạng máy tính, Thơng tin và Truyền thơng, Hà Nội.
13. Phạm Thị Thanh Hồng (2010), Giáo trình hệ thống thơng tin quản lý, Bách khoa, Hà Nội
14. Phan Đình Diệu (1997), Cơng nghệ thơng tin: Tổng quan và một số vấn đề cơ bản, Giao Thơng Vận Tải, Hà Nội.
15. Pháp lệnh thư viện, Website Chính phủ nước cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Truy cập 20/02/2012, địa chỉ:
http://vanban.chinhphu.vn/portal/page/portal/chinhphu/hethongvanban? class_id=1&_page=1&mode=detail&document_id=8585
16. Quy chế mẫu tổ chức và hoạt động thư viện trường đại học, Website Chính phủ nước cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Truy cập 20/02/2012, địa chỉ:
http://vanban.chinhphu.vn/portal/page/portal/chinhphu/hethongvanban? class_id=1&_page=2&mode=detail&document_id=78383
17. Quyết định phê duyệt chương trình quốc gia về ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2011-2015, Truy cập 20/02/2012, địa chỉ:
http://vanban.moet.gov.vn/?
18. Ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong hoạt động cơ quan nhà nước, Website Chính phủ nước cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Truy cập 20/02/2012, địa chỉ:
http://www1.vanban.chinhphu.vn/portal/page?
_pageid=578,33345598&_dad=portal&_schema=PORTAL&docid=223 95
Tiếng Anh
19.Abdulwahab Olanerwaju Issa (2011), “Application of information technology to library services at the federal university of technology, Akure library, Ondo state, Nigeria" Library philosophy and practice, 20.A.Vijayakumar (2011), “Application of iformation technology in
libraries:An overview", International Journal of Digital library services (1), p. 144.
21.Shariful Islam, M. And Nazmul Islam, M. (2006), “Information and communication teachnology on libraries: A New dimension in librarianship", Asian journal of information teachnology 5(8), p.809-810 22. Wilson, B. (1992), Information technology: the basics, Macmillan,
London. Website
23. Daisy, Truy cập 10/11/2012, địa chỉ:
http://www.daisy.com.vn/views/public.php
24. Daisy, Truy cập 10/11/2012, địa chỉ:
http://www.daisy.com.vn/views/public.php?mode=CATE&productid=193
(thiết bị kiểm kho)
25. Daisy, Truy cập 10/11/2012, địa chỉ:
http://www.daisy.com.vn/views/public.php?mode=CATE&productid=208
http://chothietbivn.com/cong-an-ninh-thu-vien.html (cổng từ)
27. Cơng ty TNHH Đầu tư TM&DV Hưng Việt, Truy cập 10/11/2012, địa chỉ
http://anninhsieuthi.com.vn/en/An-ninh-th%C6%B0-vi%E1%BB%87n- p984 (tem an ninh)
28. GSC Furniture, Truy cập 10/11/2012, địa chỉ:
http://noithatvietnam.net/Noi-that-thu-vien.aspx
29. Cơng ty Cổ phần nội thất Hịa Phát, Truy cập 10/11/2012, địa chỉ: http:// www.noithatdongsaigon.com/product/thu-vien-phong-chuc-nang-
PHỤ LỤC
PHIẾU KHẢO SÁT CÁN BỘ THƯ VIỆN
NHU CẦU ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TẠI THƯ VIỆN
Nhằm giúp thư viện nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc ngày càng tốt hơn và yêu cầu đổi mới giáo dục, đào tạo tại Học viện Hành chính cơ sở thành phố Hồ Chí Minh, thư viện thực hiện trưng cầu ý kiến của Anh/ Chị qua phiếu điều tra.
Rất mong sự hưởng ứng tích cực của Anh/ Chị. Anh/ Chị đánh chéo vào các ơ phù hợp, sau đĩ nộp phiếu cho cán bộ thư viện.
1. Anh/ Chị đánh giá hiệu quả xử lý cơng việc hiện tại như thế nào?
a. Rất hài lịng b. Hài lịng c. Chưa hài lịng d. Khác (nêu cụ thể)………... ………... ………. ………..
2. Anh/ Chị đánh giá khả năng sử dụng máy tính?
a. Sử dụng thành thạo, tự tin
b. Sử dụng các thao tác cơ bản
c. Chưa tự tin khi sử dụng máy tính
d. Khác (nêu cụ thể)………... ………...
……….
………..
3. Anh/Chị cĩ nhu cầu sử dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng việc của mình khơng?
a. Khơng
b. Cĩ
4. Anh/ Chị cho biết trang thiết bị cơng nghệ thơng tin cần phải đầu tư cho hoạt động thư viện?
Trang thiết bị cơng nghệ thơng tin Đồng ý Khơngđồng ý
Máy vi tính: máy chủ, máy trạm
Thiết bị kết nối ineternet
Phần mềm quản lý thư viện
Xây dựng cổng thơng tin điện tử
Cổng từ, thiết bị từ
Máy in, máy photocopy, máy scanner
Máy in mã vạch, máy quét mã vạch,
Thiết bị lưu điện, thiết bị lưu dữ liệu, thiết bị kiểm kho
5. Anh/ Chị suy nghĩ như thế nào khi ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong hoạt động thư viện?
Tiêu chí Đồngý Khơngđồng ý
Nâng cao hiệu quả cơng việc
Thỏa mãn được đa dạng nhu cầu bạn đọc
Cơ sở đa dạng hĩa các sản phẩm và dịch vụ thư viện
Khắc phục được rào cản khơng gian và thời gian tra cứu tài liệu
Cán bộ thư viện được nâng cao khả năng sử dụng cơng nghệ
thơng tin
Ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong thư viện là khơng cần thiết
Ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong thư viện là sự lãng phí
6. Anh/ Chị sẽ đăng ký khĩa học nào khi ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong hoạt động thư viện?
Đăng ký khĩa học Đồng ý Khơng đồng ý
Chuyên mơn, nghiệp vụ thư viện
Kỹ năng sử dụng máy tính, phần mềm