9. Dự kiến kết quả nghiên cứu
2.2. Các điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin tại Thư viện
2.2.1. Nhân lực
Cơ cấu tổ chức là hệ thống các bộ phận trong đĩ tập hợp của những con người nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ nhằm đạt được mục tiêu xác định của cơ quan, tổ chức.
Cơ cấu tổ chức của Thư viện Học viện thiết lập theo mơ hình chức năng được phân chia như sau:
- Lãnh đạo quản lý Thư viện gồm cĩ: 01 giám đốc và 01 phĩ giám đốc. + Trưởng phịng: Điều hành chung và trực tiếp phụ trách một số mảng cơng tác chuyên mơn. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Học viện về tồn bộ cơng tác tổ chức, quản lý xây dựng kế hoạch và phương hướng hoạt động của thư viện.
+ Phĩ trưởng phịng: Giúp việc cho Trưởng phịng để lãnh đạo đơn vị, và phụ trách một số mảng cơng tác do trưởng phịng phân cơng, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Học viện và Trưởng phịng về những cơng việc đã được giao.
+ Tổ trưởng, tổ phĩ các mảng cơng tác chuyên mơn họat động trong phịng do Trưởng phịng phân cơng, là người trực tiếp quản lý trong các khâu cơng tác của Tổ, cĩ nhiệm vụ hồn thành tốt nhiệm vụ được giao, theo dõi, đơn đốc các thành viên thực hiện kế hoạch, phương hướng hoạt động chuyên mơn nghiệp vụ của mảng cơng tác được phân cơng và chịu trách nhiệm trước Trưởng phịng.
- Tổ Thơng tin - Thư viện: Thực hiện nhiệm vụ quản lý kho tài liệu mở vừa phục vụ người dùng tin mượn tài liệu về nhà vừa phục vụ người dùng tin đọc tại chỗ.
- Tổ Thơng tin - Tư liệu - Triển lãm: Thực hiện nhiệm vụ sưu tập tài liệu và quản lý tài liệu nội sinh với hình thức phục vụ người dùng tin đọc tại chỗ và dịch vụ sao chép tài liệu; thực hiện triển lãm giới thiệu tài liệu theo chủ đề các ngày Lễ, Kỷ niệm trong năm ví dụ: Ngày thành lập Đảng Cộng sản Việt
Nam, Ngày thành lập Học viện, Ngày nhà giáo Việt Nam, Ngày quốc khách nước cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam,…
- Tổ Báo - Tạp chí: Thực hiện nhiệm vụ bổ sung, xử lý và quản lý phục vụ báo - tạp chí; biện soạn thư mục trích báo, tạp chí theo chuyên đề
- Tổ máy tính - internet: Thực hiện nhiệm vụ quản lý hệ thống mạng máy tính của thư viện và phục vụ người dùng tin đăng ký sử dụng máy tính.
- Tổ bổ sung, xử lý tài liệu: Thực hiện nhiệm vụ bổ sung, xử lý kỹ thuật tài liệu và đưa tài liệu ra kho tài liệu mở.
- Tổ phát hành tài liệu: Thực hiện nhiệm vụ nhập tài liệu từ Thư viện Học viện Hành chính Hà Nội và phát hành tài liệu đến học viện, sinh viên trong và ngồi Học viện Hành chính, thư viện các trường chính trị các tỉnh, thành phía Nam và Tây Nguyên.
Cơ cấu tổ chức Thư viện
LÃNH ĐẠO THƯ VIỆN
TỔ THƠNG TIN THƯ VIỆN TỔ THƠNG TIN - TƯ LIỆU - TRIỂN LÃM TỔ MÁY TÍNH - INTER NET TỔ BỔ SUNG, XỬ LÝ TÀI LIỆU TỔ BÁO - TẠP CHÍ TỔ PHÁT HÀNH TÀI LIỆU
* Đội ngũ cán bộ
- Từ năm 2006 đến nay đội ngũ cán bộ thư viện luơn cĩ sự thay đổi qua các năm. Vì vậy, cán bộ phụ trách các tổ cũng bị xáo trộn, cụ thể như sau:
Năm Số lượng cán bộ 2006 11 2007 12 2008 11 2009 9 2010 7 2011 9 2012 11
- Đến nay số lượng đội ngũ cán bộ của thư viện là 11 người, trong đĩ: + Về trình độ chuyên mơn,
STT Trình độ chuyên mơn Số lượng (người)
1 Thạc sỹ khoa học thư viện 01
2 Đang học cao học khoa học thư viện 01 3 Đang học cao học quản lý cơng 01
4 Đại học thư viện - thơng tin 08
Tổng cộng: (04 nam + 07 nữ) 11
+ Về trình độ ngoại ngữ và tin học: Đội ngũ cán bộ của thư viện hầu hết đã cĩ chứng chỉ trình độ B anh văn và trình độ A tin học văn phịng
+ Về độ tuổi: Độ tuổi trung bình của đội ngũ cán bộ thư viện là 35.6 tuổi. Trong đĩ: 03 cán bộ cĩ độ tuổi từ 45 đến 55 tuổi, 05 cán bộ cĩ độ tuổi từ 31 đến 35 tuổi và 03 cán bộ cĩ độ tuổi từ 25 đến 30 tuổi.
2.2.2. Nguồn lực thơng tin
Theo cẩm nang sử dụng thư viện năm 2012, tính đến ngày 31 tháng 8 năm 2012 nguồn lực thơng tin của Thư viện:
+ Tài liệu cơng bố:
Sách: sách giáo trình do Học viện Hành chính xuất bản và bên ngồi, sách tham khảo, sách tra cứu với hơn 90.000 cuốn
Ấn phẩn định kỳ: bao 71 tên, tạp chí 67 tên
+ Tài liệu khơng cơng bố: luận văn, khĩa luận, đề án, tiểu luận tình huống, báo cáo thực tập tốt nghiệp
STT Thành phần
Số lượng (cuốn)
01 Luận văn Cao học trước năm 1975 312
02 Đốc sự trước năm 1975 902
03 Luận văn Cao học Quản lý Hành chính
nhà nước 550
04 Khoá luận Cử nhân Hành chính 289
05 Báo cáo Thực tập tốt nghiệp > 500 06 Tiểu luận tình huống Quản lý Hành
chính nhà nước > 3.500
07 Đề án Chuyên viên cao cấp 415
- Theo ngơn ngữ + Tiếng Việt : 89% + Tiếng Anh : 6% + Tiếng Nga, Pháp Đức : 3% + Ngơn ngữ khác : 2% 2.2.3. Xử lý tài liệu * Tổ chức xử lý kỹ thuật
Tính đến thời điểm hiện nay, Thư viện được thành lập 53 năm. Đây là khoảng thời gian khá dài đủ để Thư viện cĩ thể ổn định và phát triển. Tuy nhiên, hoạt động của Thư viện vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu dùng tin của người dùng tin, đặc biệt trong hồn cảnh quy mơ đào tạo của Học viện được mở rộng với lượng sinh viên, học sinh theo học tăng, các chuyên ngành đào tạo cũng được mở rộng. Một trong những yếu tố gây hạn chế cho cơng tác phục vụ của Thư viện đĩ chính là hoạt động nghiệp vụ thư viện chưa được chú ý.
+ Cơng tác biên mục tài liệu: Biên mục tài liệu là một trong những khâu nghiệp vụ khá quan trọng để tạo điều kiện thành lập cơ sở dữ liệu về mỗi tài liệu. Việc biên mục là cơng đoạn thứ hai sau khi tài liệu được nhập vào kho. Một quy trình biên mục gồm cĩ những cơng việc sau: Xử lý hình thức; xử lý nội dung tài liệu.
Xử lý hình thức: là việc xác định những yếu tố về tài liệu như nhan đề, tác giả, lần xuất bản, các yếu tố xuất bản (nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản) và mơ tả vật chất (kích cỡ, số trang, minh họa, những số tiêu chuẩn…); Một trong các yếu tố trên sẽ là yếu tố quyết định những yếu tố nào trong thành phần mơ tả cĩ thể là căn bản cho việc truy cập tài liệu, xác định hình thức thích hợp đối với tác giả và nhan đề được chọn làm tiêu đề mơ tả.
Tại Thư viện đã tiến hành làm cơng tác mơ tả hình thức, nhưng chưa áp dụng phần mềm mà hồn tồn thực hiện thủ cơng và sử dụng tiện ích của cơng cụ excel trong máy tính để tạo dựng những cột, phục vụ cho việc làm thư mục thơng báo tài liệu mới. Tất cả các đầu tài liệu khi được nhập vào kho đều đã được thực hiện việc đăng ký tài liệu (ký hiệu kho của tài liệu).
Biên mục đề mục hay mơ tả nội dung: là quá trình xác định các tiêu đề đề mục cho một tài liệu. Người làm biên mục tìm những tiêu đề tiêu biểu tốt nhất
cho tài liệu bằng những từ hay cụm từ lấy trong một khung tiêu đề đề mục cĩ sẵn hoặc tự định ra tiêu đề, đề mục để phản ánh đúng nội dung của tài liệu cần biên mục.
Việc biên mục đề mục nhằm mục đích cung ứng sự tra tìm theo chủ đề đối với tất cả những tài liệu liên quan đến chủ đề đĩ, giúp quá trình tìm tin được nhanh chĩng và chính xác.
Phân loại tài liệu: Thực hiện phân loại tài liệu là nhằm sắp xếp các đề tài một cách cĩ hệ thống. Nguyên tắc phân loại trong thư viện là tập hợp các tài liệu trên kệ theo mơn loại hay theo nội dung chủ đề với mục đích tập trung tài liệu cĩ nội dung liên quan với nhau theo một trật tự thích hợp, cung cấp hình thức tiếp cận kho tài liệu (khi thư viện tổ chức kho mở), tổ chức mục lục phân loại hay mục lục vị trí (là mục lục cơng vụ để quản lý kho tài liệu và phục vụ cơng việc phát triển tư liệu). Thư viện hiện đã tổ chức kho tài liệu mở nhưng cơng tác quản lý, phục vụ người dùng tin mượn, trả tài liệu vẫn thực hiện bằng phương pháp thủ cơng.
* Tổ chức quản lý nguồn lực thơng tin
Nĩi tới thư viện là người ta nĩi tới nguồn lực thơng tin. Cơng việc tổ chức kho tài liệu là cơng việc phía sau của hoạt động thư viện nhưng để đưa thư viện vào thực tế sử dụng thì địi hỏi phải tổ chức kho tài liệu một cách khoa học, hợp lý và hiệu quả.
Để tổ chức lưu giữ, bảo quản và khai thác được nguồn tài liệu thì cơng tác tổ chức kho tài liệu là cơng việc tất yếu và bao giờ cũng được quan tâm hàng đầu. Việc tổ chức kho tài liệu cĩ ý nghĩa quyết định hiệu quả hoạt động của thư viện. Bởi, tổ chức kho tài liệu cĩ tốt thì mới cĩ thể quản lý được nguồn thơng tin - tư liệu cĩ trong thư viện, tạo được cơ sở dữ liệu về tài liệu và tiện dụng cho cơng tác tìm kiếm thơng tin.
Thư viện là một bộ phận trực thuộc của Học viện, nằm trong khuơn viên Học viện, với diện tích chỉ cĩ 820m2 bao gồm cả diện tích phịng đọc tài liệu,
phịng nghiệp vụ và diện tích dành cho kho tài liệu. Chính bởi thế, kho tài liệu của Thư viện hiện nay với số lượng tài liệu lên tới 80.065 bản thì hầu hết các giá tài liệu rất chật hẹp và khơng cịn nhiều khoảng trống dành cho lượng tài liệu mới bổ sung. Tài liệu trên giá chủ yếu là các loại tài liệu tham khảo.
Giá tài liệu của thư viện được trang bị đúng với chủng loại của thư viện. Tài liệu xếp theo đăng ký xếp giá theo phân loại, nhưng kho tài liệu chật hẹp nếu phát triển thêm loại hình kho khác thì khơng cĩ chỗ để thêm giá tài liệu. Kho đơn điệu chỉ cĩ một kho tài liệu dùng chung cho cả mượn đọc tại chỗ và mượn về nhà.
Tài liệu trong kho tài liệu của thư viện hầu hết chỉ được nhập kho theo hình thức đơn giản là đăng ký số đăng ký cá biệt và được xếp lên giá theo ký hiệu phân loại. Tài liệu đưa lên giá trong tình trạng mơ tả hình thức chứ chưa cĩ cơ sở dữ liệu để thuận tiện cho tra tìm. Khi cĩ độc giả yêu cầu mượn tài liệu, cán bộ thư viện vẫn phải thực hiện việc lấy tài liệu cho độc giả theo phương pháp thủ cơng. Từ đĩ làm mất thời gian của cả thủ thư và độc giả nên hiệu quả phục vụ của thư viện giảm đi đáng kể.
* Quản lý người dùng tin
- Quản lý người dùng tin mượn mang về: Thư viện chỉ phục vụ người dùng tin trong Học viện. Việc quản lý người dùng tin trên cơ sở sổ mượn cá nhân và thẻ thư viện. Cán bộ thư viện sẽ thống kê tình trạng mượn tài liệu của người dùng tin đối với người dùng tin năm cuối để thơng báo tài liệu mượn quá hạn và làm thủ tục trước khi nhận bằng tốt nghiệp
- Quản lý người dùng tin mượn tại chỗ: Đối tượng phục vụ được mở rộng cả người dùng tin trong và ngồi Học viện. Với người dùng tin ngồi Học viện phải cĩ giấy giới thiệu, chứng minh nhân dân nhân, người dùng tin trong Học viện quản lý trên cơ sở thẻ thư viện.
Sản phẩm và dịch vụ thơng tin là cầu nối giữa nhu cầu tin của người dùng tin đối với các cơ quan thơng tin - thư viện nĩi chung và Thư viện Học viện hành chính cơ sở Thành phố Hồ Chí Minh nĩi riêng. Sản phẩm và dịch vụ thơng tin tại Thư viện Học viện Hành chính cơ sở Thành phố Hồ Chí Minh bao gồm:
- Sản phẩm thơng tin của Thư viện
+ Mục lục cơng vụ: Mục lục là phương tiện để tập hợp các phích mơ tả thư mục về các tài liệu được sắp xếp theo một logic nhất định nhằm phản ánh nguồn lực thơng tin của mỗi hoặc nhĩm cơ quan thơng tin - thư viện.
Mục đích của mục lục cơng vụ là nhằm phục vụ cho cán bộ thư viện trong cơng tác bổ sung, quản lý tài liệu, được sắp xếp theo theo số đăng ký cá biệt với một số yếu tố mơ tả: tên nhan đề, tên tác giả, nhà xuất bản, nơi xuất bản, năm xuất bản, số trang, số đăng ký cá biệt, ký hiệu phân loại.
+ Mục lục tra cứu luận văn, khĩa luận, đề án: Mục lục này được đĩng thành tập, phân chia thành 02 loại (mục lục tra cứu theo chủ đề, mục lục tra cứu theo chữ cái tên tác giả) với một số yếu tố mơ tả: tên nhan đề, tên tác giả, tên người hướng dẫn khoa học, ký hiệu xếp kho
+ Ấn phẩm thơng tin thư mục theo chuyên đề: Là cơng cụ giúp người
dùng tin tìm được đầy đủ tài liệu phù hợp với nhu cầu tin của người dùng tin. Đây là tập hợp các phiếu mơ tả thư mục của sách, các bài viết được đăng trên các báo, tạp chí theo từng chủ đề, được trình bày dưới hình thức mục lục cuốn, sắp xếp các phiếu mơ tả theo chữ cái tên tài liệu và trật tự trình bày các phiếu mơ tả theo quy tắc biên mục mơ tả ISBD.
Tiêu chí lựa chọn biên soạn ấn phẩm thơng tin thư mục theo chuyên đề: Phù hợp với các chuyên ngành Học viện đang đào tạo, bồi dưỡng. Đề tài nghiên cứu khoa học.
Được nhiều người dùng tin quan tâm. Chủ đề mang tính thời sự.
Ấn phẩm thơng tin thư mục theo chuyên đề được giới thiệu đến các khoa, phịng, đơn vị và tại Thư viện Học viện. Một vài ấn phẩm thơng tin thư mục theo chuyên đề được biên soạn trong thời gian gần đây: ấn phẩm thơng tin thư mục Hồ Chí Minh, ấn phẩm thơng tin thư mục hành chính địa phương, ấn phẩm thơng tin thư mục cải cách hành chính, ấn phẩm thơng tin thư mục quản lý nhà nước về đất đai,.. Việc biên soạn ấn phẩm này do tổ thơng tin - thư viện, tổ thơng tin - tư liệu - triển lãm, tổ báo - tạp chí, tổ bổ sung, xử lý tài liệu phối hợp thực hiện.
+ Ấn phẩm thơng tin thư mục thơng báo tài liệu mới: Là cơng cụ giúp người dùng tin cập nhật những tài mới được bổ sung vào Thư viện, là hình thức tập hợp các phiếu mơ tả thư mục của các tài liệu được bổ sung. Mỗi quý Thư viện đều tiến hành biên soạn ấn phẩm thơng tin thư mục thơng báo tài liệu mới, được trình bày dưới hình thức cuốn, sắp xếp theo chủ đề tài liệu trong mỗi chủ đề các phiếu mơ tả được sắp xếp theo vần chữ cái tên tài liệu và trật tự trình bày các phiếu mơ tả theo quy tắc biên mục mơ tả ISBD. Việc biên soạn ấn phẩm thơng tin thư mục thơng báo tài liệu mới do tổ bổ sung, xử lý tài liệu trực tiếp thực hiện.
- Dịch vụ thơng tin của thư viện
+ Dịch vụ cung cấp tài liệu tại chỗ: Là dịch cơ bản của Thư viện Học viện Hành chính giúp người dùng tin sử dụng được tài liệu phù hợp với nhu cầu của họ.
Dịch vụ cung cấp tài liệu do tổ thơng tin - thư viện, tổ thơng tin - tư liệu - triển lãm và tổ báo, tạp chí đảm nhiệm. Đặc điểm chung của các kho cung cấp tài liệu tại chỗ được thiết kế theo hình thức kho tự chọn, sắp xếp tài liệu