9. Dự kiến kết quả nghiên cứu
2.2.4. Sản phẩm và dịch vụ thơng tin
Sản phẩm và dịch vụ thơng tin là cầu nối giữa nhu cầu tin của người dùng tin đối với các cơ quan thơng tin - thư viện nĩi chung và Thư viện Học viện hành chính cơ sở Thành phố Hồ Chí Minh nĩi riêng. Sản phẩm và dịch vụ thơng tin tại Thư viện Học viện Hành chính cơ sở Thành phố Hồ Chí Minh bao gồm:
- Sản phẩm thơng tin của Thư viện
+ Mục lục cơng vụ: Mục lục là phương tiện để tập hợp các phích mơ tả thư mục về các tài liệu được sắp xếp theo một logic nhất định nhằm phản ánh nguồn lực thơng tin của mỗi hoặc nhĩm cơ quan thơng tin - thư viện.
Mục đích của mục lục cơng vụ là nhằm phục vụ cho cán bộ thư viện trong cơng tác bổ sung, quản lý tài liệu, được sắp xếp theo theo số đăng ký cá biệt với một số yếu tố mơ tả: tên nhan đề, tên tác giả, nhà xuất bản, nơi xuất bản, năm xuất bản, số trang, số đăng ký cá biệt, ký hiệu phân loại.
+ Mục lục tra cứu luận văn, khĩa luận, đề án: Mục lục này được đĩng thành tập, phân chia thành 02 loại (mục lục tra cứu theo chủ đề, mục lục tra cứu theo chữ cái tên tác giả) với một số yếu tố mơ tả: tên nhan đề, tên tác giả, tên người hướng dẫn khoa học, ký hiệu xếp kho
+ Ấn phẩm thơng tin thư mục theo chuyên đề: Là cơng cụ giúp người
dùng tin tìm được đầy đủ tài liệu phù hợp với nhu cầu tin của người dùng tin. Đây là tập hợp các phiếu mơ tả thư mục của sách, các bài viết được đăng trên các báo, tạp chí theo từng chủ đề, được trình bày dưới hình thức mục lục cuốn, sắp xếp các phiếu mơ tả theo chữ cái tên tài liệu và trật tự trình bày các phiếu mơ tả theo quy tắc biên mục mơ tả ISBD.
Tiêu chí lựa chọn biên soạn ấn phẩm thơng tin thư mục theo chuyên đề: Phù hợp với các chuyên ngành Học viện đang đào tạo, bồi dưỡng. Đề tài nghiên cứu khoa học.
Được nhiều người dùng tin quan tâm. Chủ đề mang tính thời sự.
Ấn phẩm thơng tin thư mục theo chuyên đề được giới thiệu đến các khoa, phịng, đơn vị và tại Thư viện Học viện. Một vài ấn phẩm thơng tin thư mục theo chuyên đề được biên soạn trong thời gian gần đây: ấn phẩm thơng tin thư mục Hồ Chí Minh, ấn phẩm thơng tin thư mục hành chính địa phương, ấn phẩm thơng tin thư mục cải cách hành chính, ấn phẩm thơng tin thư mục quản lý nhà nước về đất đai,.. Việc biên soạn ấn phẩm này do tổ thơng tin - thư viện, tổ thơng tin - tư liệu - triển lãm, tổ báo - tạp chí, tổ bổ sung, xử lý tài liệu phối hợp thực hiện.
+ Ấn phẩm thơng tin thư mục thơng báo tài liệu mới: Là cơng cụ giúp người dùng tin cập nhật những tài mới được bổ sung vào Thư viện, là hình thức tập hợp các phiếu mơ tả thư mục của các tài liệu được bổ sung. Mỗi quý Thư viện đều tiến hành biên soạn ấn phẩm thơng tin thư mục thơng báo tài liệu mới, được trình bày dưới hình thức cuốn, sắp xếp theo chủ đề tài liệu trong mỗi chủ đề các phiếu mơ tả được sắp xếp theo vần chữ cái tên tài liệu và trật tự trình bày các phiếu mơ tả theo quy tắc biên mục mơ tả ISBD. Việc biên soạn ấn phẩm thơng tin thư mục thơng báo tài liệu mới do tổ bổ sung, xử lý tài liệu trực tiếp thực hiện.
- Dịch vụ thơng tin của thư viện
+ Dịch vụ cung cấp tài liệu tại chỗ: Là dịch cơ bản của Thư viện Học viện Hành chính giúp người dùng tin sử dụng được tài liệu phù hợp với nhu cầu của họ.
Dịch vụ cung cấp tài liệu do tổ thơng tin - thư viện, tổ thơng tin - tư liệu - triển lãm và tổ báo, tạp chí đảm nhiệm. Đặc điểm chung của các kho cung cấp tài liệu tại chỗ được thiết kế theo hình thức kho tự chọn, sắp xếp tài liệu theo ký hiệu phân loại, người dùng tin trực tiếp vào kho lựa chọn tài liệu sau đĩ đến quầy thủ thư ghi phiếu yêu cầu mượn tài liệu, sau khi đọc xong người dùng tin trả tài liệu tại quầy thủ thủ và cán bộ thư viện sắp xếp tài liệu lên kệ
sách. Tài liệu phục vụ đọc tại chỗ tập trung vào các tài liệu tra cứu, tài liệu nội sinh, tài liệu độc bản, tài liệu tham khảo, báo, tạp chí.
Phịng đọc cung cấp tại liệu tại chỗ được chia thành ba phịng đọc độc lập: phịng đọc chung, phịng đọc báo tạp, chí phục vụ mọi đối tượng người dùng tin. Đối với phịng đọc tài liệu nội sinh phục vụ người dùng tin là cán bộ, giảng viên, cơng nhân viên Học viện, học viện các lớp bồi dưỡng, học viên cao học, sinh viên năm thứ tư.
Tổng diện tích phịng đọc cung cấp dịch vụ tài liệu tại chỗ là 410m2 với 180 chỗ ngồi, hàng ngày phục vụ người dùng tin trung bình 200-250 lượt người dùng tin/ngày. Tuy nhiên, vào những thời gian gần các kỳ thi lượng người dùng tin đến thư viện trung bình 250-300 lượt/ngày. Nhằm đáp ứng nhu cầu người dùng tin đến thư viện tăng vào các đợt thi Lãnh đạo Thư viện trình Lãnh đạo Học viện cho phép mở của phục vụ ngồi giờ hành chính từ thứ 2 đến thứ 6 (từ 17h đến 20h) thứ 7 (từ 7h30 đến 16h30).
+ Dịch vụ cung cấp tại liệu mượn về nhà: Là dịch vụ cung cấp tài liệu quan trọng nhất đối với hoạt động dịch vụ thơng tin của Thư viện Học viện Hành chính. Dịch vụ này là hình thức phục vụ cho phép người dùng tin mang tài liệu ra khỏi thư viện để sử dụng trong một thời gian nhất định.
Dịch vụ cung cấp tài liệu mượn về nhà do tổ thơng tin - thư viện đảm nhiệm và luơn phát triển song song cùng dịch vụ cung cấp tài liệu tại chỗ. Dịch vụ này chỉ giải quyết đối với những yêu cầu về tài liệu khơng thuộc trong phạm vi của dịch vụ cung cấp tài liệu tại chỗ.
Thời gian mượn tối đa khơng quá 30 ngày đối với người dùng tin là cán bộ, giảng viên, cơng nhân viên trong Học viện, đối với người dùng tin là học viên các hệ bồi dưỡng, học viên cao học, sinh viên được mượn về nhà với thời gian mượn khơng quá 15 ngày. Mỗi lượt mượn hoặc số tài liệu mượn trong sổ mượn tối đa đối với người dùng tin là cán bộ, giảng viên,
cơng nhân viên trong Học viện cĩ thể mượn 06 cuốn. Nhưng đối với người dùng tin là học viên các hệ bồi dưỡng, học viên cao học, sinh viên mỗi lượt mượn hoặc số tài liệu tối đa trong sổ mượn khơng quá 04 cuốn.
Thủ tục mượn tài liệu về cũng giống thủ tục mượn tài liệu tại chỗ, người dùng tin phải xuất trình thẻ thư viện và trực tiếp vào kho lựa chọn tài liệu, sau khi lựa chọn tài liệu xong người dùng tin đến quầy cán bộ thư viện làm thủ tục mượn tài liệu, những thủ tục này do cán bộ thư viện thưc hiện sau đĩ người dùng tin kiểm tra lại thơng tin, trạng thái tài liệu và ký nhận mượn tài liệu trong sổ mượn của người dùng tin.
Khi trả tài liệu cán bộ thư viện kiểm tra số đăng ký cá biệt của mỗi tài liệu với sổ mượn của người dùng tin, trạng thái của tài liệu. Đối với những người dùng tin làm mất tài liệu theo quy định của thư viện người dùng tin cĩ thể đền thay thế bằng cuốn tài liệu giống với tài liệu đã bị mất và phải đĩng khoản lệ phí để xử lý tài liệu, đối với những tài liệu bị mất mà khơng cĩ cuốn giống thì người dùng tin phải đền thay thế bằng tiền từ 05 đến 10 giá trị của tài liệu đĩ.
+ Dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu: Là dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu gốc cho người người dùng tin trong trường hợp người dùng tin muốn cĩ 01 tài liệu hoặc một số thơng tin sử dụng lâu dài mà những tài liệu đĩ thuộc diện đọc tại chỗ. Đây là dịch vụ phát sinh từ dịch vụ cung cấp tài liệu tại chỗ. Do chỉ được sử dụng tại chỗ mà đối tượng người dùng tin chủ yếu của dịch vụ này là học viên các hệ bồi dưỡng, học viên cao học hoặc người dùng tin bên ngồi Học viện khơng cĩ thời gian để sử dụng tài liệu tại chỗ nên địi hỏi phải cĩ dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu.
Dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu vừa đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin vừa gĩp phần nâng cao chất lượng phục vụ của thư viện, mặt khác đây cũng là một trong những dịch vụ mang nguồn thu cho thư viện.
+ Dịch vụ hướng dẫn người dùng tin: Trên thế giới, dịch vụ hướng dẫn người dùng tin được quan tâm đầu tư phát triển, lồng ghép trong chương trình giáo dục phổ thơng. Ở Việt Nam nĩi chung tại Thư viện Học viện Hành chính nĩi riêng dịch vụ hướng dẫn người dùng tin cũng được triển khai trong những năm gần đây.
Dịch vụ hướng dẫn người dùng tin là chương trình được thiết kế đầu năm của mỗi khĩa học để hướng dẫn người dùng tin xác định vị trí tài liệu một cách nhanh chĩng và hiệu quả nhất. Hướng dẫn tổng quát hệ thống tổ chức nguồn lực TTTV, cấu trúc của tài liệu thuộc các lĩnh vực, phương pháp tìm kiếm phù hợp.
+ Dịch vụ phát hành tài liệu: Thực hiện nhiệm vụ lập kế hoạch nhập tài liệu do Học viện xuất bản từ Học viện Hành chính Hà Nội, sau đĩ phát hành tài liệu đến người sử dụng thơng qua phiếu đăng ký mua tài liệu từ các trường chính trị thuộc các tỉnh, thành phía Nam hoặc người sử dụng đến trực tiếp phát hành để mua tài liệu. Hàng năm, Tổ phát hành hàng chục nghìn cuốn tài liệu phục vụ cho cơng tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu, đào tạo, bồi dưỡng trong và ngồi Học viện. Số lượng tài liệu phát hành (bảng 1)
Bảng 1: Thống kê số lượng tài liệu phát hành qua các năm
TT Năm học Số lượng phát hành 1 2007 78.868 2 2008 82.750 3 2009 84.440 4 2010 91.305 5 2011 74.969
+ Dịch vụ ineternet: Dịch vụ này do tổ máy tính - internet đảm nhiệm, số lượng máy tính kết nối internet phục vụ người dùng tin cịn rất hạn chế (10 máy tính). Dịch vụ internet được tổ chức tại phịng đọc chung từ năm 2005, là dịch vụ mà người dùng tin tìm kiếm thơng tin, cơ sở dữ liệu bên ngồi thư viện.