9. Dự kiến kết quả nghiên cứu
3.2. Tăng cường đầu tư hạ tầng cơng nghệ, phần mềm và trang thiết
3.2.1. Đầu tư phần ứng
Ứng dụng CNTT trong hoạt động TTTV thì đầu tư hệ thống máy vi tính giữ vai trị quan trọng nhất. Cũng giống với hệ thống máy vi tính của các thư viện điện tử khác, hệ thống máy vi tính được đầu tư tại Thư viện Học viện Hành chính cơ sở thành phố Hồ Chí Minh được chia làm 2 loại chính:
* Máy chủ
- Máy chủ cơ sở dữ liệu và tác nghiệp: Lưu trữ dữ liệu của thư viện như: bổ sung tài liệu, TT biên muc, xếp kho, số mã hiệu, quản lý người dùng tin,...và thực hiện chức năng sao lưu định kỳ dữ liệu tồn bộ hệ thống để đảm bảo khả năng phục hồi hệ thống khi bị sự cố
- Máy chủ ứng dụng: Máy chủ dùng cài đặt ứng dụng của hệ thống: hệ
điều hành, quản trị người dùng tin, quản trị mạng, website của thư viện …. Việc đầu tư thành hai máy chủ với chức năng khác nhau tạo điều kiện thuận tiện cho việc quản trị, bảo trì và nâng cấp hệ thống. Mơ hình này thích hợp cho thư viện và nhu cầu tích hợp thư viện với các hệ thống TT Học viện.
Việc đầu tư máy chủ ưu tiên lựa chọn cấu hình máy bảo đảm yêu cầu tính mở bởi vì tất cả nguồn TT quan trọng nhất của tồn hệ thống được lưu trữ trên máy chủ, với khả năng mở rộng tốc độ xử lý, khe cắm bộ nhớ, cổng RJ45,…
* Máy trạm
So với máy chủ chức năng cung cấp dịch vụ và TT chia sẻ cho tồn bộ hệ thống mạng, máy trạm nghiệp vụ thực hiện chức năng cung cấp phương tiện tác nghiệp cho cán bộ thư viện và người dùng tin. Máy trạm thư viện cĩ thể chia thành các nhĩm:
Máy trạm phục vụ tác nghiệp: Được trang bị cho các cán bộ thư viện nhằm phục vụ cơng tác của các cán bộ thư viện như quản lý cơng tác thư viện, quản trị mạng, bổ sung, biên mục, phục vụ người dùng tin,….
Máy trạm tra cứu: Phục vụ cơng tác tra cứu tài liệu thơng qua hệ thống mục lục trực tuyến
Máy trạm phịng đọc đa phương tiện: Phục vụ người dùng tin khai thác nguồn tài liệu đa phương tiện.
3.2.2. Đầu tư phần mềm
Hiện nay trên thị trường cĩ nhiều hệ điều hành và hệ quản trị cơ sở dữ liệu đang được sử dụng và phát triển. Tuy nhiên, lựa chọn đầu tư sản phẩm phải thỏa mãn yêu cầu tính mở, tính ổn định và tính thân thiện. Nếu thiếu một trong ba yêu cầu xem như việc đầu tư phần mềm khơng đem lại hiệu quả. Giả sử bảo đảm yêu cầu tính mở, tính ổn định nhưng thiếu tính thân thiện thì người sử dụng rất e ngại khi sử dụng, ví dụ khơng hỗ trợ tiếng việt, hướng dẫn, cảnh báo nguy hiểm,…hoặc bảo đảm tính ổn định, tính thân thiện nhưng lại thiếu tính mở thì hạn chế khả năng mở rộng khi thư viện cĩ nhu cầu mở rộng hay bảo đảm tính mở và tính thân thiện nhưng thiếu tính ổn định thì ảnh hưởng đến năng suất và chất lượng hoạt động TV.
* Hệ điều hành: Windows server hoặc Unix hay Linux.
* Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Oracle hay hệ quản trị DB2(do hãng IBM xây dựng và phát triển) hoặc hệ quản trị cơ sở dữ liệu informix(trước đây là của hãng informix và hiện nay là của hãng IBM) và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL.
* Phần mềm cho cơng tác hành chính văn phịng: Microsoft word, Excel, phần mềm diệt virus,…
* Phần mềm ứng dụng trong hoạt động Thơng tin - Thư viện
Hiện nay, trên thị trường Việt Nam phần mềm quản trị hoạt động TTTV đã, đang được phát triển với nhiều sản phẩm cĩ chất lượng và uy tín được nhiều cơ quan TTTV sử dụng như: Libol (Tinh Vân), Ilib (CMC), Vebrary (Lạc Việt),… Mục tiêu của phần mềm là tự động hố tối đa các hoạt động nghiệp vụ, tạo ra mối liên thơng về TT trong tồn bộ các phịng chức năng của cơ quan TTTV.
Vì vậy, việc lựa chọn phần mềm cần đáp ứng các tiêu chí và chức năng như sau:
- Tiêu chí lựa chọn
+ Hỗ trợ các chuẩn nghiệp vụ quốc tế và quốc gia về TTTV: chuẩn biên mục MARC 21, AACR-2, ISBD; các khung phân loại thơng dụng như DDC, BBK, subject headings; chuẩn ISO 2709 cho nhập/xuất dữ liệu.
+ Tích hợp với các thiết bị mã vạch, thẻ từ và RFID; các thiết bị mượn trả tự động theo chuẩn SIP 2;.
+ Hỗ trợ đa ngữ Unicode với dữ liệu và giao diện làm việc; các bảng mã tiếng Việt như TCVN 6909:2001, TCVN 5712, VNI ...
+ Tìm kiếm tồn văn, nhiều điểm truy cập TT. + Tính bảo mật cao và phân quyền chặt chẽ.
+ Xây dựng các loại cơ sở dữ liệu thư mục, tĩm tắt. Tạo liên kết đến nguồn cơ sở dữ liệu.
+ Xây dựng các sản phẩm và dịch vụ TT hiện đại. + Thống kê đa dạng, chi tiết và trực quan.
+ Giao diện thân thiện với người dùng. Chức năng trợ giúp.
- Chức năng cơ bản + Quản trị hệ thống
Phân hệ này cho phép thư viện thực hiện việc quản trị người dùng của hệ thống, phân quyền, bảo mật cũng như thực hiện các chức năng sao lưu và hồi phục dữ liệu, để đảm bảo hệ thống chạy liên tục và giảm thiểu thời gian hệ thống ngừng hoạt động (do trục trặc kỹ thuật hay do mất điện, ...). Phân quyền sử dụng theo từng nhĩm người dùng với những chức năng nghiệp vụ đặc thù. Người dùng chỉ được thực hiện những chức năng thuộc nghiệp vụ và cơng việc được giao. Kiểm sốt chặt chẽ các quyền thao tác đến từng chức năng nhỏ nhất của chương trình.
+ Bổ sung
Phân hệ này quản lý cơng tác bổ sung mới, bổ sung hồi cố, nhận lưu chiểu và trao đổi tài liệu như các hoạt động đặt mua, đăng ký, nhận tài liệu, theo dõi trạng thái tài liệu đặt mua, kế tốn quỹ và các hoạt động trao đổi tài liệu giữa các cơ quan TTTV. Là cơng cụ hữu hiệu để quản lý nguồn TT tư liệu đầu vào của mỗi một cơ quan TTTV, phân hệ bổ sung cho phép theo dõi quy trình bổ sung tài liệu, từ khi đặt mua đến khi được xếp lên giá.
+ Biên mục
Với vai trị là bộ não trong hoạt động TTTV, phân hệ Biên mục là phân hệ được chú ý phát triển một cách tồn diện. Phân hệ Biên mục là cơng cụ để xây dựng cơ sở dữ liệu thư mục. Nhờ khả năng hỗ trợ Unicode đặc biệt là khả
năng xử lý tiếng Việt, phân hệ cho phép biên mục trên 100 loại ngơn ngữ trên thế giới. Cho phép biên mục mọi loại hình và nguồn tài liệu bất kể tài liệu là tài liệu truyền thống (sách, báo, tạp chí, ...) hay điện tử (văn bản, phim, ảnh, âm thanh, ...), bất kể tài liệu nằm trong hay ngồi thư viện (trên internet, trong thư viện khác, trong CSDL của TV, trong mạng nội bộ). Đối với phân hệ biên mục, cần phải phải tuân thủ một số chuẩn sau:
- Tuân thủ chặt chẽ các tiêu chuẩn liên quan đến cơng tác biên mục. - Hỗ trợ đầy các tiêu chuẩn của ngành thư viện Việt Nam và thế giới. - Chuẩn biên mục máy MARC21 (Full MARC).
- Chuẩn nhất quán về tác giả và chủ đề MARC21 authority control
- Các chuẩn và quy tắc mơ tả biên mục ISBD, AACR2, TCVN 4743-89. Chuẩn trao đổi dữ liệu ISO2709.
- Các khung phân loại DDC, UDC, LCC, BBK và các Khung đề mục chủ đề, Bộ từ khố thống nhất,...
+ Quản lý người dùng tin: Quản lý TT cá nhân và phân loại người dùng tin giúp thư viện áp dụng được những chính sách phù hợp với mỗi nhĩm người dùng tin và tiến hành các xử lý nghiệp vụ theo lơ hoặc theo từng cá nhân.
+ Tra cứu trực tuyến
OPAC là cổng kết nối người dùng tin với cơ sở dữ liệu của cơ quan TTTV. Cung cấp khả năng tìm kiếm các biểu thức tìm tin từ đơn giản đến phức tạp cả về các TT mơ tả lẫn TT tồn văn. Khả năng khai TT bằng cơng cụ tìm kiếm theo khái niệm của OPAC tạo ra một cuộc cách mạng trong tìm kiếm TT. Với khả năng sẵn sàng đưa lên Internet, OPAC cho phép người dùng ở bất kỳ nơi nào cũng cĩ thể truy cập được nguồn TT của các cơ quan TTTV thơng qua các trình duyệt Web.
Một số dịch vụ tiêu biểu được cung cấp trên OPAC: Mục lục tra cứu tìm tin trực tuyến; lưu thơng trực tuyến; dịch vụ TT trực tuyến; dịch vụ liên thư viện; khai thác dữ liệu số trực tuyến, tra cứu liên thư viện qua giao thức Z39.50 tại nhiều máy chủ Z39.50 cùng một lúc...
+ Quản lý Lưu thơng (lưu hành)
Phân hệ quản lý lưu thơng hỗ trợ hoạt động phục vụ tài liệu, quản lý người dùng tin và báo cáo thống kê lưu thơng. Thư viện cĩ thể xây dựng lên các điểm lưu thơng với các chính sách, kho tài liệu và đối tượng độc giả khác nhau nhưng được kiểm sốt chặt chẽ bởi một hệ thống thống nhất.
Phân hệ cho phép đảm bảo thực hiện các thao tác phục vụ tài liệu cho người dùng tin như cho mượn về, đọc tại chỗ, gửi tài liệu, nhận trả tài liệu, đặt trước tài liệu mượn, xem trạng thái tài liệu hiện cĩ trong kho hay người dùng tin đang mượn, gia hạn hoặc gửi thư địi cho những người dùng tin mượn quá hạn cũng như xây dựng một số TT thống kê ví dụ như số lượt độc giả, số lượt tài liệu mượn, lịch sử quá trình cho mượn một tài liệu, danh sách các tài liệu mượn quá hạn, ...
Phân hệ cịn cho phép quản lý thời gian mượn, số tài liệu được mượn và đặt trước, lệ phí mượn (trong trường hợp phục vụ cĩ thu phí), mức phạt tiền,... Đối với việc quản trị các TT về người dùng tin: Phân hệ cho phép đăng ký người dùng tin mới và sửa đổi/cập nhật TT về người dùng tin. Khi trả hay mượn tài liệu, TT về người mượn sẽ được hiển thị trên màn hình. Theo yêu cầu riêng của mỗi thư viện, người mượn cĩ thể được phân loại theo các nhĩm khác nhau tương ứng với các thể loại tài liệu và các mức phí khác nhau
+ Quản lý ấn phẩm định kỳ
Phân hệ cung cấp các tính năng mạnh quản lý xuất bản phẩm nhiều kỳ: như đặt mua, theo dõi quá trình nhận, khiếu nại khi khơng nhận được, đĩng
tập, biên mục, quản lý thay đổi, lưu thơng, báo cáo thống kê, in phích. Đặc biệt là khả năng quản lý chi tiết đến từng số.
3.2.3. Xây dựng hệ thống mạng
Cơng nghệ cho phép kết nối mạng cục bộ rất đa dạng: Ethernet/Fast Ethernet, Gigabit Ethernet, Token Ring/FDDI, ATM,..Trên cơ sở nhu cầu sử dụng và chi phí đầu tư Thư viện sẽ cĩ phương án đề xuất phù hợp với thực tiễn
Nếu như đầu tư phần cứng được coi là “tế bào” thì việc xây dựng hệ thống mạng được coi là “huyết mạch”, “ơxy” nuơi sống “tế bào”. Mọi TT trao đổi trong thư viện đều được thực hiện trên hệ thống mạng này. Hệ thống mạng trong thư viện bao gồm mạng cục bộ và hệ thống kết nối Internet nhằm đảm bảo quá trình trao đổi TT thơng suốt trong nội bộ cũng như liên kết bên ngồi.
Yêu cầu đối với hệ thống mạng:
- Hệ thống mạng đảm bảo nhu cầu hiện tại và mở rộng trong tương lai: Thiết bị kết nối mạng cho phép mở rộng khi nhu cầu tăng. Khi tăng số người sử dụng thì hệ thống mạng cĩ khả năng mở rộng thêm thiết bị kết nối mà khơng cần thay đổi nhiều.
- Thiết kế đơn giản, linh hoạt, đảm bảo dễ dàng trong tổ chức và quản lý: Đối với người quản trị, mạng cục bộ phải đảm bảo dễ sử dụng, vận hành cũng như thuận tiên trong cơng việc xác định, xử lý và sửa chữa các lỗi.
- Hệ thống cáp kết nối phải tuân theo chuẩn kỹ thuật kết nối cáp cĩ cấu trúc. Hệ thống cáp phải được bảo vệ tránh các hỏng hĩc gây ra do tác động mơi trường hoặc các tác động khác.
- Ðảm bảo khai thác cĩ hiệu quả và an tồn.
- Cung cấp được dịch vụ tra cứu cho người sử dụng qua mạng Internet. - Ðảm bảo an tồn và hiệu quả về kinh tế với các kết nối trao đổi TT.
Đối với việc xây dựng hệ thống mạng xem như bảo đảm một phần tính hệ thống. Nếu việc ứng dụng CNTT vào thư viện là một hệ thống (đại hệ thống) bao gồm nhiều cơng đoạn khác nhau thì việc xây dựng hệ thống mạng (tiểu hệ thống) kết nối các cơng đoạn này cũng khơng kém phần quan trọng.
3.2.4. Xây dựng cổng thơng tin điện tử
Cổng thơng tin điện tử là cơng cụ vừa giúp người dùng tin tìm kiếm TT, tài liệu vừa quảng bá hình ảnh thư viện. Do đĩ, bảo đảm yêu cầu tính thân thiện được ưu tiên hàng đầu.
Để bảo đảm tính thân thiện địi hỏi cơng thơng tin điện tử thỏa mãn các yêu cầu cơ bản sau:
- Tập hợp và liên kết thơng tin từ nhiều nguồn thơng tin khác nhau
+ Cơ sở dữ liệu thư mục của thư viện.
+ Cơ sở dữ liệu số, dữ liệu tồn văn của thư viện.
+ Các web site của các cơ quan TTTV được lựa chọn trong nước và quốc tế.
Mỗi một nguồn TT trên sẽ thơng qua các portlet để cung cấp TT cung cấp cho Cổng thơng tin hệ thống. Các nguồn TT phát triển sau này muốn cung cấp TT cho Cổng, sẽ phải xây dựng các portlet của mình để kết nối cung cấp TT cho Cổng.
- Phân loại và tập hợp thơng tin theo chủ đề phục vụ cho tìm kiếm
TT trên hệ thống được nhĩm theo các lĩnh vực khác nhau, cũng như các chủ đề chuyên sâu nhiều cấp khác nhau, dựa trên bảng phân loại thư viện đang áp dụng. Từ đĩ cho phép người sử dụng tìm kiếm theo từ khĩa, chủ đề, tên tài liệu, tên tác giả,…cũng như duyệt TT theo hệ thống thư mục nhiều cấp. Bên cạnh đĩ hệ thống tìm kiếm thơng minh cũng phải hỗ trợ người dùng tin trong việc tìm kiếm gần đúng, tìm kiếm theo khái niệm các nội dung cĩ nhu cầu. Hệ thống phải cho phép tìm kiếm tổng hợp trên tất cả các
nguồn thuộc Cổng, cũng như tìm kiếm trong từng nguồn chỉ định. Hệ thống cũng cần phải cho phép ánh xạ phép tìm kiếm giữa hệ thống phân loại khác nhau trong ngành.
- Quản lý quá trình cộng tác đĩng gĩp thơng tin vào hệ thống
Quản lý các quá trình biên soạn tư liệu, cung cấp tài liệu vào hệ thống, xét duyệt tài liệu, phát hành (điện tử hoặc bản in), phân phối tài liệu, cũng như bảo trì các nội dung TT, thơng qua việc xây dựng và ứng dụng các quy trình phối hợp cơng việc đĩng gĩp TT. Người sử dụng phối hợp cơng việc trên mơi trường Web để đảm bảo tính dễ triển khai và sử dụng.
- Cá nhân hố, Thơng tin được cung cấp theo các yêu cầu đặc thù
Khả năng cá nhân hố cổng TT cĩ thể xuất hiện tại nhiều mức. Mỗi cá nhân sử dụng cĩ thể đăng ký sử dụng các nguồn TT, các chuyên mục, chủ đề mà họ quan tâm, nếu đã được phân quyền sử dụng. Cĩ cơ chế cá nhân hĩa theo nhĩm, hoặc theo từng cá nhân cụ thể. Hệ thống cũng phải cung cấp các dịch vụ cảnh báo cho các cá nhân về các thay đổi, những điều kiện về nội dung theo yêu cầu của người sử dụng, cũng như theo chỉ định của người quản trị.
- Điểm truy cập duy nhất tới mọi thơng tin (Single Sign on và Single Page View)
Chỉ cần tiếp cận với Cổng thơng qua một màn hình duy nhất, trên một trang hiển thị duy nhất, người sử dụng cĩ thể truy cập tới các nguồn TT khác nhau, dưới nhiều dưới nhiều định dạng khác nhau. Điều này tăng đáng kể hiệu quả khai thác nhờ vào việc tiếp cận dễ dàng, đầy đủ, chính xác, nhanh chĩng tới mọi nguồn TT thuộc hệ thống.
- Một số dịch vụ cho người sử dụng
+ Lựa chọn nguồn thơng tin sử dụng + Đăng ký xem thơng tin.
+ Xem theo danh mục chủ đề + Thủ tục hành chính qua mạng.