9. Dự kiến kết quả nghiên cứu
3.2.2. Đầu tư phần mềm
Hiện nay trên thị trường cĩ nhiều hệ điều hành và hệ quản trị cơ sở dữ liệu đang được sử dụng và phát triển. Tuy nhiên, lựa chọn đầu tư sản phẩm phải thỏa mãn yêu cầu tính mở, tính ổn định và tính thân thiện. Nếu thiếu một trong ba yêu cầu xem như việc đầu tư phần mềm khơng đem lại hiệu quả. Giả sử bảo đảm yêu cầu tính mở, tính ổn định nhưng thiếu tính thân thiện thì người sử dụng rất e ngại khi sử dụng, ví dụ khơng hỗ trợ tiếng việt, hướng dẫn, cảnh báo nguy hiểm,…hoặc bảo đảm tính ổn định, tính thân thiện nhưng lại thiếu tính mở thì hạn chế khả năng mở rộng khi thư viện cĩ nhu cầu mở rộng hay bảo đảm tính mở và tính thân thiện nhưng thiếu tính ổn định thì ảnh hưởng đến năng suất và chất lượng hoạt động TV.
* Hệ điều hành: Windows server hoặc Unix hay Linux.
* Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Oracle hay hệ quản trị DB2(do hãng IBM xây dựng và phát triển) hoặc hệ quản trị cơ sở dữ liệu informix(trước đây là của hãng informix và hiện nay là của hãng IBM) và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL.
* Phần mềm cho cơng tác hành chính văn phịng: Microsoft word, Excel, phần mềm diệt virus,…
* Phần mềm ứng dụng trong hoạt động Thơng tin - Thư viện
Hiện nay, trên thị trường Việt Nam phần mềm quản trị hoạt động TTTV đã, đang được phát triển với nhiều sản phẩm cĩ chất lượng và uy tín được nhiều cơ quan TTTV sử dụng như: Libol (Tinh Vân), Ilib (CMC), Vebrary (Lạc Việt),… Mục tiêu của phần mềm là tự động hố tối đa các hoạt động nghiệp vụ, tạo ra mối liên thơng về TT trong tồn bộ các phịng chức năng của cơ quan TTTV.
Vì vậy, việc lựa chọn phần mềm cần đáp ứng các tiêu chí và chức năng như sau:
- Tiêu chí lựa chọn
+ Hỗ trợ các chuẩn nghiệp vụ quốc tế và quốc gia về TTTV: chuẩn biên mục MARC 21, AACR-2, ISBD; các khung phân loại thơng dụng như DDC, BBK, subject headings; chuẩn ISO 2709 cho nhập/xuất dữ liệu.
+ Tích hợp với các thiết bị mã vạch, thẻ từ và RFID; các thiết bị mượn trả tự động theo chuẩn SIP 2;.
+ Hỗ trợ đa ngữ Unicode với dữ liệu và giao diện làm việc; các bảng mã tiếng Việt như TCVN 6909:2001, TCVN 5712, VNI ...
+ Tìm kiếm tồn văn, nhiều điểm truy cập TT. + Tính bảo mật cao và phân quyền chặt chẽ.
+ Xây dựng các loại cơ sở dữ liệu thư mục, tĩm tắt. Tạo liên kết đến nguồn cơ sở dữ liệu.
+ Xây dựng các sản phẩm và dịch vụ TT hiện đại. + Thống kê đa dạng, chi tiết và trực quan.
+ Giao diện thân thiện với người dùng. Chức năng trợ giúp.
- Chức năng cơ bản + Quản trị hệ thống
Phân hệ này cho phép thư viện thực hiện việc quản trị người dùng của hệ thống, phân quyền, bảo mật cũng như thực hiện các chức năng sao lưu và hồi phục dữ liệu, để đảm bảo hệ thống chạy liên tục và giảm thiểu thời gian hệ thống ngừng hoạt động (do trục trặc kỹ thuật hay do mất điện, ...). Phân quyền sử dụng theo từng nhĩm người dùng với những chức năng nghiệp vụ đặc thù. Người dùng chỉ được thực hiện những chức năng thuộc nghiệp vụ và cơng việc được giao. Kiểm sốt chặt chẽ các quyền thao tác đến từng chức năng nhỏ nhất của chương trình.
+ Bổ sung
Phân hệ này quản lý cơng tác bổ sung mới, bổ sung hồi cố, nhận lưu chiểu và trao đổi tài liệu như các hoạt động đặt mua, đăng ký, nhận tài liệu, theo dõi trạng thái tài liệu đặt mua, kế tốn quỹ và các hoạt động trao đổi tài liệu giữa các cơ quan TTTV. Là cơng cụ hữu hiệu để quản lý nguồn TT tư liệu đầu vào của mỗi một cơ quan TTTV, phân hệ bổ sung cho phép theo dõi quy trình bổ sung tài liệu, từ khi đặt mua đến khi được xếp lên giá.
+ Biên mục
Với vai trị là bộ não trong hoạt động TTTV, phân hệ Biên mục là phân hệ được chú ý phát triển một cách tồn diện. Phân hệ Biên mục là cơng cụ để xây dựng cơ sở dữ liệu thư mục. Nhờ khả năng hỗ trợ Unicode đặc biệt là khả
năng xử lý tiếng Việt, phân hệ cho phép biên mục trên 100 loại ngơn ngữ trên thế giới. Cho phép biên mục mọi loại hình và nguồn tài liệu bất kể tài liệu là tài liệu truyền thống (sách, báo, tạp chí, ...) hay điện tử (văn bản, phim, ảnh, âm thanh, ...), bất kể tài liệu nằm trong hay ngồi thư viện (trên internet, trong thư viện khác, trong CSDL của TV, trong mạng nội bộ). Đối với phân hệ biên mục, cần phải phải tuân thủ một số chuẩn sau:
- Tuân thủ chặt chẽ các tiêu chuẩn liên quan đến cơng tác biên mục. - Hỗ trợ đầy các tiêu chuẩn của ngành thư viện Việt Nam và thế giới. - Chuẩn biên mục máy MARC21 (Full MARC).
- Chuẩn nhất quán về tác giả và chủ đề MARC21 authority control
- Các chuẩn và quy tắc mơ tả biên mục ISBD, AACR2, TCVN 4743-89. Chuẩn trao đổi dữ liệu ISO2709.
- Các khung phân loại DDC, UDC, LCC, BBK và các Khung đề mục chủ đề, Bộ từ khố thống nhất,...
+ Quản lý người dùng tin: Quản lý TT cá nhân và phân loại người dùng tin giúp thư viện áp dụng được những chính sách phù hợp với mỗi nhĩm người dùng tin và tiến hành các xử lý nghiệp vụ theo lơ hoặc theo từng cá nhân.
+ Tra cứu trực tuyến
OPAC là cổng kết nối người dùng tin với cơ sở dữ liệu của cơ quan TTTV. Cung cấp khả năng tìm kiếm các biểu thức tìm tin từ đơn giản đến phức tạp cả về các TT mơ tả lẫn TT tồn văn. Khả năng khai TT bằng cơng cụ tìm kiếm theo khái niệm của OPAC tạo ra một cuộc cách mạng trong tìm kiếm TT. Với khả năng sẵn sàng đưa lên Internet, OPAC cho phép người dùng ở bất kỳ nơi nào cũng cĩ thể truy cập được nguồn TT của các cơ quan TTTV thơng qua các trình duyệt Web.
Một số dịch vụ tiêu biểu được cung cấp trên OPAC: Mục lục tra cứu tìm tin trực tuyến; lưu thơng trực tuyến; dịch vụ TT trực tuyến; dịch vụ liên thư viện; khai thác dữ liệu số trực tuyến, tra cứu liên thư viện qua giao thức Z39.50 tại nhiều máy chủ Z39.50 cùng một lúc...
+ Quản lý Lưu thơng (lưu hành)
Phân hệ quản lý lưu thơng hỗ trợ hoạt động phục vụ tài liệu, quản lý người dùng tin và báo cáo thống kê lưu thơng. Thư viện cĩ thể xây dựng lên các điểm lưu thơng với các chính sách, kho tài liệu và đối tượng độc giả khác nhau nhưng được kiểm sốt chặt chẽ bởi một hệ thống thống nhất.
Phân hệ cho phép đảm bảo thực hiện các thao tác phục vụ tài liệu cho người dùng tin như cho mượn về, đọc tại chỗ, gửi tài liệu, nhận trả tài liệu, đặt trước tài liệu mượn, xem trạng thái tài liệu hiện cĩ trong kho hay người dùng tin đang mượn, gia hạn hoặc gửi thư địi cho những người dùng tin mượn quá hạn cũng như xây dựng một số TT thống kê ví dụ như số lượt độc giả, số lượt tài liệu mượn, lịch sử quá trình cho mượn một tài liệu, danh sách các tài liệu mượn quá hạn, ...
Phân hệ cịn cho phép quản lý thời gian mượn, số tài liệu được mượn và đặt trước, lệ phí mượn (trong trường hợp phục vụ cĩ thu phí), mức phạt tiền,... Đối với việc quản trị các TT về người dùng tin: Phân hệ cho phép đăng ký người dùng tin mới và sửa đổi/cập nhật TT về người dùng tin. Khi trả hay mượn tài liệu, TT về người mượn sẽ được hiển thị trên màn hình. Theo yêu cầu riêng của mỗi thư viện, người mượn cĩ thể được phân loại theo các nhĩm khác nhau tương ứng với các thể loại tài liệu và các mức phí khác nhau
+ Quản lý ấn phẩm định kỳ
Phân hệ cung cấp các tính năng mạnh quản lý xuất bản phẩm nhiều kỳ: như đặt mua, theo dõi quá trình nhận, khiếu nại khi khơng nhận được, đĩng
tập, biên mục, quản lý thay đổi, lưu thơng, báo cáo thống kê, in phích. Đặc biệt là khả năng quản lý chi tiết đến từng số.