9. Dự kiến kết quả nghiên cứu
2.2.5. Cơ sở vật chất và trang thiết bị
2.2.5.1. Hạ tầng cơng nghệ thơng tin
* Phần cứng
Máy vi tính là một trong những thiết bị khơng thể thiếu đối với bất kỳ cơ quan, tổ chức nào muốn ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý, tổ chức, sản xuất của mình. Nắm bắt được địi hỏi khách quan trong thời gian từ năm 2006 đến nay Lãnh đạo phịng đã đề xuất và được Lãnh đạo Học viện Hành chính trang bị số lượng 17 máy vi tính. Tuy nhiên, hiệu quả sử dụng chưa cao, vì:
+ Tất cả các máy tính chỉ cài đặt các phần mềm được ứng dụng phục vụ cơng tác hành chính văn phịng như là Mocrosoft Word, Mocrosoft Excel sử dụng cho cơng tác báo cáo hàng tháng, hàng quý, hàng năm và các văn bản hàng ngày.
+ Các máy tính thường xuyên bị virut tấn cơng; + Các máy tính khơng đồng bộ về cấu hình;
+ Tốc độ xử lý chậm, cấu hình thấp ví dụ: Ram 512 MB, ...
- Số lượng máy vi tính cịn quá ít với 10 máy tính/ 3.000 bạn đọc chưa đáp ứng nhu cầu người sử dụng;
* Phần mềm
Sử dụng phần mềm Microsoft Office Word và Microsoft Office Exce trong cơng văn phịng và một vài phần mềm khác. Tất cả các phần mềm này đều sử dụng bản miễn phí. Vì vậy, nĩ hoạt động khơng ổn định.
Thư viện hồn tồn chưa cĩ sử dụng phần mềm chuyên dụng để quản lý hoạt động thư viện.
* Hệ thống mạng
Các máy vi tính được kết nối internet bằng đường truyền cáp quang của Cơng ty FPT. Hệ thống mạng nội bộ - mạng lan đã được kết nối với các đầu mối máy vi tính và máy in trong thư viện với nhau.
Cấu hình máy
Tốc độ đường truyền internet Số lượng
5
Kiểm tra tốc độ internet (29.9.2012) http://www.speedtest.net/
2.2.5.2. Các trang thiết bị khác
Kho tài liệu (kho chính)
- Hình thức phục vụ: kho mở. - Diện tích: 200m2
- Vốn tài liệu : trên 78.000 tài liệu. - Kệ sách: 125 kệ sách 02 mặt và 5 tầng. - Bĩng đèn: 20 cặp bĩng đèn nion, dài 1,2m.
- Quạt trần: 7 cái.
- Xe đẩy sách: 01 chiếc. Kho ngoại văn
- Diện tích: 80m2.
- Vốn tài liệu: trên 18.000 tài liệu. - Kệ sách: 49 kệ sách 2 mặt và 5 tầng - Bĩng đèn: 4 cặp bĩng đèn nion, dài 1,2m - Quạt trần: 02 cái
Kho lưu trữ báo, tạp chí - Diện tích: 46m2.
- Kệ sách: 28 kệ sách 2 mặt và 5 tầng - Bĩng đèn: 4 cặp bĩng đèn nion, dài 1,2m - Quạt trần: 02 cái
Kho phát hành tài liệu - Diện tích: 50m2. - Kệ sách: 24 kệ sách 2 mặt và 5 tầng. - Bĩng đèn: 02 cặp bĩng đèn nion, dài 1,2m. - Quạt trần: 02 cái. - Máy vi tính: 01 bộ - Bàn máy vi tính: 01 cái. - Bàn làm việc: 01 cái.
- Máy in: 01 máy in laser jet HP 1200. - Điện thoại: 01 cái.
- Tủ giới thiệu sách: 02 cái. - Tủ hồ sơ: 01 cái.
Phịng đọc chung - Diện tích: 280m2.
- Máy vi tính và thiết bị mạng:
+ 01 bộ máy vi tính tại quầy mượn, trả.
+ 11 bộ máy vi tính khai thác internet (trong đĩ cĩ 01 máy chủ). + 01 modem, 01 cái Hub.
- Tủ giới thiệu sách: 02 cái. - Bàn ghế phục vụ (gỗ):
+ Bàn loại 1 (0,85m x 1,2m x 0,75m): 62 cái với 124 ghế (chỗ ngồi).
+ Bàn loại 2 (1m x 2m x 0,75m): 8 cái với 48 ghế (chỗ ngồi). - Bĩng đèn: 25 cặp bĩng đèn nion, dài 1,2m. - Quạt trần: 6 cái. - 01 quầy mượn, trả. - Bàn vi tính: 11 cái Phịng báo, tạp chí - Diện tích: 50m2.
- Tên báo, tạp chí: trên 130 tên báo, tạp chí.
- Bàn ghế phục vụ (sắt): (1m x 2m x 0,75m): 5 cái với 30 ghế. - Bĩng đèn: 5 cặp bĩng đèn nion, dài 1,2m.
- Quạt trần: 01 cái
- Kệ báo, tạp chí: 5 cái 01 mặt với 5 tầng. - Bàn làm việc : 01 cái.
Phịng thơng tin tư liệu - Diện tích: 34m2
- Bĩng đèn: 02 cặp bĩng đèn nion, dài 1,2m. - Kệ sách:
- Bàn ghế phục vụ:
+ Bàn đọc chung: 2 cái với 16 chỗ ngồi. + Bàn đọc cá nhân: 3 cái. - Quạt trần: 02 cái. - Máy vi tính: 01 bộ. - Bàn máy vi tính: 01 cái. - Bàn làm việc: 01 cái. Phịng xử lý kỹ thuật - Diện tích: 15 m2. - Máy điều hồ: 01 cái. - Điện thoại: 01 cái.
- Bĩng đèn: 02 cặp bĩng đèn nion, dài 1,2m. - Máy vi tính: 01 bộ
- Bàn làm việc: 02 cái. - Tủ hồ sơ: 01 cái. Phịng trưởng phịng
- Diện tích: 30 m2. - Máy điều hồ: 01 cái.
- Bĩng đèn: 02 cặp bĩng đèn nion, dài 1,2m. - Điện thoại: 01 cái.
- Quạt trần: 01 cái. - Máy vi tính: 01 bộ - Bàn máy vi tính: 01 cái. - Bàn làm việc: 01 cái. - Bộ xa lơng: 01 bộ. - Tủ hồ sơ: 01 cái. 2.3. Cơ sở pháp lý 2.3.1. Văn bản luật
- Luật cơng nghệ thơng tin số 67/2006/QH11, ngày 29/6/2006.
- Luật Giao dịch điện tử sơ 51/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005.
2.3.2. Văn bản dưới luật
- Pháp lệnh thư viện số 31/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28 tháng 02 năm 2001.
- Chỉ thị số 58-CT/TW, ngày 17 tháng 10 năm 2000 của Bộ Chính trị về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển cơng nghệ thơng tin phục vụ sự nghiệp cơng nghiệp hĩa, hiện đại hĩa.
- Quyết định số 1605/2010/QĐ-TTG, ngày 27 tháng 8 năm về Phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2011-2015
- Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg, ngày 06 tháng 01 năm 2005 về phê duyệt chiến lược phát triển cơng nghệ thơng tin và truyền thơng Việt Nam đến 2010 và định hướng đến 2020.
- Nghị định số 43/2011/NĐ-CP, ngày 13 tháng 6 năm 2011 quy định về việc cung cấp thơng tin và dịch vụ cơng trực tuyến trên trang thơng tin điện tử hoặc cổng thơng tin điện tử của cơ quan nhà nước
- Nghị định số 71/2007/NĐ-CP ngày 03 tháng 5 năm 2007 quy định chi tiết và hướng dẫn thực hiện một số điều Luật cơng nghệ thơng tin.
- Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 về ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
- Nghị định 72/2002/NĐ-CP 06/08/2002 nghị định quy định chi tiết thi hành pháp lệnh thư viện.
- Quyết định số 19/2008/QĐ-BTTTT ngày 09 tháng 4 năm 2008 Ban hành quy định áp dụng tiêu chuẩn về ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơ quan nhà nước.
- Quyết định số 20/2008/QĐ-BTTTT ngày 09 tháng 4 năm 2008 Ban hành danh mục tiêu chuẩn về ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơ quan nhà nước.
- Quyết định số 13/2008/QĐ-BVHTTDL, ngày 10 tháng 3 năm 2008 về việc ban hành quy chế mẫu tổ chức và họat động thư viện đại học.
- Quyết định số 10/2007/QĐ-BVHTT, ngày 04 tháng 5 năm 2007 phê duyệt quy hoạch phát triển ngành thư viện Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020.
2.4. Nhận xét về nhu cầu và điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơngtin tại thư viện tin tại thư viện
2.4.1. Nhận xét về nhu cầu ứng dụng cơng nghệ thơng tin
Dây chuyền thơng tin của Thư viện vẫn là hình ảnh của những thư viện truyền thống đã tồn tại trong lịch sử cách đây hàng chục năm. Dựa trên kết quả khảo sát nhu cầu của người dùng tin và cán bộ thư viện về việc ứng dụng CNTT tại Thư viện, tác giả xin đưa ra những nhận xét sau đây:
+ Một là: Hiện nay, nhu cầu của cán bộ thư viện và người dùng tin đối với việc ứng dụng CNTT tại Thư viện đã thật sự cấp thiết hơn bao giờ hết, với kết quả khảo sát 100% cán bộ thư viện cĩ nhu cầu thật sự sử dụng CNTT trong cơng việc của họ, 100% người dùng tin cĩ đánh giá sự cần thiết và rất cần thiết của CNTT trong học tập trong đĩ với 79,6% cĩ nhu cầu tra cứu, tìm tài liệu thư viện thơng qua mạng máy tính và nhu cầu tìm tài liệu, thơng tin trên internet của người dùng tin là tỷ lệ 100%. Vì vậy, việc ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện với cơng vụ tìm tài liệu, sách thơng qua mạng internet sẽ cĩ kết quả thành cơng đạt được 100%.
+ Hai là: Hình thức tìm tài liệu theo kết quả khảo sát đánh giá của người dùng tin thì mất rất nhiều thời gian và phụ thuộc vào thời gian mở cửa của Thư viện là 126,3% đồng ý. Để cải tiến quá trình tìm, mượn, trả tài liệu thì cĩ 130.1% suy nghĩ là phải quản lý tài liệu bằng phần mềm thư viện (55,4%) kết hợp đầu tư thiết bị CNTT: máy tính, máy in,...(63,4%) và 11,3% cĩ suy nghĩ khác cũng tập trung vào nội dung ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện.
+ Ba là: Đối với thời gian làm thủ tục mượn, trả tài liệu chỉ cĩ 18,8% của kết quả khảo sát cho rằng mất thời gian dưới 3 phút, cịn 81,2% kết quả khảo sát cho rằng thời gian làm thủ tục mượn tài liệu là trên 3 phút, trong đĩ tập trung vào khoảng thời gian từ 3 đến 5 phút là 67,2%. Nhưng quản lý mượn, trả tài liệu bằng phần mềm thư viện với thiết bị đọc mã vạch thì thời gian khơng quá 2 phút với những thủ tục mượn, trả tài liệu tương tự. Bởi lẽ, cơng tác quản lý người dùng tin mượn, trả tài liệu hồn tồn bằng viết tay thơng qua sổ mượn cá nhân, phiếu yêu cầu mượn tài liệu đọc tại chỗ. Vì vậy, tốn rất nhiều thời gian làm các thủ tục mượn, trả tài liệu. Bên cạnh đĩ, cơng tác thống kế, báo cáo cũng gặp nhiều khĩ khăn đơi khi làm theo cảm tính phụ thuộc vào tâm lý cán bộ thư viện.
+ Bốn là: Đối với thời gian tìm tài liệu chỉ cĩ 4,9% của kết quả khảo sát cho rằng với thời gian dưới 10 phút, cịn 95,1% kết quả khảo sát cho rằng thời gian làm tìm tài liệu là trên 10 phút, trong đĩ tập trung vào khoảng thời gian từ 20 đến 30 phút là 54,8%. Nhưng với mục lục tra cứu trực tuyến người dùng tin dễ dàng tìm được tài liệu với nhiều tiêu chí tìm khác nhau như: tên tác giả, tên tài liệu, nội dung,...Với nội dung thứ ba và thứ tư người dùng tin phải mất nhiều thời gian để tìm và làm thủ tục mượn, trả tài liệu mà họ cần.
+ Năm là: Tỷ lệ 66,1% người dùng tin khi đến thư viện để tìm hoặc mượn tài liệu với tâm trạng mơ hồ, phân vân. Bởi vì, họ khơng xác định được tình trạng của tài liệu là cịn hay hết hay là khi nào cĩ tài liệu mình cần. Điều này sẽ dẫn đến sự lãng phí thời gian, cơng sức, vật lực đối với người dùng tin lâu dần kéo theo hệ quả sức hút của thư viện càng ngày càng giảm. Bên cạnh đĩ, khi người dùng tin muốn tra cứu tài liệu thì phải trực tiếp đến thư viện và mất rất nhiều thời gian tra cứu, thư viện chưa cĩ cơng cụ tra cứu thơng tin tổng hợp theo một chủ đề, chuyên đề trở nên khĩ khăn. Trong thư viện xây dựng mục lục trực tuyến thì người dùng tin xác định tình trạng tài liệu mình cần tìm trước khi đến thư viện là rất dễ dàng, đến thư viện với tâm trạng là chắc chắn tìm hoặc mượn được tài liệu.
+ Sáu là: Nhu cầu sử dụng CNTT trong cơng việc của cán bộ thư viện kểt quả đạt được là 100% phiếu khảo sát đồng ý. Điều này khẳng định rằng nhu cầu của cán bộ thư viện cĩ sự đồng thuận, nhất trí cao cho thấy sự bức bách, cấp thiết đã tồn tại một cách khách quan theo quy luật tất yếu của xã hội.
+ Bảy là: Từ sự đồng thuận, nhất trí cao ở nội dung thứ sáu thì tồn thể cán bộ thư viện đều cĩ suy nghĩ gần như là đồng nhất 6/7 tiêu chí là giống nhau về lợi ích khi ứng dụng CNTT trong hoạt động thư viện mang lại cụ thể: nâng cao hiệu quả cơng hiệu đạt tỷ lệ 100% đồng ý, thỏa mãn được đa dạng
nhu cầu người dung tin đạt tỷ lệ 100% đồng ý, cơ sở đa dạng hĩa các sản phẩm và dịch vụ thư viện đạt tỷ lệ 90,9% đồng ý, khắc phục được rào cản khơng gian và thời gian tra cứu tài liệu đạt tỷ lệ 100% đồng ý, cán bộ thư viện được nâng cao khả năng sử dụng CNTT đạt tỷ lệ 100% đồng ý, ứng dụng CNTT trong thư viện là khơng cần thiết với tỷ lệ 100% khơng đồng ý cũng cĩ kết quả tương tự là ứng dụng CNTT trong thư viện là sự lãng phí.
+ Tám là: Với số lượng gần như tuyệt đối của cán bộ thư viện về tầm quan trọng và lợi ích khi ứng dụng CNTT mang lại thì kết quả khảo sát về trang thiết bị CNTT cần phải đầu tư cho hoạt động của thư viện cũng cho tỷ lệ đồng ý rất cao 8/9 tiêu chí đạt tỷ lệ 100%. Trong đĩ: máy tính: máy chủ, máy trạm; thiết bị kết nối internet; phần mềm quản lý thư viện; xây dựng cổng thơng tin điện tử; cổng từ, thiết bị từ; máy in, máy photocopy, máy sacaner; máy in mã vạch, máy quét mã vạch; thiết bị lưu điện, thiết bị lưu dữ liệu, thiết bị kiểm kho với tỷ lệ đồng ý là 100%.
+ Chín là: Việc đầu tư, mua sắm trang thiết bị, CNTT chưa cĩ kế hoạch, lộ trình rõ ràng mà mang tính cảm tính tuỳ hứng cho nên các thiết bị, sản phẩm chưa đồng bộ, hiệu quả sử dụng thấp, mục đích sử dụng chính là dùng để soạn thảo các văn bản thơng thường. Vì vậy, dẫn đến mâu thuẫn giữa trang thiết bị CNTT với nhu cầu của người dùng tin. Hiện nay số lượng máy vi tính cịn quá ít so với nhu cầu của người dùng tin (10 bộ máy vi tính/ 3.000 người dùng tin tại thư viện), cấu hình máy vi tính thấp (2005), chưa cĩ hệ thống mạng khơng dây, thiết bị thơng thống chủ yếu là hệ thống quạt trần nhưng số lượng hạn chế chưa đảm bảo điều kiện học tập, nghiên cứu của người dùng tin. Mâu thuẫn giữa nhu cầu tin của người dùng tin với trang thiết bị nghe nhìn. Thư viện hiện nay cĩ trên 100 tài liệu nghe nhìn nhưng trang thiết bị dùng để khai thác tài liệu này chưa được quan tâm đầu tư. Vì vậy, tài liệunghe nhìn đang là tài liệu “chết” tại thư viện.
Với chín nội dung phân tích ở trên, rút ra kết luận như sau: việc ứng dụng CNTT ngày càng cấp thiết, nĩ là cơng cụ quan trọng khơng thể thiếu thúc đẩy sự phát triển của mỗi cơ quan, đơn vị và từng cá nhân. Đặc biệt hơn nữa, trong thời kỳ kinh tế tri thức thì nhu cầu thơng tin ngày càng đa dạng và phức tạp, chuyên sâu. Vì vậy, các thư viện nĩi chung và Thư viện Học viện Hành chính cơ sở Thành phố Hồ Chí Minh phải nỗ lực nhiều trong việc ứng dụng và tận dụng lợi ích mà CNTT mang lại để thỏa mãn tối đa nhu cầu của người dung tin.
2.4.2. Nhận xét về điều kiện để ứng dụng cơng nghệ thơng tin 2.4.2.1. Cán bộ thư viện
Nhìn chung, đội ngũ cán bộ thư viện chưa cĩ kinh nghiệm về quản lý, kỹ năng ứng dụng CNTT trong thư viện, trình độ về cơng nghệ thơgn tin chỉ đáp ứng được yêu cầu đối với cơng việc hiện tại. Bởi lẽ, tất cả cán bộ thư viện được đào tạo trình độ cử nhân đại học ngành thơng tin - thư viện, trong đĩ cĩ