9. Dự kiến kết quả nghiên cứu
2.4. Nhận xét về nhu cầu và điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin tạ
tin tại thư viện
2.4.1. Nhận xét về nhu cầu ứng dụng cơng nghệ thơng tin
Dây chuyền thơng tin của Thư viện vẫn là hình ảnh của những thư viện truyền thống đã tồn tại trong lịch sử cách đây hàng chục năm. Dựa trên kết quả khảo sát nhu cầu của người dùng tin và cán bộ thư viện về việc ứng dụng CNTT tại Thư viện, tác giả xin đưa ra những nhận xét sau đây:
+ Một là: Hiện nay, nhu cầu của cán bộ thư viện và người dùng tin đối với việc ứng dụng CNTT tại Thư viện đã thật sự cấp thiết hơn bao giờ hết, với kết quả khảo sát 100% cán bộ thư viện cĩ nhu cầu thật sự sử dụng CNTT trong cơng việc của họ, 100% người dùng tin cĩ đánh giá sự cần thiết và rất cần thiết của CNTT trong học tập trong đĩ với 79,6% cĩ nhu cầu tra cứu, tìm tài liệu thư viện thơng qua mạng máy tính và nhu cầu tìm tài liệu, thơng tin trên internet của người dùng tin là tỷ lệ 100%. Vì vậy, việc ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện với cơng vụ tìm tài liệu, sách thơng qua mạng internet sẽ cĩ kết quả thành cơng đạt được 100%.
+ Hai là: Hình thức tìm tài liệu theo kết quả khảo sát đánh giá của người dùng tin thì mất rất nhiều thời gian và phụ thuộc vào thời gian mở cửa của Thư viện là 126,3% đồng ý. Để cải tiến quá trình tìm, mượn, trả tài liệu thì cĩ 130.1% suy nghĩ là phải quản lý tài liệu bằng phần mềm thư viện (55,4%) kết hợp đầu tư thiết bị CNTT: máy tính, máy in,...(63,4%) và 11,3% cĩ suy nghĩ khác cũng tập trung vào nội dung ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện.
+ Ba là: Đối với thời gian làm thủ tục mượn, trả tài liệu chỉ cĩ 18,8% của kết quả khảo sát cho rằng mất thời gian dưới 3 phút, cịn 81,2% kết quả khảo sát cho rằng thời gian làm thủ tục mượn tài liệu là trên 3 phút, trong đĩ tập trung vào khoảng thời gian từ 3 đến 5 phút là 67,2%. Nhưng quản lý mượn, trả tài liệu bằng phần mềm thư viện với thiết bị đọc mã vạch thì thời gian khơng quá 2 phút với những thủ tục mượn, trả tài liệu tương tự. Bởi lẽ, cơng tác quản lý người dùng tin mượn, trả tài liệu hồn tồn bằng viết tay thơng qua sổ mượn cá nhân, phiếu yêu cầu mượn tài liệu đọc tại chỗ. Vì vậy, tốn rất nhiều thời gian làm các thủ tục mượn, trả tài liệu. Bên cạnh đĩ, cơng tác thống kế, báo cáo cũng gặp nhiều khĩ khăn đơi khi làm theo cảm tính phụ thuộc vào tâm lý cán bộ thư viện.
+ Bốn là: Đối với thời gian tìm tài liệu chỉ cĩ 4,9% của kết quả khảo sát cho rằng với thời gian dưới 10 phút, cịn 95,1% kết quả khảo sát cho rằng thời gian làm tìm tài liệu là trên 10 phút, trong đĩ tập trung vào khoảng thời gian từ 20 đến 30 phút là 54,8%. Nhưng với mục lục tra cứu trực tuyến người dùng tin dễ dàng tìm được tài liệu với nhiều tiêu chí tìm khác nhau như: tên tác giả, tên tài liệu, nội dung,...Với nội dung thứ ba và thứ tư người dùng tin phải mất nhiều thời gian để tìm và làm thủ tục mượn, trả tài liệu mà họ cần.
+ Năm là: Tỷ lệ 66,1% người dùng tin khi đến thư viện để tìm hoặc mượn tài liệu với tâm trạng mơ hồ, phân vân. Bởi vì, họ khơng xác định được tình trạng của tài liệu là cịn hay hết hay là khi nào cĩ tài liệu mình cần. Điều này sẽ dẫn đến sự lãng phí thời gian, cơng sức, vật lực đối với người dùng tin lâu dần kéo theo hệ quả sức hút của thư viện càng ngày càng giảm. Bên cạnh đĩ, khi người dùng tin muốn tra cứu tài liệu thì phải trực tiếp đến thư viện và mất rất nhiều thời gian tra cứu, thư viện chưa cĩ cơng cụ tra cứu thơng tin tổng hợp theo một chủ đề, chuyên đề trở nên khĩ khăn. Trong thư viện xây dựng mục lục trực tuyến thì người dùng tin xác định tình trạng tài liệu mình cần tìm trước khi đến thư viện là rất dễ dàng, đến thư viện với tâm trạng là chắc chắn tìm hoặc mượn được tài liệu.
+ Sáu là: Nhu cầu sử dụng CNTT trong cơng việc của cán bộ thư viện kểt quả đạt được là 100% phiếu khảo sát đồng ý. Điều này khẳng định rằng nhu cầu của cán bộ thư viện cĩ sự đồng thuận, nhất trí cao cho thấy sự bức bách, cấp thiết đã tồn tại một cách khách quan theo quy luật tất yếu của xã hội.
+ Bảy là: Từ sự đồng thuận, nhất trí cao ở nội dung thứ sáu thì tồn thể cán bộ thư viện đều cĩ suy nghĩ gần như là đồng nhất 6/7 tiêu chí là giống nhau về lợi ích khi ứng dụng CNTT trong hoạt động thư viện mang lại cụ thể: nâng cao hiệu quả cơng hiệu đạt tỷ lệ 100% đồng ý, thỏa mãn được đa dạng
nhu cầu người dung tin đạt tỷ lệ 100% đồng ý, cơ sở đa dạng hĩa các sản phẩm và dịch vụ thư viện đạt tỷ lệ 90,9% đồng ý, khắc phục được rào cản khơng gian và thời gian tra cứu tài liệu đạt tỷ lệ 100% đồng ý, cán bộ thư viện được nâng cao khả năng sử dụng CNTT đạt tỷ lệ 100% đồng ý, ứng dụng CNTT trong thư viện là khơng cần thiết với tỷ lệ 100% khơng đồng ý cũng cĩ kết quả tương tự là ứng dụng CNTT trong thư viện là sự lãng phí.
+ Tám là: Với số lượng gần như tuyệt đối của cán bộ thư viện về tầm quan trọng và lợi ích khi ứng dụng CNTT mang lại thì kết quả khảo sát về trang thiết bị CNTT cần phải đầu tư cho hoạt động của thư viện cũng cho tỷ lệ đồng ý rất cao 8/9 tiêu chí đạt tỷ lệ 100%. Trong đĩ: máy tính: máy chủ, máy trạm; thiết bị kết nối internet; phần mềm quản lý thư viện; xây dựng cổng thơng tin điện tử; cổng từ, thiết bị từ; máy in, máy photocopy, máy sacaner; máy in mã vạch, máy quét mã vạch; thiết bị lưu điện, thiết bị lưu dữ liệu, thiết bị kiểm kho với tỷ lệ đồng ý là 100%.
+ Chín là: Việc đầu tư, mua sắm trang thiết bị, CNTT chưa cĩ kế hoạch, lộ trình rõ ràng mà mang tính cảm tính tuỳ hứng cho nên các thiết bị, sản phẩm chưa đồng bộ, hiệu quả sử dụng thấp, mục đích sử dụng chính là dùng để soạn thảo các văn bản thơng thường. Vì vậy, dẫn đến mâu thuẫn giữa trang thiết bị CNTT với nhu cầu của người dùng tin. Hiện nay số lượng máy vi tính cịn quá ít so với nhu cầu của người dùng tin (10 bộ máy vi tính/ 3.000 người dùng tin tại thư viện), cấu hình máy vi tính thấp (2005), chưa cĩ hệ thống mạng khơng dây, thiết bị thơng thống chủ yếu là hệ thống quạt trần nhưng số lượng hạn chế chưa đảm bảo điều kiện học tập, nghiên cứu của người dùng tin. Mâu thuẫn giữa nhu cầu tin của người dùng tin với trang thiết bị nghe nhìn. Thư viện hiện nay cĩ trên 100 tài liệu nghe nhìn nhưng trang thiết bị dùng để khai thác tài liệu này chưa được quan tâm đầu tư. Vì vậy, tài liệunghe nhìn đang là tài liệu “chết” tại thư viện.
Với chín nội dung phân tích ở trên, rút ra kết luận như sau: việc ứng dụng CNTT ngày càng cấp thiết, nĩ là cơng cụ quan trọng khơng thể thiếu thúc đẩy sự phát triển của mỗi cơ quan, đơn vị và từng cá nhân. Đặc biệt hơn nữa, trong thời kỳ kinh tế tri thức thì nhu cầu thơng tin ngày càng đa dạng và phức tạp, chuyên sâu. Vì vậy, các thư viện nĩi chung và Thư viện Học viện Hành chính cơ sở Thành phố Hồ Chí Minh phải nỗ lực nhiều trong việc ứng dụng và tận dụng lợi ích mà CNTT mang lại để thỏa mãn tối đa nhu cầu của người dung tin.
2.4.2. Nhận xét về điều kiện để ứng dụng cơng nghệ thơng tin 2.4.2.1. Cán bộ thư viện
Nhìn chung, đội ngũ cán bộ thư viện chưa cĩ kinh nghiệm về quản lý, kỹ năng ứng dụng CNTT trong thư viện, trình độ về cơng nghệ thơgn tin chỉ đáp ứng được yêu cầu đối với cơng việc hiện tại. Bởi lẽ, tất cả cán bộ thư viện được đào tạo trình độ cử nhân đại học ngành thơng tin - thư viện, trong đĩ cĩ một thạc sỹ khoa học thư viện. Hầu hết cán bộ thư viện được tốt nghiệp và làm việc trên năm năm hình thành thĩi quen với phương thức làm việc thủ cơng. Nhưng, nhận thức về việc ứng dụng CNTT trong thư viện của cán bộ thư viện là rất tích cực kết quả khảo sát cho thấy 100% cán bộ thư viện đăng ký tham gia khoa học nâng cao kỹ năng sử dụng máy, phần mềm và 90,9% đăng ký khĩa học về bồi dưỡng kiến thức chuyên mơn, nghiệp vụ. Đây là điều kiện thuận lợi đảm bảo hoạt động thư viện trong mơi trường mới đạt hiệu quả cao.
Bên cạnh đĩ, trong cơ cấu cán bộ chưa cĩ kỹ sư về CNTT. Vì vậy, cơng việc bảo dưỡng, bảo trì, sửa chữa vấn đề cĩ liên quan đến CNTT do các cơng ty tin học ngồi Học viện đảm nhiệm, tạo ra sự phụ thuộc phần nào ảnh hưởng đến hiệu quả, chất lượng cơng việc. Với cơ cấu cán bộ hiện tại chỉ đáp ứng yêu cầu cơng việc trước mắt. Trong tương lai cần phải cĩ cán bộ kỹ sư CNTT.
Phân tích SWOT cán bộ thư viện trong việc ứng dụng CNTT
2.4.2.2. Nguồn lực thơng tin
Thư viện cĩ nhiều cố gắng trong việc phát triển nguồn lực thơng tin, tuy nhiên vẫn chưa đảm bảo phục vụ tối đa nhu cầu của bạn đọc, mức độ cập nhật của thơng tin chưa kịp thời. Cơng tác thu thập tài liệu nội sinh chưa được chú trọng, chưa cĩ kế hoạch cụ thể, quy định về việc nộp tài liệu nội sinh cho thư viện, do đĩ cịn rất nhiều tài liệu xám chưa được thu thập như: tài liệu hội thảo, hội nghị, báo cáo, tài liệu do các đồn đi dự hội nghị, học tập trong nước và ngồi nước.
Bên cạnh đĩ, cơng tác bổ sung tài liệu điện tử chưa được quan tâm nhưng cầu người dùng tin qua kết quả khảo sát chiếm tỷ lệ 15,6%. Hiện tại tỷ
- Trình độ chuyên mơn thư viện truyền thống.
- Cĩ trách nhiệm, ổn định cơng việc.
S-Điểm mạnh
- Khơng cĩ kỹ sư cơng nghệ thơng tin.
- Hạn chế sử dụng cơng nghệ thơng tin.
- Hạn chế sử dụng ngoại ngữ. - Chưa cĩ kinh nghiệm quản lý và điều hành thư viện điện tử.
W-Điểm yếu
- Nâng cao hiệu quả cơng việc. - Nâng cao khả năng sử dụng cơng nghệ thơng tin.
- Đa dạng hĩa sản phẩm và dịch vụ thơng tin thư viện. - Thỏa mãn được đa dạng nhu cầu người dung tin.
O-Cơ hội
- Thiếu kinh nghiệm trong tổ chức hoạt động thư viện điện tử.
- Một bộ phận cán bộ thư viện chưa sẵn sàng thay đổi mơi trường làm việc.
- Chưa được đào tạo chính quy, bài bản cơng tác số tài liệu.
T-Thách thức Cán bộ
thư viện
lệ cịn chiếm tỷ lệ thấp nhưng trong tương lai nhu cầu người dùng tin sử dụng tài liệu điện tử sẽ tăng và cĩ khả năng chiếm tỷ lệ 50%-60%, bởi vì nhu cầu tìm kiếm tài liệu thơng qua mạng internet 100%, sự cần thiết của CNTT 76,3% chiếm tỷ lệ khá cao.
2.4.2.3. Xử lý tài liệu
Năng suất và chất lượng xử lý tài liệu với phương thức thủ cơng tốn rất nhiều thời gian mà hiệu quả đạt được khơng cao, tốn kém chi phí cho vật tư văn phịng phẩm như: giấy in, mực in, phích, ...Mặt khác, chi phí, thời gian và cơng sức sữa chữa những sai sĩt cũng tốn nhiều kinh phí. Nếu như ứng dụng CNTT sẽ giúp nâng cao chất lượng và năng suất hoạt động thư viện với kết quả khảo sát đánh giá cán bộ thư viện tỷ lệ 100% đồng tình với quan điểm này.
2.4.2.4. Sản phẩm và dịch vụ thơng tin
- Sản phẩm và dịch vụ TT phục vụ nhu cầu tin cho các đối tượng người dung tin chưa thật sự đầy đủ, đa dạng, phong phú nĩi cách khác cịn mang tính “đơn điệu” bởi đến nay thư viện chủ yếu vẫn phục vụ đọc, mượn tài liệu theo phương thức hình truyền thống. Vì vậy, thư viện chưa cĩ những sản phẩm và dịch vụ TT chất lượng cao như: truy cập TT online, xây dựng cơ sở dữ liệu tồn văn, TT tổng hợp theo chuyên đề, TT theo yêu cầu từ xa, TT đặt trước.
- Hệ thống tra cứu tại thư viện là các mục lục thủ cơng hoặc tìm tài liệu trực tiếp trên kệ sách, số điểm truy cập TT trên tài liệu mới tổ chức được ít và hạn chế trong khi nhu cầu người dung tin muốn tìm kiếm nhanh chĩng, chính xác và theo nhiều tiêu chí và điểm truy cập khác nhau, tìm tài liệu thơng qua mạng máy tính chiếm tỷ lệ 79,6%. Vì vậỵ, việc tìm tài liệu của bạn đọc mất rất nhiều thời gian chiếm tỷ lệ 87,6% (trong đĩ từ 10 phút – 20 phút: 32,8%; từ 20 – 30 phút: 54,8%), cơng sức nhưng hiệu quả đạt được khơng cao, bị phụ
thuộc vào thời gian mở cửa của thư viện tỷ lệ 74,2% và khơng xác định được tình trạng của tài liệu trước khi đến thư viện tỷ lệ 66,1%. Nhưng theo tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục trường đại học thư viện phải cĩ hệ thống tra cứu trực tuyến.
2.4.2.5. Cơ sở vật chất và trang thiết bị
- Việc đầu tư, mua sắm trang thiết bị, CNTT chưa cĩ kế hoạch, lộ trình rõ ràng mà mang tính cảm tính tuỳ hứng cho nên các thiết bị, sản phẩm chưa đồng bộ, hiệu quả sử dụng thấp, mục đích sử dụng chính là dùng để soạn thảo các văn bản hành chính thơng thường.
- Mâu thuẫn giữa hệ thống máy vi tính, chiếu sáng, thơng thống với nhu cầu của bạn đọc: Hiện nay số lượng máy vi tính cịn quá ít so với nhu cầu của bạn đọc (10 bộ máy vi tính/ 3.000 người dùng tin tại thư viện), trong khi đĩ nhu cầu tìm tài liệu, TT trên internet của người dung tin chiếm tỷ lệ 100%. Cấu hình máy vi tính thấp (2006), chưa cĩ hệ thống mạng khơng dây, thiết bị thơng thống chủ yếu là hệ thống quạt trần nhưng số lượng hạn chế chưa đảm bảo điều kiện học tập, nghiên cứu của người dùng tin.
- Mâu thuẫn giữa nhu cầu tin của bạn đọc với trang thiết bị nghe nhìn: thư viện hiện cĩ trên 100 tài liệu nghe nhìn nhưng trang thiết bị dùng để khai thác tài liệu này chưa được quan tâm đầu tư. Vì vậy, tài liệu nghe nhìn đang là tài liệu “chết” tại thư viện.
Sự phát triển CNTT trở thành một nhân tố quan trọng trực tiếp để đa dạng hố nâng cao hiệu quả trong cơng tác thư viện. Nhưng cho đến nay Thư viện Học viện Hành chính cơ sở Thành phố Hồ Chí Minh vẫn cịn hoạt động theo phương thức thủ cơng. Vì vậy, trong tương lai gần Thư viện Học viện Hành chính phải chuyển đổi từ thư viện truyền thống sang thư viện điện tử, quá trình này trải qua nhiều cơng đoạn, hạng mục quan trọng địi hỏi sự nổ lực rất nhiều của đội ngũ cán bộ thư viện và các bộ phận liên quan.
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG THƠNG TIN - THƯ VIỆN TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH CƠ SỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Dựa trên cơ sở khảo sát nhu cầu và các điều kiện ứng dụng CNTT tại Thư viện. Tác giả tập trung đưa ra ba nhĩm giải pháp ứng dụng CNTT vào hoạt động TTTV tại Thư viện: Nhĩm giải pháp yếu tố con người; Tăng cường đầu tư hạ tầng cơng nghệ, phần mềm và trang thiết bị; Áp dụng cơng nghệ, quy tắc và tiêu chuẩn.
3.1. Yếu tố con người
3.1.1. Nâng cao trình độ cho cán bộ thư viện
Ứng dụng CNTT vào hoạt động TTTV tất yếu dẫn đến thay đổi, cải tiến