8. Cấu trúc của đề cương luận văn
2.4.4. Thực trạng quản lý công tác bảo quản, sửa chữa, kiểm kê, thanh lý
Bảo quản CSVC và TBDH trong một trường Cao đẳng nói chung và đặc biệt là trang thiết bị trong phòng thí nghiệm về ngành nuôi trồng thủy sản và thú y lại càng được chú trọng và quan tâm nhiều hơn nữa, một mặt vì đây là những trang thiết bị hiện đại, đắc tiền, mặt khác để sinh viên và giảng viên có thể khai thác hết nhu cầu và hiệu quả sử dụng của thiết bị thì khâu bảo quản là vô cùng quan trọng và cần được đầu tư đúng mức. Bên cạnh đó, Ban giám hiệu Nhà trường thường xuyên chỉ đạo các đơn vị chức năng quán triệt ý thức bảo vệ của công, giữ gìn thiết bị tại đơn vị mình quản lý một cách hiệu quả và an toàn, tại các giảng đường, phòng thực hành, thí nghiệm đều có bảng Nội quy, quy định sử dụng, bảo quản thiết bị cũng như CSVC của phòng thực hành, thí nghiệm, giảng đường và phòng máy.
Việc lập kế hoạch bảo quản CSVC và TBDH cũng có vị trí rất lớn trong công tác quản lý cơ sở vật chất nhà trường, nếu kế hoạch bảo quản không được cụ thể, chi tiết thì việc bảo quản không được thường xuyên, kết quả bảo quản, bảo dưỡng thấp dẫn đến tình trạng cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật mau xuống cấp không đáp ứng yêu cầu đào tạo của nhà trường.
Hiện nay, các giảng đường, phòng học, phòng máy trong Trường đã được trang bị đầy đủ các thiết bị hiện đại, có giá trị cao, do đó công tác bảo quản đóng vai trò rất quan trọng trong việc giữ gìn, bảo vệ tài sản. Nhưng hiện nay, rất nhiều giảng viên, sinh viên không hiểu, không quan tâm, không có ý thức trong việc này do đó nhiều khi dẫn đến hậu quả mất mát, hư hỏng TBDH.
Hàng năm, nhà trường đã cho tiến hành bảo dưỡng định kỳ một số thiết bị như: máy lạnh, máy chiếu, phòng máy tính, hệ thống lọc nước uống cho sinh viên, hệ thống âm thanh giảng đường, phòng họp. Nhưng do ý thức của giảng viên, sinh viên chưa cao và nhân viên tổ thiết bị chưa thực hiện đúng qui định về bảo quản TBDH và phòng học: chưa sửa chữa kịp thời TBDH bị hư hỏng, vệ sinh các TBDH có trong phòng học chưa tốt; chưa kịp thời báo cho các nhân viên phục vụ biết để đóng cửa phòng học khi không có lớp học.
Không những vậy, bộ phận bảo trì trang thiết bị thuộc Phòng Quản trị - Thiết bị là đơn vị đầu mối trong việc lên kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác bảo trì, sửa
chữa và bảo dưỡng trang thiết bị, hàng tháng hoặc quý bộ phận này sẽ phân công và bố trí cán bộ tiến hành xếp lịch bảo dưỡng thiết bị cho tất cả các Khoa, Bộ môn chuyên môn trong toàn Trường. Mặt khác, những thiết bị hư hỏng các Khoa, Bộ môn đề nghị sửa chữa thông qua đơn đề nghị sửa chữa sẽ được bộ phận này tổng hợp và lên kế hoạch sửa chữa, thay thế trình Hiệu trưởng phê duyệt kinh phí cho công tác bảo trì và sửa chữa. Tuy nhiên, hiện nay bộ phận này chỉ có 2 cán bộ chuyên trách nhưng lại quản lý và bảo trì, bảo dưỡng và sửa chữa cho tất cả các thiết bị phục vụ cho công tác đào tạo trong trường là không đủ, không đáp ứng được, vì vậy cán bộ này cũng chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc bảo trì thiết bị chuyên ngành, chưa được đào tạo chuyên sâu về thiết bị nên cũng gặp nhiều khó khăn khi thực hiện.
Đối với công tác quản lý hoạt động kiểm kê và thanh lý tài sản trong Trường hiện nay cũng được thực hiện khá tốt. Hàng năm, Phòng Quản Trị - Thiết bị đều thành lập Hội đồng kiểm kê tài sản trong Nhà trường, trong đó Hiệu trưởng là Chủ tịch Hội đồng có trách nhiệm chỉ đạo các bộ phận chức năng lên kế hoạch kiểm kê, tổ chức thực hiện công tác kiểm kê và thanh lý tài sản. Quá trình kiểm kê nếu thấy có bộ phận có trang thiết bị, nhưng không có nhu cầu sử dụng thì tiến hành làm thủ tục điều chuyển cho đơn vị khác có nhu cầu, còn những thiết bị hư hỏng đã có giám định sửa chữa của bộ phận chức năng thì lập thủ tục cho thanh lý. Tất cả các danh mục tài sản thanh lý phải được tổng hợp, trình Sở Tài chính ra Quyết định cho thanh lý theo đúng quy định hiện hành. Những thiết bị cá nhân hoặc tập thể làm mất nếu phát hiện trong quá trình kiểm kê mà không báo cáo đơn vị chức năng chịu trách nhiệm trong Nhà trường sẽ bị lập biên bản và xử lý theo quy chế hiện hành của Trường.
Để có thể đánh giá khách quan thực trạng về công tác quản lý việc bảo quản, sửa chữa CSVC và TBDH ở Trường cao đẳng Cộng đồng hiện nay, tác giả tiến hành khảo sát lấy ý kiến của 160 cán bộ quản lý, cán bộ phụ trách CSVC và TBDH, giảng viên, chuyên viên và sinh viên và kết quả được thể hiện qua bảng 2.20.
Bảng 2.20. Đánh giá nội dung quản lý việc bảo quản, sửa chữa CSVC và TBDH ở Trường Cao đẳng Cộng đồng Cà Mau
Nội dung đánh giá
Kết quả đánh giá
Tốt Khá Trung
bình Còn yếu
SL % SL % SL % SL %
Lập kế hoạch bảo quản, sửa
chữa CSVC và TBDH 15 9,4 87 54,4 48 30,0 10 6,2 Tổ chức bộ máy bảo quản, sửa 16 10,0 67 41,9 59 36,9 18 11,2
Nội dung đánh giá Kết quả đánh giá Tốt Khá Trung bình Còn yếu SL % SL % SL % SL % chữa CSVC và TBDH
Chỉ đạo thực hiện việc bảo
quản, sửa chữa CSVC&TBDH 21 13,1 71 44,4 56 35,0 12 7,5 Kiểm tra, đánh giá việc bảo
quản, sửa chữa CSVC và TBDH
12 7,5 74 46,3 61 38,1 13 8,1
Từ kết quả khảo sát ở trên tác giả rút ra những nhận xét như sau:
* Việc xây dựng kế hoạch bảo quản, sửa chữa CSVC và TBDH: Từ kết quả đánh giá ở trên có thể thấy được rằng công tác quản lý việc xây dựng kế hoạch bảo quản và sửa chữa thiết bị trong Trường hiện nay được thực hiện khá tốt khi tỷ lệ đánh giá chiếm 63,8%, các bộ phận phụ trách TBDH của các Khoa, Bộ môn, Trung tâm đã xây dựng kế hoạch phục vụ, sắp xếp, tu sửa TBDH một cách thường xuyên, định kỳ. Tuy vậy, thực tế cũng cho thấy việc xây dựng các kế hoạch bảo quản CSVC và TBDH ở một số bộ phận phần lớn còn mang tính hình thức, chưa chú trọng, chưa kịp thời đề suất sửa chữa thiết bị hư hỏng thể hiện qua tỷ lệ đánh giá đến 36,2%. Từ đó, cho thấy công tác chỉ đạo triển khai thực hiện các kế hoạch bảo quản chưa kịp thời và chặt chẽ; Hiệu quả quản lý việc bảo quản còn đạt thấp.
* Việc tổ chức thực hiện công tác bảo quản, sửa chữa CSVC và TBDH:
Qua số liệu đánh giá thấy được rằng việc tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác bảo quản CSVC và TBDH ở trường hiện nay còn nhiều bất cập. Phần lớn do lãnh đạo nhà trường chỉ đạo chưa sâu sát, thiếu kịp thời, nên công tác bảo quản CSVC và TBDH ở các trường trong thời gian vừa qua còn nhiều hạn chế. Có nhiều cán bộ phụ trách TBDH ở Khoa, Bộ môn chỉ thực hiện chức năng giữ gìn và theo dõi số lượng thiết bị chưa chú trọng bảo quản thiết bị đúng quy trình. Cách bố trí tủ đựng thiết bị, các kệ, giá để vật phẩm thí nghiệm,… còn chưa ngăn nắp, sắp xếp TBDH thiếu khoa học, hồ sơ sổ sách chưa đầy đủ, chưa thể hiện qua sổ nhật ký sử dụng thiết bị. Đa số là giảng viên kiêm nhiệm thêm công tác quản lý thiết bị nên chưa được đào tạo chính quy, nên không nắm chắc được cách thức và quy trình bảo quản các TBDH, vì vậy nhiều TBDH có giá trị của các lĩnh vực, chuyên ngành nuôi trồng thủy sản và chăn nuôi thú y thường bị hư hỏng do việc sử dụng và bảo quản không đúng quy trình.
* Về kiểm tra việc bảo quản, sửa chữa CSVC và TBDH :
Quản lý kiểm tra việc bảo quản, sửa chữa CSVC và TBDH ở trường được thực hiện qua hai nội dung cụ thể: kiểm tra thường xuyên và kiểm tra định kỳ theo kế hoạch hàng năm của Nhà trường đối với cán bộ phụ trách TBDH nói chung. Qua tìm hiểu tác giả thấy rằng:
+ Việc kiểm tra thường xuyên giữa cán bộ phụ trách TBDH và giảng viên sau mỗi lần sử dụng TBDH đã được thực hiện tương đối đầy đủ. Tuy nhiên, việc kiểm tra chủ yếu chỉ chú trọng kiểm kê lại số lượng mà chưa xem xét cụ thể tình trạng chất lượng của các TBDH sau quá trình sử dụng, do đó, có nhiều trường hợp TBDH bị hư hỏng nhưng không phát hiện và phản ánh kịp thời để thay thế, sửa chữa.
+ Việc kiểm tra thường xuyên công tác bố trí, sắp xếp, lau chùi, vệ sinh phòng thiết bị và các TBDH, thống kê báo cáo TBDH hư hỏng và những đề xuất sửa chữa, thay thế, bổ sung… đối với cán bộ phụ trách TBDH tại các Khoa, Bộ môn, Bộ phận kỹ thuật và quản lý TBDH chưa được thực hiện đầy đủ và kịp thời.
Đánh giá về thực trạng quản lý công tác kiểm kê, thanh lý CSVC và TBDH ở Trường, tác giả đã tiến hành điều tra khảo sát và thu được kết quả ở bảng 2.21.
Bảng 2.21. Đánh giá nội dung quản lý việc kiểm kê, thanh lý CSVC và TBDH ở Trường Cao đẳng Cộng đồng Cà Mau
Nội dung đánh giá
Kết quả đánh giá
Tốt Khá Trung
bình Còn yếu
SL % SL % SL % SL %
Lập kế hoạch kiểm kê, thanh lý
CSVC và TBDH 31 19,4 76 47,5 44 27,5 9 5,6
Tổ chức bộ máy kiểm kê, thanh
lý CSVC và TBDH 28 17,5 82 51,3 41 25,6 9 5,6 Chỉ đạo thực hiện việc kiểm
kê, thanh lý CSVC và TBDH 24 15,0 89 55,6 37 23,1 10 6,3 Kiểm tra, đánh giá việc kiểm
kê, thanh lý CSVC và TBDH 24 15,0 80 50,0 46 28,8 10 6,2 Từ kết quả điều tra ở trên, có thể thấy rằng công tác này trong Trường cũng được lãnh đạo chỉ đạo thực hiện tương đối tốt hàng năm với số phiếu điều tra được đánh giá ở mức độ tốt và khá chiếm trên 60%. Việc lập kế hoạch kiểm tra, kiểm kê tài
sản định kì theo quy định của nhà trường đã được Hiệu trưởng chỉ đạo thực hiện mỗi năm một lần, được tổ chức vào cuối năm, thường là tháng 12 hàng năm, để nắm tình hình sử dụng CSVC và TBDH, tình hình thực hiện các hồ sơ sổ sách theo dõi, quản lý và mức độ hư hỏng TBDH …Đoàn kiểm kê tài sản của Trường bao giờ cũng có đại diện 1 người trong Ban Giám hiệu, một cán bộ phụ trách quản lý tài sản trong trường, một cán bộ kế toán tài sản thực hiện theo đúng lịch kiểm kê đã được phê duyệt và thông báo. Tuy nhiên, do hạn chế về thời gian, bận rộn về công việc và nhiều sự bất cập trong công tác quản lý, nên việc kiểm tra thường không đảm bảo các nội dung và quy trình. Hình thức kiểm tra chủ yếu chỉ dựa trên hồ sơ sổ sách và báo cáo của các cán bộ phụ trách tài sản và TBDH, chưa đi sâu nắm chắc và đánh giá được thực chất hiệu quả của công tác sử dụng, bảo quản TBDH để từ đó có những biện pháp chỉ đạo quá trình sử dụng, bảo quản CSVC và TBDH ngày càng đạt hiệu quả cao hơn.