8. Cấu trúc của luận văn
1.4.1. Kiểm tra, giám sát hoạt động tài chính
Kiểm tra, giám sát hoạt động tài chính là một trong 4 chức năng quan trọng của quản lý, đặc biệt là của quản lý tài chính. Kiểm tra diễn ra ở bất cứ nơi nào, khi có sự hình thành các nguồn tài chính và sử dụng các nguồn tài chính đó cho mục đích đã xác định. Kiểm tra tài chính nội bộ là hoạt động đánh giá việc thực hiện các hoạt động thu, chi của trƣờng so với các nguyên tắc, quy định của nhà nƣớc, quy chế tài chính nội bộ theo phân cấp quản lý tài chính đƣợc giao.
1.4.1.1. Mục đích của kiểm tra
Đánh giá tình hình triển khai chấp hành dự toán ngân sách hàng năm của nhà trƣờng THCS theo quy định của pháp luật về ngân sách nhà nƣớc, tình hình chấp hành công tác thực hành tiết kiệm, chống lãng phí của nhà trƣờng.
Đánh giá chất lƣợng hoạt động, tình hình chấp hành cơ chế chính sách và quản lý các khoản thu, chi tài chính, quản lý và sử dụng tài sản, tiền vốn, sử dụng quỹ lƣơng, quỹ thƣởng, các quỹ của cơ quan và công tác đầu tƣ xây dựng cơ bản trong nhà trƣờng.
Phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các sai phạm, áp dụng các biện pháp xử lý các sai phạm theo đúng thẩm quyền đã đƣợc phân cấp. Đồng thời tổ chức rút kinh nghiệm, đánh giá những tồn tại, tìm ra nguyên nhân và đƣa ra phƣơng hƣớng, biện pháp khắc phục nhằm tăng cƣờng công tác quản lý tài chính, kế toán trong nhà trƣờng.
Kịp thời điều chỉnh kế hoạch dự toán, tiến độ cấp NSNN và các nguồn thu, các khoản chi phù hợp thực tế.
Cơ sở pháp lý cho công tác kiểm tra tài chính:
- Luật ngân sách và các văn bản hƣớng dẫn luật ngân sách; - Các văn bản hƣớng dẫn chế độ tài chính;
- Luật kế toán và chế độ kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp; - Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
1.4.1.2. Nguyên tắc kiểm tra
xét việc quản lý tài chính có thực hiện đúng theo chủ trƣơng, đƣờng lối của Đảng, các chính sách của Nhà nƣớc, các quy định của pháp luật về hoạt động tài chính;
Đảm bảo chính xác - khách quan - công khai: Tính chính xác trong kiểm tra, giám sát tài chính phải đƣợc thực hiện nghiêm túc, tránh gây ra những hậu quả tai hại. Công tác kiểm tra, giám sát tài chính phải bảo đảm khách quan, đòi hỏi ngƣời kiểm tra có quan điểm đúng đắn, có kiến thức, có năng lực xem xét phân tích vấn đề, có trình độ nghiệp vụ về quản lý tài chính. Tính công khai trong kiểm tra, giám sát tài chính bao gồm: Công khai nội dung kiểm tra, tiếp xúc công khai với đối tƣợng kiểm tra, công khai kết quả kiểm tra, giám sát;
Kiểm tra, giám sát phải đảm bảo tính thƣờng xuyên: Yêu cầu công tác kiểm tra, giám sát phải đƣợc tiến hành ngay khi đang thực hiện các nghiệp vụ tài chính trong nhà trƣờng và phải tổ chức có hệ thống định kỳ sau một khoảng thời gian nhất định để bảo đảm hiệu quả của công tác quản lý tài chính;
Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả: Tính hiệu lực khẳng định vai trò của công tác kiểm tra, giám sát tài chính; có khả năng tác động đến việc cải tiến, đổi mới để công tác quản lý tài chính ngày càng tốt hơn. Tính hiệu quả đòi hỏi kiểm tra tài chính phải có tác dụng giáo dục, đề phòng, ngăn ngừa những thiếu sót vi phạm trong hoạt động tài chính. Trong công tác kiểm tra, giám sát, tính hiệu lực luôn gắn liền với tính hiệu quả;
Kiểm tra, giám sát phải đảm bảo sự giám sát của Hội đồng trƣờng, các tổ chức đoàn thể trong quản lý tài chính của nhà trƣờng.
1.4.1.3. Nội dung, hình thức kiểm tra
Với đặc thù của công tác tài chính, cần lƣu ý một số vấn đề cụ thể sau đây:
* Kiểm tra chứng từ và sổ sách kế toán
- Mục đích: Phòng ngừa và phát hiện, sửa chữa, uốn nắn kịp thời các sai sót. - Thời gian: định kỳ cuối mỗi tháng, quý, năm và đột xuất.
- Nội dung: Kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ kế toán: phát sinh từ bên ngoài (hóa đơn và các loại chứng từ...); phát sinh trong nội bộ (các công việc và thủ tục chi);
- Kiểm tra việc ghi chép sổ sách, đối chiếu sổ sách, báo cáo; - Kiểm tra việc bảo quản, lƣu giữ sổ sách.
- Nghiêm cấm các hành vi sau: + Giả mạo chứng từ kế toán; + Hợp pháp hoá chứng từ kế toán;
+ Ký trên chứng từ trắng, mẫu in sẵn, séc trắng;
chính phát sinh;
+ Sửa chữa, tẩy xoá trên chứng từ kế toán;
+ Huỷ bỏ chứng từ trái quy định hoặc chƣa hết thời hạn lƣu trữ; + Sử dụng chứng từ, biểu mẫu không hợp lệ.
* Kiểm tra các báo cáo tài chính
- Mục đích: đánh giá hoạt động đã thực hiện, rút ra ƣu, khuyết điểm và có hƣớng sử dụng tốt hơn các nguồn kinh phí.
- Các nội dung cần xem xét, phân tích đánh giá:
+ Việc sử dụng các nguồn kinh phí có đúng mục tiêu và có hiệu quả không? Hiệu quả ở mức độ nào? Có đảm bảo tính thời gian không?
+ Sử dụng các nguồn kinh phí có lẫn lộn không? Chuyển đổi có đúng quy định không?
+ Các số liệu có chính xác không?
+ Thuyết minh diễn giải có đúng thực tế, rõ ràng, cụ thể không?
* Kiểm tra quỹ tiền mặt
Đây là việc phải làm định kỳ, thƣờng xuyên và đột xuất, nhằm đảm bảo việc quản lý tiền mặt trong công tác tài chính nhà trƣờng THCS theo quy định của Nhà nƣớc. Việc kiểm tra phải cụ thể, xem số tiền mặt lƣu giữ có vƣợt quá quy định hay không. So sánh, đối chiếu với sổ sách, đảm bảo rằng tiền mặt không bị thất thoát, đƣợc lƣu giữ đúng quy định.
Hoạt động kiểm tra tài chính đồng thời cũng đảm bảo việc thực hiện dân chủ, công khai, minh bạch trong giám sát tài chính, một yêu cầu quan trọng của quản lý Nhà trƣờng hiện nay. Nhà trƣờng cần:
- Định kỳ tổ chức cho kế toán báo cáo tài chính trƣớc Hội đồng trƣờng;
- Định kỳ hoặc cuối năm vào thời điểm công khai tài chính, phải thông báo công khai kết quả tự kiểm tra tài chính, kế toán và kết quả xử lý kết luận tự kiểm tra;
- Sử dụng kết quả tự kiểm tra hằng năm để đánh giá, chấn chỉnh tình hình hoạt động, quản lý tài chính của đơn vị và báo cáo cơ quan chủ quản cấp trên;
- Tạo điều kiện để Ban Thanh tra nhân dân và Công đoàn giám sát công tác quản lý tài chính;
- Thực hiện nghiêm túc các yêu cầu khác về tự kiểm tra tài chính, kế toán theo quy định, hƣớng dẫn của Bộ Tài chính.
* Nội dung tự kiểm tra tài chính trong trường học, bao gồm:
- Kiểm tra các khoản thu; - Kiểm tra các khoản chi;
quỹ cơ quan;
- Kiểm tra việc quản lý và sử dụng tài sản cố định; - Kiểm tra việc quản lý và sử dụng vật liệu, dụng cụ; - Kiểm tra việc sử dụng quỹ lƣơng; quỹ đơn vị; - Kiểm tra các quan hệ thanh toán;
- Kiểm tra việc quản lý và sử dụng các khoản vốn bằng tiền; - Kiểm tra thực hiện quyết toán thu chi tài chính;
- Kiểm tra công tác đầu tƣ xây dựng cơ bản;
- Kiểm tra việc thực hiện chế độ kế toán và các quy định pháp luật hiện hành về kế toán.
*Hình thức kiểm tra, giám sát:
Công tác kiểm tra, giám sát có thể thực hiện theo định kỳ (năm, quý, tháng) và đột xuất khi có yêu cầu (theo chuyên đề).
Theo yêu cầu quản lý và tình hình hoạt động tài chính - kế toán, trƣởng ban kiểm tra nội bộ của nhà trƣờng có thể báo cáo Chủ tịch hội đồng trƣờng, Hiệu trƣởng tổ chức kiểm tra, giám sát với nội dung, hình thức thích hợp.
1.4.1.4. Trách nhiệm tự kiểm tra tài chính trong trường trung học cơ sở
* Trách nhiệm của hiệu trưởng trường THCS:
Theo Quy chế về việc tự kiểm tra tài chính, kế toán tại các cơ quan, đơn vị có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nƣớc (Ban hành theo Quyết định số 67/2004/QĐ-BTC ngày 13/8/2004 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính), hiệu trƣởng cần chỉ đạo, kết hợp với Thanh tra nhân dân của nhà trƣờng cùng tiến hành công tác tự kiểm tra tài chính, kế toán định kỳ, thƣờng xuyên trong đơn vị mình và báo cáo kết quả tự kiểm tra lên cơ quan chủ quản.
Xây dựng quy định, nguyên tắc, phƣơng pháp tự kiểm tra tại nhà trƣờng. Tổ chức tuyên truyền về sự Cấp thiết của công tác tự kiểm tra tài chính, kế toán.
Hàng năm xây dựng kế hoạch tự kiểm tra, tổ chức việc tự kiểm tra tài chính, kế toán trong nhà trƣờng mình theo các nội dung kiểm tra các khoản thu ngân sách, thu hoạt động của nhà trƣờng; các khoản chi ngân sách, chi khác của nhà trƣờng; việc xác định các khoản chênh lệch thu chi hoạt động và trích lập các quỹ; việc quản lý và sử dụng tài sản cố định; việc quản lý và sử dụng vật liệu, dụng cụ; việc quản lý sử dụng quỹ lƣơng; các quan hệ thanh toán; việc quản lý và sử dụng các khoản vốn bằng tiền; việc thực hiện quyết toán thu chi tài chính; công tác đầu tƣ xây dựng cơ bản; kiểm tra kế toán; kiểm tra việc tổ chức và lãnh đạo công tác tài chính, kế toán và quy định cụ thể của đơn vị. Chịu trách nhiệm hƣớng dẫn và chỉ đạo các bộ phận, phòng ban về những nội dung cần kiểm tra, về tiến trình và thời hạn kiểm tra.
Thành lập tổ kiểm tra với các thành phần đủ năng lực và phẩm chất để thực hiện công tác kiểm tra theo kế hoạch hoặc trong những trƣờng hợp đột xuất tại nhà trƣờng. Chỉ đạo công tác tự kiểm tra đối với các đơn vị cấp dƣới thuộc sự quản lý điều hành của mình.
Xem xét và phê chuẩn các kết luận kiểm tra của bộ phận thực hiện kiểm tra, phê duyệt và đôn đốc thực hiện các biện pháp khắc phục những tồn tại đƣợc phát hiện trong quá trình kiểm tra. Xử lý các hành vi vi phạm của các bộ phận, cá nhân thuộc thẩm quyền của mình. Trƣờng hợp phát hiện có những biểu hiện vi phạm pháp luật hoặc có dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng các nguyên tắc tài chính, kế toán cần báo cho cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền tiến hành kiểm tra, thanh tra để làm rõ sự việc.
Thực hiện chỉ đạo của hiệu trƣởng để tiến hành kiểm tra theo các nội dung đã đƣợc xác định hoặc đã đƣợc lập kế hoạch.
Trực tiếp kiểm tra những nội dung phải kiểm tra, trong quá trình kiểm tra phải chấp hành đúng các quy định, các chế độ hiện hành về tài chính, kế toán.
Đôn đốc các đơn vị, các bộ phận trong nhà trƣờng THCS thực hiện việc tự kiểm tra tài chính, kế toán.
Tập hợp tình hình và kết quả kiểm tra, lập báo cáo kết quả kiểm tra, đề xuất các biện pháp giải quyết và trình hiệu trƣởng xem xét và ra quyết định xử lý.
* Trách nhiệm của bộ phận kế toán:
Cung cấp đầy đủ tài liệu Cấp thiết phục vụ cho công việc kiểm tra, phối hợp và tạo điều kiện thuận lợi cho ngƣời đƣợc giao nhiệm vụ kiểm tra hoàn thành công việc của mình.
Chấp hành các ý kiến kết luận sau khi kiểm tra, thực hiện các biện pháp khắc phục các tồn tại đƣợc phát hiện trong quá trình kiểm tra.
1.4.1.5. Trình tự và phương pháp tự kiểm tra tài chính, kế toán
- Thu thập, xử lý các tài liệu liên quan đến cuộc kiểm tra về các chế độ chính sách hiện hành, các quy định nội bộ nhà trƣờng.
- Kiểm tra, phát hiện, ghi chép và tổng hợp số liệu, thông tin liên quan đến cuộc kiểm tra.
- Đối soát các hành vi phát hiện đƣợc trong quá trình kiểm tra với các chế độ chính sách hiện hành của Nhà nƣớc, quy định của nhà trƣờng, dự toán, công việc đƣợc giao.
- Tiến hành thẩm tra, xác minh đối với trƣờng hợp có nghi vấn.
- Đánh giá mức độ của các sai phạm, nghiên cứu và đề ra những biện pháp khắc phục, xử lý kết quả kiểm tra theo thẩm quyền.
- Lập và gửi báo cáo kết quả kiểm tra, những kiến nghị giải quyết và công khai kết quả kiểm tra.