5. Kết cấu đề tài
2.2 Thực trạng quản lí hàng tồn kho tại công ty Cổ phần dược phẩm Vạn Ngân
2.2.1 Nghiên cứu các qui trình và vấn đề liên quan đến quản trị hàng tồn kho tại công ty Cổphần dược phẩm Vạn Ngân
2.2.1.1 Phương pháp hoạch toán hàng tồn kho và phương pháp xác định giá trị
hàng tồn kho cuối kì tại công ty Cổphần dược phẩm Vạn Ngân
Công ty dược phẩm Vạn Ngân hoạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên, tức mỗi ngày bộphận quản lí kho đều kiểm kê hàng hóa, sửdụng các phiếu nhập kho, xuất kho, biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa đểhoạch toán sựbiến động của hàng tồn kho.
Về phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ công ty áp dụng theo
phương pháp nhập trước – xuất trước. Hàng hóa nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết sốnhập trước rồi mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng lần nhập. Do vậy hàng hóa hàng tồn kho cuối kỳsẽ là giá thực tế của một số vật liệu mua vào trong kỳ.
Phương pháp thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định và có xu hướng giảm. Thường các doanh nghiTrường Đại học Kinh tế Huếệp kinh doanh vềthuốc, mỹphẩm,… sẽáp dụng phương pháp này.
- Ưu điểm: Có thể tính được ngay giá trị giá vốn hàng xuất kho từng lần xuất hàng, do vậy đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán ghi chép các khâu tiếp theo cũng như cho quản lí. Trị giá vốn của hàng tồn kho sẽ tương đối sát với giá thị trường của mặt hàng đó.
- Nhược điểm: Làm cho doanh nghiệp hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện tại. Theo phương pháp này doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị sản phẩm, vật tư, hàng hóa đã có được từ cách đó rất lâu. Đồng thời nếu số lượng, chủng loại mặt hàng nhiều, phát sinh nhập xuất liên tục dẫn đến những chi phí cho việc hoạch toán cũng như khối lượng công việc sẽ tăng lên rất nhiều.
- Ví dụ cho tình hình nhập xuất trong tháng 4 của công ty Cổ phần dược phẩm Vạn Ngân như sau:
Tồn kho đầu kỳ: Nguyên vật liệu CYCLOMETHICONE 200 ml, đơn giá 195.000 đồng/ml
+ Ngày 05/4/2018: Nhập 50 ml CYCLOMETHICONE, đơn giá 197.000 đồng/ml + Ngày 10/4/2018: Xuất 220 ml CYCLOMETHICONE
+ Ngày 15/4/2018: Nhập 150ml CYCLOMETHICONE, đơn giá 199.000 đồng/ml + Ngày 25/4/2018: Xuất 180ml CYCLOMETHICONE
Đơn giá xuất được tính như sau:
+ Ngày 10/4/2018 xuất 220 ml CYCLOMETHICONE
Đơn giá xuất: 200 ml x 195.000 và 20 ml x 197.000
Vậy trịgiá hàng xuất kho = 200 x195.000 + 20 x 197.000 = 42.940.000 đồng + Ngày 25/4/2018 xuất 180 ml CYCLOMETHICONE
Đơn giá xuất: 30 ml x 197.000 và 150 ml x 199.000
Vậy trịgiá hàng xuất kho = 30 x 197.000 + 150 x 199.000 = 35.760.000 đồng
2.2.1.2 Phân loại hàng tồn kho của công ty Cổphần dược phẩm Vạn Ngân
Hàng tồn kho của công ty Cổ phần dược phẩm Vạn Ngân được phân loại theo tiêu chí mục đích sửdụng và công dụng của sản phẩm. Theo đó công ty chia hàng tồn kho thành 2 nhóm chính là hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất và hàng tồn kho dự trữ
cho tiêu thụ được thểhiện qua sơ đồsau:
(Nguồn: Phòng kinh doanh)
Sơ đồ2.3. Phân loại hàng tồn kho của công ty Cổphần dược phẩm Vạn Ngân
Hàng tồn kho dự trữcho sản xuất Hàng tồn kho dự trữcho tiêu thụ Nguyên vật liệu trực tiếp Bao bì sản phẩm Dược phẩm Mỹphẩm Rượu tỏi đen Hàng tồn kho Tỏi đen
Siro tỏi đen
Tỏi đen Hoàn Nhan Kem chống nắng Kem Body Sữa rửa mặt Tẩy tếbào chết Nước tẩy trang
2.2.1.3 Đặc điểm hàng tồn kho của công ty Cổphần dược phẩm Vạn Ngân
Hàng tồn kho của công ty dược phẩm Vạn Ngân là dược phẩm và mỹ phẩm,
đặc điểm chung của loại hàng này là:
- Bảo quản trong môi trường thoáng mát, khô ráo, tránh ánh sáng trực tiếp. - Thời gian sửdụng từ 6 tháng đến 2 năm tùy loại sản phẩm.
- Sản phẩm có thể giảm chất lượng, bị biến đổi tính chất nếu bao bì bị rách, hở trong quá trình vận chuyển, bốc dỡ,…
- Công ty có thể phải chịu trách nhiệm pháp lí nếu người sửdụng sản phẩm của công ty gặp vấn đềvềsức khỏe có liên quan đến phảnứng của thuốc.
- Nếu sản phẩm bị phát hiện có một bộphận bị hỏng, giảm chất lượng thì toàn bộ đơn
vị sản phẩm đó sẽphải bị loại bỏ.
2.2.1.4 Quy trình quản lí hàng tồn kho tại công ty Cổphần dược phẩm Vạn Ngân
Quy trình quản lý hàng tồn kho bắt đầu từ thời điểm nhà cung cấp giao hàng là các vật tư, nguyên vật liệu được giao đến kho của công ty cho đến thời điểm sản phẩm
được sản xuất ra để xuất bán. Quy trình quản lí nhập và xuất hàng tồn kho tại công ty Cổphần dược phẩm Vạn Ngân được thểhiện qua 2 bảng sau:
SVTH: Phạm Thị Thanh Thảo 44
Khi hoàn thành sản xuất thành phẩm, báo số lượng cho kế
toán, thủ kho để quản lí số lượng hàng hóa tồn kho Bộphận đóng hàng tiến hành đóng gói và giao hàng ( Sau khi hoàn thành, chuyển giao những chứng từliên quan đểquản lí chi phí) Chuyển giao đơn hàng đến kếtoán Chuyển giao hàng hóa cho bộ phận đóng gói, chuyển hàng của công ty (Nguồn: Phòng kếtoán) Vật tư, hàng hóa, nguyên vật liệu mua vào Kho, bào chếtiếp nhận. Nguyên vật liệu, vật tư Kếtoán Kếtoán ghi nhận thành phẩm hoàn thành tiến hành ghi phiếu nhập kho thành phẩm Tiếp nhận đơn hàng của khách Kếtoán tiếp nhận
đơn hàng, ghi phiếu xuất kho ( Kế toán đồng thời
theo dõi đơn hàng,
tình hình công nợ khách hàng) Thủkho tiếp nhận phiếu xuất kho, tiến hành xuất hàng hóa đi bán Chuyển phiếu xuất kho tới bộ phận kho
Sơ đồ2.5. Quy trình xuất kho sản phẩm của công ty
2.2.1.5 Nội dung quy định quản lí hàng tồn kho
Quy định nhập hàng
- Tiếp nhận và kiểm tra các giấy tờnhập kho, chứng từ theo quy định của pháp luật. - Ghi phiếu nhập kho cho cửa hàng và cho đối tác cung cấp.
- Kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi nhập kho.
- Ghi chép số lượng hàng hóa vật tư trước và sau khi nhập kho.
Quy định xuất hàng
- Tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ, yêu cầu xuất kho theo quy định của pháp luật. - Ghi phiếu xuất kho đầy đủ thông tin về thời gian và địa điểm người xuất kho và
thông tin đơn hàng.
- Sau khi xuất hàng cần sắp xếp lại không gian dành cho việc nhập hàng làm sau. -Ghi chép lượng hàng xuất kho một cách rõ ràng chi tiết.
Quy định quản lí hàng hóa
- Hàng tồn kho phải được theo dõiở từng khâu thu mua, từng khâu bảo quản, từng nơi
sửdụng, từng người phụtrách ( thủkho, nhân viên bán hàng,..)
- Trong kho thu mua một mặt phải theo dõi nắm bắt thông tin vềtình hình thị trường, khả năng cung ứng của nhà cung cấp, các chính sách cạnh tranh tiếp thị được các nhà cung cấp áp dụng, tính ổn định của nguồn hàng…Mặt khác, phải quản lí chặc chẽ về
số lượng, chất lượng, quy cách phẩm chất, chủng loại giá mua, chi phí mua và tiến độ
thu mua, cungứng phù hợp với kếhoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Trong kho bảo quản dự trữphải tổchức tốt kho, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản, xác định được định mức dự trữtối thiểu, tối đa cho từng loại hàng tồn kho đảm bảo an toàn, cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí tồn trữ thấp nhất.
Đồng thời, cần phải có những cảnh báo kịp thời khi hàng tồn kho vượt qua định mức tối đa, tối thiểu để có những điều chỉnh hợp lí để góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh củTrường Đại học Kinh tế Huếa doanh nghiệp.
- Trong khâu sử dụng phải theo dõi nắm bắt được hình thành sản xuất sản phẩm, tiến
độ thực hiện. Đồng thời phải tuân thủ việc sử dụng hợp lí tiết kiệm cơ sở định mức tiêu hao, dự toán chi phí, tiến độ sản xuất nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm
tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp
-Thường xuyên theo dõi, kiểm tra sựbiến động tăng giảm và đối chiếu sựphù hợp của giá trịvà hiện vật của từng thứ, từng loại hàng tồn kho, giữa các sốliệu chi tiết với sốliệu tổng hợp vềhàng tồn kho, giữa sốliệu ghi trong sổkếtoán với sốliệu thực tếtồn kho.
- Tính giá và hoạch toán chính xác giá trị và hiện vật của hàng tồn kho theo đúng quy định của pháp luật và quy định của doanh nghiệp. Xử lý dứt điểm kịp thời các sai sót trong quá trình hình thành, bảo quản, sửdụng hàng tồn kho (nếu có).
- Sắp xếp hàng hóa một cách khoa học ngăn nắp:
+ Địa điểm: Kho, tủthành phẩm phải ở nơi cao ráo, an toàn, chống mói mọt ẩm mốc. Có hệ thống trang bị phòng cháy, chữa cháy. Trần nhà, mái nhà kho phải thông thoáng, vững bền chống lại các ảnh hưởng của thời tiết như nắng, mưa, bão lụt. Nền kho phải đủcao, phẳng, đủcứng chắc chống ẩm chống thấm.
+ Điều kiện bảo quản: Vềnguyên tắc các điều kiện bảo quản phải là điều kiện ghi trên nhãn hiệu nguyên vật liệu mua vào. Theo quyđịnh của Tổchức Y tếthếgiới điều kiện bảo quản thường là bảo quản trong điều kiện khô, thoáng và nhiệt độ phòng từ 15 –
25oC hoặc tùy thuộc vào điều kiện khí hậu nhiệt độ có thể lên đến 30oC. Phải tránh ánh sáng trực tiếp gây gắt, mùi từbên ngoài vào và các dấu hiệu ô nhiễm khác.
- Hàng tồn kho lâu phải bốtrí ởkhu vực riêng không lẫn lộn với hàng mới: 3 dễ:Dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra.
5 chống:
+ Chống ẩm, nóng, ánh sáng, mối mọt, chuột, nấm mốc, côn trùng. + Chống nhầm lẫn.
+ Chống cháy nổ.
+ Chống đổ vỡ, hư hao.
- Sơ đồkho thểhiện vị trí xếp đặt các hàng hóa.
Hiện nay công ty có 2 tổng kho là tổng kho cấp phát chẵn và tổng kho cấp phát lẻ trong đó mỗi tổng kho có vị trí và quy mô phù hợp với chức năng sử dụng của nó. Tổng kho cấp phát chẵn dùng để tập kết các nguyên vật liệu hàng hóa cho công ty. Vị
trí kho cách nhà sản xuất 200m với diện tích 60m2 bao gồm 1 kho chứa nguyên vật liệuởnhiệt độ thường, một kho lạnh và một kho đông lạnh.
Tổng kho cấp phát lẻ dùng đểdựtrữcác thành phẩm đã sản xuất xong và đang
trong quá trình chờxuất bán. Tại hai kho, các khu vực chứa hàng được quản lí chi tiết theo từng dãy, từng kệ.
(Nguồn: Thủkho)
Sơ đồ2.6. Sơ đồtổng quan vềcách sắp xếp của nhà kho công ty
- Đối với những hàng hóa dễ hư hỏng cần tuân theo quy tắc nhập trước xuất
trước: Dược phẩm và mỹ phẩm cần được luân chuyển để cho những lô nhận trước hoặc có hạn dùng trước sẽ đem sử dụng trước. Nguyên tắc nhập trước – xuất trước (FIFO- First In /First Out) hoặc hết hạn trước – xuất trước (FEFO- First Expired/ First Out) cần phải được thực hiện. Phải có hệ thống sổ sách, các qui trình thao tác chuẩn đảm bảo cho công tác bảo quản, kiểm soát, theo dõi việc xuất, nhập và chất
2.2.1.6 Một sốthông tin vềkho hàng của công ty Cổphần dược phẩm Vạn Ngân
Kho nằmở địa chỉ: Mân Quang 11, Ngô Quyền, Đà Nẵng. Diện tích 100m2 (5x20), mặt bằng thuê 150 triệu/ năm.
Một sốhìnhảnh vềkho hàng của công ty Cổphần dược phẩm Vạn Ngân tại Đà Nẵng
Khu vực thí nghiệm của bộphận R&D
Kho bảo quản nguyên vật liệu phục vụcho sản xuất
Một sốnguyên vật liệu được bảo quảnở kho lạnh
Kho bảo quản thành phẩm
Kho nguyên vật liệu của công ty Vạn Ngân Đà Nẵng
Tiêu chuẩn của kho hàng tại công ty Cổphần dược phẩm Vạn Ngân - Thiết kế
Theo quy định của Tổ chức Y tế Thế giới, điều kiện bảo quản bình thường là bảo quản trong điều kiện khô, thoáng và nhiệt độtừ 15 – 25 độ C hoặc tùy thuộc vào
điều kiện khí hậu, nhiệt độ có thể lên đến 30 độC. Phải tránh ánh sáng trực tiếp gây gắt, mùi từbên ngoài vào và các dấu hiệu nhiễm khác.
Kho lạnh: Nhiệt độ không vượt quá 8 độC.
Kho đông lạnh: Nhiệt độ không vượt quá– 10 độC.
Kho nhiệt độphòng: Nhiệt độtrong khoảng 15-25 độC, trong từng khoảng thời gian nhiệt độcó thể lên đến 30 độC.
- Trang thiết bị, dụng cụ
Trang bị các phương tiện, thiết bị phù hợp để đảm bảo các điều kiện bảo quản: quạt thông gió, hệthống điều hòa không khí, xe chởhàng, xe nâng, nhiệt kế,ẩm kế…
Kho bảo quản dược phẩm và mỹ phẩm có yêu cầu bảo quản đặc biệt: Các biện pháp đặc biệt cần được thực hiện đối với việc bảo quản các chất độc, chất nhạy cảm
với ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm…, chất có hoạt tính cao, và chất nguy hiểm như: các
chất lỏng, chất rắn cháy nổ, các khí nén, các chất gây nghiện và các chất tương tự, các
chất có độc tính cao, các vật liệu phóng xạ.
Các thuốc, hoá chất có mùi như tinh dầu các loại, amoniac, cồn thuốc … cần được bảo quản trong bao bì kín, tại khu vực riêng kín, tránh để mùi hấp thụ vào các thuốc khác.
Đối với thuốc đòi hỏi điều kiện bảo quản có kiểm soát về nhiệt độ, độ ẩm, ánh
sáng thì những điều kiện này phải được theo dõi, duy trì liên tục và được điều chỉnh
thích hợp khi cần thiết.
Nội quy chung của kho Đối với nhân viên kho - Vềtác phong
+ Nhân viên kho mặc trang phục gọn gàng, mang thẻ kho đúng quy định.
+ Tuân thủ đúng thời gian quy định vềgiờlàm việc của công ty và lấy dấu vân tay đầy đủ. + Không tổchức nhậu nhẹt, đánh bạc,…gâyxao nhãn trong công việc.
- Vềquy trình xuất nhập hàng
+ Tiến hành kiểm đếm hàng hóa của khách hàng kỹ lưỡng trước khi cho xuất hoặc nhập kho. Nếu phát hiện hàng bị lỗi, trầy xước, bể vỡ,…cần lập biên bản ngay và báo cáo cho bộphận phụtrách hoặc ban quản lí.
+ Mọi loại giấy giao nhận, phiếu xuất nhập hàng đều phải có đầy đủthông tin và chữ
kí xác nhận của các bên chịu trách nhiệm, bộphận kho giữlại một liên. - Vềan toàn kho và hàng hóa trong kho
+ Mọi đồ đạt cá nhân đều phải bỏ đúng nói quy định, không được mang vào khu vực kho chứa hàng.
+ Chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về vệ sinh an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy.
+ Không tự ý thay đổi vị trí, mang hàng hóa ra ngoài khi chưa có sựcho phép của Thủ
kho hoặc người có trách nhiệm liên quan. - Vềsửdụng, bảo quản tài sản tồn kho
+ Mỗi nhân viên phải có ý thức bảo vệ tài sản công ty. Khi phát hiện các nguy cơ có
khả năng gây hại hàng hóa hoặc tài sản kho hàng cần báo lại ngay cho ban lãnhđạo. + Tuân thủ các quy định vềan toàn, tiết kiệm điện.
- Vềvệsinh kho
+Kho thường xuyên được quét dọn và luôn gọn gàng sạch sẽ. + Giữgìn vệsinh khuôn viên kho gọn gàng, không vứt rác bừa bãi.