5. Kết cấu đề tài
2.2.1.4 Quy trình quản lí hàng tồn kho tại công ty Cổ phần dược phẩm Vạn Ngân
Quy trình quản lý hàng tồn kho bắt đầu từ thời điểm nhà cung cấp giao hàng là các vật tư, nguyên vật liệu được giao đến kho của công ty cho đến thời điểm sản phẩm
được sản xuất ra để xuất bán. Quy trình quản lí nhập và xuất hàng tồn kho tại công ty Cổphần dược phẩm Vạn Ngân được thểhiện qua 2 bảng sau:
SVTH: Phạm Thị Thanh Thảo 44
Khi hoàn thành sản xuất thành phẩm, báo số lượng cho kế
toán, thủ kho để quản lí số lượng hàng hóa tồn kho Bộphận đóng hàng tiến hành đóng gói và giao hàng ( Sau khi hoàn thành, chuyển giao những chứng từliên quan đểquản lí chi phí) Chuyển giao đơn hàng đến kếtoán Chuyển giao hàng hóa cho bộ phận đóng gói, chuyển hàng của công ty (Nguồn: Phòng kếtoán) Vật tư, hàng hóa, nguyên vật liệu mua vào Kho, bào chếtiếp nhận. Nguyên vật liệu, vật tư Kếtoán Kếtoán ghi nhận thành phẩm hoàn thành tiến hành ghi phiếu nhập kho thành phẩm Tiếp nhận đơn hàng của khách Kếtoán tiếp nhận
đơn hàng, ghi phiếu xuất kho ( Kế toán đồng thời
theo dõi đơn hàng,
tình hình công nợ khách hàng) Thủkho tiếp nhận phiếu xuất kho, tiến hành xuất hàng hóa đi bán Chuyển phiếu xuất kho tới bộ phận kho
Sơ đồ2.5. Quy trình xuất kho sản phẩm của công ty
2.2.1.5 Nội dung quy định quản lí hàng tồn kho
Quy định nhập hàng
- Tiếp nhận và kiểm tra các giấy tờnhập kho, chứng từ theo quy định của pháp luật. - Ghi phiếu nhập kho cho cửa hàng và cho đối tác cung cấp.
- Kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi nhập kho.
- Ghi chép số lượng hàng hóa vật tư trước và sau khi nhập kho.
Quy định xuất hàng
- Tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ, yêu cầu xuất kho theo quy định của pháp luật. - Ghi phiếu xuất kho đầy đủ thông tin về thời gian và địa điểm người xuất kho và
thông tin đơn hàng.
- Sau khi xuất hàng cần sắp xếp lại không gian dành cho việc nhập hàng làm sau. -Ghi chép lượng hàng xuất kho một cách rõ ràng chi tiết.
Quy định quản lí hàng hóa
- Hàng tồn kho phải được theo dõiở từng khâu thu mua, từng khâu bảo quản, từng nơi
sửdụng, từng người phụtrách ( thủkho, nhân viên bán hàng,..)
- Trong kho thu mua một mặt phải theo dõi nắm bắt thông tin vềtình hình thị trường, khả năng cung ứng của nhà cung cấp, các chính sách cạnh tranh tiếp thị được các nhà cung cấp áp dụng, tính ổn định của nguồn hàng…Mặt khác, phải quản lí chặc chẽ về
số lượng, chất lượng, quy cách phẩm chất, chủng loại giá mua, chi phí mua và tiến độ
thu mua, cungứng phù hợp với kếhoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Trong kho bảo quản dự trữphải tổchức tốt kho, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản, xác định được định mức dự trữtối thiểu, tối đa cho từng loại hàng tồn kho đảm bảo an toàn, cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí tồn trữ thấp nhất.
Đồng thời, cần phải có những cảnh báo kịp thời khi hàng tồn kho vượt qua định mức tối đa, tối thiểu để có những điều chỉnh hợp lí để góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh củTrường Đại học Kinh tế Huếa doanh nghiệp.
- Trong khâu sử dụng phải theo dõi nắm bắt được hình thành sản xuất sản phẩm, tiến
độ thực hiện. Đồng thời phải tuân thủ việc sử dụng hợp lí tiết kiệm cơ sở định mức tiêu hao, dự toán chi phí, tiến độ sản xuất nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm
tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp
-Thường xuyên theo dõi, kiểm tra sựbiến động tăng giảm và đối chiếu sựphù hợp của giá trịvà hiện vật của từng thứ, từng loại hàng tồn kho, giữa các sốliệu chi tiết với sốliệu tổng hợp vềhàng tồn kho, giữa sốliệu ghi trong sổkếtoán với sốliệu thực tếtồn kho.
- Tính giá và hoạch toán chính xác giá trị và hiện vật của hàng tồn kho theo đúng quy định của pháp luật và quy định của doanh nghiệp. Xử lý dứt điểm kịp thời các sai sót trong quá trình hình thành, bảo quản, sửdụng hàng tồn kho (nếu có).
- Sắp xếp hàng hóa một cách khoa học ngăn nắp:
+ Địa điểm: Kho, tủthành phẩm phải ở nơi cao ráo, an toàn, chống mói mọt ẩm mốc. Có hệ thống trang bị phòng cháy, chữa cháy. Trần nhà, mái nhà kho phải thông thoáng, vững bền chống lại các ảnh hưởng của thời tiết như nắng, mưa, bão lụt. Nền kho phải đủcao, phẳng, đủcứng chắc chống ẩm chống thấm.
+ Điều kiện bảo quản: Vềnguyên tắc các điều kiện bảo quản phải là điều kiện ghi trên nhãn hiệu nguyên vật liệu mua vào. Theo quyđịnh của Tổchức Y tếthếgiới điều kiện bảo quản thường là bảo quản trong điều kiện khô, thoáng và nhiệt độ phòng từ 15 –
25oC hoặc tùy thuộc vào điều kiện khí hậu nhiệt độ có thể lên đến 30oC. Phải tránh ánh sáng trực tiếp gây gắt, mùi từbên ngoài vào và các dấu hiệu ô nhiễm khác.
- Hàng tồn kho lâu phải bốtrí ởkhu vực riêng không lẫn lộn với hàng mới: 3 dễ:Dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra.
5 chống:
+ Chống ẩm, nóng, ánh sáng, mối mọt, chuột, nấm mốc, côn trùng. + Chống nhầm lẫn.
+ Chống cháy nổ.
+ Chống đổ vỡ, hư hao.
- Sơ đồkho thểhiện vị trí xếp đặt các hàng hóa.
Hiện nay công ty có 2 tổng kho là tổng kho cấp phát chẵn và tổng kho cấp phát lẻ trong đó mỗi tổng kho có vị trí và quy mô phù hợp với chức năng sử dụng của nó. Tổng kho cấp phát chẵn dùng để tập kết các nguyên vật liệu hàng hóa cho công ty. Vị
trí kho cách nhà sản xuất 200m với diện tích 60m2 bao gồm 1 kho chứa nguyên vật liệuởnhiệt độ thường, một kho lạnh và một kho đông lạnh.
Tổng kho cấp phát lẻ dùng đểdựtrữcác thành phẩm đã sản xuất xong và đang
trong quá trình chờxuất bán. Tại hai kho, các khu vực chứa hàng được quản lí chi tiết theo từng dãy, từng kệ.
(Nguồn: Thủkho)
Sơ đồ2.6. Sơ đồtổng quan vềcách sắp xếp của nhà kho công ty
- Đối với những hàng hóa dễ hư hỏng cần tuân theo quy tắc nhập trước xuất
trước: Dược phẩm và mỹ phẩm cần được luân chuyển để cho những lô nhận trước hoặc có hạn dùng trước sẽ đem sử dụng trước. Nguyên tắc nhập trước – xuất trước (FIFO- First In /First Out) hoặc hết hạn trước – xuất trước (FEFO- First Expired/ First Out) cần phải được thực hiện. Phải có hệ thống sổ sách, các qui trình thao tác chuẩn đảm bảo cho công tác bảo quản, kiểm soát, theo dõi việc xuất, nhập và chất
2.2.1.6 Một sốthông tin vềkho hàng của công ty Cổphần dược phẩm Vạn Ngân
Kho nằmở địa chỉ: Mân Quang 11, Ngô Quyền, Đà Nẵng. Diện tích 100m2 (5x20), mặt bằng thuê 150 triệu/ năm.
Một sốhìnhảnh vềkho hàng của công ty Cổphần dược phẩm Vạn Ngân tại Đà Nẵng
Khu vực thí nghiệm của bộphận R&D
Kho bảo quản nguyên vật liệu phục vụcho sản xuất
Một sốnguyên vật liệu được bảo quảnở kho lạnh
Kho bảo quản thành phẩm
Kho nguyên vật liệu của công ty Vạn Ngân Đà Nẵng
Tiêu chuẩn của kho hàng tại công ty Cổphần dược phẩm Vạn Ngân - Thiết kế
Theo quy định của Tổ chức Y tế Thế giới, điều kiện bảo quản bình thường là bảo quản trong điều kiện khô, thoáng và nhiệt độtừ 15 – 25 độ C hoặc tùy thuộc vào
điều kiện khí hậu, nhiệt độ có thể lên đến 30 độC. Phải tránh ánh sáng trực tiếp gây gắt, mùi từbên ngoài vào và các dấu hiệu nhiễm khác.
Kho lạnh: Nhiệt độ không vượt quá 8 độC.
Kho đông lạnh: Nhiệt độ không vượt quá– 10 độC.
Kho nhiệt độphòng: Nhiệt độtrong khoảng 15-25 độC, trong từng khoảng thời gian nhiệt độcó thể lên đến 30 độC.
- Trang thiết bị, dụng cụ
Trang bị các phương tiện, thiết bị phù hợp để đảm bảo các điều kiện bảo quản: quạt thông gió, hệthống điều hòa không khí, xe chởhàng, xe nâng, nhiệt kế,ẩm kế…
Kho bảo quản dược phẩm và mỹ phẩm có yêu cầu bảo quản đặc biệt: Các biện pháp đặc biệt cần được thực hiện đối với việc bảo quản các chất độc, chất nhạy cảm
với ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm…, chất có hoạt tính cao, và chất nguy hiểm như: các
chất lỏng, chất rắn cháy nổ, các khí nén, các chất gây nghiện và các chất tương tự, các
chất có độc tính cao, các vật liệu phóng xạ.
Các thuốc, hoá chất có mùi như tinh dầu các loại, amoniac, cồn thuốc … cần được bảo quản trong bao bì kín, tại khu vực riêng kín, tránh để mùi hấp thụ vào các thuốc khác.
Đối với thuốc đòi hỏi điều kiện bảo quản có kiểm soát về nhiệt độ, độ ẩm, ánh
sáng thì những điều kiện này phải được theo dõi, duy trì liên tục và được điều chỉnh
thích hợp khi cần thiết.
Nội quy chung của kho Đối với nhân viên kho - Vềtác phong
+ Nhân viên kho mặc trang phục gọn gàng, mang thẻ kho đúng quy định.
+ Tuân thủ đúng thời gian quy định vềgiờlàm việc của công ty và lấy dấu vân tay đầy đủ. + Không tổchức nhậu nhẹt, đánh bạc,…gâyxao nhãn trong công việc.
- Vềquy trình xuất nhập hàng
+ Tiến hành kiểm đếm hàng hóa của khách hàng kỹ lưỡng trước khi cho xuất hoặc nhập kho. Nếu phát hiện hàng bị lỗi, trầy xước, bể vỡ,…cần lập biên bản ngay và báo cáo cho bộphận phụtrách hoặc ban quản lí.
+ Mọi loại giấy giao nhận, phiếu xuất nhập hàng đều phải có đầy đủthông tin và chữ
kí xác nhận của các bên chịu trách nhiệm, bộphận kho giữlại một liên. - Vềan toàn kho và hàng hóa trong kho
+ Mọi đồ đạt cá nhân đều phải bỏ đúng nói quy định, không được mang vào khu vực kho chứa hàng.
+ Chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về vệ sinh an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy.
+ Không tự ý thay đổi vị trí, mang hàng hóa ra ngoài khi chưa có sựcho phép của Thủ
kho hoặc người có trách nhiệm liên quan. - Vềsửdụng, bảo quản tài sản tồn kho
+ Mỗi nhân viên phải có ý thức bảo vệ tài sản công ty. Khi phát hiện các nguy cơ có
khả năng gây hại hàng hóa hoặc tài sản kho hàng cần báo lại ngay cho ban lãnhđạo. + Tuân thủ các quy định vềan toàn, tiết kiệm điện.
- Vềvệsinh kho
+Kho thường xuyên được quét dọn và luôn gọn gàng sạch sẽ. + Giữgìn vệsinh khuôn viên kho gọn gàng, không vứt rác bừa bãi.
Đối với người ngoài công ty
-Người không có phận sự không được phép vào kho.
- Đối với khách hàng không tựý đi vào kho khi chưa có sự cho phép của nhân viên kho.
- Khách hàng muốn đến tham quan kho phải tuân theo sự hướng dẫn của Thủkho hoặc
người giám sát.
- Khách hàng phải tuân thủ các quy định vềphòng cháy và chữa cháy, vệ sinh an toàn
lao động cũng như cácnội quy kho hàng của công ty.
2.2.1.7 Sốliệu tồn kho của công ty Cổphần dược phẩm Vạn Ngân
Để đặt hàng dựtrữ, đảm bảo thông suốt cho hoạt động sản xuất của mình, công ty sẽtính toán khối lượng đặt hàng dựa trên các tiêu chí sau:
- Mức tiêu thụ: theo dựtoán tiêu thụ
-Chi phí đặt hàng: tùy theo hình thức đặt hàng và nhà cung cấp. - Chi phí dựtrữ: căn cứvào số lượng và nhu cầu dựtrữbảo hiểm
Hiện tại công ty áp dụng mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản ( xin tham khảo mục lục 3). Tuy nhiên, do đặc điểm của nguyên liệu phục vụ công nghiệp dược và mỹ phẩm nên việc xác định lượng đặt hàng tối ưu lại phụ thuộc nhiều vào yếu tố như là phương thức đóng gói của nhà sản xuất, chu kì đặt hàng thay đổi, số lượng đặt hàng tối thiểu quy định bởi nhà sản xuất cho nên số lượng đặt hàng tối ưu thường căn
cứ vào đặc điểm này và theo kinh nghiệm của nhân viên phòng R&D.
Bảng 2.5. Sốliệu tồn kho giai đoạn 2016–2018
Đơn vị tính: Đồng Việt Nam 2016 2017 2018 Thành phẩm 232.553.390 139.381.095 326.292.558 Nguyên vật liệu 20.651.761 16.764.098 24.975.093 Bao bì 5.829.171 3.814.017 3.479.451 (Nguồn: Phòng kếtoán)
Bảng trên thể hiện chung lượng hàng tồn kho của công ty còn các mặt hàng tồn chi tiết xin tham khảo ở mục phụlục 4. Qua bảng trên ta thấy lượng hàng tồn kho của công ty còn lại sau khi sản xuất và phân phối là khá nhỏ, cụthể đối với mặt hàng dược phẩm là những sản phẩm thuộc về sức khỏe nên hạn sửdụng tương đối ngắn chính vì
điều đó mà công ty thúc đẩy việc tiêu thụ cho những mặt hàng này nhằm không phải hủy hàng hết hạn sử dụng dụng để không gây tổn thất cho công ty. Còn các mặt hàng mỹ phẩm cũng tồn lại ít chứng tỏ công ty đã áp dụng thành công mô hình JIT - mọi hàng hóa mua trong ngày sẽ được giao lập tức cho khách hàng, do vậy sẽ không có gì cần phải đểtrong kho hàng hóa và nguyên vật liệu được nhận đúng lúc đểsửdụng cho sản xuất và được giao bán đúng lúc cho khách hàng. ĐểTrường Đại học Kinh tế Huếtránh tồn đọng hàng mà vẫn
đảm bảo sự vận chuyển nhẹ nhàng của hàng hóa trong doanh nghiệp sản xuất khi áp dụng hệ thống JIT. Có một điều đặc biệt là giai đoạn 2016 đến 2017 lượng hàng tồn còn lại của công ty là giảm mạnh và tăng lại sau giai đoạn 2017 đến 2018 điều này
được chứng minh năm 2017 doanh thu của công ty tăng tức có nghĩa công ty đẩy
nhanh được lượng hàng bán tránh để tồn đọng hàng vào năm 2017 nhưng đến năm
2018 lúc này do việc tách ra thành một công ty con còn gặp nhiều khó khăn nên lượng hàng tồn kho lại tăng trởlại.
Việc lưu trữ hàng hóa tại các kho như trên đảm bảo cho việc cung cấp nguyên liệu vật liệu một cách tốt nhất cho sản xuất, tránh hư hỏng, mất mát, thất thoát, hàng hóa cần được bảo vệ chống trộm, chống thời tiết xấu, ẩm mốc, chống làm biến dạng hàng hóa bằng những phương tiện, kĩ thuật phù hợp.
Đối với nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm của ngành được yêu cầu phải được lưu trữ trong điều kiện nhiệt độtừ20–40oC, độ ẩm cũng phải theo yêu cầu. Tất cả mặt hàng nguyên liệu được sử dụng tại công ty đều có hạn dùng, thông
thường là 3 năm kể từ ngày sản xuất xưởng, cá biệt có các mặt hàng thương hiệu thì hạn dùng là 1 năm kể từngày xuất xưởng.
Ví dụ như đối với một sốnguyên liệu gần đến hạn dùng, Thủ kho thông bao đến phòng sản xuất có thể ưu tiên tiến hành sản xuất các mặt hàng sử dụng loại nguyên liệu này để tận dụng hết lượng nguyên liệu này.
Đối với bao bì, công ty ghi chú trên thẻkho của từng loại bao bìđể nhân viên đặt