2.1.3.1. Sơ đồ tổ chức
Hình 2 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức tại công ty Scavi Huế
TỔNG GIÁM ĐỐC
BP HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ
BP THƯƠNG MẠI BP KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG SẢN
PHẨM
TỔ LƯƠNG BP TÀI CHÍNH BP AN NINH
PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU NHÓM KẾ HOẠCH CÁC NHÓM PHỤ TRÁCH KHÁCH HÀNG BP KỸ THUẬT- SẢN XUẤT
2.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ các bộ phận
- Tổng giám đốc: Điều hành mọi hoạt động của nhà máy và chịu trách nhiệm trước tổng Công ty Scavi Biên Hòa và Tập đoàn Scavi.
- Giám đốc: Điều hành hoạt động của bộ phận mình phụ trách; Hỗ trợ Tổng giám đốc trong các việc điều hành hoạt động của công ty.
- Bộ phận hành chính nhân sự: Tuyển dụng nhân viên; Đào tạo, bồi dưỡng nhân viên có trình độ, tay nghề cao; Tham mưu cho giám đốc, tổng giám đốc quy trình, quản lý chất lượng nhân sự.
- Tổ lương: Tổ chức chấm công, tính công, tính lương cho CBCNV.
- Bộ phận thương mại: Tương tác với khách hàng và tổng công ty; Tìm kiếm khách hàng và nguồn cung cấp nguyên phụ liệu; Đàm phán với đối tác, ký kết hợp đồng mua bán và cung cấp; Giám sát và cập nhật những thay đổi trong kế hoạch thực hiện hợp đồng cho các bộ phận khác; Đàm phán trực tiếp với khách hàng về mọi vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.
- Bộ phận sản xuất: Đây là bộ phận quan trọng của công ty: Nhận thông tin hợp đồng từ bộ phận thương mại và tổng công ty; Lập kế hoạch sản xuất mẫu, kế hoạch phân bổ nguồn nhân lực và nguyên phụ liệu để đáp ứng tiến độ hợp đồng, sản xuất hàng hóa, kế hoạch cung ứng nguyên phụ liệu, kế hoạch đóng gói và xuất hàng; Tiến hành sản xuất và giám sát chất lượng sản phẩm trong suốt quá trình sản xuất; Theo dõi thông tin cập nhật từ bộ phận thương mại để có những thay đổi trong kế hoạch sản xuất nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng; Tổ chức tăng ca và điều tiết sản xuất để không gặp phải tình trạng trễ hàng hoặc thiếu hụt nguyên phụ liệu, đảm bảo kế hoạch xuất hàng đúng dự tính.
- Bộ phận AQL: là bộ phận kiểm tra chất lượng độc lập: Kiểm tra chất lượng sản phẩm hoàn thành. Bộ phận này hoạt động độc lập và tách biệt vai trò với công ty, đảm bảo tính khách quan và nghiêm ngặt trong việc kiểm tra, đánh giá chất lượng hàng hóa cuối cùng trước khi xuất cho khách hàng.
- Bộ phận kế toán: Cung cấp kịp thời, chính xác và đầy đủ những thông tin tài chính cần thiết làm cơ sở cho việc ra quyết định quản lý của ban điều hành công ty. Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổng hợp số liệu cuối kỳ, lập báo cáo tài chính và các báo cáo
kế hoạch quản trị theo yêu cầu của tổng giám đốc. Kế toán các phần hành khác thì làm nhiệm vụ hạch toán sổ sách, chứng từ, làm chức năng tham mưu, hỗ trợ công việc cho kế toán trưởng.
- Bộ phận an nình: bảo vệ và đảm bảo an toàn, an ninh trật tự bên trong và xung quanh khuôn viên công ty.