7. Kết cấu của luận văn
3.3.2.Tình hình thực hiện mục tiêu phương diện kinh doanh nội bộ
Bảng 3.12: Kết quả thực hiện phát triển sản phẩm mới Năm Kế hoạch (đồng) Thực hiện (đồng) % đạt được so với mục tiêu Dịch vụ cung ứng nhiên
liệu Dịch vụ cung ứng nhiên liệu ứng nhiên liệu Dịch vụ cung
Năm 2018 5.000.000.000 352.000.000 7,04
Năm 2019 1.410.000.000 1.686.000.000 119,57 Năm 2020 2.000.000.000 25.650.000.000 1282,50
Nguồn: Phòng kinh doanh
❖ Nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ
Bảng 3.13: Tình hình thực hiện sáng kiến, cải tiến
Diễn giải Đơn vị tính Kế hoạch
Thực hiện Số lượng đề xuất Số lượng áp dụng Năm 2018 Sáng kiến 16 24 20 Năm 2019 Sáng kiến 17 16 15 Năm 2020 Sáng kiến 18 12 10
(Nguồn: Ban quản trị tổng hợp)
Số lượng các sáng kiến/cải tiến năm 2018 thực tế đề xuất và được hội đồng sáng kiến/cải tiến công nhận đưa vào áp dụng vượt kế hoạch đề ra. Năm 2019-2020 không đạt được mục tiêu. Tuy không đạt mục tiêu về số lượng, nhưng nhiều sáng kiến/cải tiến đã áp dụng mang lại hiệu quả cao, rút ngắn thời gian xử lý công việc, tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm cung cấp.
❖ Tỷ lệ xử lý công văn đúng hạn
Trong quá trình tạo sản phẩm và cung cấp sản phẩm/dịch vụ, Công ty tiếp nhận các ý kiến từ khách hàng, nhà cung cấp... Các ý kiến này được ghi nhận, phân tích và phản hồi lại cho khách hàng và các bên liên quan thông qua các phương tiện thông tin hoặc bằng văn bản chính thức tuỳ theo mỗi trường hợp.
Để rút ngắn thời gian xử lý cũng như đơn giản hóa quy trình luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban, đồng thời kiểm soát chặt chẽ quá trình xử lý công việc, năm 2020 Công ty TNHH MTV Hải sản Trường Sa đã ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử vào quá trình xử lý công văn. Từ khi ứng dụng phần mềm văn
phòng điện tử, các yêu cầu của khách hàng sau khi tiếp nhận được phân phối ngay cho bộ phận xử lý chính và bộ phận phối hợp trên văn phòng điện tử, các bộ phận tiến hành xử lý yêu cầu theo quy trình nên mọi công việc được xử lý nhanh chóng, kết quả quá trình xử lý công việc đều được ghi nhận trên văn phòng điện tử, do đó tất cả công việc được kiểm soát chặt chẽ, không có công việc nào bị bỏ sót mà không được xử lý.
Bảng 3.14: Thống kê tình hình xử lý văn bản
Năm Số lượng phải thực
hiện
Số lượng công văn đã hoàn thành Số lượng hoàn thành đúng hạn Số lượng công văn Tỷ lệ (%) Số lượng công văn Tỷ lệ (%) Năm 2018 1.270 1.189 93,62 1.109 93,27 Năm 2019 1.250 1.172 93,76 1.122 95,73 Năm 2020 1.280 1.205 94,14 1.175 97,51
Nguồn: Văn phòng công ty
Theo số số liệu bảng 3.14 tỷ lệ công văn hoàn thành đúng hạn năm sau luôn cao hơn năm trước. Năm 2018 công việc được xử lý đúng hạn 85%, năm 2020 đã tăng lên 97,51%. Việc xử lý đúng hạn công văn cho thấy Công ty đã xử lý các yêu cầu của khách hàng kịp thời, đáp ứng các cam kết với khách hàng. Đối với những công việc chưa hoàn thành là những công việc đang xử lý dở dang, thời gian xử lý rơi vào thời điểm cuối năm trước và đầu năm sau.
❖ Kiểm soát môi trường và an toàn lao động
Công ty TNHH MTV Hải sản Trường Sa kiểm soát tốt môi trường, thực hiện an toàn lao động trong quá trình hoạt động khai thác và vận hành sửa chữa, khai thác,… là nhiệm vụ quan trọng giúp bảo vệ môi trường và nâng cao hình ảnh thương hiệu Công ty.
❖ Ưu điểm:
Công ty TNHH MTV Hải sản Trường Sa đã xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chặt chẻ với các tài liệu là các quy trình và hướng dẫn để thực hiện và kiểm soát các quá trình hoạt động.
Công tác tổ chức kiểm tra, đánh giá nội bộ hệ thống quản lý được thực hiện hàng năm nhằm phát hiện kịp thời các điểm chưa phù hợp và đưa ra các phương án, giải pháp khắc phục. Sau mỗi lần đánh giá nội bộ, đánh giá giám sát của tổ chức chứng nhận và họp xem xét của lãnh đạo, các thông tin về tình trạng và hiệu lực của hệ thống được thông báo và công bố để các phòng tiếp thu, đề xuất các phương án và mục tiêu thực hiện, đồng thời khắc phục, cải tiến liên tục hệ thống quản lý.
Công tác thực hiện phân tích bối cảnh, phân tích đánh giá rủi ro, cơ hội được thực hiện hàng năm đảm bảo sự duy trì của hệ thống và luôn cải tiến các quá trình hoạt động. Tất cả các hoạt động, các quá trình được xác định, đánh giá, phân tích và tổng hợp kết quả báo cáo, đề xuất cho Ban Tổng Giám đốc xem xét đưa ra quyết định. Việc xem xét và đánh giá lại cũng giúp Công ty đưa ra các cải tiến và điều chỉnh hoạt động quản lý rủi ro, phòng ngừa rủi ro kịp thời theo thực tế hoạt động.
❖ Nhược điểm:
Các mục tiêu của quy trình kinh doanh nội bộ của Công ty chủ yếu hướng tới việc nâng cao sự hài lòng của khách hàng, mà chưa hướng tới mục tiêu cải tiến quy trình làm việc nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực.
File theo dõi hợp đồng mua, bán sản phẩm/dịch vụ do thư ký công ty đánh số và cập nhật theo đầu mục công việc, các phòng/ban chức năng tự thiết lập file riêng để theo dõi các thông số, tiến độ, quá trình thực hiện hợp đồng theo từng mảng công việc do phòng/ban/bộ phận đảm trách mà chưa có đầu mối tổng hợp, kiểm soát cập nhật thông số và đánh giá theo kế hoạch đề ra. Công tác cập nhật các thông số chung của hợp đồng được thực cùng lúc bởi hai bộ phận, bộ phận đảm trách thực thi công việc và bộ phận kế toán, việc này gây trùng lặp, tốn kém thời gian và hao phí nhân lực.
Việc xét duyệt công nhận sáng kiến/cải tiến để đưa vào áp dụng được thực hiện năm một lần nên chưa mang tính kịp thời. Quy định khen thưởng sáng kiến/cải tiến chưa mang tính động viên. Số lượng tham gia cải tiến ít, thủ tục phức tạp, không thu hút được sự tham gia của nhiều người.
Công tác an toàn lao động đang được kiểm soát tốt, tuy nhiên công tác lập kế hoạch và báo cáo chưa khoa học, hàng năm chưa tiến hành lập kế hoạch kiểm tra chi tiết, công tác thống kê kết quả rời rạc chưa xuyên suốt.