6. Bố cục chuyên đề
2.3. Thực trạng thực hiện hoạt động luyện, đào tạo lực lượng bán hàng tạ
2.3.1.3.2. Phương pháp huấn luyện, đào tạo
Hai phương pháp huấn luyện, đào tạo lực lượng bán mà công ty đang sử dụng là phương pháp huấn luyện trên lớp, phương pháp huấn luyện trong công việc và phương pháp tự nghiên cứu.
Để các nhà huấn luyện dễ dàng hơn trong việc triển khai các nội dung đào tạo, cơng ty đã xây dựng nên một lộ trình như sau:
Bảng 2.4: Lộ trình nội dung hoạt động đào tạo mới dành cho NVBH của công ty tại khu vực phía Bắc
Tuần Buổi Nội dung Phương pháp đào
tạo
Tuần 1 Buổi 1 Bài 1: Về công ty Đào tạo trên lớp tại văn phịng kết hợp hình thức online và tự nghiên cứu Bài 2: Cơ hội của bạn tại
OKIA Việt Nam
Bài 3: Kỷ luật là kim chỉ nam
Bài 4: Tình yêu nghề sale
Buổi 2 Bài 5: Giới thiệu về sản
phẩm
Đào tạo trên lớp tại văn phòng và tự Bài 6: Chi tiết về sản phẩm
nghiên cứu Bài 7: Trải nghiệm một số
sản phẩm mẫu
Bài 8: Kiến thức về thị trường
Bài 9: Kỹ năng giới thiệu sản phẩm
Buổi 3 Bài 10: Hướng dẫn quy
trình bán hàng
Đào tạo trên lớp tại văn phịng kết hợp đào tạo trong công việc
Bài 11: Kiến thức về khách hàng và kỹ năng khai thác thông tin khách hàng
Bài 12: Kỹ năng lắng nghe chủ động
Bài 13: Kỹ năng đốn biết ngơn ngữ, cử chỉ
Bài 14: Nguyên tắc tư vấn khách hàng
Bài 15: Kỹ năng giải quyết tình huống
Tuần 2 Buổi 4 Bài 16: Kỹ năng thương lượng, đàm phán
Đào tạo trên lớp tại văn phịng kết hợp đào tạo trong cơng việc
Bài 17: Hướng dẫn kỹ năng xử lý từ chối
Bài 18: Hướng dẫn kỹ năng quản lý thời gian và làm việc nhóm
Bài 19: Hướng dẫn kỹ năng chốt sale
Buổi 5 Bài 20: Hướng dẫn sử dụng
phần mềm Caresoft
Đào tạo trong công việc
Bài 21: Hướng dẫn thực hiện văn hóa OKIA
Buổi 6 Thực hành quy trình bán hàng & các tình huống giả định
Đào tạo trong công việc
Nguồn: Phịng bán hàng, năm 2022
Ngồi ra, đối với hoạt động đào tạo bổ sung, công ty sử dụng kết hợp cả ba phương pháp huấn luyện trực tiếp, trên lớp và tự nghiên cứu. Tùy vào mức độ quan trọng và cấp thiết của nội dung cần phải đào tạo bổ sung mà công ty sẽ lựa chọn phương pháp đào tạo thích hợp và chúng cũng được kết hợp linh hoạt với nhau nhằm đạt được sự tối ưu và sự thuận tiện cho cả hai bên là người đào tạo và nhân viên.
Phương pháp huấn luyện trên lớp
Trong 2 tuần đầu tiên sau khi NVBH mới đảm nhận công việc, họ sẽ được tham gia 6 buổi huấn luyện, đào tạo tại văn phịng của cơng ty và thơng qua ứng dụng trực tuyến zoom. Mỗi buổi huấn luyện sẽ diễn ra trong khoảng từ 1 – 3h đồng hồ. Sau đó các NVBH sẽ có thêm 2 tuần để thử việc.
Nội dung đầu tiên của quá trình đào tạo là cung cấp kiến thức về cơng ty như lịch sử hình thành và phát triển, văn hóa cơng ty, quy mơ, cơ cấu tổ chức của công ty, của bộ phận bán hàng,… Người trực tiếp đảm nhận vai trò huấn luyện là AM công ty. Slide và tài liệu của buổi học sẽ được AM chuẩn bị với những sự cập nhật mới nhất để cung cấp cho NVBH. Buổi huấn luyện này được diễn ra trong khơng khí vui vẻ, cởi mở và thân thiện. AM thường xuyên đưa ra các câu hỏi tương tác như là nhân viên đó có suy nghĩ như thế nào về sứ mệnh hay giá trị cốt lõi của cơng ty, để giúp cho NVBH có thể nhanh chóng hịa nhập và thích nghi với những thơng tin, văn hóa của cơng ty.
Nội dung thứ hai là cung cấp chi tiết liên quan đến những chính sách, đãi ngộ dành cho NVBH. Sở dĩ công ty tách riêng nội dung này ra khỏi nội dung kiến thức về cơng ty là bởi vì mục đích của nội dung đào tạo này chính là giúp NVBH hiểu rõ những quyền lợi mà bản thân sẽ nhận được và đưa ra quyết định có tiếp tục cơng việc hay không. Riêng đối với buổi huấn luyện này, hiện tại cơng ty áp dụng hình thức đào tạo trực tuyến thông qua công cụ Zoom. Người huấn luyện của buổi này sẽ là một trong hai AM của công ty. Thời gian diễn ra buổi đào tạo khoảng 45 phút.
Nội dung tiếp theo mà NVBH mới sẽ được đào tạo là những nội dung về kiến thức về sản phẩm. Trước buổi huấn luyện này, phòng nhân sự sẽ gửi trước các tài liệu online cho NVBH tìm hiểu trước. Tài liệu bao gồm một số bộ sale kit, catalog về sản phẩm. Người trực tiếp tham gia đào tạo của buổi này sẽ là trưởng phòng hoặc nhân viên phòng kỹ thuật và bảo hành. Họ là những người hiểu rõ nhất về sản phẩm, do đó có thể truyền đạt một cách rõ ràng nhất những thông tin chuyên môn về sản phẩm tới NVBH. Thời gian của buổi đào tạo này sẽ lâu hơn buổi đào tạo đầu tiên, thường sẽ kéo dài trong khoảng từ 2 – 3h đồng hồ. Tài nguyên của buổi học sẽ được phòng bảo hành và nhân sự kết hợp soạn thảo, bao gồm slide và video, bên cạnh đó, văn phịng của cơng ty đã có sẵn một số sản phẩm mẫu, giúp NVBH có được sự quan sát trực quan hơn, rõ ràng hơn.
Nội dung huấn luyện cuối cùng NVBH sẽ được huấn luyện những nội dung về kỹ năng bán hàng. Cơng ty sẽ mơ phỏng những tình huống thường gặp nhất trong quá trình bán hàng bằng phương pháp nhập vai, để giúp cho NVBH dễ dàng hình dung ra các tình huống mà mình sẽ phải đối mặt và cũng nhanh chóng nắm bắt được cách xử lý các tình huống đó như thế nào. Người huấn luyện trực tiếp của buổi học này là anh Tan Will – Giám đốc Bán hàng, đồng thời cũng là người có thâm niên lâu năm nhất trong đội ngũ lực lượng bán hàng của công ty. Thời gian diễn ra buổi đào tạo này thường kéo dài từ 1 – 2h đồng hồ. Công cụ hỗ trợ trong buổi đào tạo này bao gồm slide và video đã được soạn từ trước bởi các AM, đồng thời NVBH cần mang theo những bộ tài liệu về sản phẩm mà công ty đã cung cấp trong buổi dào tạo trước đó để giúp họ dễ hình dung và áp dụng vào các tình huống được nêu ra
Các nội dung này được phân tách ra thành nhiều buổi học khác nhau để nhân viên có thời gian ơn tập, ghi nhớ.
Phương pháp huấn luyện trong công việc
Song song với phương pháp huấn luyện trên lớp, cơng ty cịn cho nhân viên của mình nhanh chóng nhận được sự đào tạo bằng phương pháp huấn luyện trong công việc. Đây là phương pháp được sử dụng nhiều hơn trong công tác huấn luyện, đào tạo của công ty, bởi lẽ phương pháp này mang lại hiệu quả cao trong thời gian khá ngắn mà lại tiết kiệm được chi phí đào tạo.
NVBH mới sẽ vừa tham gia các buổi đào tạo trên lớp, vừa bán hàng tại showroom để có thể nhanh chóng áp dụng các kiến thức đã được học vào thực tế.
Nếu có nội dung nào mà nhân viên chưa nắm được có thể hỏi trực tiếp các nhân viên cũ hoặc BM của mình. Các BM sử dụng những tài liệu mà công ty cung cấp, cùng với các nhân viên cũ sẽ chia sẻ lại những kinh nghiệm, kiến thức của họ cho nhân viên mới. Đồng thời, các BM của cơng ty có nghĩa vụ tham gia huấn luyện cho NVBH mới những nội dung về quy trình tiến hành cơng việc, các kỹ năng bán hàng và cách sử dụng các công cụ hỗ trợ bán hàng (phần mềm hỗ trợ bán hàng Caresoft), bằng cách làm mẫu trực tiếp với khách hàng, phương pháp này giúp cho nhân viên mới quan sát được tình huống một cách trực quan và chi tiết nhất. Phương pháp này cũng giúp cho nhân viên được thực hành ngay lập tức vào thực tế dựa trên những gì đã học, cùng với đó là nhận được sự đánh giá từ BM của mình, giúp họ phát huy những điểm tốt và khắc phục những điểm chưa tốt, từ đó nhanh chóng cải thiện chất lượng chuyên môn, trở nên chuyên nghiệp hơn – phù hợp với định vị hình ảnh chuyên nghiệp, cao cấp của công ty.
Phương pháp tự nghiên cứu
Phương pháp tự nghiên cứu được công ty sử dụng trong cả trước, trong và sau buổi đào tạo. Ngay sau khi NVBH mới trúng tuyển vào vị trí bán hàng, cơng ty sẽ gửi trước cho họ một số tài liệu về công ty cũng như tài liệu liên quan đến bán hàng qua email để nhân viên tự nghiên cứu trước, giúp cho họ phần nào hiểu về công ty và định hướng bán hàng, cách thức làm việc để họ không quá bỡ ngỡ khi bước vào quá trình đào tạo. Trong quá trình đào tạo, nếu có những phần mà người đào tạo chưa thể đào tạo ngay, thì nhân viên cũng sẽ được cung cấp phần tài liệu đó để tự nghiên cứu. Kết thúc mỗi buổi đào tạo cũng như quá trình đào tạo, nếu có phần nào chưa nắm chắc, NVBH có thể u cầu cơng ty cung cấp lại cho mình nội dung của phần đó để tự nghiên cứu, đảm bảo sao cho bản thân có thể vượt qua các bài đánh giá, kiểm tra sau đó của cơng ty. Ngồi ra, đối với hoạt động đào tạo bổ sung thì phương pháp này được dùng nhiều hơn cả. Khi công ty nhập sản phẩm mới về hay có những cập nhật mới trong quy trình làm việc, quy định trong quá trình bán hàng thì đều được công ty gửi thông tin qua email hoặc group Facebook, Zalo của cơng ty để nhân viên nhanh chóng cập nhật được các thơng tin này và triển khai tức thì.
Dưới đây là biểu đồ kết quả khảo sát về đánh giá của NVBH về phương pháp huấn luyện, đào tạo của công ty:
Biểu đồ 2.5: Đánh giá của NVBH về phương pháp huấn luyện, đào tạo của công ty tại khu vực phía Bắc
Nguồn: Số liệu điều tra của tác giả, năm 2022
Đánh giá về các phương pháp đào tạo của cơng ty, các NVBH đều khá hài lịng với phương pháp kèm cặp trực tiếp, sử dụng công nghệ mô phỏng và sử dụng tình huống mơ phỏng. Duy nhất đối với phương pháp để cho NVBH tự nghiên cứu thì lại chưa nhận được mức độ hài lịng khơng tốt lắm. Mặc dù phương pháp này sẽ giúp cho nhân viên có thể chủ động hơn, thoải mái học tập theo thời gian và cách học của họ nhưng vẫn có một số NVBH do họ khơng có quá nhiều thời gian để có thể tự nghiên cứu kỹ lưỡng những tài liệu của công ty khi ở nhà và họ đã bỏ thời gian để tham gia khóa đào tạo rồi nên họ có nhu cầu, mong muốn được công ty cung cấp những thông tin, kiến thức đó ngay trong buổi đào tạo, thay vì để họ phải tự tìm tịi, đọc hiểu.
Có thể thấy, cả ba phương pháp trên là hoàn toàn phù hợp để triển khai những nội dung đào tạo, giúp cho nhân viên tiếp thu kiến thức một cách hiệu quả. Chúng được triển khai liền mạch, lý thuyết trước, thực hành sau và trong lúc đào tạo lý thuyết đã có kết hợp với thực hành, nhờ đó mà nhân viên được tự mình trải nghiệm, tự mình vận dụng, tư duy tìm cách giải quyết và rút ra được những bài học. Điều này là rất tốt cho nhân viên khi bước vào cơng việc bán hàng chính thức. Ngồi ra phương án đào tạo trực tuyến qua nền tảng Zoom cũng rất hợp lý bởi có thể tiết kiệm được khá nhiều chi phí, cơng sức và thời gian của cả người huấn luyện và nhân viên. Phương pháp này giúp cơng ty vẫn có thể thực hiện giáo trình đào tạo một cách xuyên suốt nếu có trường hợp hay sự cố khiến cho
văn phịng không sử dụng được, tiến độ đào tạo sẽ không bị trì trệ, mọi việc được triển khai sn sẻ, mượt mà đúng như kế hoạch mà không tốn công điều chỉnh quá nhiều.