22. Phương pháp nghiên cứu
4.2.3. Tăng cường quản trị nợ phải thu
về cơ bản, do hoạt động chính trong lĩnh vực bất động sản nên mục đích của
việc thiết lập chính sách tín dụng của Công ty vừa là để nhằm kích thích doanh thu
vừa là để khuyến khích các khách hàng thanh toán sớm và giảm thiểu rủi ro phát sinh nợ khó đòi. Mục tiêu của Công ty trong thời gian tới là thu hồi lượng vốn mà
Công ty bị các đối tượng khác chiếm dụng nhằm giảm nhu cầu vốn lưu động thường xuyên trong từng thời kỳ, đồng thời giảm vốn vay ngán hạn vì mục đích tài trợ cho hoạt động này, tăng khả năng thanh toán và lành mạnh hóa tình hình tài chính, hạn chế rủi ro mất vốn khi khách hàng mất khả năng thanh toán. Đe đạt được mục tiêu trên, Công ty có thể thực hiện một vài giải pháp sau:
Thứ nhất’. Công ty nên thành lập tổ công tác thu hồi nợ: Công hiện tiện tại
đang có các khooản nợ xấu chưa thế đòi được. Lập công tác thu hồi nợ nhằm đôn đốc khách hàng, thu hồi lại khoản nợ quá lâu.Công ty có thể đưa ra chính sách
thưởng đê khuyên khích việc thu hôi nợ. Mức thưởng theo tỷ lệ % trên khooản nợ
thu được và căn cứ vào tính chất nợ.
Việc• • • • 1 • • • thu hồi nợ dựa trên mức độ quá hạn các khoản nợ. Chẳng hạn:
Bảng 4.2. Chính sách thu hồi nợ Thời han• Hành động cần thiết
15 ngày sau khi hóa đơn
đến han•
Gửi thư kèm theo số hóa đơn nhắc thời hạn và giá
trị đúng hạn và yêu cầu trả tiền.
45 ngày sau khi đến hạn
Gừi thư kèm theo thông tin hóa đơn thúc giục trả tiền và khuyến cáo là có thể làm giảm uy tín trong
các yêu cầu tín dụng.
75 ngày sau khi hóa đơn
đến han•
Gửi thư, gửi thông tin của hóa đơn thông báo là nếu
không trả đủ tiền trong thời hạn 30 ngày sẽ hủy bỏ các giá trị tín dụng đang thiết lập.
80 ngày sau khi hóa đơn
đến han• Gọi điện thoại khắng định thông báo cuối cùng.
105 ngày sau khi hóa đơn
đến han•
Gửi thư, thông báo là hủy bỏ giá trị tín dụng của khách hàng ngày cả khi đã trả đủ tiền. Nếu khoản
nợ quá lón thông báo cho khách hàng là có thể đòi
nợ bằng con đường luật pháp.
135 ngày sau khi hóa đon đến han•
Có thể đưa khoản nơ• • vào nơ khó đòi. Nếu khoản nơ• quá lớn thì khởi sự đòi nợ bằng pháp luật.
Thứ hai, công ty nên tiên hành phân loại nhóm nợ theo tuôi nợ.
Bảng 4.3. Bảng phân tích tuổi nợ Tên KH Tổng giá trị nơ• Tỷ trọng nơ• Nơ• trong han• Nợ quá hạn 1 -15 ngày 15-30 ngày 30- 60 60- 90 Trên 90 115
ngày ngày ngày 1. Công ty X 2. Công ty Y • • • Tổng
Việc phân tích tuôi nợ cân phải tiên hành đi kèm với đánh giá nguyên nhân
gây ra quá hạn. Nếu xuất phát từ nguyên nhân khách quan, do phía đối tác của
khách hàng chậm trả đột xuất, ảnh hưởng đến kế hoạch trả nợ của khách hàng,
khách hàng chưa thể kịp thời huy động vốn ngay lập tức, hoặc xuất phát từ các yếu tố rủi ro bất thường mà khách hàng không lường trước được, gây ra nhừng tồn thất
cho khách hàng khiến khách hàng bị chậm thanh tóan..công ty có thế gia hạn thời gian trả nợ. Nếu xuất phát từ chính ý thức, đạo đức cùa khách hàng, tình trạng tài chính của khách hàng không ôn định, kéo dài thường xuyên...công ty cân ngừng
\ r
quan hệ tín dụng thương mại, tăng cường thu hôi nợ đã phát sinh. Hiện tại đôi với ngân hàng, nợ nhóm 2 trở lên (từ 10 ngày quá hạn trở lên) sẽ bị hạn chế trong việc cấp tín dụng. Công ty cần căn cứ vào phân loại nhóm nợ này đế xem xét việc có nên thực hiện chính sách tín dụng thương mại trong lần giao dịch tới nữa không, đồng thời qua đây, có thế nhận biết được khác hàng nào là khách hàng uy tín, luôn
thanh toán đúng hạn. Đe làm được điều này, đòi hởi bộ phận kế toán cần có thông
tin chi tiết về các khoản: khách nợ, ngày mua hàng, hạn thanh toán, số tiền nợ, điện
thoại khách hàng,... để có thể thông báo nhắc nợ, đối chiếu công nợ nhanh nhất.
Muốn thế, công ty nên chủ động liên hệ với khách hàng sớm, thay vì chờ đến ngày hoá đơn hết hạn thanh toán. Điều này không chỉ giúp công ty quản lý tốt các khoản phải thu, mà còn giúp công ty giữ được mối quan hệ tốt với khách hàng.
Việc lập bảng theo dõi tuôi nợ kêt hợp với xác định tỷ trọng các khoản nợ đê đánh giá khoản nợ nào cần ưu tiên đôn đốc thu hồi trước, khoản nợ nào có thể thu hồi sau là hết sức cần thiết.
Thứ ba*, công ty có thê thực hiện chính sách chiêt khâu. Chiêt khâu là việc giảm một số tiền nhất định được áp dụng nếu khách hàng thanh toán sớm hơn trong một thời kỳ nhất định. Mức đề xuất là 0.2 - 0.3% cho các giao dịch thực hiện sớm trong lần thanh toán đầu tiên. Việc xác định tỷ lệ chiết khấu thanh toán cũng đòi hỏi tính hợp lý và cần được đặt trong mối quan hệ với lãi suất ngân hàng bởi lẽ khi cho
khách hàng chậm trả thì trong thời gian đó vốn của Công ty bị chiếm dụng mà Công
ty vẫn có thể phải đi vay ngân hàng để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh, khi đó tỷ lệ chiết khấu phải nhở hơn hoặc bằng lãi suất ngân hàng.
Chiết khấu được áp dụng để tăng tốc độ thu hồi khoản phải thu và bằng cách mở rộng chiết khấu, công ty giảm mức đầu tư vào khoản phải thu và các chi phí liên
quan. Bù cho các khoản tiết kiệm hay lợi ích này, công ty phải mất đi chi phí chiết khấu trên phần doanh thu của các hóa đơn.Có chính sách khuyến khích khách hàng thanh toán sớm và thông thường, việc khuyến khích sè có tác dụng nhất là chiết
khấu bằng tiền mặt.
Thứ tư: Thực hiện đối chiếu công nợ
Đối chiếu công nợ là việc cung cấp thông tin chi tiết về các khoản phải thu
để khách hàng xác nhận vào biên bản đối chiếu công nợ số tiền hàng còn nợ Công ty tại thời điểm đối chiếu. Đây là cơ sở đề Công ty thu hồi nợ khách hàng và cũng là cơ sở đề khách hàng thực hiện nghĩa vụ thanh toán với Công ty.
Công ty nên tiến hành đối chiếu công nợ định kì hàng tháng/quý. Đồng thời thực hiện đối chiếu hàng tháng đối với những khách hàng có công nợ xếp vào diện
khó đòi. Đối với nhóm khách hàng có mức dư nợ thấp, tức là những khách hàng có
mức phát sinh doanh số mua hàng thấp thì nên đối chiếu mỗi quý một lần. Một
điểm cần phải lưu ý trong quá trình thực hiện đối chiếu và thu nợ đó là, người thu tiền không được đồng thời là người đối chiếu công nợ.
Thứ năm*, về việc ký kết hợp đồng với khách hàng
Trước khi ký kêt hợp đông, Công ty cân đưa ra thảo luận và thông nhât các
điều khoản về thanh toán với khách hàng nhưng quy định rõ thời gian trả tiền,
phương thức thanh toán, ngân hàng nhận thanh toán. Đặc biệt phải có các điều khoản cam kết khi không thực hiện đúng nghĩa vụ thanh toán. Bên nào vi phạm hợp
đồng thì bên đó hoàn toàn chịu trách nhiệm bồi thường và trách nhiệm phạt vi phạm hợp đồng kinh tế. Song các điều khoản này phải phù hợp với chính sách, chế độ
hiện hành. Trong và sau quá trình kí kết họp đồng, cần hoàn thiện dứt điểm các thủ tục pháp lý để làm căn cứ thu hồi vốn, tránh được rủi ro khi khách hàng mất khả năng thanh toán.
Với những khách hàng thường xuyên ký kết các hợp đồng lớn và có uy tín
trong thanh toán với Công ty thì nên có chính sách bán chịu đúng đắn để củng cố
mối quan hệ làm ăn kinh tế lâu dài. Nhưng trước khi đưa ra chính sách bán chịu,
Công ty phải thận trọng kiểm tra số dư tài khoản, uy tín của đối tác doanh nghiệp
khác, hoặc ràng buộc khách hàng bàng những khoản ký quỹ, ký cược. Khi khả năng
thanh toán không đảm bảo thì Công ty nên đề nghị khách hàng có văn bản bảo lãnh
thanh toán của Ngân hàng.
Công ty có thế tiến hành đánh giá khách hàng thông qua tiêu chí:
- Năng lực (35%) : Đánh giá dựa trên hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh
nghiệp. Nếu có lãi trong 3 năm liền gần nhất thì thông thường là những Doanh nghiệp có tình hình kinh doanh tốt. Có thế đánh giá cả các khách hàng chính và thị phần cùa doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thị phần càng cao càng tốt
-Vốn (25%) : Đánh giá cơ cấu vốn của doanh nghiệp - cùng với đó là các điều kiện ảnh hưởng tới khả năng tiếp cận vốn của khách hàng và chù đầu tư.
- Thế chấp hay bảo lãnh (20%) : Các ngân hàng có uy tín thường chi bảo lãnh cho những phương án kinh doanh khả thi và doanh nghiệp có tiềm năng phát triền.
Điểm này cũng là điểm có thể tham khảo. Tuy nhiên trọng số thấp.
- Điều kiện kinh tế tổng thể và môi trường ảnh hưởng đến khả năng kinh doanh của khách hàng (10%) : thông thường biến động ngành trong ngắn hạn chưa có những
tác động tiêu cực lớn. Hơn nữa, mục đích của thang đo chỉ là kiêm soát các khách hàng hiện tại nên xếp tỉ trọng thấp.
- Uy tín cùa khách hàng (10%) : những khách hàng có xếp hạn tiêu chuẩn tín dụng
thấp hơn, công ty cần áp dụng chính sách tín dụng khắt khe hơn nhưng điều này cần
phải linh hoạt thực hiện.
Thứ sáu: Tổ chức đánh giá, nghiệm thu công trình từng phần để thu theo mức độ hoàn thành công trình, thu hồi vốn kịp thời. Do đó, Công ty cần thành lập
được đội ngũ nghiệm thu chất lượng, đánh giá được mức độ hoàn thành các công trình một cách hiệu quả nhất