Quá trình tiến hành công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực gồm những bước sau:
1 3 1 Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Bước đầu tiên quan trọng trong phát triển các chương trình đào tạo là xác định được nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp Có ít nhất hai lý do cơ bản cho việc cần phải thực hiện cẩn thận bước đầu tiên này
Thứ nhất, đào tạo là một hoạt động rất đắt đỏ Đào tạo tốt, thì các chi phí đầu tư cho đào tạo sẽ phát huy được hiệu quả, nếu việc đào tạo thực hiện không đúng, sẽ làm tăng chi phí mà không mang lại lợi ích
Thứ hai, nếu đào tạo không đảm bảo chất lượng, không đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp và các thành viên của nó, thì thực tế có thể dẫn đến nhiều bất lợi lớn Làm cho doanh nghiệp không thích ứng với môi trường kinh doanh Các khóa đào tạo kém hiệu quả có thể gây ra tâm lý chán nản, lo lắng cho người lao động
Đánh giá nhu cầu đào tạo (TNA - Training needs analysis) được xác định theo các bước sau:
Bước 1: Phân tích tình hình hiện tại:
Xác định được mức độ năng lực hiện tại của người học về Knowledge-Kiến thức, Attitude-Thái độ, và Skills-Kỹ năng (KAS) được đánh giá trong TNA Tiêu chí chủ yếu được sử dụng để đánh giá KAS là các loại cấp độ Bloom Thông tin về tình
hình hiện tại của một đối tượng xác định có thể được thu thập thông qua điều tra, bảng hỏi, phỏng vấn, thảo luận nhóm, quan sát, các nguồn dữ liệu thứ cấp, hội thảo và tham vấn với các chuyên gia của tổ chức Mức độ hiện tại của nhóm đối tượng cần đào tạo được xác định khi làm TNA
Bước 2: Hình dung trình độ mong muốn
Sau khi biết được mức độ hiện tại về kiến thức, thái độ và kỹ năng của đối tượng, một trình độ mong muốn sẽ được đặt ra Để lấp được khoảng trống giữa mức độ hiện tại và mong muốn, người tham gia khóa đào tạo được yêu cầu cải thiện và nâng cao kiến thức, kỹ năng và thái độ của họ Tiến trình này giúp khẳng định liệu đào tạo có phải là cách hiệu quả để lấp được khoảng trống đó hay không
Bước 3: Xác định và xếp ưu tiên nhu cầu đào tạo
Sau khi đặt ra trình độ mong muốn và xác nhận cấp độ hiện tại theo KAS, nhu cầu đào tạo được xác định và xếp ưu tiên theo chính sách và định hướng của tổ chức
Phương pháp xác định nhu cầu đào tạo hiện nay chủ yếu sử dụng lý thuyết 360 độ, theo đó, khi nghiên cứu một nhóm đối tượng, ta cần lấy thông tin từ ba nhóm:
① Nhóm chuyên gia, cán bộ cấp trên của nhóm đối tượng,
② Nhóm đối tượng hưởng lợi, cán bộ cấp dưới của nhóm đối tượng, ③ Nhóm đối tượng
Để xác định một cách chính xác nhu cầu đào tạo của một nhóm đối tượng cụ thể cần xác định đầy đủ các nhóm, biên liên quan xoay quanh nhóm đối tượng điều tra sẽ giúp cho chúng ta thu được các thông tin một cách đầy đủ, chính xác và toàn diện
Trong lý thuyết trên, để xác định năng lực và đánh giá nhu cầu đào tạo của nhóm đối tượng thì cấp trên, chuyên gia là những người hiểu rõ nhất về năng lực lý tưởng mà nhóm đối tượng cần phải có Nhóm đối tượng là đồng nghiệp, cấp dưới, khách hàng, người hưởng lợi,… là những người biết rõ nhất về năng lực hiện tại của nhóm đối tượng
Các cấp độ xác định nhu cầu đào tạo bao gồm:
- Nhu cầu cộng đồng: Nhu cầu, đòi hỏi của xã hội, của cộng đồng dân cư, của nhà đầu tư, của người dân trong cộng đồng…
- Nhu cầu tổ chức: Yêu cầu của cơ quan, tổ chức đối với cán bộ, nhân viên của mình Yêu cầu cụ thể của luật pháp, quy chế… nhu cầu đào tạo nảy sinh khi xuất hiện điểm yếu trong việc thực hiện chức năng của bản thân tổ chức đó; Thông thường thì rất khó xác định các điểm yếu này Việc phân tích tình huống một cách kỹ lưỡng và cẩn thận có thể giúp ta thấy được những điểm yếu đó
- Nhu cầu mang tính chất nghề nghiệp, các công việc hay nhiệm vụ cụ thể nào đó đòi hỏi kiến thức, kỹ năng, thái độ nhất định Những kiến thức, kỹ năng, thái độ này cần phải được xác định qua quá trình phân tích tình huống (việc phân tích tình huống cũng có thể bao gồm cả việc phân tích công việc và nhiêm vụ)
- Nhu cầu cá nhân: Mong đợi của học viên được đào tạo nâng cao về kiến thức, kỹ năng, thái độ Mặc dù đáp ứng các nhu cầu cá nhân khi phát triển chương trình giảng dạy là khó khăn, thông thường các nhu cầu này sẽ vẫn được tính đến trong suốt quá trình đào tạo và giảng dạy một khi nó được đưa vào sử dụng Người học thì khác nhau, mỗi người lại có một kiểu học, kiến thức, kinh nghiệm, động cơ riêng
Đối với các doanh nghiệp thì 2 cấp độ nhu cầu đào tạo được quan tâm nhất là cấp độ 2 và 3
1 3 2 Xác định mục tiêu đào tạo
Các mục tiêu đào tạo được đặt ra sau khi xác định và xếp ưu tiên các nhu cầu đào tạo Khi đó cán bộ quản trị nhân lực phải chuyển những nhu cầu này thành các mục tiêu đào tạo hay các kết quả mong muốn cụ thể của hoạt động đào tạo Các mục tiêu đào tạo phải bao gồm các vấn đề như các kiến thức, kỹ năng, thái độ (KAS) cụ thể mà người học sẽ thu lượm được sau quá trình đào tạo Ngoài ra, các mục tiêu cũng bao gồm những vấn đề liên quan đến cơ hội để phát triển nghề nghiệp, các hướng dẫn về bảo vệ sức khỏe, an toàn lao động…
1 3 3 Lựa chọn đối tượng đào tạo và phát triển
Việc lựa chọn các cá nhân cho đi đào tạo là quyết định rất quan trọng đối với cả doanh nghiệp và cá nhân người lao động
Trên góc độ doanh nghiệp, việc tổ chức đúng khóa đào tạo cho đúng người có thể tạo ra và duy trì ổn định đội ngũ lao động có trình độ, nhiệt huyết và nhiệt tình với
doanh nghiệp Ngược lại sẽ là sự lãng phí về chi phí của doanh nghiệp và lãng phí về thời gian, sức lực của nhân viên
Trên góc độ cá nhân người lao động, những người được lựa chọn đào tạo sẽ có nhiều cơ hội để phát triển cao hơn, được nhận lương tốt hơn và những người không được đào tạo sẽ mất đi cơ hội đó
1 3 4 Xây dựng chương trình đào tạo và lựa chọn phương pháp đào tạo
1 3 4 1 Các nguyên tắc trong xây dựng chương trình đào tạo
Đối với mỗi chương trình đào tạo có rất nhiều phương pháp đào tạo khác nhau để lựa chọn, nhưng phải chọn ra một phương pháp phù hợp nhất mới có thể đem lại hiệu quả cho công tác đào tạo
Trong các doanh nghiệp hiện đại, phương pháp đào tạo được sử dụng chủ yếu tuân thủ các nguyên tắc cơ bản của quan điểm “Lấy người học làm trung tâm” (giảng dạy tích cực)
Nếu như quan điểm “Lấy người dạy làm trung tâm” truyền thống coi trọng vai trò của người giảng viên trong truyền đạt kiến thức và kỹ năng Giảng viên cho rằng tất cả các kiến thức và kỹ năng đều quan trọng với học viên và cố gắng truyền đạt hết cho họ, bất kể học viên có thực sự cần chúng hay không Quan điểm này thường được áp dụng ở giáo dục phổ thông và đại học công lập ở nước ta
Quan điểm “Lấy người học làm trung tâm”, ngược lại, coi trọng vai trò của học viên Nội dung chương trình đào tạo sẽ xuất phát từ chính nhu cầu của học viên, như học để làm được việc hoặc học để giải quyết những vấn đề cụ thể trong công việc Phương pháp đào tạo được điều chỉnh cho phù hợp với sở thích của học viên để đảm bảo họ tiếp thu nội dung tốt nhất Với quan điểm này, giảng viên đóng vai trò là người dẫn dắt và hỗ trợ cho quá trình học của học viên
Trong hoạt động đào tạo hiện đại, các nguyên tắc xây dựng chương trình tuân thủ theo các nguyên tắc cơ bản của quan điểm “lấy người học làm trung tâm”, cụ thể:
- Nguyên tắc về sự tham gia:
Sự tham gia nói lên sự tích cực tham gia của các học viên vào quá trình đào tạo các học viên học được nhiều hơn từ các chương trình đào tạo đòi hỏi nhiều sự tham gia của học viên so với các chương trình đòi hỏi ít sự tham gia đó Việc học sẽ hiệu quả hơn nếu người học muốn học, tốt nhất là người học nên thấy nhu cầu về những
kỹ năng mới và thấu hiểu sự thành công của đào tạo sẽ đem lại lợi ích cho họ như thế nào
- Nguyên tắc củng cố:
Củng cố là việc áp dụng những kết quả có ích sau một thói quen làm việc mong muốn được hình thành Các chương trình đào tạo thường dùng kỹ thuật “rèn luyện” để củng cố một kết quả ngày càng cao
Chương trình củng cố có thể được thay đổi để tạo thuận lợi cho các mục tiêu đào tạo khác nhau Củng cố liên tục (củng cố sau mỗi kết quả mong muốn) là cách tốt nhất để tạo thói quen làm việc mới; Củng cố gián đoạn (chỉ củng cố sau khi có những kết quả nhất định) là cách tốt nhất để giữ hành vi nghề nghiệp sau khi học được Quá trình củng cố cần cho các học viên để học và duy trì một hành vi nghề nghiệp sẽ được chuyển từ các nguồn bên ngoài vào nguồn bên trong theo thời gian
- Nguyên tắc thực hành:
Thực hành bao gồm sự nhắc lại hoặc tập lại để nhớ hoặc cải thiện một phản xạ, một thói quen làm việc Việc thực hành một cách chủ động các kỹ năng hoặc phần việc được học có thể gia tăng việc học và giúp người học xuyên suốt các giai đoạn Vì vậy nhân tố then chốt trong việc thiết kế đào tạo là liệu rằng công việc có được học và thực hành như là một đơn vị hay là phải chia nhỏ thành từng phần công việc Nếu công việc đơn giản, nó có thể được học và thực hành ở góc độ chung Nếu công việc phức tạp thì nên được chia nhỏ để người học có thể học nó một cách riêng biệt Mỗi một cấu thành được thực hành lặp đi lặp lại và người học sau một thời gian thuần thục sẽ kết nối lại với nhau Chú ý rằng, một vài công việc đặc biệt phức tạp với nhiều bước độc lập không thể chia nhỏ thành các bộ phận có ý nghĩa và phải được học ở góc độ tổng thể
- Nguyên tắc về ứng dụng những điều học được:
Các chương trình đào tạo có hiệu quả sẽ được chủ động thiết kế để tạo thuận lợi cho việc ứng dụng những điều học được vào công việc Nếu nội dung học không được chuyển đổi vào công việc thì chương trình đào tạo có thể sẽ lãng phí nguồn lực của công ty Nhiều chương trình đào tạo bị phê bình về việc thiếu hụt tác động của nhân viên vào thực hiện công việc thực tế
đa hóa sự đồng nhất giữa những điều đã học với hoàn cảnh công việc hiện tại; bằng quá trình thực hành tích cực; bằng cách phân biệt những yếu tố quan trọng của kiến thức và hành vi nghề nghiệp và xác định mối liên quan của những yếu tố này với công việc; bằng sự cung cấp thông tin ngược và sự củng cố quá trình ứng dụng vào công việc
- Nguyên tắc phản hồi:
Phản hồi là các thông tin ngược thông báo cho học viên biết kết quả của họ Thông tin ngược cung cấp cho học viên các thông tin như kết quả của họ có đúng hay không và họ có tiến bộ hay không Thông tin ngược cũng có thể củng cố những kết quả mong muốn hoặc những thay đổi về kết quả Phản hồi là tiêu biểu cho cả việc động viên và việc học Nếu phản hồi không được cung cấp, học viên có thể học những kỹ thuật sai hoặc đánh mất sự động viên để học Phản hồi làm cho tiến trình học trở nên thích thú hơn, tối đa hoá sự sẵn sàng của học viên Phản hồi cũng cần thiết cho mục tiêu duy trì hoặc cải thiện thành tích
Người đào tạo nên lập kế hoạch để đưa ra những thông tin phản hồi chính xác, thân thiện và khuyến khích ở giai đoạn đầu của chương trình đào tạo Đầu tiên, người đào tạo nên đánh giá cao bất cứ cải thiện nào Dần dần khi mà kỹ năng của học viên được gia tăng, người đào tạo nên tăng mức độ thành tích để được động viên, nhận được thông tin phản hồi Vào cuối chương trình, người đào tạo nên dạy cho người học làm thế nào đánh giá thành tích của họ, và người học nên dịch chuyển sang hướng phản hồi từ chính những gì mà họ xây dựng hơn là phản hồi từ người khác Điều này gia tăng khả năng của học viên có thể tiếp tục thực hiện một cách chính xác khi trở lại công việc
1 3 4 2 Xây dựng và phê duyệt kế hoạch đào tạo
Kế hoạch đào tạo có 2 mục đích: Định hướng và tập trung nguồn lực đào tạo, và giúp đưa ra các quyết định về đào tạo Một bản kế hoạch đào tạo gồm có: 1) Dự kiến tên khóa học; 2) Phạm vi đào tạo; 3) Đối tượng đào tạo; 4) Chủ đề chính và các hoạt động học tập; 5) Ước tính thời gian xây dựng khóa học; 6) Các nguồn lực cần thiết; 7) Thời gian học; và 8) Ngân sách
Chi tiết các phần của bản kế hoạch đào tạo như sau:
- Xác định phạm vi đào tạo: Phạm vi đào tạo có thể hiểu như giới hạn nội dung đào tạo
- Xác định đối tượng đào tạo: Là nhóm đối tượng (học viên) khóa học nhắm đến Kế hoạch cần chỉ rõ: 1) Trình độ kiến thức và kỹ năng hiện tại; 2) Khoảng cách trong kiến thức và kỹ năng của họ (so với trình độ mong muốn); 3) kiến thức và kỹ năng họ cần học được; 4) Bao nhiêu người cần học những kiến thức và kỹ năng này;5) Bao nhiêu người cần được hướng dẫn/giảng dạy; và 6) Những điều cần chú ý về giờ giấc làm việc, ca kíp, văn hóa, ngôn ngữ và vị trí địa lý
- Xác định chủ đề chính và các hoạt động học tập: Những chủ đề và hoạt động thiết yếu cần đưa khóa học được gọi là những thành phần chính Các hoạt động thiết yếu là những phương pháp lên lớp cần thực hiện trong khóa học
- Ước tính thời gian xây dựng khóa học và thời điểm tổ chức đào tạo: Thời gian là một trong những nguồn lực quan trọng nhất người lập kế hoạch đào tạo cần quan tâm Trong giai đoạn lập kế hoạch đào tạo, thời gian thiết kế và xây dựng tài liệu thường kéo dài và ảnh hưởng nhiều nhất đến thời tổ chức đào tạo
- Xác định các nguồn lực cần thiết: Kế hoạch cần tính đến những nguồn lực tài chính và con người cần thiết cho tất cả các giai đoạn của dự án đào tạo, bao gồm thiết kế, triển khai và giám sát, đánh giá Chúng bao gồm việc xác định thành viên nhóm dự án, chuyên gia trong các lĩnh vực, thiết bị, phương tiện và dịch vụ Các dịch vụ gồm cả việc đặt chỗ ở, chỗ làm việc, ăn uống và in ấn
1 3 4 3 Xác định kinh phí đào tạo
Kinh phí dành cho việc đào tạo sẽ chi phối các hoạt động khác thuộc lĩnh vực này Quá trình xác định kinh phí đào tạo bao gồm việc xác định các chi phí cho hoạt động này như: Chi phí và thời gian xây dựng các kế hoạch, chi phí tiền lương, tiền công cho người học, người dạy, các chi phí về tài liệu (sách, slides và các tài liệu