- Ngôn ngữ, cách ăn mặc và phong cách giao tiếp
3.3.2. Hoàn thiện định hình văn hóa doanh nghiệp
Công ty TNHH Grini Asia cần hoàn thiện cấu trúc văn hóa doanh nghiệp gồm những công việc sau:
- Hoàn thiện xây dựng các yếu tố hữu hình
Về cơ bản công ty đã tạo ra nét văn hóa riêng, góp phần định hình văn hóa. Tuy nhiên, công ty cần tiếp tục thực hiện hoặc bổ sung thêm các chính sách liên qua đến yếu tố hữu hình để thúc đẩy quá trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp:
+ Tiếp tục hoàn thiện kiến trúc công ty
Về kiến trúc của công ty cần được nâng cấp để tạo nét đặc trưng riêng như mở rộng và hoàn thiện nội thất tại trụ sở của công ty, sơn lại trụ sở với màu sắc mang nét riêng của công ty.
Tiếp tục duy trì và phát triển thêm các thiết kế sinh thái của khu vực văn phòng, luôn tạo không gian thoáng đãng với nhiều cây xanh và hoa để nhân viên, khách hàng, đối tác cảm nhận được mục tiêu xây dựng một nơi thoáng đãng, nơi cuộc sống trở nên hoàn hảo.
+ Tổ chức thêm nhiều hoạt động lễ hội mang màu sắc riêng của công ty
Lễ hội chào mừng quốc tế phụ nữ 8-3, ngày phụ nữ Việt Nam 20-10: Các ngày lễ này sẽ góp tăng thêm tình đoàn kết giữa họ. Trong các ngày này công ty có thể tổ chức bữa ăn liên hoan hoặc có thể tổ chức các chuyến tham quan du lịch kết hợp với mua sắm.
+ Thiết kế trang web và ban hành các quy định về đồng phục
Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển mạnh như ngày hôm nay thì công ty nên xây dựng một trang web riêng để có thể quảng bá thương hiệu rộng rãi. Công ty nên ban hành quy định về việc đeo thẻ khi đến công ty chặt chẽ hơn ví dụ như khi không đeo thẻ sẽ bị phạt trừ vào tiền lương. Bắt buộc đeo thẻ như vậy sẽ khiến cho bầu không khí làm việc chuyên nghiệp hơn và con giúp cho các nhân viên dễ dàng nhận và nhớ được tên tuổi, phòng ban của đồng nghiệp, từ đó tăng thêm tinh thần đoàn kết giữa các thành viên của công ty. Hơn nữa, công ty cần thắt chặt hơn nữa về quy định mặc đồng phục để mỗi ngày đến công ty đều nhận thấy những nét riêng tại nơi làm việc mà chỉ có công ty có. + Thiết kế các trang phục riêng cho nhân viên và đưa ra các quy định về mặc trang phục khi đến công ty
Một công ty có trang phục riêng giúp công ty đó tạo được nét văn hóa riêng, khác biệt với các công ty khác, hơn nữa nó sẽ tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp cho công ty đó. Tuy công ty đã có áo đồng phục nhưng nhìn vẫn chưa thực sự đẹp mắt vì vậy công ty vần thiết kế và ban hành một số quy tắc mặc trang phục khi đến công ty làm việc, cụ thể là:
Đối với nhân viên văn phòng: Thay thế áo thu ngắn tay bằng áo sơ mi (dài tay hoặc ngắn tay) kết hợp với váy công sở (đối với nữ) hoặc quần âu màu đen. Trên áo có in logo của công ty ở trước ngực.
Đối với nhân viên kinh doanh: Sử dụng áo sơ mi có in logo của công ty. Để khi làm việc với khách hàng sẽ thể hiện được tính chuyên nghiệp và độ tin cậy. Kết hợp với thái độ lịch sự, nhiệt tình sẽ thể hiện được bản sắc của công ty.
Ngoài ra, công ty có thể đưa ra quy định về trang phục nhân viên khi đến công ty và có những hình thức phạt đối với những nhân viên vi phạm quy định để họ nghiêm túc thực hiện quy định, hình phạt có thể là trừ trực tiếp vào tiền thưởng của họ.
+ Thiết lập các chuẩn mực và quy tắc ứng xử mới
Để hình thành văn hóa đặc trưng, nét độc đáo của văn hóa doanh nghiệp, công ty cần xây dựng được chuẩn mực văn hóa của mình. Xây dựng các chuẩn mực văn hóa không chỉ tạo ra phong cách riêng cho doanh nghiệp, mà quan trọng hơn là thông qua xây dựng chuẩn mực văn hóa sẽ góp phần điều chỉnh hành vi của mọi thành viên trong công ty
theo những chuẩn mực xác định, định hướng các hoạt động, thái độ, quan điểm của cá nhân thành hành động, thái độ hay quan điểm thống nhất của chuẩn mực này bao gồm việc xây dựng:
Xây dựng các chuẩn mực như:
- Tôn trọng và lịch sự với người khác: Công ty có thể thực hiện nguyên tắc “smile” tức là khi nhìn thấy thành viên của công ty thì cần mỉm cười và chào hỏi nhau.
- Tiết kiệm: Ví dụ như không sử dụng điện thoại công ty với mục đích cá nhân và một số tài sản khác.
- “Tám giờ vàng”: Tối thiểu, mỗi nhân viên làm các công việc cho công ty trong vòng tám giờ đồng hồ.
Văn hóa ứng xử giữa các đơn vị trong công ty - Luôn hợp tác để hoàn thành nhiệm vụ.
- Không đùn đẩy trách nhiệm, công việc.
- Thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ theo quy định của công ty.
Văn hóa ứng xử của cấp trên với cấp dưới
- Gương mẫu trong công việc, trong chấp hành nội quy, kỷ luật lao động cũng như trong sinh hoạt.
- Không nề hà khó khăn, luôn giúp đỡ, chia sẻ trong công việc với cấp dưới.
- Vui vẻ, hòa nhã, không hạch sách, quát nạt cấp dưới, đặc biệt trước mặt người ngoài.
- Nhất quán trong lời nói và việc làm, giữ lời hứa với cấp dưới. - Tôn trọng, lắng nghe, khách quan, công bằng và minh bạch.
- Tạo điều kiện cho cấp dưới hoàn thành công việc và giúp họ phát triển năng lực bản thân.
Văn hóa ứng xử của cấp dưới với cấp trên - Giữ thái độ tôn trọng, ứng xử đúng mực. - Không xu nịnh hay tỏ thái độ khúm núm.
- Luôn có ý thức giữ gìn, bảo vệ uy tín và danh dự của cấp trên.
- Bày tỏ ý kiến cá nhân với thái độ xây dựng, thẳng thắn và chân thành.
Văn hóa ứng xử với đồng nghiệp
- Quan tâm, chia sẻ, tin cậy và tôn trọng lẫn nhau, bảo vệ danh dự, uy tín chính đáng của đồng nghiệp.
- Không vi phạm đến sự riêng tư không liên quan đến công việc của đồng nghiệp. - Không gây phiền hà, coi thường, quấy rối đồng nghiệp.
- Tích cực, sẵn sàng lắng nghe và tiếp thu ý kiến đóng góp của đồng nghiệp và sửa chữa sai sót.
- Luôn chân thành, đoàn kết, trung thực, thân thiện, tương trợ và hợp tác giúp đỡ lẫn nhau, chia sẻ kiến thức, thông tin giải quyết công việc đạt hiệu quả cao.
- Phê bình, góp ý đồng nghiệp trên tinh thần xây dựng, khách quan, đúng lúc, đúng nơi, vì tập thể, vì công việc.
Văn hóa ứng xử với khách hàng, đối tác
- Chào hỏi khách trước và chủ động giúp đỡ nếu thấy khách có biểu hiện cần giúp đỡ (kể cả khách của bộ phận khác, không phải đến gặp mình).
- Tác phong nhanh nhẹn, đúng giờ.
- Giao tiếp với thái độ gần gũi, biểu hiện sự thân thiện, ân cần.
- Tôn trọng khách hàng/đối tác, thể hiện thái độ luôn sẵn sàng hợp tác.
- Nhanh chóng giải quyết thắc mắc than phiền của khách hàng/ đối tác nhằm phục vụ một cách hữu hiệu nhất.
- Giao lưu cởi mở với khách hàng/ đối tác (trong phạm vi quyền hạn của mình), sẵn lòng chấp nhận các đề nghị và những ý tưởng cải tiến hợp lý của khách hàng/ đối tác. - Biết lắng nghe, cố gắng hiểu được khách hàng/ đối tác để có thể đưa ra những cách diễn đạt phù hợp với khả năng hiểu biết và khả năng chú ý của họ.
- Trong giao tiếp với khách hàng/ đối tác, đảm bảo thái độ tôn trọng cấp trên và đồng nghiệp, không tỏ ý nói xấu tổ chức, cấp trên và đồng nghiệp.
Văn hóa trong làm việc
Tại nơi làm việc
Đối với nơi làm việc của cá nhân:
- Giữ gìn cảnh quan nơi làm việc sạch sẽ, gọn gàng.
- Sắp xếp các vật dụng cá nhân, trang thiệt bị phục vụ công việc gọn gàng, khoa học.
- Xếp lại ngay ngắn các giấy tờ, tài liệu khi đứng dậy rời nơi làm việc.
- Phân loại, lưu trữ tài liệu nghiên cứu, phục vụ công việc khoa học, thuận tiện khi tra cứu.
- Không lập bàn thờ, thắp hương, không đun, nấu trong phòng làm việc. Đối với môi trường làm việc chung
- Chủ động giữ gìn công ty xanh, sạch, đẹp hoặc liên hệ với các bộ phận có trách nhiệm để kịp thời xử lý những vấn đề có liên quan đến vệ sinh chung của công ty. - Không vứt rác bừa bãi, không hút thuốc hoặc ăn vặt tại nơi làm việc.
- Không tụ tập, tán gẫu, trò chuyện ồn ào, gây ảnh hưởng đến người xung quanh.
Ngoại hình
Mặc đòng phục theo quy định
- Nam: Đầu tóc, râu ria gọn gàng, trang phục đúng quy định, sạch sẽ, phẳng nếp. - Nữ: Không để tóc che lấp khuôn mặt, trang phục thanh lịch, sạch sẽ, phẳng nếp, trang điểm nhẹ nhàng, thanh thoát, tránh dùng phụ kiện, đồ trang trí rườm rà.
Làm việc
- Đi về đúng giờ, tuân thủ các quy định của công ty.
- Chào hỏi mọi người khi đến chỗ làm một cách lịch sự, đúng mực. - Liên lạc trước với cán bộ quản lý khi vắng mặt hay đi làm muộn. - Trong công việc, không đùa cợt, làm việc riêng.
- Không rời vị trí làm việc trái quy định.
- Không cản trở người khác trong quá trình làm việc.
- Thái độ làm việc vui vẻ, thân thiện, sẵn lòng giúp đỡ người khác. - Không để các vấn đề cá nhân xen vào công việc.
An toàn lao động
- Tuân thủ nghiêm các quy định an toàn, coi an toàn là ưu tiên hàng đầu.
- Tìm mọi biện pháp cần thiết nhằm ngăn ngừa và giảm thiểu rủi ro thương tật, ảnh hưởng đến sức khỏe người lao động và hư hại tài sản.
- Tích cực tham dự các chương trình đào tạo về an toàn và kiểm tra định kỳ về an toàn lao động.