3.2. Giải pháp nâng cao công tác KSNB tại Agribank Ninh Thuận
3.2.4. Hoàn thiện hệ thống thông tin và truyền thông
3.2.4.1. Nâng cao nhận thức của cán bộ nhân viên đối với hoạt động KSNB
Nhận thức của cán bộ trong toàn chi nhánh đóng vai trò rất quan trọng đối với hiệu quả hoạt động của hệ thống KSNB. Nếu các cán bộ nghiệp vụ không hiểu đƣợc tầm quan trọng của kiểm soát, lại cho đó là các thủ tục rƣờm rà, gây cản trở công việc hàng ngày thì
các công tác của hoạt động kiểm soát nội bộ tại chi nhánh không thể triển khai và mang lại hiệu quả nhƣ mong muốn đƣợc. Vì vậy việc nâng cao nhận thức đối với cán bộ trong toàn chi nhánh nói chung và cán bộ KSNB nói riêng là thực sự quan trọng. Theo đó, cần thực hiện các giải pháp sau:
Một là, cần thƣờng xuyên phổ biến các công tác kiểm tra kiểm soát, mức độ rủi ro của chi nhánh trong các cuộc họp giao ban hàng tuần để nâng cao nhận thức của cán bộ, giúp cán bộ hiểu đƣợc vị trí của mình và công việc cần làm trong quy trình kiểm soát, nhận thức đƣợc chính mỗi cán bộ cũng là một phần trong hệ thống kiểm soát để thực hiện đúng quy trình, quy định.
Hai là, thƣờng xuyên tuyên truyền, phổ biến, cập nhật các vụ án gây tổn thất đến tài sản đã xảy ra trong Agribank cũng nhƣ ngân hàng khác, nguyên nhân, diễn biến và hậu quả để cán bộ hiểu đƣợc các hậu quả nghiêm trọng có thể xảy ra nếu xem thƣờng các khâu kiểm soát, nâng cao ý thức trách nhiệm trong nghiệp vụ.
Ba là, khuyến khích các chuẩn mực cao về đạo đức, tính tuân thủ và nguyên tắc kiểm soát nội bộ của cán bộ, không khen thƣởng đề bạt những cán bộ đạt đƣợc nhiều chỉ tiêu kinh doanh nhƣng không đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc về kiểm soát nội bộ.
3.2.4.2. Hiện đại hóa hệ thống công nghệ thông tin ngân hàng
Hiện đại hóa hệ thống CNTT, phát triển hệ thống quản lý nội bộ, nâng cấp hệ thống ngân hàng lõi phù hợp với quy mô, mức độ phức tạp hoạt động và yêu cầu quản trị, điều hành ngân hàng.
Hoàn thiện các hệ thống an ninh thông tin, các quy trình về công nghệ thông tin để nâng cao khả năng an toàn của hệ thống, nhằm đảm bảo an toàn tài sản cho ngân hàng và khách hàng, tạo niềm tin cho khách hàng sử dụng sản phẩm dịch vụ.
3.2.4.3. Xây dựng cơ chế trao đổi thông tin hiệu quả
Xây dựng cơ chế trao đổi thông tin hiệu quả nhằm đảm bảo sự liên lạc thƣờng xuyên, liên tục và cập nhật kịp thời các thông tin trọng yếu giữa các phòng ban chức năng trong các hoạt động của chi nhánh.
Quán triệt đến tất cả cán bộ ngân hàng trong toàn chi nhánh về việc sử dụng email trong toàn bộ hoạt động. Đƣa ra những hình thức xử lý kỷ luật đối với những vi phạm do không cập nhật thông tin của cán bộ ngân hàng.
Quy định rõ ràng về thẩm quyền tiếp nhận và xử lý các loại thông tin trong từng cấp.
Ban lãnh đạo tạo ra kênh truyền thông, thƣờng xuyên trao đổi thông tin với cán bộ nhân viên về mọi hoạt động của chi nhánh đặc biệt trao đổi về các vấn đề rút kinh nghiệm sau kiểm tra, truyền đạt các cảnh báo rủi ro của hệ thống, trao đổi các thông tin nội bộ, thông tin bên ngoài: thị trƣờng, kinh tế… và nhân viên có thể báo cáo ngay những sai phạm đƣợc phát hiện.