Theo khái niệm của từ điển Oxford thì “hệ thống là tập hợp các yếu tố làm việc cùng nhau nhƣ là một bộ phận của cơ cấu hoặc một mạng kết nối, một tập thể” [28]
Theo Đại từ điển Tiếng Việt thì “hệ thống là một thể thống nhất đƣợc tạo lập bởi các yếu tố cùng loại, cùng chức năng, có liên hệ chặt chẽ với nhau”.
Từ quan điểm nhìn nhận về hệ thống cũng nhƣ nhận thức về chức năng, mối quan hệ giữa các yếu tố thành phần của KSNB có thể nhận thấy không có ranh giới rõ ràng giữa KSNB và hệ thống KSNB. Nói đến KSNB là nói đến hệ thống KSNB và các quy trình KSNB. Việc nhìn nhận về KSNB dƣới góc độ hệ thống KSNB là xu hƣớng nghiên cứu của nhiều tổ chức, nhiều chuyên gia kinh tế.
Theo đó, hệ thống KSNB trong NHTM đƣợc hiểu là một hệ thống chính sách, quy trình, thông lệ và cơ cấu tổ chức đƣợc thiết lập nhằm đạt đƣợc các mục tiêu: bảo vệ tài sản của ngân hàng, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của các hoạt động.
Hoạt động của hệ thống KSNB là một phần không tách rời các hoạt động hằng ngày của ngân hàng. Hệ thống KSNB của ngân hàng đƣợc thiết lập nhằm mục đích thực hiện các mục tiêu, chính sách của ngân hàng và tuân thủ các quy định của pháp luật, NHNN và của ngân hàng đó.
Theo COSO 2013, hệ thống kiểm soát nội bộ gồm năm bộ phận có mối liên quan chặt chẽ với nhau, ở đó mỗi bộ phận hợp thành không chỉ ảnh hƣởng tới bộ phận kế tiếp mà thực sự là sự tƣơng tác đa chiều. Đây là những nội dung làm nền tảng để hiểu đƣợc cách thức thiết lập đƣợc hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và của từng hoạt động cụ thể nói riêng một cách hữu hiệu. Năm bộ phận bao gồm:
1.2.5.1. Môi trường kiểm soát
“Hệ thống KSNB đƣợc vận hành trong một môi trƣờng cụ thể chứ không vận hành một cách riêng biệt, có khi cùng một thủ tục kiểm soát nhƣ nhau nhƣng áp dụng ở hai đơn vị khác nhau thì hiệu quả kiểm soát lại hoàn toàn khác nhau” [1].
Theo COSO “môi trƣờng kiểm soát là tập hợp các tiêu chuẩn, quy trình và cấu trúc cơ sở nhằm tạo lập nền tảng cho việc triển khai hoạt động KSNB trong toàn doanh nghiệp”[24]. Các nhà quản trị cấp cao của NHTM sẽ chịu trách nhiệm xây dựng và thiết lập các chuẩn mực mà NHTM hƣớng tới trong quá trình hoạt động. Trên cơ sở đó, giám đốc sẽ định hƣớng, chỉ đạo và khuyến khích các tổ chức, các bộ phận của NHTM theo từng cấp độ khác nhau nỗ lực để hoàn thành các mục tiêu quản lý mà các nhà quản trị cấp cao đã tạo lập. Đây chính là nơi các giá trị của tổ chức đƣợc thiết lập, là nơi văn hóa của tổ chức đƣợc xây dựng và làm nền tảng cho mọi hoạt động kiểm soát trong đơn vị.
Môi trƣờng kiểm soát hoạt động NHTM là toàn bộ những nhân tố ảnh hƣởng đến quá trình thiết kế và vận hành kiểm soát nội bộ hoạt động NHTM. Đây là nền tảng của các nhân tố khác, phản ánh sắc thái chung các nghiệp vụ của NHTM.
Theo COSO 2013 [25], trong môi trƣờng kiểm soát bao gồm 5 nguyên tắc:
Nguyên tắc 1: Đơn vị chứng minh các cam kết về tính trung thực và giá trị đạo đức. Điều này thể hiện rằng ngƣời quản lý phải chứng tỏ đơn vị quan tâm thực hiện tính trung thực và giá trị đạo đức trong kinh doanh.
Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị phải chứng tỏ sự độc lập với ngƣời quản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB.
Nguyên tắc 3: Nhà quản lý dƣới sự giám sát của Hội đồng quản trị cần thiết lập cơ cấu tổ chức, các loại báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt đƣợc mục tiêu của đơn vị.
Nguyên tắc 4: Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về việc sử dụng nhân viên có năng lực thông qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị.
Nguyên tắc 5: Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo về trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.
Từ các nguyên tắc chung của môi trƣờng kiểm soát, có thể thấy các tiêu chí đánh giá môi trƣờng kiểm soát bao gồm các nội dung:
Một là, tính trung thực và giá trị đạo đức: Thái độ và sự quan tâm của nhà quản lý cao cấp đối với KSNB hữu hiệu phải đƣợc lan tỏa đến toàn ngân hàng. Đây là nhân tố quan trọng trong môi trƣờng kiểm soát, nó tác động đến việc thiết kế, thực hiện và giám sát các nhân tố khác của KSNB.
KSNB có hiệu lực, hiệu quả cao hay không trƣớc hết phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của nhân viên ngân hàng liên quan đến các quá trình kiểm soát. Các nhà lãnh đạo ngân hàng phải xây dựng những chuẩn mực đạo đức trong ngân hàng và cƣ xử đúng đắn để ngăn cản không cho các hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp xảy ra. Muốn vậy trƣớc tiên từ các cấp lãnh đạo phải làm gƣơng cho cấp dƣới và phổ biến các quy định đến từng nhân viên bằng các hình thức thích hợp.
Cách ứng xử có đạo đức và tính trung thực của toàn thể nhân viên chính là văn hóa của tổ chức. Văn hóa của tổ chức bao gồm các chuẩn mực về cách thức ứng xử và các giá trị đạo đức, cách thức truyền đạt và thực hiện trong thực tiễn. Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trƣớc tiên phụ thuộc vào tính trung thực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những ngƣời có liên quan đến quá trình kiểm soát. Tuy nhiên sự hữu hiệu của KSNB không chỉ tạo bởi tính trung thực và các giá trị đạo đức của ngƣời sáng lập, ngƣời quản lý mà là của toàn thể nhân viên trong đơn vị.
Hai là, cam kết về năng lực: Nhà quản lý cần xác định rõ yêu cầu về năng lực cho một công việc nhất định và cụ thể hóa nó thành các yêu cầu về kiến thức và kỹ năng. Nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ đƣợc giao. Bên cạnh đó ngƣời quản lý cũng cần cân nhắc giữa việc giám sát và yêu cầu năng lực của các nhân viên đồng thời cân nhắc giữa năng lực và chi phí để đảm bảo tốt nhất lợi ích cho doanh nghiệp.
Ba là, hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán: Đây là một nhân tố có ảnh hƣởng đáng kể đến môi trƣờng kiểm soát. Một số đơn vị thiết lập ủy ban kiểm toán độc lập để giúp HĐQT thực hiện những nhiệm vụ của họ. Đây là ủy ban gồm một số thành viên trong và ngoài HĐQT nhƣng không tham gia vào việc điều hành đơn vị. Các nhân tố đƣợc xem xét để đánh giá hiệu quả hoạt động của HĐQT hoặc ủy ban kiểm toán gồm mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của các thành viên trong HĐQT hoặc Ủy ban kiểm toán, và mối quan hệ của họ với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập.
Bốn là, triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Triết lý quản lý và phong cách điều hành tác động đến cách thức ngân hàng đƣợc điều hành. Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của ngƣời quản lý, phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tƣ cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Triết lý quản lý và phong cách điều hành đƣợc phản ánh trong cách thức quản lý, sử dụng các kênh thông tin và quan hệ với cấp dƣới. Ngoài ra, triết lý quản lý và phong cách điều hành còn thể hiện thông qua thái độ, quan điểm của ngƣời quản lý về việc lập và trình bày BCTC, việc lựa chọn chính sách kế toán, các ƣớc tính kế toán và về việc phân nhiệm kế toán viên trong đơn vị.
Năm là, cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức cung cấp khuôn khổ mà trong đó các hoạt động của ngân hàng đƣợc lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và giám sát. Một cơ cấu tổ chức tốt đảm bảo cho các thủ tục kiểm soát hiệu quả. Ngƣợc lại, khi thiết kế không đúng, cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng.
Cơ cấu tổ chức phụ thuộc vào quy mô và bản chất hoạt động của ngân hàng. Chính vì vậy, không có khuôn mẫu chung duy nhất. Tuy nhiên, dù tổ chức nhƣ thế nào, nó cũng phải giúp ngân hàng thực hiện chiến lƣợc đã hoạch định để đạt đƣợc mục tiêu đề ra.
Sáu là, phân định quyền hạn và trách nhiệm: “Việc phân định quyền hạn và trách nhiệm là việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhóm trong việc đề xuất và giải quyết vấn đề, trách nhiệm báo cáo đối với các cấp có liên quan” [8]. Đây là yếu tố quyết định tính chất của môi trƣờng kiểm soát. Cơ chế phân cấp ủy quyền phải rõ ràng, minh bạch, đảm bảo tách bạch các nhiệm vụ và quyền lợi của các cá nhân, bộ phận trong ngân hàng.
Bẩy là, chính sách nhân sự: Chính sách này đƣợc biểu hiện thông qua việc tuyển dụng, đào tạo, khen thƣởng, kỷ luật [8]. Chính sách nhân sự có tác động đến các nhân tố
trong môi trƣờng kiểm soát nhằm đảm bảo về năng lực, tính chính trực và giá trị đạo đức. Khi lãnh đạo ngân hàng mong muốn đội ngũ nhân viên đủ năng lực và trung thực thì tiêu chuẩn tuyển dụng sẽ nhấn mạnh về đạo đức, kinh nghiệm công việc, kết quả công việc đã đạt đƣợc…cũng nhƣ việc khen thƣởng hoặc kỷ luật kịp thời khi nhân viên vi phạm giá trị đạo đức của đơn vị.
Môi trƣờng kiểm soát hiệu quả có tác động lan tỏa trên toàn bộ hệ thống KSNB. Hệ thống KSNB có đƣợc triển khai tốt hay không phụ thuộc chủ yếu vào nền tảng này và vì vậy đây là thành phần quan trọng nhất để tạo lập một nền tảng vững chắc việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB trong đơn vị. [8]
1.2.5.2. Hoạt động đánh giá rủi ro
Theo quan điểm của Hiệp hội Kiểm toán nội bộ Anh và Bắc Ai Len (2009) “Rủi ro là nguy cơ một sự kiện xảy ra làm ảnh hưởng đến khả năng đạt được mục tiêu của tổ chức. Rủi ro được đánh giá trên hai khía cạnh là khả năng xảy ra và mức độ ảnh hưởng”
[23]
Quan điểm của Viện Quản lý rủi ro cho rằng: “Rủi ro là sự kết hợp của xác suất xảy ra một sự việc và hậu quả của nó. Trong mọi trường hợp, các sự việc xảy ra có thể mang đến cơ hội nhưng cũng có thể dẫn đến các nguy cơ làm ảnh hưởng đến khả năng thành công” [27].
Từ những quan điểm kể trên, có thể nói rằng, rủi ro là khả năng một hành động hoặc sự kiện xảy ra có ảnh hƣởng bất lợi đến việc đạt đƣợc mục tiêu cũng nhƣ việc thực hiện thành công những chiến lƣợc kinh doanh của một tổ chức. Rủi ro và cơ hội luôn đi cùng nhau và vì vậy có thể nhìn nhận rủi ro dƣới cả hai góc độ tích cực và tiêu cực.
Đánh giá rủi ro là một trong những nhiệm vụ quan trọng của hệ thống KSNB trong điều kiện kinh doanh luôn biến động hiện nay. Việc đánh giá bao gồm hai nội dung là xác định rủi ro và phân tích rủi ro có ảnh hƣởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp [23].
Theo COSO 2013, đánh giá rủi ro gồm các nguyên tắc sau:
Nguyên tắc 6: Đơn vị phải thiết lập mục tiêu rõ ràng và đầy đủ để nhận diện và đánh giá rủi ro phát sinh trong việc đạt đƣợc mục tiêu của đơn vị. Các mục tiêu đơn vị thƣờng
thiết lập bao gồm: mục tiêu hoạt động, mục tiêu BCTC và phi tài chính cho ngƣời bên ngoài và bên trong doanh nghiệp, mục tiêu tuân thủ.
Nguyên tắc 7: Đơn vị phải nhận diện rủi ro trong việc đạt đƣợc mục tiêu của đơn vị, tiến hành phân tích rủi ro để xác định rủi ro cần đƣợc quản trị.
Nguyên tắc 8: Đơn vị cần xem xét các loại gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi ro không đạt đƣợc mục tiêu của đơn vị.
Nguyên tắc 9: Đơn vị cần xác định và đánh giá những thay đổi của môi trƣờng ảnh hƣởng đến hệ thống KSNB. Các thay đổi bao gồm thay đổi từ môi trƣờng bên ngoài (kinh tế, chính trị....), thay đổi từ cách thức kinh doanh (loại hình kinh doanh mới, kỹ thuật mới....), thay đổi từ cách thức quản lý, từ thái độ và triết lý của ngƣời quản lý về hệ thống KSNB.
1.2.5.3. Hoạt động kiểm soát
Kiểm soát là quá trình áp dụng các cơ chế và phƣơng pháp nhằm đảm bảo cho các hoạt động và kết quả đạt đƣợc phù hợp với mục tiêu, kế hoạch đã định và các chuẩn mực đã đặt ra của tổ chức [15]. Đây là các chính sách và các thủ tục đƣợc triển khai nhằm đảm bảo kiểm soát tốt rủi ro có thể xảy ra làm ảnh hƣởng đến khả năng đạt đƣợc mục tiêu của ngân hàng.Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận và mọi cấp độ tổ chức trong một ngân hàng.
Mọi hoạt động kiểm soát đều bao gồm hai yếu tố:
- Chính sách kiểm soát: Là những nguyên tắc cần làm, là cơ sở cho việc thực hiện các thủ tục kiểm soát. Chính sách kiểm soát có thể đƣợc tài liệu hóa đầy đủ và có hệ thống hoặc đƣợc lƣu hành theo kiểu truyền miệng.
- Thủ tục kiểm soát: Là những quy định cụ thể để thực thi chính sách kiểm soát. Một thủ tục sẽ không có tác dụng nếu áp dụng một cách máy móc mà không tập trung vào những yêu cầu nhà quản lý đã đề ra thông qua các chính sách. Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát cần phải cân đối mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí, cân đối giữa hoạt động kiểm soát và rủi ro phát sinh.
Theo COSO 2013, hoạt động kiểm soát gồm những nguyên tắc sau:
Nguyên tắc 10: Đơn vị phải lựa chọn, thiết lập các hoạt động kiểm soát để góp phần hạn chế các rủi ro giúp đơn vị đạt mục tiêu trong giới hạn chấp nhận đƣợc.
Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và phát triển hoạt động kiểm soát chung với công nghệ hiện đại để hỗ trợ sự thành công cho việc đạt đƣợc các mục tiêu của đơn vị.
Nguyên tắc 12: Đơn vị triển khai hoạt động kiểm soát thông qua nội dung các chính sách đã đƣợc thiết lập và triển khai thành các thủ tục.
1.2.5.4. Hệ thống thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong ngân hàng thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ…, bao gồm cả bên trong lẫn bên ngoài ngân hàng.
Mọi bộ phận và cá nhân trong ngân hàng đều phải có những thông tin cần thiết để thực hiện trách nhiệm của mình. Việc duy trì một hệ thống thông tin và truyền thông hiệu quả có ảnh hƣởng rất nhiều đến hiệu quả của hệ thống KSNB. Một hệ thống truyền tin hiệu quả phải đảm bảo cho mọi thành viên trong tổ chức hiểu rõ công việc và trách nhiệm của mình, tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ cấp trên, cũng nhƣ hiểu rõ thông điệp đƣợc truyền tải giữa các bộ phận chức năng [8].
Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhƣng đƣợc nêu ra để nhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin. Liên quan đến vấn đề này cần lƣu ý những khía cạnh sau:
- Trách nhiệm của mỗi cá nhân rõ ràng, tiếp nhận đầy đủ và chính xác chỉ thị của