Mỗi đơn vị cần có các mục tiêu kiểm soát cần đạt đƣợc để từ đó xác định các chiến lƣợc cần thực hiện. Đó có thể là mục tiêu chung cho toàn đơn vị hay mục tiêu cụ thể cho từng bộ phận, từng hoạt động trong đơn vị. KSNB là một quá trình đƣợc thực hiện bởi Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc và toàn thể các nhân viên trong ngân hàng. Đây không đơn thuần là một thủ tục hay một chính sách đƣợc thực thi tại một thời điểm nhất định mà là một quá trình có tính liên tục ở mọi cấp của NHTM. Hội đồng quản trị và Ban giám đốc có trách nhiệm tạo môi trƣờng thuận lợi nhằm tạo cho KSNB hoạt động hữu hiệu và giám sát thƣờng xuyên hoạt động này; bất cứ nhân viên nào của ngân hàng đều phải tham gia vào quá trình này. Điều này nhằm thực hiện ba nhóm mục tiêu dƣới đây:
Nhóm mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả hoạt động: Nhà quản lý ngân hàng mong muốn chính sách mà họ đƣa ra phải đƣợc đảm bảo về tính hiệu lực và hiệu quả nghĩa là đảm bảo việc sử dụng các nguồn lực của ngân hàng, kể cả nguồn nhân lực một cách tối ƣu; đảm bảo sự trung thực và độ tin cậy của các thông tin hoạt động của ngân hàng; đảm bảo việc bảo quản tài sản; thực hiện thành công các chính sách, hoàn thành các mục tiêu hoạt động của ngân hàng
Nhóm mục tiêu về sự tin cậy của BCTC: Nhà quản lý ngân hàng mong muốn các báo cáo tài chính đƣợc lập và trình bày theo đúng quy định của pháp luật. Đây là một vấn đề thuộc trách nhiệm cảu các nhà quản lý. Nếu thông tin tài chính không trung thực, nhà quản lý có thể chịu trách nhiệm trƣớc nhà nƣớc hoặc các bên thứ ba về các tổn thất gây ra cho họ.
Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ pháp luật và các quy định: Nhà quản lý ngân hàng mong muốn là mọi hoạt động của ngân hàng phải đƣợc đảm bảo tuân thủ theo pháp luật và các quy định hiện hành. Tính tuân thủ mà các nhà quản lý đòi hỏi ở đây bao gồm hai vấn đề lớn là tuân thủ luật pháp, quy định của nhà nƣớc cũng nhƣ là chấp hành các chính sách thủ tục của đơn vị.
Để thực hiện ba mục tiêu quản trị nêu trên, về cơ bản các nhà quản lý ngân hàng cần phải thiết lập, thực hiện thƣờng xuyên kiểm tra và đánh giá các chính sách, tiêu chuẩn và thủ tục này có thực hiện đƣợc những mục tiêu mong muốn hay không. Việc thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ không chỉ phụ thuộc vào nhà quản lý, mà còn chịu ảnh hƣởng rất
lớn bởi Hội đồng quản trị và các nhân viên khác trong ngân hàng. Hội đồng quản trị có thể tác động đến các chính sách và quan điểm kiểm soát của nhà quản lý. Các nhân viên trong ngân hàng chính là ngƣời thực hiện thủ tục kiểm soát hằng ngày. KSNB đƣợc nhà quản lý thiết lập để điều hành mọi nhân viên, mọi loại hoạt động KSNB không chỉ giới hạn trong chức năng tài chính và kế toán mà phải kiểm soát mọi chức năng khác nhƣ hành chính, quản lý kinh doanh... nhƣ vậy KSNB không thể là hệ thống kỹ thuật đơn thuần, cũng nhƣ không thể cho rằng KSNB chỉ thuộc về các nhà quản lý. KSNB phải là một hệ thống nhằm huy động mọi thành viên trong ngân hàng cùng tham gia kiểm soát các hoạt động, vì chính họ là nhân tố xử lý các nghiệp vụ và đem lại mọi thành quả chung. Tại những ngân hàng có quy mô lớn, nhiều chi nhánh thì KSNB càng có ý nghĩa quan trọng, vì khi quy mô càng mở rộng thì tài sản phân tán ở nhiều địa điểm, quyền hạn và trách nhiệm phải phân chia cho nhiều cấp và nhiều bộ phận, nên mối quan hệ giữa các bộ phận chức năng và các nhân viên sẽ càng trở nên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu thập thông tin phản hồi cũng sẽ khó khăn.
KSNB hữu hiệu có thể cung cấp sự đảm bảo tính hợp lý đạt đƣợc các mục tiêu nêu trên. Kết quả đạt đƣợc phụ thuộc vào môi trƣờng kiểm soát, cách thức đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát của đơn vị, hệ thống thông tin và truyền thông và vấn đề giám sát.
1.2.4. Sự cần thiết phải thực hiện KSNB trong NHTM
NHTM cũng giống nhƣ những doanh nghiệp khác trong nền kinh tế thị trƣờng, đƣợc tổ chức ra để kinh doanh vì mục tiêu lợi nhuận. Để hoạt động kinh doanh các NHTM phải có vốn và phải bảo toàn, phát triển vốn của mình. Tuy nhiên khác với các doanh nghiệp khác, NHTM hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực tiền tệ tín dụng thanh toán liên quan đến toàn bộ nền kinh tế. Hoạt động ngân hàng dựa trên cơ sở thu hút tiền của khách hàng với trách nhiệm hoàn trả và sử dụng số tiền đó để cho vay, đầu tƣ,…Nhƣ vậy, NHTM tiến hành các hoạt động nghiệp vụ của mình thông qua việc sử dụng không chỉ nguồn vốn tự có mà chủ yếu bằng nguồn vốn huy động của khách hàng. Nếu NHTM không thu hồi đƣợc số nợ vay thì không những họ bị mất nguồn vốn tự có của bản thân, mà còn có nguy cơ không thể hoàn trả đƣợc số tiền đã huy động của khách hàng. Việc đảm bảo an toàn vốn tiền gửi của khách hàng và đảm bảo an toàn vốn đầu tƣ không những đƣợc các nhà kinh doanh tiền tệ quan tâm đặc biệt mà còn là mối quan tâm của toàn xã hội.
Thứ hai, NHTM thƣờng có mạng lƣới các chi nhánh và phòng giao dịch rộng lớn khắp cả nƣớc. Điều này đòi hỏi việc phân cấp trách nhiệm và quyền hạn trong chức năng kế toán và giám sát nhƣng vẫn phải đảm bảo tuân thủ hệ thống kế toán và kiểm toán thống nhất.
Thứ ba, các NHTM thƣờng gặp phải nhiều rủi ro trong hoạt động kinh doanh nhƣ rủi ro tín dụng, rủi ro lãi suất, rủi ro thanh khoản, rủi ro ngoại hối,… Các rủi ro này có thể do nhà quản lý ngân hàng không nhận đƣợc các thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời.
KSNB tốt có thể trợ giúp các nhà quản lý ngân hàng trong việc ngăn chặn gian lận và sai sót. Việc xây dựng và hoàn thiện một hệ thống KSNB hiệu quả, đảm bảo an toàn hoạt động của hệ thống đóng một vai trò rất quan trọng.
1.2.5. Các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB trong NHTM theo COSO 2013
Theo khái niệm của từ điển Oxford thì “hệ thống là tập hợp các yếu tố làm việc cùng nhau nhƣ là một bộ phận của cơ cấu hoặc một mạng kết nối, một tập thể” [28]
Theo Đại từ điển Tiếng Việt thì “hệ thống là một thể thống nhất đƣợc tạo lập bởi các yếu tố cùng loại, cùng chức năng, có liên hệ chặt chẽ với nhau”.
Từ quan điểm nhìn nhận về hệ thống cũng nhƣ nhận thức về chức năng, mối quan hệ giữa các yếu tố thành phần của KSNB có thể nhận thấy không có ranh giới rõ ràng giữa KSNB và hệ thống KSNB. Nói đến KSNB là nói đến hệ thống KSNB và các quy trình KSNB. Việc nhìn nhận về KSNB dƣới góc độ hệ thống KSNB là xu hƣớng nghiên cứu của nhiều tổ chức, nhiều chuyên gia kinh tế.
Theo đó, hệ thống KSNB trong NHTM đƣợc hiểu là một hệ thống chính sách, quy trình, thông lệ và cơ cấu tổ chức đƣợc thiết lập nhằm đạt đƣợc các mục tiêu: bảo vệ tài sản của ngân hàng, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của các hoạt động.
Hoạt động của hệ thống KSNB là một phần không tách rời các hoạt động hằng ngày của ngân hàng. Hệ thống KSNB của ngân hàng đƣợc thiết lập nhằm mục đích thực hiện các mục tiêu, chính sách của ngân hàng và tuân thủ các quy định của pháp luật, NHNN và của ngân hàng đó.
Theo COSO 2013, hệ thống kiểm soát nội bộ gồm năm bộ phận có mối liên quan chặt chẽ với nhau, ở đó mỗi bộ phận hợp thành không chỉ ảnh hƣởng tới bộ phận kế tiếp mà thực sự là sự tƣơng tác đa chiều. Đây là những nội dung làm nền tảng để hiểu đƣợc cách thức thiết lập đƣợc hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và của từng hoạt động cụ thể nói riêng một cách hữu hiệu. Năm bộ phận bao gồm:
1.2.5.1. Môi trường kiểm soát
“Hệ thống KSNB đƣợc vận hành trong một môi trƣờng cụ thể chứ không vận hành một cách riêng biệt, có khi cùng một thủ tục kiểm soát nhƣ nhau nhƣng áp dụng ở hai đơn vị khác nhau thì hiệu quả kiểm soát lại hoàn toàn khác nhau” [1].
Theo COSO “môi trƣờng kiểm soát là tập hợp các tiêu chuẩn, quy trình và cấu trúc cơ sở nhằm tạo lập nền tảng cho việc triển khai hoạt động KSNB trong toàn doanh nghiệp”[24]. Các nhà quản trị cấp cao của NHTM sẽ chịu trách nhiệm xây dựng và thiết lập các chuẩn mực mà NHTM hƣớng tới trong quá trình hoạt động. Trên cơ sở đó, giám đốc sẽ định hƣớng, chỉ đạo và khuyến khích các tổ chức, các bộ phận của NHTM theo từng cấp độ khác nhau nỗ lực để hoàn thành các mục tiêu quản lý mà các nhà quản trị cấp cao đã tạo lập. Đây chính là nơi các giá trị của tổ chức đƣợc thiết lập, là nơi văn hóa của tổ chức đƣợc xây dựng và làm nền tảng cho mọi hoạt động kiểm soát trong đơn vị.
Môi trƣờng kiểm soát hoạt động NHTM là toàn bộ những nhân tố ảnh hƣởng đến quá trình thiết kế và vận hành kiểm soát nội bộ hoạt động NHTM. Đây là nền tảng của các nhân tố khác, phản ánh sắc thái chung các nghiệp vụ của NHTM.
Theo COSO 2013 [25], trong môi trƣờng kiểm soát bao gồm 5 nguyên tắc:
Nguyên tắc 1: Đơn vị chứng minh các cam kết về tính trung thực và giá trị đạo đức. Điều này thể hiện rằng ngƣời quản lý phải chứng tỏ đơn vị quan tâm thực hiện tính trung thực và giá trị đạo đức trong kinh doanh.
Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị phải chứng tỏ sự độc lập với ngƣời quản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB.
Nguyên tắc 3: Nhà quản lý dƣới sự giám sát của Hội đồng quản trị cần thiết lập cơ cấu tổ chức, các loại báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt đƣợc mục tiêu của đơn vị.
Nguyên tắc 4: Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về việc sử dụng nhân viên có năng lực thông qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị.
Nguyên tắc 5: Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo về trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.
Từ các nguyên tắc chung của môi trƣờng kiểm soát, có thể thấy các tiêu chí đánh giá môi trƣờng kiểm soát bao gồm các nội dung:
Một là, tính trung thực và giá trị đạo đức: Thái độ và sự quan tâm của nhà quản lý cao cấp đối với KSNB hữu hiệu phải đƣợc lan tỏa đến toàn ngân hàng. Đây là nhân tố quan trọng trong môi trƣờng kiểm soát, nó tác động đến việc thiết kế, thực hiện và giám sát các nhân tố khác của KSNB.
KSNB có hiệu lực, hiệu quả cao hay không trƣớc hết phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của nhân viên ngân hàng liên quan đến các quá trình kiểm soát. Các nhà lãnh đạo ngân hàng phải xây dựng những chuẩn mực đạo đức trong ngân hàng và cƣ xử đúng đắn để ngăn cản không cho các hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp xảy ra. Muốn vậy trƣớc tiên từ các cấp lãnh đạo phải làm gƣơng cho cấp dƣới và phổ biến các quy định đến từng nhân viên bằng các hình thức thích hợp.
Cách ứng xử có đạo đức và tính trung thực của toàn thể nhân viên chính là văn hóa của tổ chức. Văn hóa của tổ chức bao gồm các chuẩn mực về cách thức ứng xử và các giá trị đạo đức, cách thức truyền đạt và thực hiện trong thực tiễn. Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trƣớc tiên phụ thuộc vào tính trung thực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những ngƣời có liên quan đến quá trình kiểm soát. Tuy nhiên sự hữu hiệu của KSNB không chỉ tạo bởi tính trung thực và các giá trị đạo đức của ngƣời sáng lập, ngƣời quản lý mà là của toàn thể nhân viên trong đơn vị.
Hai là, cam kết về năng lực: Nhà quản lý cần xác định rõ yêu cầu về năng lực cho một công việc nhất định và cụ thể hóa nó thành các yêu cầu về kiến thức và kỹ năng. Nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ đƣợc giao. Bên cạnh đó ngƣời quản lý cũng cần cân nhắc giữa việc giám sát và yêu cầu năng lực của các nhân viên đồng thời cân nhắc giữa năng lực và chi phí để đảm bảo tốt nhất lợi ích cho doanh nghiệp.
Ba là, hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán: Đây là một nhân tố có ảnh hƣởng đáng kể đến môi trƣờng kiểm soát. Một số đơn vị thiết lập ủy ban kiểm toán độc lập để giúp HĐQT thực hiện những nhiệm vụ của họ. Đây là ủy ban gồm một số thành viên trong và ngoài HĐQT nhƣng không tham gia vào việc điều hành đơn vị. Các nhân tố đƣợc xem xét để đánh giá hiệu quả hoạt động của HĐQT hoặc ủy ban kiểm toán gồm mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của các thành viên trong HĐQT hoặc Ủy ban kiểm toán, và mối quan hệ của họ với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập.
Bốn là, triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Triết lý quản lý và phong cách điều hành tác động đến cách thức ngân hàng đƣợc điều hành. Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của ngƣời quản lý, phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tƣ cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Triết lý quản lý và phong cách điều hành đƣợc phản ánh trong cách thức quản lý, sử dụng các kênh thông tin và quan hệ với cấp dƣới. Ngoài ra, triết lý quản lý và phong cách điều hành còn thể hiện thông qua thái độ, quan điểm của ngƣời quản lý về việc lập và trình bày BCTC, việc lựa chọn chính sách kế toán, các ƣớc tính kế toán và về việc phân nhiệm kế toán viên trong đơn vị.
Năm là, cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức cung cấp khuôn khổ mà trong đó các hoạt động của ngân hàng đƣợc lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và giám sát. Một cơ cấu tổ chức tốt đảm bảo cho các thủ tục kiểm soát hiệu quả. Ngƣợc lại, khi thiết kế không đúng, cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng.
Cơ cấu tổ chức phụ thuộc vào quy mô và bản chất hoạt động của ngân hàng. Chính vì vậy, không có khuôn mẫu chung duy nhất. Tuy nhiên, dù tổ chức nhƣ thế nào, nó cũng phải giúp ngân hàng thực hiện chiến lƣợc đã hoạch định để đạt đƣợc mục tiêu đề ra.
Sáu là, phân định quyền hạn và trách nhiệm: “Việc phân định quyền hạn và trách nhiệm là việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhóm trong việc đề xuất và giải quyết vấn đề, trách nhiệm báo cáo đối với các cấp có liên quan” [8]. Đây là yếu tố quyết định tính chất của môi trƣờng kiểm soát. Cơ chế phân cấp ủy quyền phải rõ ràng, minh bạch, đảm bảo tách bạch các nhiệm vụ và quyền lợi của các cá nhân, bộ phận trong ngân hàng.
Bẩy là, chính sách nhân sự: Chính sách này đƣợc biểu hiện thông qua việc tuyển dụng, đào tạo, khen thƣởng, kỷ luật [8]. Chính sách nhân sự có tác động đến các nhân tố