3.2.1. Nâng cao chất lượng môi trường kiểm soát
Môi trƣờng kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lƣợng công tác KSNB. Hoàn thiện môi trƣờng kiểm soát sẽ là cơ sở chắc chắn để nâng cao chất lƣợng hoạt động KSNB. Một số giải pháp để nâng cao chất lƣợng môi trƣờng kiểm soát nhƣ sau:
3.2.1.1. Xây dựng đội ngũ cán bộ kiểm sát viên đủ năng lực và phẩm chất đạo đức
Tổ chức các chƣơng trình đào tạo, bồi dƣỡng chuyên sâu hoặc cử đi tập huấn ở các nơi khác về nghiệp vụ kiểm tra kiểm soát nội bộ. Khuyến khích các kiểm tra viên tham gia các khóa đào tạo về kiểm tra kiểm toán của Bộ tài chính hoặc các khóa đào tạo về kiểm tra kiểm soát nội bộ. Mặt khác khuyến khích hợp tác đào tạo phối hợp chặt chẽ hơn giữa kiểm toán độc lập với kiểm tra kiểm soát nội bộ để có thể tận dụng khả năng hỗ trợ đào tạo qua thực tế của các công ty kiểm toán độc lập: đào tạo về nghiệp vụ tín dụng, cử cán bộ tham gia các khóa đào tạo chính quy về kiểm toán nội bộ, đào tạo về công nghệ thông tin, đào tạo về tiếng anh đặc biệt là với các kiểm tra viên tham gia vào các hoạt động tín dụng quốc tế, kinh doanh ngoại tệ, hoặc các hoạt động đối ngoại, đặt ra các yêu cầu tự đào tạo đối với các kiểm tra viên.
Định kỳ tiến hành bồi dƣỡng, nâng cao nghiệp vụ về KSNB cho các bộ bằng cách tổ chức các buổi tập huấn về quy trình kiểm soát của Agribank. Đồng thời, phổ biến rộng rãi các chế tài, chính sách của chính phủ, nhà nƣớc có liên quan đến hoạt động KSNB.
Thƣờng xuyên phổ biến các quy tắc về đạo đức, nghề nghiệp cho cán bộ kiểm tra để tránh các suy thoái phẩm chất đạo đức trong các vấn đề nhạy cảm của công tác KSNB.
Có chế độ đãi ngộ việc định hƣớng nghề nghiệp đối với kiểm tra viên. Yêu cầu về năng lực chuyên môn đặt ra với kiểm tra viên nội bộ là rất lớn, hơn nữa do đặc thù nghề nghiệp họ luôn phải chịu một số áp lực tâm lý nhất định và dễ bị rủi ro đạo đức. Vì thế để
có thể tạo dựng và duy trì đội ngũ kiểm tra viên đủ năng lực thì chế độ đãi ngộ với họ môt cách thỏa đáng nhằm giảm thiểu thấp nhất nguy cơ rủi ro đạo đức.
Khuyến khích kiểm tra viên thi lấy chứng chỉ kiểm toán viên quốc gia (CPA) hoặc chứng chỉ kiểm toán viên nội bộ. Để có đƣợc chứng chỉ kiểm tra viên phải không ngừng trau dồi và có một kiến thức chuyên môn rất chắc chắn, đồng thời qua việc có đƣợc chứng chỉ này tạo nên một kênh liên lạc chặt chẽ với các tổ chức nghề nghiệp, tạo điều kiện cho họ cập nhật kiến thức và thực hiện công việc của mình theo những chuẩn mực tốt nhất. Bản thân việc sở hữu những chứng chỉ này cũng đặt ra yêu cầu phải đào tạo và tự đào tạo liên tục đối với kiểm toán viên. Hơn nữa các chứng chỉ nghề nghiệp có thể coi nhƣ một bằng chứng về năng lực, nâng cao uy tín của kiểm tra viên ở trong tổ chức.
Ban lãnh đạo chi nhánh nên chú ý đến việc đánh giá, ghi nhận kết quả nghiên cứu trong các đợt đào tạo nhân viên nhằm nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực. Những nhân viên đƣợc tuyển dụng một vài năm gần đây đã trải qua các cuộc thi tuyển, đáp ứng đƣợc yêu cầu của Chi nhánh về sự hiểu biết nhất định về ngành nghề cũng nhƣ lĩnh vực tài chính.
3.2.1.2. Tạo dựng môi trường kiểm soát lấy đạo đức nghề nghiệp làm nền tảng
Môi trƣờng kiểm soát là yếu tố nền tảng của hệ thống KSNB, Ban lãnh đạo cần thực sự coi trọng vai trò của hệ thống KSNB bằng cách thiết lập cơ chế giám sát đầy đủ đối với toàn bộ hoạt động của ngân hàng, tạo dựng văn hóa kiểm soát toàn diện trong tổ chức, trong đó, đặc biệt chú trọng đề cao vấn đề đạo đức trong kinh doanh khi tần suất xuất hiện và mức độ thiệt hại của các vụ việc vi phạm đạo đức kinh doanh trong lĩnh vực ngân hàng đang ngày càng gia tăng ở Việt Nam.
Định kỳ thực hiện luân chuyển một số vị trí trong bộ máy tổ chức tại chi nhánh, nhƣ vị trí giao dịch viên, vị trí ngân quỹ, kiểm soát viên… để đảm bảo cho tính độc lập tƣơng đối của các vị trí trong bộ máy tổ chức, hạn chế đến mức tối thiểu sự thông đồng giữa các bộ phận, góp phần hạn chế các rủi ro có thể xảy đến cho ngân hàng.
3.2.1.3. Giải pháp về chế độ đãi ngộ, chế độ khen thưởng, kỷ luật
Ban lãnh đạo nên có chế độ đãi ngộ lƣơng thƣởng rõ ràng đối với các cán bộ có thành tích trong công tác KSNB.
Cần xây dựng đƣợc chính sách tiền lƣơng, thƣởng hợp lý cho nhân viên bao gồm: lƣơng trong giờ và ngoài giờ, các chế độ phụ cấp nhƣ: đi công tác, điện thoại, ngày nghỉ, phụ cấp trách nhiệm…, nhằm đạt đƣợc các mục tiêu: thu hút ngƣời tài, giữ đƣợc ngƣời tài và phát huy đƣợc năng lực của kiểm toán viên.
Phân rõ trách nhiệm pháp lý của từng vị trí công tác đảm bảo quyền lợi gắn với trách nhiệm.
Bên cạnh đó, ban giám đốc cần xác lập một cơ chế nghiêm khắc để xem xét, xử lý một cách rõ ràng, minh bạch và công khai trách nhiệm của đơn vị, cá nhân có sai phạm. Thông qua các hoạt động xử lý nhằm giáo dục, răn đe, nâng cao trách nhiệm của cán bộ ngân hàng, góp phần nâng cao chất lƣợng hoạt động ngân hàng.
3.2.2 Nâng cao chất lượng đánh giá rủi ro
3.2.2.1. Thành lập bộ phận nghiên cứu và đánh giá rủi ro
Theo Ủy ban Basel, việc nhận thức rủi ro không đầy đủ là một trong những nguyên nhân quan trọng trong việc gây ra những tổ thất lớn của các ngân hàng. Chính vì vậy, Agribank Ninh Thuận cần nâng cao việc nhận dạng rủi ro tiềm tàng bằng cách thành lập bộ phận nghiên cứu, phân tích và dự báo rủi ro. Bộ phận này sẽ dựa trên tất cả các kênh thông tin, các nguồn nghiên cứu và dự báo khác để tiến hành phân tích, đánh giá các loại rủi ro có thể gặp phải trong tất cả các nghiệp vụ của chi nhánh.
Xây dựng hệ thống phát hiện lỗi, sai phạm của các nghiệp vụ. Hệ thống này đƣợc xây dựng dựa trên các dấu hiệu rủi ro trong hoạt động ngân hàng. Các dấu hiệu này đƣợc rút ra từ hoạt động của ngân hàng nhƣ việc khách hàng chậm trả lãi vay, chậm nộp báo cáo tài chính, đề nghị gia hạn hoặc điều chỉnh kỳ hạn nhiều lần,…
3.2.2.2. Phân tích và lượng hóa các rủi ro trong hoạt động ngân hàng
Khi xây dựng và đƣa ra một loại sản phẩm mới, chi nhánh cần tiến hành dự báo các loại rủi ro có khả năng xảy ra cũng nhƣ mức độ xảy ra của từng loại sản phẩm theo tình hình thực tế tại môi trƣờng hoạt động của chi nhánh. Bởi các sản phẩm trụ sở chính triển khai trên từng hệ thống nghiên cứu các rủi ro có thể phát sinh trên cơ sở tình hình chung của toàn hệ thống, chƣa có sự khác biệt giữa các chi nhánh. Dự báo chính xác các rủi ro sẽ giúp giảm thiểu tổn thất cho hoạt động kinh doanh của chi nhánh. Đồng thời, giúp chi nhánh luôn chủ động trong việc xử lý các rủi ro phát sinh.
Trong quá trình hoạt động phải có sự phối hợp và trao đổi thông tin giữa các phòng nghiệp vụ với phòng kiểm tra – KSNB nhằm đánh giá lại các rủi ro xảy ra về số lần và tổn thất để từ đó đúc rút kinh nghiệm cho hoạt động KSNB.
3.2.3. Hoàn thiện hoạt động kiểm soát
3.2.3.1. Xây dựng quy trình kiểm soát phù hợp với đặc điểm chi nhánh
Căn cứ vào các văn bản chung của Agribank quy định về công tác kiểm soát nội bộ, phòng Kiểm tra KSNB nên đề xuất với ban lãnh đạo soạn thảo các văn bản hƣớng dẫn cụ thể về việc kiểm soát phù hợp với đặc điểm riêng của chi nhánh (cơ cấu dƣ nợ, ngành nghề cho vay chủ yếu, địa bàn...).
Mặt khác, do hạn chế về mặt nhân sự nên không thể giám sát toàn diện hoạt động kiểm soát của Chi nhánh, việc nghiên cứu đặc điểm riêng của từng Chi nhánh và đƣa ra các phƣơng pháp giám sát phù hợp, tập trung vào các nội dung nghi ngờ có vấn đề sẽ tăng tính hiệu quả của công tác KSNB.
Cần hƣớng dẫn cụ thể cách bố trí cán bộ độc lập hoặc cán bộ kiểm tra chéo lẫn nhau về việc thực hiện quy trình nghiệp vụ để hạn chế các rủi ro có thể xảy ra.
Chi nhánh nên chủ động thu thập kinh nghiệm, tài liệu để tổng hợp các lỗi, sai sót thƣờng xảy ra tại Chi nhánh làm cẩm nang cho cán bộ kiểm tra tham khảo.
3.2.3.2. Hoàn thiện quy trình kiểm soát
Cần phải quy định rõ ràng công việc của các vị trí trong chi nhánh gắn trách nhiệm với quyền lợi của từng vị trí để nâng cao tính trách nhiệm đối với mỗi phần việc của cán bộ ngân hàng.
Cần phân định rõ chức năng, nhiệm vụ và lên kế hoạch công tác của từng Ban, bộ phận từ đầu năm để tránh thực hiện công việc chồng chéo.
Để tăng cƣờng khả năng phát hiện và ngăn chặn các gian lận và sai sót trong hoạt động nghiệp vụ của ngân hàng, cần thiết phải bổ sung thêm các biện pháp kiểm soát vào quá trình nghiệp vụ nhƣ: Kiểm tra chéo định kỳ giữa các giao dịch viên với nhau trong nội bộ chi nhánh; Định kỳ luân chuyển các giao dịch viên; Luân chuyển kiểm soát viên định kỳ. Điều này sẽ ngăn ngừa gian lận và phát hiện sai sót trong quá trình thực hiện và ghi nhận các nghiệp vụ tại các chi nhánh, góp phần tăng tinh thần trách nhiệm giữa các nhân viên do nó mang tính kiểm tra chéo.
Bổ sung cơ chế kiểm soát sự kiểm soát. Từ đó tạo hiệu ứng có lợi cho môi trƣờng kiểm soát. Đó là công việc nhân viên làm luôn có ngƣời kiểm tra, theo dõi, đánh giá. Đây là biện pháp quản lý từ xa, đặc biệt hữu hiệu đối với các chi nhánh xa hội sở, tình trạng kiểm soát lỏng. Từ đó có thể ngăn ngừa gian lận hơn là phát hiện và khắc phục hậu quả gian lận.
3.2.3.3. Cơ cấu lại đội ngũ cán bộ kiểm soát
Cần bố trí nhân sự và cơ sở vật chất cho bộ phận kiểm tra, kiểm toán tƣơng xứng với hình thức và quy mô công việc. Đảm bảo các kiểm tra viên có trình độ nghiệp vụ phù hợp, có kiến thức chuyên môn và hiểu biết về lĩnh vực đƣợc phân công kiểm tra.
Phải đảm bảo đƣợc tính độc lập của các kiểm tra viên với hoạt động của chi nhánh đƣợc phân công phụ trách cũng nhƣ không chịu bất cứ một sự chỉ đạo từ Ban Lãnh đạo nào trong việc lập báo cáo kiểm tra và đánh giá kết quả của kiểm toán. Không bố trí các kiểm tra viên tham gia vào các hoạt động nghiệp vụ hoặc phân công kiểm tra ở những bộ phận có ngƣời thân công tác.
3.2.3.4. Tăng cường việc kiểm soát của lãnh đạo chi nhánh
Ban lãnh đạo của chi nhánh phải thƣờng xuyên thực hiện việc kiểm soát các hoạt động của ngân hàng thông qua các hoạt động sau:
- Kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống KSNB.
- Kiểm tra và xác nhận chất lƣợng, độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính của báo cáo tài chính, báo cáo kế toán trƣớc khi trình ký duyệt.
- Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động, quản lý và đặc biệt sự tuân thủ pháp luật, chính sách, chế độ tài chính, quyết định của Ban giám đốc ngân hàng.
- Phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận trong quản lý, trong bảo vệ tài sản của ngân hàng, đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến, hoàn thiện hệ thống quản lý, điều hành hoạt động của ngân hàng.
3.2.4. Hoàn thiện hệ thống thông tin và truyền thông
3.2.4.1. Nâng cao nhận thức của cán bộ nhân viên đối với hoạt động KSNB
Nhận thức của cán bộ trong toàn chi nhánh đóng vai trò rất quan trọng đối với hiệu quả hoạt động của hệ thống KSNB. Nếu các cán bộ nghiệp vụ không hiểu đƣợc tầm quan trọng của kiểm soát, lại cho đó là các thủ tục rƣờm rà, gây cản trở công việc hàng ngày thì
các công tác của hoạt động kiểm soát nội bộ tại chi nhánh không thể triển khai và mang lại hiệu quả nhƣ mong muốn đƣợc. Vì vậy việc nâng cao nhận thức đối với cán bộ trong toàn chi nhánh nói chung và cán bộ KSNB nói riêng là thực sự quan trọng. Theo đó, cần thực hiện các giải pháp sau:
Một là, cần thƣờng xuyên phổ biến các công tác kiểm tra kiểm soát, mức độ rủi ro của chi nhánh trong các cuộc họp giao ban hàng tuần để nâng cao nhận thức của cán bộ, giúp cán bộ hiểu đƣợc vị trí của mình và công việc cần làm trong quy trình kiểm soát, nhận thức đƣợc chính mỗi cán bộ cũng là một phần trong hệ thống kiểm soát để thực hiện đúng quy trình, quy định.
Hai là, thƣờng xuyên tuyên truyền, phổ biến, cập nhật các vụ án gây tổn thất đến tài sản đã xảy ra trong Agribank cũng nhƣ ngân hàng khác, nguyên nhân, diễn biến và hậu quả để cán bộ hiểu đƣợc các hậu quả nghiêm trọng có thể xảy ra nếu xem thƣờng các khâu kiểm soát, nâng cao ý thức trách nhiệm trong nghiệp vụ.
Ba là, khuyến khích các chuẩn mực cao về đạo đức, tính tuân thủ và nguyên tắc kiểm soát nội bộ của cán bộ, không khen thƣởng đề bạt những cán bộ đạt đƣợc nhiều chỉ tiêu kinh doanh nhƣng không đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc về kiểm soát nội bộ.
3.2.4.2. Hiện đại hóa hệ thống công nghệ thông tin ngân hàng
Hiện đại hóa hệ thống CNTT, phát triển hệ thống quản lý nội bộ, nâng cấp hệ thống ngân hàng lõi phù hợp với quy mô, mức độ phức tạp hoạt động và yêu cầu quản trị, điều hành ngân hàng.
Hoàn thiện các hệ thống an ninh thông tin, các quy trình về công nghệ thông tin để nâng cao khả năng an toàn của hệ thống, nhằm đảm bảo an toàn tài sản cho ngân hàng và khách hàng, tạo niềm tin cho khách hàng sử dụng sản phẩm dịch vụ.
3.2.4.3. Xây dựng cơ chế trao đổi thông tin hiệu quả
Xây dựng cơ chế trao đổi thông tin hiệu quả nhằm đảm bảo sự liên lạc thƣờng xuyên, liên tục và cập nhật kịp thời các thông tin trọng yếu giữa các phòng ban chức năng trong các hoạt động của chi nhánh.
Quán triệt đến tất cả cán bộ ngân hàng trong toàn chi nhánh về việc sử dụng email trong toàn bộ hoạt động. Đƣa ra những hình thức xử lý kỷ luật đối với những vi phạm do không cập nhật thông tin của cán bộ ngân hàng.
Quy định rõ ràng về thẩm quyền tiếp nhận và xử lý các loại thông tin trong từng cấp.
Ban lãnh đạo tạo ra kênh truyền thông, thƣờng xuyên trao đổi thông tin với cán bộ nhân viên về mọi hoạt động của chi nhánh đặc biệt trao đổi về các vấn đề rút kinh nghiệm sau kiểm tra, truyền đạt các cảnh báo rủi ro của hệ thống, trao đổi các thông tin nội bộ, thông tin bên ngoài: thị trƣờng, kinh tế… và nhân viên có thể báo cáo ngay những sai phạm đƣợc phát hiện.
3.2.5. Hoàn thiện hoạt động giám sát
3.2.5.1. Tăng cường nhân lực cho bộ phận KSNB
Bổ sung thêm cán bộ tại phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ đáp ứng khối lƣợng công việc của công tác KSNB.
Cán bộ KSNB phải đảm bảo có đầy đủ năng lực chuyên môn, phẩm chất đạo đức nghề nghiệp và phải có kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm soát hoạt động ngân hàng.
3.2.5.2. Xây dựng phần mềm giám sát nội bộ
Xây dựng chƣơng trình phần mềm hỗ trợ công tác KSNB khoanh vùng trọng điểm