3.2. Giải pháp nâng cao công tác KSNB tại Agribank Ninh Thuận
3.2.3. Hoàn thiện hoạt động kiểm soát
3.2.3.1. Xây dựng quy trình kiểm soát phù hợp với đặc điểm chi nhánh
Căn cứ vào các văn bản chung của Agribank quy định về công tác kiểm soát nội bộ, phòng Kiểm tra KSNB nên đề xuất với ban lãnh đạo soạn thảo các văn bản hƣớng dẫn cụ thể về việc kiểm soát phù hợp với đặc điểm riêng của chi nhánh (cơ cấu dƣ nợ, ngành nghề cho vay chủ yếu, địa bàn...).
Mặt khác, do hạn chế về mặt nhân sự nên không thể giám sát toàn diện hoạt động kiểm soát của Chi nhánh, việc nghiên cứu đặc điểm riêng của từng Chi nhánh và đƣa ra các phƣơng pháp giám sát phù hợp, tập trung vào các nội dung nghi ngờ có vấn đề sẽ tăng tính hiệu quả của công tác KSNB.
Cần hƣớng dẫn cụ thể cách bố trí cán bộ độc lập hoặc cán bộ kiểm tra chéo lẫn nhau về việc thực hiện quy trình nghiệp vụ để hạn chế các rủi ro có thể xảy ra.
Chi nhánh nên chủ động thu thập kinh nghiệm, tài liệu để tổng hợp các lỗi, sai sót thƣờng xảy ra tại Chi nhánh làm cẩm nang cho cán bộ kiểm tra tham khảo.
3.2.3.2. Hoàn thiện quy trình kiểm soát
Cần phải quy định rõ ràng công việc của các vị trí trong chi nhánh gắn trách nhiệm với quyền lợi của từng vị trí để nâng cao tính trách nhiệm đối với mỗi phần việc của cán bộ ngân hàng.
Cần phân định rõ chức năng, nhiệm vụ và lên kế hoạch công tác của từng Ban, bộ phận từ đầu năm để tránh thực hiện công việc chồng chéo.
Để tăng cƣờng khả năng phát hiện và ngăn chặn các gian lận và sai sót trong hoạt động nghiệp vụ của ngân hàng, cần thiết phải bổ sung thêm các biện pháp kiểm soát vào quá trình nghiệp vụ nhƣ: Kiểm tra chéo định kỳ giữa các giao dịch viên với nhau trong nội bộ chi nhánh; Định kỳ luân chuyển các giao dịch viên; Luân chuyển kiểm soát viên định kỳ. Điều này sẽ ngăn ngừa gian lận và phát hiện sai sót trong quá trình thực hiện và ghi nhận các nghiệp vụ tại các chi nhánh, góp phần tăng tinh thần trách nhiệm giữa các nhân viên do nó mang tính kiểm tra chéo.
Bổ sung cơ chế kiểm soát sự kiểm soát. Từ đó tạo hiệu ứng có lợi cho môi trƣờng kiểm soát. Đó là công việc nhân viên làm luôn có ngƣời kiểm tra, theo dõi, đánh giá. Đây là biện pháp quản lý từ xa, đặc biệt hữu hiệu đối với các chi nhánh xa hội sở, tình trạng kiểm soát lỏng. Từ đó có thể ngăn ngừa gian lận hơn là phát hiện và khắc phục hậu quả gian lận.
3.2.3.3. Cơ cấu lại đội ngũ cán bộ kiểm soát
Cần bố trí nhân sự và cơ sở vật chất cho bộ phận kiểm tra, kiểm toán tƣơng xứng với hình thức và quy mô công việc. Đảm bảo các kiểm tra viên có trình độ nghiệp vụ phù hợp, có kiến thức chuyên môn và hiểu biết về lĩnh vực đƣợc phân công kiểm tra.
Phải đảm bảo đƣợc tính độc lập của các kiểm tra viên với hoạt động của chi nhánh đƣợc phân công phụ trách cũng nhƣ không chịu bất cứ một sự chỉ đạo từ Ban Lãnh đạo nào trong việc lập báo cáo kiểm tra và đánh giá kết quả của kiểm toán. Không bố trí các kiểm tra viên tham gia vào các hoạt động nghiệp vụ hoặc phân công kiểm tra ở những bộ phận có ngƣời thân công tác.
3.2.3.4. Tăng cường việc kiểm soát của lãnh đạo chi nhánh
Ban lãnh đạo của chi nhánh phải thƣờng xuyên thực hiện việc kiểm soát các hoạt động của ngân hàng thông qua các hoạt động sau:
- Kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống KSNB.
- Kiểm tra và xác nhận chất lƣợng, độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính của báo cáo tài chính, báo cáo kế toán trƣớc khi trình ký duyệt.
- Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động, quản lý và đặc biệt sự tuân thủ pháp luật, chính sách, chế độ tài chính, quyết định của Ban giám đốc ngân hàng.
- Phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận trong quản lý, trong bảo vệ tài sản của ngân hàng, đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến, hoàn thiện hệ thống quản lý, điều hành hoạt động của ngân hàng.