Phòng KSNB tại Agribank Ninh Thuận là một phần trong hệ thống kiểm soát nội bộ Agribank; thực hiện nhiệm vụ KSNB hoạt động của chi nhánh.
2.2.3.1. Chính sách kiểm soát
Hiện nay Agribank Ninh Thuận thực hiện kiểm soát theo các văn bản hƣớng dẫn (bao gồm: quy trình thủ tục, trình tự luân chuyển chứng từ, quy định hồ sơ và thủ tục kiểm soát chung của Agribank ) nhằm đảm bảo tính tuân thủ của hệ thống, tính chính xác, hiệu quả trong hoạt động ngân hàng: (80% đánh giá tốt). Trƣởng các bộ phận sẽ là ngƣời chịu trách nhiệm trong việc tổ chức bố trí công việc và nhân sự theo đúng quy trình nghiệp vụ đã đề ra, tiến hành các thủ tục kiểm soát, tuyệt đối tuân thủ việc phân định quyền hạn và trách nhiệm trong phạm vi công việc đƣợc phân công. Từ sau các vụ việc,
0 20 40 60 80 100 Xây dựng quy trình giảm
thiểu rủi ro Kịp thời có biện pháp giải
quyết khi có rủi ro
Hoàn toàn không đồng ý Không đồng ý
Không có ý kiến Đồng ý
Agribank Ninh Thuận đã thực hiện tốt nguyên tắc bất kiêm nhiệm bằng cách tách biệt các chức năng: phê duyệt, thực hiện, giữ tài sản (thủ quỹ, bảo vệ...) và ghi nhận (kế toán). Điều này đảm bảo không ai có thể thực hiện và che dấu hành vi gian lận.
Tại Agribank Ninh Thuận, Giám đốc chi nhánh là ngƣời chịu trách nhiệm cao nhất về toàn bộ hoạt động kinh doanh của đơn vị, bên cạnh đó Trụ sở chính cũng xem xét cấp phó của ngƣời đứng đầu tại từng mảng nghiệp vụ đƣợc phân công trong Ban Giám đốc chi nhánh. Giám đốc thực hiện ủy quyền cho các trƣởng, phó phòng đƣợc quyền phê duyệt các nghiệp vụ phát sinh trong phòng. Toàn hệ thống Agribank đang sử dụng phần mềm IPCAS– Hệ thống thanh toán và kế toán khách hàng. IPCAS là chƣơng trình phần mềm tin học mới triển khai cho hệ thống Agribank thuộc dự án Hiện đại hóa ngân hàng do Ngân hàng thế giới tài trợ. IPCAS đƣợc sử dụng cho tất cả các bộ phận nghiệp vụ với nhiều chức năng và có sự liên kết chặt chẽ với nhau. Chi nhánh có bộ phận Điện toán chịu trách nhiệm đào tạo cho toàn thể cán bộ về phần mềm IPCAS và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc trên hệ thống. Do đó, các cán bộ đều sử dụng, vận hành IPCAS rất thành thạo và nắm vững đƣợc những nguyên tắc khi đăng nhập, xử lý, thu thập thông tin từ IPCAS. Trƣớc khi đăng nhập vào IPCAS, các nhân viên phải nhập 2 lần mật khẩu kết hợp với thẻ nhận dạng mã nhân viên.
Hình 2.16. Kết quả khảo sát về chính sách kiểm soát
(Nguồn: Khảo sát của tác giả)
Yếu tố bảo mật thông tin đƣợc Chi nhánh đặt lên hàng đầu: chỉ có nhân viên của bộ phận Điện toán mới đƣợc quyền và chức năng xử lý trên máy chủ. Đặc biệt, sau sự việc xảy ra tại chi nhánh Tháp Chàm, do nhân viên tín dụng biết đƣợc mật khẩu của trƣởng
0 20 40 60 80 100
Thủ tục thực hiện nghiệp … Trình tự luân chuyển … Quy định cụ thể hồ sơ, … Chi nhánh sử dụng phần … Các báo cáo đƣợc kết xuất …
Phần mềm đƣợc mã hóa Nhật ký đăng nhập, sử … Hệ thống xử lý hạn chế sự … Phần mềm đƣợc phân …
Hoàn toàn không đồng ý Không đồng ý
Không có ý kiến Đồng ý
phòng tín dụng để lập hồ sơ cho vay khống gây thiệt hại 12 tỷ đồng nên hiện nay việc tra cứu thông tin từ hệ thống đƣợc phân quyền rõ ràng theo chức vụ, vị trí của từng nhân viên (100% đánh giá tốt). Các phòng ban khác chỉ có thể xem và tham khảo thông tin dƣới dạng báo cáo, chỉ có bộ phận nghiệp vụ liên quan mới có chức năng sửa, xóa, cập nhật thông tin; việc cập nhật, sửa hay xóa thông tin ở bộ phận nghiệp vụ liên quan cũng đƣợc phê duyệt và kiểm soát chặt chẽ, luôn có tờ trình kèm theo giải thích nội dung chi tiết việc điều chỉnh, hủy thông tin.
Mỗi cán bộ đƣợc cấp một máy tính với mã đăng nhập riêng và mỗi cán bộ chỉ đƣợc đăng nhập vào một máy tính của mình, nếu muốn đăng nhập và sử dụng máy tính khác thì phải có sự phê duyệt, cho phép của bộ phận điện toán và Giám đốc (100% đánh giá tốt).
2.2.3.2. Thủ tục kiểm soát
Hoạt động KSNB tại Agribank Ninh Thuận gồm 2 mảng cụ thể: kiểm soát tại các bộ phận nghiệp vụ và kiểm tra KSNB.
Về kiểm soát tại các bộ phận nghiệp vụ: đƣợc thực hiện trong từng mảng nghiệp vụ hoạt động với tƣ cách là một khâu không thể thiếu trong quy trình nghiệp vụ đó. Giao dịch viên, kiểm soát viên kiểm tra và phê duyệt các giao dịch phát sinh trên hệ thống IPCAS trƣớc khi tiếp tục quy trình nghiệp vụ đó. Giám đốc chi nhánh ủy quyền cho trƣởng hoặc phó phòng thực hiện nhiệm vụ kiểm soát giao dịch tại các phòng nghiệp vụ.
Kiểm soát viên thực hiện kiểm soát thông qua việc đối chiếu chứng từ và tài liệu thực tế với dữ liệu nhập trên hệ thống phần mềm quản trị, thực hiện ký duyệt bằng cách ký vào chứng từ và xác nhận bằng chữ ký điện tử trên hệ thống. Giao dịch viên đƣợc phép tự thực hiện một số nghiệp vụ trong hạn mức giao dịch đƣợc giao tuy nhiên ngƣời kiểm soát cũng phải xác nhận giao dịch trên liệt kê cuối ngày của GDV. Các nghiệp vụ có mức độ rủi ro cao đều phải qua phê duyệt của kiểm soát viên mới tiếp tục tiến hành các bƣớc tiếp theo.
Sau khi các nghiệp vụ đƣợc phê duyệt và hoàn thành, bộ phận hậu kiểm thuộc các phòng nghiệp vụ thực hiện kiểm tra lại sự hợp lệ của giao dịch theo quy định của pháp luật và của ngân hàng, sự phù hợp của các nội dung trên chứng từ với các số liệu, nội dung đƣợc nhập trên hệ thống (bút toán hạch toán, chỉnh sửa thông tin, các giao dịch
hủy...) và kiểm soát quy trình, sự phân cấp phân quyền trên hệ thống cho từng giao dịch viên, kiểm soát viên, ngƣời phê duyệt.
Về kiểm tra kiểm soát nội bộ do Phòng kiểm tra KSNB thực hiện. Hàng năm, TSC có chƣơng trình và đề cƣơng kiểm tra kiểm soát để thực hiện kiểm tra một số chi nhánh. Các chi nhánh không đƣợc TSC kiểm tra thì tự thực hiện và báo cáo định kỳ về TSC. Căn cứ đề cƣơng KTKS của TSC, các KSV của bộ phận kiểm tra nội bộ thƣờng tiến hành kiểm tra vụ việc hoặc toàn bộ các mảng hoạt động tại một chi nhánh hoặc tại một số phòng giao dịch thuộc chi nhánh. Tất cả các cuộc kiểm tra đều có có quyết định thành lập do Giám đốc Agribank Ninh Thuận lựa chọn thành viên và tổ chức thành đoàn kiểm tra nội bộ.
Bảng 2.5. Các cuộc tự kiểm tra các năm 2014-2016
TT Đơn vị kiểm tra Tổng số các cuộc tự kiểm tra các năm
2014 2015 2016
1 Hội sở Tỉnh 1 1
2 Chi nhánh Phan Rang 1 1 2
3 Chi nhánh Ninh Sơn 2 1
4 Chi nhánh Ninh Hải 1 1 1
5 Chi nhánh Ninh Phƣớc 1 2
6 Chi nhánh Tháp Chàm 2 1
7 Chi nhánh Bác Ái 1 2 2
8 Chi nhánh Đông Mỹ Hải 1 1
Tổng cộng 7 9 9
(Nguồn: Báo cáo công tác kiểm tra hàng năm của phòng kiểm tra - KSNB)
Các cuộc kiểm tra đƣợc thực hiện thƣờng xuyên trong các năm, đặc biệt đối với những chi nhánh nghi ngờ, Agribank Ninh Thuận sẽ tăng cƣờng số lần kiểm tra trong năm.
Theo kết quả khảo sát về thủ tục kiểm soát tại Agribank Ninh Thuận, có 94% đồng ý việc kiểm soát thiết bị và kiểm soát dữ liệu đầu vào đƣợc thực hiện tốt tại chi nhánh, 15% ý kiến cho rằng việc xem xét hồ sơ chứng từ hiện nay tại chi nhánh không thực hiện bởi các bộ phận độc lập.
Hình 2. 17. Kết quả khảo sát về thủ tục kiểm soát
(Nguồn: Khảo sát của tác giả)
Bên cạnh hoạt động tự kiểm tra của chi nhánh, hàng năm NHNN tổ chức những đợt kiểm tra đột xuất nhằm tăng cƣờng hiệu quả hoạt động của chi nhánh.
Bảng 2.6. Các cuộc thanh tra của NHNN năm 2014-2016 TT CN/PGD đƣợc thanh tra Tổng số các cuộc thanh tra
2014 2015 2016
1 Hội sở Tỉnh 1 0 1
2 Chi nhánh Phan Rang 0 1 0
3 Chi nhánh Ninh Sơn 0 0 0
4 Chi nhánh Ninh Hải 1 0 0
5 Chi nhánh Ninh Phƣớc 0 0 1
6 Chi nhánh Tháp Chàm 0 1 0
7 Chi nhánh Bác Ái 0 0 1
8 Chi nhánh Đông Mỹ Hải 0 0 1
9 Tổng cộng 2 2 4
(Nguồn: Báo cáo công tác kiểm tra hàng năm của phòng kiểm tra - KSNB)
Trên cơ sở khảo sát thủ tục kiểm soát tại Agriabak Ninh Thuận, có thế đánh giá việc thực hiện hoạt động kiểm soát của chi nhánh đối với một số hoạt động nhƣ sau:
Kiểm soát hoạt động tín dụng
Tuân thủ mô hình chung của toàn hệ thống Agribank, KSNB đối với hoạt động tín dụng bao gồm hai mảng chính sau:
Kiểm soát trong nghiệp vụ tín dụng:
Kiểm soát trong nghiệp vụ tín dụng là một phần không thể thiếu trong quy trình tín dụng. Hoạt động kiểm soát trong đƣợc tổ chức dƣới dạng các chốt kiểm soát đƣợc bố trí trong các bƣớc quy trình tín dụng do ngân hàng thiết lập và áp dụng trên toàn hệ thống.
0 50 100 150 200
Kiểm soát tốt các thiết bị lƣu trữ, … Dữ liệu đầu vào đƣợc kiểm soát … Kiểm soát đƣợc thực hiện đúng … Chi nhánh có sự phối hợp làm … Chi nhánh có thực hiện định kỳ … Hồ sơ, chứng từ của các phòng … Trong quá trình soát xét hồ sơ, …
Hoàn toàn không đồng ý Không đồng ý
Không có ý kiến Đồng ý
Các chốt kiểm soát này thực hiện chức năng của mình thông qua một số thủ tục kiểm soát tín dụng nhất định của các kiểm soát viên. Các bộ phận chủ yếu tham gia trực tiếp vào hoạt động tín dụng gồm: bộ phận tín dụng, bộ phận kế toán trong đó bộ phận tín dụng là chủ đạo, làm đầu mối tiếp xúc với khách hàng vay, tiếp nhận các thông tin và tài liệu về khoản vay, tiến hành đánh giá năng lực pháp lý, năng lực tài chính và chất lƣợng tài sản đảm bảo của khách hàng. Bộ phận kế toán có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ do bộ phận tín dụng chuyển đến, đối chiếu với các thông tin đã đăng ký để thực hiện giải ngân cho khách hàng và lƣu trữ hồ sơ, thực hiện thu nợ. Trong suốt quá trình cho vay cán bộ tín dụng thƣờng xuyên kiểm tra thực tế hoạt động kinh doanh của khách hàng để đảm bảo nguồn tiền đƣợc sử dụng đúng mục đích.
Các thủ tục kiểm soát đƣợc áp dụng nhƣ sau:
Kiểm soát hoạt động tín dụng tại chi nhánh đƣợc thực hiện thông qua một tập hợp các thủ tục gắn liền với quy trình tín dụng Agribank. Phòng kế hoạch và Phòng tín dụng tham mƣu cho Giám đốc trong quá trình quản lý và tăng trƣởng dƣ nợ theo kế hoạch. Giám đốc Agribank Ninh Thuận có văn bản giao mức thẩm quyền phán quyết tín dụng cho giám đốc các chi nhánh và phòng giao dịch trực thuộc. Đối với các khoản vay vƣợt quyền phán quyết, chi nhánh phải gửi hồ sơ lên Agribank Tỉnh để Hội đồng tín dụng đánh giá và trình Giám đốc xét duyệt.
Phòng tín dụng chuẩn bị hồ sơ tài liệu cho vay kèm tờ trình, Giám đốc kiểm tra và phê duyệt cho vay trên tờ trình. Căn cứ phê duyệt bằng văn bản của giám đốc, hồ sơ tín dụng đƣợc nhập vào máy tính và sau khi có sự phê duyệt “chấp nhận” trên máy tính của trƣởng phòng tín dụng thì dữ liệu mới đƣợc đƣa vào hệ thống. Khi kiểm tra quá trình lập hồ sơ vay vốn và thẩm định, KSV thực hiện đối chiếu với quy định để kiểm tra tính đầy đủ hợp pháp hợp lệ của hồ sơ vay vốn: giấy đề nghị vay vốn, hồ sơ pháp lý, hồ sơ kinh tế, hồ sơ đảm bảo tiền vay, kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán và thẩm định trên hồ sơ tín dụng, tiến hành đối chiếu thời hạn cho vay trên hồ sơ và thời hạn khai báo trên hệ thống, các điều khoản lãi suất, kiểm tra sự phù hợp với các quy định hiện hành. KSV cũng thực hiện đối chiếu các giao dịch liên quan đến ngƣời vay trong hệ thống IPCAS để phát hiện những trƣờng hợp cho vay nhằm mục đích đảo nợ.
Hồ sơ sau khi đƣợc KSV phòng Tín dụng phê duyệt trên hệ thống sẽ tiếp tục đƣa đến phòng Kế toán ngân quỹ để giải ngân. Trong quá trình giải ngân, KSV xem xét toàn bộ danh mục hồ sơ đảm bảo đủ tờ trình giải ngân, biên bản bàn giao hồ sơ tài sản đảm bảo tiền vay, giấy nhận nợ, sổ theo dõi cho vay.
Cuối ngày KSV từng bộ phận có liên quan đến hoạt động tín dụng phải xác nhận lại các giao dịch đã đƣợc thực hiện, phát sinh thay đổi thông tin trong ngày
Quá trình theo dõi và quản lý hồ sơ tín dụng tại chi nhánh đƣợc kiểm tra theo từng bƣớc tƣơng ứng với các bƣớc thực hiện trong quy trình tín dụng: thu nợ, thu lãi, gia hạn nợ, chuyển nợ quá hạn và tất toán hợp đồng tín dụng.
Kiểm soát sau đối với hoạt động tín dụng
Phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ chủ yếu thực hiện công tác kiểm tra sau khi món vay đã đƣợc giải ngân. Theo đề cƣơng kiểm tra của TSC, phòng KTKSNB xây dựng kế hoạch kiểm tra các chi nhánh và PGD trong năm. Bên cạnh đó Phòng Tín dụng cũng có chƣơng trình kiểm tra riêng trong nhiệm vụ của Phòng, nhằm giám sát các bộ phận liên quan đến hoạt động tín dụng có tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành của nhà nƣớc, tuân thủ các quy trình, quy chế, quy định trong lĩnh vực tín dụng của ban lãnh đạo ngân hàng hay không. Tùy theo thời gian và tính chất của cuộc kiểm tra, ngoài việc kiểm tra hồ sơ chứng từ, quy trình giao dịch, KSV có thể tiến hành thủ tục đối chiếu số liệu nội bộ với nguồn thông tin bên ngoài, thực hiện xác minh đối với ngƣời vay và kiểm tra thực địa dự án. Các thủ tục chi tiết đƣợc tiến hành trong bƣớc này gồm:
- Thực hiện công tác đối chiếu, lấy xác nhận của khách hàng với số liệu tại ngân hàng về ngày vay, ngày trả nợ, số tiền vay, số tiền trả nợ, trả lãi, chữ ký của ngƣời vay trong hồ sơ tín dụng. Từ thực tế đó sẽ phát hiện đƣợc các trƣờng hợp vay hộ, lập hồ sơ giả vay vốn, kê khai khống tài sản đảm bảo để vay vốn, cán bộ tín dụng thu nợ, thu lãi không nộp vào ngân hàng.
- Kiểm tra tình hình sử dụng vốn vay xem khách hàng có sử dụng vốn vay đúng mục đích hay không. Đối với tài sản đảm bảo, các KSV thƣờng áp dụng các thủ tục so sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ sách kế toán: thực hiện việc kiểm tra đối với các tài sản đảm bảo lƣu tại kho của chi nhánh, kiểm tra việc đánh giá lại tài sản đảm bảo có đƣợc thực hiện thƣờng xuyên hay không.
Thông qua bảng 2.7 về kiểm tra công tác tín dụng từ năm 2014 đến hết năm 2016 có thể thấy công tác kiểm tra hoạt động tín dụng tại Chi nhánh luôn đƣợc quan tâm kiểm tra, chiếm phần lớn các cuộc kiểm tra nội bộ. Ban Giám đốc rất chú trọng đến việc kiểm tra công tác tín dụng nhằm hạn chế sai sót và rủi ro có thể xảy ra làm ảnh hƣởng đến kết quả hoạt động của Chi nhánh cũng nhƣ toàn hệ thống.
Bảng 2.7: Bảng tổng hợp tình hình hoạt động kiểm tra công tác tín dụng tại Agribank Ninh Thuận 2014 - 2016
Tiêu chí ĐVT 2014 2015 2016
Số lần kiểm tra tín dụng Lần 6 8 7
Tổng số cuộc kiểm tra Lần 7 9 9
Tổng hồ sơ kiểm tra Hồ sơ 1.230 1.456 1.562
Số hồ sơ phát hiện thiếu, sai sót Hồ sơ 242 187 140 Tỷ lệ sai sót/Tổng hồ sơ TD đã kiểm tra % 19,67 12,84 8,96
Số hồ sơ đã chỉnh sửa ngay Hồ sơ 192 158 87
Tỷ lệ chỉnh sửa, bổ sung/ sai sót % 70,33 84,49 62,14
(Nguồn: Báo cáo công tác kiểm tra hàng năm của phòng kiểm tra - KSNB)
Công tác kiểm tra đƣợc tăng cƣờng hàng năm, tuy nhiên năm 2014 do tình hình