6 tủ âm 7 nồi hấp tiệt trùng
7.3.4Hoạt động hỗ trợ thiết kế
Trong mỗi giai đoạn thiết kế, tiếp tục hoạt động thu thập thông tin và tìm hiểu thực tế trước đó là cần thiết (mục 7.1.1), có thể thêm các hoạt động đánh giá đối chuẩn. Điều này có thể đặc biệt hữu ích nếu thu thập được thông tin mới hoặc các dự án tương tự đang ở giai đoạn phát triển hoặc gặp phải vấn đề.
Đánh giá đồng cấp độc lập về các đề xuất thiết kế phòng xét nghiệm cũng có thể cần thiết; và có thể thực hiện ở từng giai đoạn thiết kế. Việc đánh giá đồng cấp mất nhiều thời gian và liên quan đến chi phí tài chính, nhưng việc đánh giá là cần thiết vì độ phức tạp của thiết kế tăng lên. Đánh giá đồng cấp có thể do nhân viên nội bộ có kinh nghiệm phù hợp, hoặc các chuyên viên và chuyên gia độc lập thực hiện.
7.4 Chi phí
Việc hoàn thiện yêu cầu đặc tính kỹ thuật của đơn vị sử dụng sẽ cho phép nhóm thiết kế đưa ra ước tính chính xác về chi phí xây dựng cơ sở cuối cùng. Điều quan trọng là phải tính toán chi phí phù hợp với những khoản tài trợ dự án trước khi triển khai thực tế. Quá trình hoàn thiện yêu cầu người có kinh nghiệm để ước tính chi phí liên quan đến các tính năng thiết kế khác nhau, các biện pháp kiểm soát nguy cơ và/hoặc các nguồn lực được yêu cầu và tính đến các nhu cầu được nêu trong các yêu cầu của đơn vị sử dụng.
Trong giai đoạn này, cần xem xét bố trí một khoản dự phòng. Ước tính khoản sự phòng khoảng 10–15% chi phí cơ sở vật chất trong quá trình xây dựng để chi trả cho những thay đổi hoặc điều chỉnh mà gần như chắc chắn cần phải thực hiện. Hơn nữa, phải bổ sung chi phí để chi trả cho các hoạt động song song và sau xây dựng, ví dụ các hoạt động vận hành và đào tạo. Các hoạt động này sẽ đảm bảo rằng cơ sở được xây dựng
không chỉ hoàn thiện mà còn hoạt động tốt và có thể được đưa vào sử dụng và bảo dưỡng. Tham khảo thêm mục 6.4.
Trong nhiều trường hợp, sẽ có một ngân sách cố định (do chính phủ cấp) hoặc có sẵn (thông qua một nhà tài trợ), điều này có thể là một hạn chế của dự án. Trong trường hợp như vậy, cần phải xác định các hoạt động được lập kế hoạch của phòng xét nghiệm và đánh giá xem có đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đánh giá nguy cơ và đánh giá nhu cầu hay không.
Cần phải xác định được quá trình xây dựng, cải tạo hoặc thay đổi diện tích có thể mất vài năm từ khi lập kế hoạch đến khi bàn giao. Trong thời điểm này, thiết bị từ các nhà sản xuất có thể bị lạc hậu và/hoặc được thay thế bằng các mẫu mới. Do đó, cần phải bao gồm các khoản dự phòng trong ngân sách và theo dõi những thay đổi này với các nhà sản xuất thiết bị và nhóm thiết kế hoặc nhà xây dựng đang cung cấp hỗ trợ cơ sở hạ tầng.
Quá trình lập kế hoạch và xây dựng quá dài có thể dẫn đến tăng chi phí không cần thiết, điều này có thể làm giảm khả năng duy trì của dự án phòng xét nghiệm. Tương tự, nếu không có sẵn hoặc không đủ ngân sách hoặc mục tiêu của yêu cầu đơn vị sử dụng quá cao, thì dự án có thể cần phải dừng lại hoặc sửa đổi cơ bản ở giai đoạn này, hoặc thậm chí sớm hơn trong quá trình lập kế hoạch và thiết kế.
Có thể cần lặp lại thêm các yêu cầu đặc điểm kỹ thuật của đơn vị sử dụng để đảm bảo thiết kế dự án phù hợp với ngân sách đã được phê duyệt, hoặc ngân sách có thể cần được điều chỉnh. Các phương án kỹ thuật có thể cần được thảo luận và các phương án
thay thế tương đương cho một sản phẩm hoặc hệ thống nhất định được nghiên cứu để cân bằng chi phí. Tuy nhiên, chất lượng và hiệu suất phải phù hợp với yêu cầu thiết kế ban đầu; nếu không, bất kỳ khoản tiết kiệm chi phí nào có thể bị mất do chi phí sở hữu và chi phí vận hành tăng lên. Nên tránh các sử dụng vật liệu xây dựng hệ thống giá rẻ hơn nhưng có khả năng kém hơn, vì trên thực tế lại có thể đắt hơn nhiều trong trung và dài hạn với tần suất sự cố tăng lên và chi phí bảo dưỡng và sửa chữa liên tục cao hơn.
7.5 Mua sắm
Mua sắm là một chủ đề rộng lớn. Các quy tắc và yêu cầu quản lý mua sắm có thể khác nhau giữa các quốc gia và tổ chức này sang tổ chức khác. Các quy tắc mua sắm trong khu vực công không phải lúc nào cũng hoàn toàn đồng bộ với các nhu cầu phức tạp của một dự án phòng xét nghiệm thành công.
Nếu các quy tắc đấu thầu cho phép, hoàn thành thiết kế như một hoạt động sơ bộ độc lập và riêng biệt sẽ an toàn hơn, đồng thời có đầy đủ chi phí và được chuyên gia xem xét trước khi chỉ định công ty xây dựng (gọi là cách tiếp cận thiết kế - thầu - xây dựng). Đội ngũ thiết kế độc lập có thể được quản lý phòng xét nghiệm hoặc chủ cơ sở thuê tiếp để quản lý việc kiểm soát chất lượng trong suốt giai đoạn xây dựng và tư vấn cho ban quản lý phòng xét nghiệm về tính hoàn chỉnh của quá trình thử nghiệm, vận hành, hồ sơ và đào tạo cần thiết trước khi bàn giao chính thức.
Một lộ trình mua sắm khác gọi là lộ trình thiết kế và xây dựng, trong đó các giai đoạn thiết kế và xây dựng do một công ty thực hiện. Khi thiết kế có bất kỳ thay đổi nào đều thường phát sinh chi phí đáng kể và những thay đổi này thường tăng cao hơn khi dự án sắp hoàn thành. Ngoài ra, với các hoạt động hoàn thiện quan trọng, chẳng hạn như thử nghiệm và vận hành thường hay gặp việc giảm chất lượng trong thiết kế và xây dựng với những hậu quả không thể tránh khỏi. Khi cần thiết có thể chỉ định và ủy quyền cho một cơ quan kiểm soát chất lượng độc lập.
XÂY DỰNG
Nhà thầu xây dựng và/hoặc nhà thầu phụ thực hiện giai đoạn xây dựng dự án với cam kết phù hợp với ngân sách thực tế và thông qua các giai đoạn lập kế hoạch và thiết kế trước đó, thường do người quản lý dự án giám sát và quản lý. Chìa khóa để quản lý dự án tốt là thiết lập quy trình liên lạc thường xuyên và ghi chép hồ sơ hiệu quả. Từ khi xây dựng đến khi hoàn thành, cần tiến hành chạy thử để đảm bảo công trình hoàn thiện phù hợp với tất cả các yêu cầu đặc tính kỹ thuật ban đầu của đơn vị sử dụng và các bản vẽ thiết kế chi tiết và thông số kỹ thuật của các kiến trúc sư và kỹ sư thiết kế. Giai đoạn xây dựng (Hình 8.1) bắt đầu vào ngày khởi công và có tiến độ hoặc chương trình cố định, đây là một trong những điều kiện của hợp đồng giữa quản lý cấp cao/ chủ cơ sở và nhà thầu xây dựng (hoặc nhà thầu chính).
Nhà thầu xây dựng chịu trách nhiệm xây dựng và các vấn đề pháp lý với địa điểm xây dựng từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành và bàn giao dự án. Nhà thầu xây dựng chịu trách nhiệm về an ninh của cơ sở trong giai đoạn xây dựng. Nhà thầu xây dựng cũng chịu trách nhiệm về sức khỏe và sự an toàn của tất cả công nhân và khách, cũng như tất cả những người ở vùng lân cận của cơ sở xây dựng bao gồm cả người dân nói chung.