6. Bố cục của luận văn
4.2. Một số giải pháp đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh
4.2.1. Giải pháp chung để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh
4.2.1.1. Tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh và nâng cao năng lực quản lý tài chính để cải thiện hệ số khả năng thanh toán
- Trước tiên phải khẳng định để tăng hệ số khả năng thanh toán thì giải pháp cốt yếu nhất vẫn phải là tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh và nâng cao năng lực quản lý tài chính.
- Công ty cần tăng cường kiểm tra sử dụng vốn, thực hiện tốt các hợp đồng kinh tế, không để khách hàng chiếm dụng vốn nhằm tăng nhanh vòng quay vốn, dùng ít vốn làm được nhiều việc.
- Xây dựng các quy chế quản lý tài chính phù hợp đê lành mạnh hóa tình hình tài chính, tăng khả năng thanh toán, tăng cường công tác khoán quản chi phí trong các công đoạn.
- Thực hiện tốt việc thu hồi nợ để đảm bảo an toàn vốn góp phần cải thiện hiệu quả kinh doanh của Công ty.
- Tìm kiếm các nguồn cho vay phù hợp để cơ cấu lại các nguồn vốn của Công ty để có thể tận dụng một cách hợp lý lợi thế của đòn cân nợ.
- Huy động và sử dụng vốn hiệu quả trong phát triển sản xuất và kinh doanh, nhằm phát triển Công ty ngày càng phát triển.
4.2.1.2. Vận dụng linh hoạt, hài hòa trong việc thu hồi công nợ để quản lý chặt chẽ các khoản phải thu và có các biện pháp quản lý, mua sắm vật tư để dự trữ hàng tồn kho một cách hợp lý
a. Quản lý chặt chẽ các khoản phải thu
- Tạo một hệ thống theo dõi hoàn chỉnh
Để theo dõi được công nợ khách hàng và cập nhật các phát sinh mới nhất liên quan đến công nợ: bộ phận kế toán bắt buộc phải có file theo dõi: có thể bằng excel hoặc phần mềm kế toán.
Căn cứ vào những thông tin trong hợp đồng, hóa đơn, phiếu xuất/ nhập kho, phiếu chi, giấy báo có ngân hàng, các khoản chiết khấu, hàng trả lại, tỷ giá … kế toán công nợ sẽ cập nhật vào file theo dõi công nợ, theo dõi một cách liên tục và thường xuyên.
Người làm kế toán công nợ phải nắm rõ quy trình kế toán: kiểm soát chứng từ, luân chuyển chứng từ, quy trình thanh toán … vì rõ ràng việc thu hồi nợ đều liên quan chặt chẽ đến các chứng từ kế toán.
- Duy trì tốt các mối quan hệ
Các mối quan hệ ở đây bao gồm mối quan hệ với khách hàng và sự liên kết với phòng ban khác trong nội bộ doanh nghiệp (như phòng kinh doanh).
Ngoài việc đốc thúc khách hàng trả nợ đúng hạn, đúng kỳ thì bộ phận thu hồi nợ của công ty có thể thông báo các điều kiện được hưởng chiết khấu hoặc nhắc bổ sung một số chi tiết về sản phẩm, các chứng từ liên quan … để tạo ra mối quan hệ thân thiện, tin cậy. Còn trong nội bộ công ty, sự liên kết giữa bộ phận kế toán công nợ và kinh doanh là cần thiết bởi bất cứ đơn hàng nào được bán ra từ bộ phận kinh doanh cũng cần được ghi nhận ngay tức thì vào doanh thu, các khoản nợ cũng cần được đưa vào danh sách theo dõi ngay lập tức để tránh thất thoát hoặc bỏ sót công nợ phải thu khách hàng.
- Gửi hóa đơn, các chứng từ đến khách hàng nhanh chóng
nghiệp nào cũng chú tâm tới việc nay. Kế toán công nợ phải theo dõi chặt chẽ đường đi của hóa đơn xuất bán để đảm bảo khách hàng nhận được hoá đơn đúng thời gian. Tránh sai sót, thất lạc, chậm trễ.
Trước và sau khi gửi hóa đơn, kế toán công nợ nên chủ động gọi điện thoại, hoặc thông báo bằng fax, email (bản scan) cho người có trách nhiệm về hóa đơn được gửi để xác nhận hoán đơn được đưa đến phòng kế toán của khách hàng.
- Xem lại khoản phải thu thường xuyên
Bộ phận kế toán công nợ phải thường xuyên kiểm soát thời hạn phải thu của các khoản nợ, đo lường các khoản phải thu thông qua các chỉ số như vòng quay các khoản phải thu, tính tuổi nợ để phân loại khách nợ, sớm phát hiện các khoản nợ có vấn đề, nhằm có hướng xử lý kịp thời, tránh để nợ quá hạn tồn đọng nhiều.
Định kỳ, bộ phận này phải chủ động lập biên bản xác nhận công nợ của từng khách hàng để báo cáo lên cấp trên. Các loại báo cáo cần lập là:
Báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng,
Bảng tổng hợp công nợ phải thu, phải trả,
Bảng theo dõi tình hình các khoản nợ quá hạn,
Bảng theo dõi tình hình các khoản nợ vượt hạn mức nợĐể thuận tiện trong việc theo dõi và không sai sót trong việc lập báo cáo, rất nhiều doanh nghiệp đã tìm đến phần mềm kế toán online để quản lý hiệu quả tuổi nợ, hạn nợ.
- Cung cấp nhiều tài khoản ngân hàng
Bộ phận kế toán công nợ có thể đề xuất với doanh nghiệp đăng ký với Sở Kế hoạch đầu tử mở thêm một số tài khoản ngân hàng để linh hoạt trong vấn đề thanh toán, chuyển trả tiền hàng.
Bởi khi cung cung cấp tài khoản ngân hàng cùng với tài khoản ngân hàng của khách hàng cùng hệ thống sẽ giúp khoản tiền chuyển về tài khoản nhanh chóng (trong ngày) mà còn có thể tiết kiệm chi phí chuyển tiền do giao dịch trong khối nội bộ ngân hàng.
- Gọi điện thoại nhắc nợ
Công việc kế toán công nợ do phải liên lạc với khách hàng thường xuyên nên bạn phải yêu cầu doanh nghiệp cung cấp cho bạn một line điện thoại cố định riêng để tiện giao dịch với khách hàng và ngược lại, tránh sự gián đoạn trong giao tiếp với khách hàng do nghẽn mạch, kẹt máy.
Kế toán nên nhắc về thời hạn cũng như khoản nợ khách hàng phải thanh toán trước 5-10 ngày bằng email hoặc điện thoại. Và cần có một kịch bản gọi điện để tiếp cận khách hàng nhẹ nhàng, thoải mái. Lưu ý nên tránh gọi điện cho khách hàng vào những ngày đầu năm, đầu tháng, đầu tuần vì xử lý không khéo dễ gây căng thẳng về phía khách hàng.
Hạn chế gọi điện thoại nhắc nợ đầu giờ, nhưng cũng không nên gọi cho khách hàng cuối giờ làm việc vì lúc đó tâm trạng mệt mỏi, họ sẽ trả lời cho có, hoặc có thể họ trút cả sự bực dọc lên bạn. Kinh nghiệm cho thấy, gọi điện thoại nhắc nợ khách hàng hiệu quả: sáng từ 10 giờ đến 11 giờ; chiều từ 2 giờ đến 4 giờ.
- Duy trì nhật ký thu nợ
Với mỗi khoản nợ quá hạn, bộ phận kế toán phải lưu nhật ký khi theo dõi cuộc gọi hoặc email đã được gửi đi, cùng với một hồ sơ về phản ứng của khách hàng để theo dõi các cuộc gọi. Những vướng mắc trong quá trình thu nợ như thiếu hàng, thiếu chứng từ, khách hàng phàn nàn về hàng hóa, khách hàng hứa trả tiền vào ngày … cần được ghi chú lại và phản ánh với bộ phận liên quan để xử lý kịp thời.
- Tham gia, góp ý cải tiến quy trình thu nợ
Quy trình thu hồi nợ nên được xem xét lại sau một khoảng thời gian cố định để rút ra những kinh nghiệm hoặc thay đổi quy trình khi cần thiết. Trong hoạt động của doanh nghiệp, việc theo dõi, quản lý và xử lý công nợ là cả một quá trình được thực hiện liên tục, không ngừng nghỉ bởi những nhân viên trong bộ phận kế toán.
- Công ty cần đổi mới cơ chế quản lý công nợ nhằm đẩy nhanh tiến độ thu hồi nợ từ khách hàng, giảm thiệt hại do bị chiếm dụng vốn.
- Trên cơ sở hợp đồng mua bán đã ký kết thường xuyên theo dõi tình hình thanh toán của từng khách hàng, đôn đốc khách hàng thanh toán công nợ đúng kỳ hạn, không để xảy ra tình trạng khách hàng thường xuyên nợ quá hạn theo nội dung hợp đồng đã thỏa thuận giữa hai bên.
- Hàng tháng phải đảm bảo việc đối chiếu công nợ đầy đủ đối với các khách hàng, từng cán bộ thị trường phải cập nhật thường xuyên công nợ phải thu, phân tích tình hình công nợ và khả năng thanh toán của khách hàng để đưa ra những biện pháp thu hồi công nợ phù hợp.
- Tùy theo sản lượng tiêu thụ của khách hàng và khả năng tài chính để đưa ra mức dư nợ và thời hạn thanh toán hợp lý.
- Công ty nên có chính sách bán hàng linh hoạt và mềm dẻo như khuyến khích khách hàng thanh toán trước thời hạn dưới hình thức chiết khấu thanh toán; áp dụng giảm giá cho khách hàng mua với số lượng lớn. Trong thời gian tới, công ty cần tập trung vào các công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn và tập đoàn có tình hình tài chính lành mạnh và hoạt động kinh doanh ổn định, tăng trưởng bền vững.
- Xây dụng hạn mức tín dụng cho cán bộ kinh doanh.
- Kiểm soát nợ phải thu: Công ty cần mở sổ theo dõi chi tiết các khoản nợ, như vậy sẽ biết được khoản nào sắp đến hạn để có biện pháp hối thúc khách hàng trả tiền. Ngoài ra, Công ty cần cập nhật thường xuyên tình hình khách hàng để nắm bắt khả năng thanh toán của khách hàng.
- Vận dụng linh hoạt, hài hòa trong việc thu hồi công nợ để đảm bảo vẫn giữ được thị trường, khách hàng, giá bán từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
* Biện pháp thu hồi với công nợ phải thu khó đòi:
tiếp cận để nắm bắt tình hình tài chính, có thể xem xét trao đổi hàng hóa (nếu có) để thu hồi dần công nợ.
- Đối với khách hàng không còn kinh doanh: Bám sát, tạo điều kiện để khách hàng thanh toán trả dần.
- Đối với khách hàng chây ỳ, mất khả năng năng toán toán: Khép kín hồ sơ, gửi cơ quan pháp luật hỗ trợ thu hồi.
b. Dự trữ hàng tồn kho
- Xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu đối với mỗi mặt hàng
Tại sao bạn cần xác định mức tồn kho? Điều này sẽ giúp bạn tránh được việc mua hàng quá tay, nhập về nhiều hơn mức cần thiết hoặc thiếu hụt hàng dẫn đến giảm doanh thu.
Bạn có thể xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu bằng cách cố định ngày nhập hàng.
Ví dụ cứ 3 ngày bạn nhập hàng mới một lần, vậy thì mức tồn kho tối đa nên là 4 ngày bán hàng và mức tồn kho tối thiểu là 1 ngày bán hàng.
- Sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học
Mặc dù đối với nhiều cửa hàng bán lẻ, kho hàng cũng chính là cửa hàng. Tuy nhiên, khi hoạt động kinh doanh của bạn phát triển đến một mức độ nào đó, bạn nên chuẩn bị kho hàng để có thể dự trữ số lượng lớn vào thời kỳ cao điểm như lễ, tết… Có 2 phương pháp sắp xếp hàng hóa như sau:
Phương pháp sắp xếp cố định (fix location): Đây là phương pháp mặt hàng nào thì để chỗ đó và có hiển thị cố định vị trí. Ưu điểm của phương pháp này là rõ ràng, có thể tìm thấy ngày hàng hóa mình cần lấy một cách nhanh chóng. Nhưng nhược điểm là tốn quá nhiều diện tích và không phù hợp với những kho hàng nhỏ có lượng hàng lớn và luân chuyển thường xuyên.
Phương pháp sắp xếp vị trí linh hoạt (free location): Đây là phương pháp không cố định vị trí cho mặt hàng nào cả. Tất cả các vị trí đều được đánh ký hiệu riêng và được hiển thị trên sơ đồ kho. Khi một mặt hàng được đặt ở
một vị trí nào đó, tên mặt hàng cũng được dán vào vị trí tương ứng ở sơ đồ kho. Ưu điểm của phương pháp này là tiết kiệm tối đa diện tích. Nhược điểm là bạn sẽ phải mất thời gian cho việc sắp xếp sơ đồ và hiển thị kho hàng.
- Kiểm kê hàng hóa định kỳ
Để xác định số liệu thực tế với trên sổ sách có giống nhau không, bạn phải tiến hành kiểm kê. Khi điểm đếm lại số lượng các mặt hàng, bạn cũng có thể phát hiện ra hàng hỏng, hàng lỗi hoặc hết hạn. Đối với nhiều cửa hàng bán lẻ mà nói, việc dừng bán hàng để kiểm kê sẽ đem lại sụt giảm về doanh số.
Tuy vậy, chúng tôi cho rằng hoạt động này là vô cùng cần thiết. Ít nhất bạn cũng nên thực hiện việc đó 6 tháng một lần. Việc kiểm kê thường xuyên cũng sẽ giúp bạn quản lý tồn kho dễ dàng và chính xác hơn, hạn chế sai sót và chi phí hủy hàng hỏng.
- Sử dụng phần mềm quản lý kho Faceworks
Đối với một cửa hàng nhỏ và mới mở, việc đầu tư phần mềm quản lý ngay có lẽ là chưa cần thiết. Tuy nhiên, về lâu dài khi công việc của bạn ngày càng phát triển đòi hỏi công tác quản lý phức tạp hơn, bạn nên cân nhắn tới việc đầu tư phần mềm quản lý.
- Công tác vật tư: Công ty cần tích cực tìm nguồn hàng vật tư nguyên vật liệu sản xuất trong nước đảm bảo chất lượng, giá cả cạnh tranh để phục vụ sản xuất. Thực hiện tốt công tác đấu thầu, chào hàng cạnh tranh mua sắm hàng hóa đảm bảo chất lượng, giá cả cạnh tranh. Công tác quản lý kho tàng, xuất nhập vật tư an toàn đúng pháp luật. Thực hiện quyết toán vật tư theo quy định, theo dõi việc thực hiện định mức tiêu hao vật tư và tham gia xây dựng định mức tiêu hao vật tư ở các phòng ban phân xưởng trong Công ty. Trong năm Công ty cần tổ chức sắp xếp quản lý kho vật tư hợp lý, an toàn khoa học để số dư hàng tồn kho vật liệu cuối kỳ đạt hệ số tồn kho <4% theo quy định của Tập đoàn TKV và Tổng công ty.
- Xác định nhu cầu dự trữ hàng hóa hợp lý: Công ty cần xây dựng mức dự trữ với các loại vật tư, thường xuyên phân tích, đánh giá để xác định mức
dự trữ phù hợp, tránh gây tốn kém chi phí, ứ đọng vốn và làm gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Thực hiện tốt công tác dự báo thị trường để có thể dự trữ hàng tồn kho một cách hợp lý: Bộ phận kế hoạch sẽ lập kế hoạch chi tiết, đảm bảo bám sát với tình hình thực tế, đồng thời xác định thời điểm dự trữ hàng tốt nhất.
- Công tác bảo quản hàng tồn kho: Cần lập sổ sách theo dõi, phát hiện lượng hàng tồn kho tồn đọng để tìm các biện pháp giải phóng, thu hồi vật tư, phế liệu
4.2.1.3. Chú trọng đến công tác đào tạo cán bộ, phát triển nguồn nhân lực, nhất là nhân viên Marketing, nhân viên phát triển thị trường.
- Xác định nguồn nhân lực luôn là nguồn quan trọng nhất, là chìa khóa của sự thành công, Công ty luôn chú trọng đến việc xây dựng và hoàn thiện các chính sách phát triển nguồn nhân lực với mục tiêu xây dựng đội ngũ nhân sự giỏi, chuyên nghiệp, tận tụy và trung thành với mục tiêu phát triển của Công ty.
- Chính sách đối với người lao động: Các cán bộ, nhân viên của Công ty được đào tạo đầy đủ, Công ty thường xuyên tổ chức các khóa bồi dưỡng chuyên nghiệp, nâng cao kỹ năng cho công nhân, người vận hành, tổ chức các cuộc thi và nghề nghiệp. Dịch vụ này nhằm khuyến khích tinh thần học tập và nâng cao kỹ năng cho cán bộ và nhân viên. Đối với các nhà quản lý, Công ty đã gửi đến các khóa đào tạo để nâng cao trình độ và năng lực quản lý cho các quan chức.
- Áp dụng các chính sách để thu hút nhân tài và tuyển dụng một cách công khai và minh bạch, xây dựng chế độ lương và thưởng phù hợp với cán bộ xuất