Sử dụng ph−ơng pháp giá trị thu đ−ợc để đánh giá trạng thái dự án đầu t− xây dựng công trình [46]

, q c t

Thời gian (tuần)Thực tế

3.3.3.2 Sử dụng ph−ơng pháp giá trị thu đ−ợc để đánh giá trạng thái dự án đầu t− xây dựng công trình [46]

đầu t− xây dựng công trình [46]

Trong quản lý DAĐT XDCT, việc kiểm soát chi phí và thời gian thực hiện dự án có vai trò rất quan trọng. Việc kiểm soát riêng rẽ từng nội dung th−ờng không đánh giá chính xác tình trạng thực tế của dự án. Ph−ơng pháp giá trị thu đ−ợc là một công cụ cho phép chủ đầu t− kiểm soát kết hợp cả chi phí và tiến độ thực hiện dự án.

Nội dung của ph−ơng pháp nh− sau:

1. Xác định chi phí kế hoạch - BCWS (Budget Cost for Work Scheduled): Chi phí kế hoạch đ−ợc xác định từ bản kế hoạch tiến độ thực hiện dự án và chi phí dự toán cho từng công việc của dự án. Nếu kế hoạch tiến độ thực hiện dự án đ−ợc lập bằng ph−ơng pháp sơ đồ mạng thì cần chuyển sơ đồ mạng lên trục thời gian hoặc sang sơ đồ ngang. Trên cơ sở tiến độ thực hiện dự án và chi phí dự toán cho từng công việc của dự án, có thể xác định chi phí kế hoạch của dự án theo thời gian (ngày, tuần,...). Từ số liệu này có thể vẽ đ−ợc đ−ờng chi phí kế hoạch trên đồ thị (đ−ờng BCWS trên hình 3.2)

2. Xác định chi phí thực tế - ACWP (Actualt Cost for Work Performed):

Chi phí thực tế đ−ợc xác định dựa vào chi phí thực tế đ chi ra để thực hiện các công việc đến thời điểm đánh giá. Số liệu này do bộ phận theo dõi chi phí cập nhật theo định kỳ (ngày, tuần,...). Từ số liệu này có thể vẽ đ−ợc đ−ờng chi phí thực tế trên đồ thị (đ−ờng ACWP trên hình 3.2)

3. Xác định giá trị thu đ−ợc - BCWP (Budget Cost for Work Performed):

Giá trị thu đ−ợc là chi phí theo dự toán của khối l−ợng công việc thực tế đ hoàn thành hoặc là khối l−ợng các nguồn lực theo kế hoạch dành cho các công việc

thực tế đ hoàn thành tính đến thời điểm đánh giá. Giá trị thu đ−ợc không phụ thuộc vào chi phí thực tế và đ−ợc tính theo công thức sau:

BCWP = Chi phí kế hoạch x % công việc đ thực hiện (3.7)

Giá trị thu đ−ợc có thể đ−ợc cập nhật theo thời gian và đ−ợc thể hiện ở đ−ờng BCWP trên đồ thị (Hình 3.2)

Hình 3.2: Đồ thị đánh giá trạng thái dự án đầu t− xây dựng công trình bằng ph−ơng pháp giá trị thu đ−ợc

Từ các dữ liệu tính toán đ−ợc nh− nêu trên hoặc từ đồ thị, CĐT có thể đánh giá đ−ợc dự án của mình trên góc độ tiến độ thực hiện dự án cũng nh− chi phí thực hiện dự án, bởi vì ph−ơng pháp giá trị thu đ−ợc có tính đến thời gian nên nó cho phép xác định không chỉ chênh lệch về chi phí mà còn xác định đ−ợc chênh lệch tiến độ thực hiện dự án. Việc xác định các chênh lệch đ−ợc tiến hành nh− sau:

+ Xác định chênh lệch chi phí - CV (Cost Variance): Chêch lệch chi phí là hiệu số giữa giá trị thu đ−ợc BCWP và chi phí thực tế ACWP:

CV = BCWP - ACWP (3.8)

+ Xác định chênh lệch về khối l−ợng công việc - SV (Schedule Variance): Chênh lệch về khối l−ợng công việc là hiệu số giữa giá trị thu đ−ợc BCWP và chi phí kế hoạch BCWS:

SV = BCWP - BCWS (3.9)

+ Xác định chênh lệch về thời gian - TV (Timee Variance): Chênh lệch về thực hiện là hiệu số giữa thời gian theo kế hoạch (STWP - Time Scheduled for Work

2 0 1 3 4 Thời gian (tuần, tháng) 6 5 7 8 9 10 Thời điểm cậpnhật Chi phí ACW

P

TV - Chênh lệch thời gian

Performed) để thực hiện phần việc đ hoàn thành và thời gian thực tế (ATWP - Actual Time for Work Performed) thực hiện phần việc đó.

TV = STWP - ATWP (3.10)

Để đánh giá các chênh lệch có thể sử dụng các chỉ tiêu t−ơng đối sau: + Chỉ số chi phí - CPI (Cost Performance Index):

CPI = BCWP/ACWP (3.11)

CPI < 1 có nghĩa là chi phí hoàn tất công việc cao hơn so với kế hoạch (v−ợt ngân sách, không tốt).

CPI = 1 có nghĩa là chi phí hoàn thành công việc đúng kế hoạch.

CPI > 1 có nghĩa là chi phí hoàn tất các công việc ít hơn dự kiến (d−ới ngân sách, tốt nh−ng đôi khi có hại).

+ Chỉ số tiến độ - SPI (Scheduled Performance Index): SPI = BCWP/BCWS (3.12)

SPI < 1 có nghĩa là công việc thực hiện chậm so với kế hoạch. SPI = 1 có nghĩa là công việc thực hiện đúng kế hoạch.

SPI > 1 có nghĩa là công việc thực hiện v−ợt kế hoạch tiến độ.

Ngoài ra có thể kết hợp hai chỉ số CPI và SPI thành một chỉ số chung (CSI - chỉ số chi phí-tiến độ) để đánh giá chung tình trạng của dự án về mặt chi phí và tiến độ nh− sau:

BCWP BCWP

CSI = CPI x SPI = ———– x ———– (3.13) ACWP BCWS

Khi CSI < 1 thì dự án có vấn đề, khi đó dự án hoặc là bị tình trạng v−ợt chi phí hoặc là chậm tiến độ hoặc là cả haị

Dựa vào chỉ số chi phí CPI có thể dự báo chi phí cần thiết để hoàn thành phần công việc còn lại của dự án - ECT (Estimated Cost to Complete) theo công thức sau:

BAC - BCWP

ECT = ——————— (3.14) CPI

Trong đó: BAC (Budget At Completion) là chi phí kế hoạch để hoàn thành dự án. Ph−ơng pháp giá trị thu đ−ợc cho phép phát hiện sớm những sai lệch giữa các chỉ tiêu thực tế và kế hoạch về mặt chi phí và tiến độ thực hiện dự án. Ngoài ra ph−ơng pháp giá trị thu đ−ợc còn cho phép dự báo chi phí cho phần việc còn lại của dự án và do đó nó giúp cảnh báo sớm tình hình thực hiện dự án về mặt tiến độ cũng

nh− chi phí để các nhà QLDA kịp thời đ−a ra các quyết định điều chỉnh cần thiết. Tuy nhiên ph−ơng pháp này theo dõi toàn bộ các công việc của dự án nên việc dự báo tiến độ của dự án không chính xác, vì vậy để đánh giá và dự báo về tiến độ cần sử dụng kết hợp với các công cụ theo dõi thời gian khác, đặc biệt là các công cụ theo dõi đ−ờng găng của dự án nh− biểu đồ đ−ờng chéo đ nêu ở phần trên.

3.3.4 Thiết lập bộ máy quản lý điều hành thực hiện dự án theo 3 cấp độ

Trong quản lý DAĐT XDCT, việc xây dựng đ−ợc một bộ máy quản lý phù hợp là điều kiện tiên quyết để thực hiện QLDA đạt kết quả. Một bộ máy quản lý điều hành thực hiện dự án hiệu quả th−ờng đ−ợc tổ chức theo 3 cấp độ quản lý (điều hành): (1) Cấp quản lý (điều hành) chiến l−ợc, (2) Cấp quản lý (điều hành) trung gian và (3) Cấp quản lý (điều hành) tác nghiệp (Hình 3.3).

Cấp QLCL (•) • Quyết định mục tiêu DA • Nhận và xử lý thông tin từ cấp QLTG Cấp QLTG (♠) ♠ Theo dõi và xử lý các tình huống

♠ Báo cáo cấp QLCL những vấn đề v−ợt Cấp QLTN (♣) thẩm quyền hoặc không giải quyết đ−ợc ♣ Theo dõi hàng ngày, phát hiện sai lệch ♣ Phản hồi thông tin kịp thời cho cấp QLTG

Hình 3.3: Bộ máy quản lý thực hiện dự án tổ chức theo 3 cấp độ

* Cấp quản lý tác nghiệp: Cấp độ này chủ yếu liên quan tới những ng−ời có trách nhiệm thực hiện từng công việc đ đ−ợc phân công trong kế hoạch thực hiện dự án và xác định trong ch−ơng trình dự án. Phạm vi quản lý ở cấp độ này là theo dõi, xem xét và đối chiếu hàng ngày tình hình thực hiện các công việc của dự án đang đ−ợc tiến hành với các yêu cầu nêu trong ch−ơng trình dự án: ng−ời thực hiện, thời điểm thực hiện,... nhằm thông báo kịp thời những thông tin cần thiết cho cấp quản lý trung gian.

ở cấp quản lý này, th−ờng thành lập ra các nhóm dự án, thông th−ờng những ng−ời phụ trách các công việc thuộc một nhóm công việc (hay tiểu nhóm công việc) trở thành thành viên của nhóm dự án. Trong mỗi nhóm dự án cử ra một tr−ởng nhóm.

* Cấp quản lý trung gian: Cấp độ này liên quan chủ yếu đến Giám đốc điều hành dự án và các cộng sự. Các cộng sự ở đây là các cá nhân đ−ợc phân công làm tr−ởng các nhóm công việc (và tiểu nhóm công việc). Phạm vi quản lý ở cấp độ này là theo dõi để xác định sớm nhất các ảnh h−ởng tiêu cực đến khả năng hoàn thành các công việc của dự án, đến kinh phí và đến thời hạn của các công việc để có thể đ−a ra

kịp thời các biện pháp điều chỉnh cần thiết (trong ngắn hạn) và phản hồi kịp thời những thông tin về những khó khăn, v−ớng mắc gặp phải (v−ợt quá phạm vi thẩm quyền của chủ nhiệm điều hành dự án) trong tiến trình thực hiện dự án cho cấp điều hành chiến l−ợc (ng−ời quyết định đầu t−).

ở cấp quản lý này, nếu các nhóm công việc bao gồm một số tiểu nhóm công việc thì cũng có thể và nên thành lập ra các nhóm dự án. Trong tr−ờng hợp ấy, thông th−ờng những ng−ời phụ trách các tiểu nhóm công việc trở thành thành viên của nhóm dự án, ng−ời phụ trách nhóm công việc khi ấy vừa là thành viên của nhóm vừa là tr−ởng nhóm.

* Cấp quản lý chiến l−ợc: Cấp độ này là cấp độ quản lý cao nhất trong bộ máy QLDẠ Phạm vi điều hành ở cấp độ này là nhận những thông tin từ cấp điều hành trung gian (Giám đốc điều hành dự án) về tiến độ và các kết quả từng phần theo định kỳ, về các khó khăn, v−ớng mắc nghiêm trọng v−ợt quá thẩm quyền của cấp trung gian để từ đó ra những quyết định phù hợp.

Công việc điều hành dự án cũng đ−ợc thực hiện theo quan điểm phi tập trung hóa trong QLDA, phân định rõ trách nhiệm của từng ng−ời đối với từng công việc, buộc mỗi ng−ời phải tôn trọng những cam kết ban đầụ Tuy nhiên cũng cần l−u ý rằng, để hiệu quả điều hành dự án cao đòi hỏi tất cả mọi ng−ời, bất kỳ ở cấp độ điều hành nào cũng cần phải có những thông tin đ−ợc cập nhật tốt, phải có một ý muốn thực hiện công khai và một tinh thần hợp tác để có thể kiến giải những giải pháp thích hợp nhất cho việc giải quyết những khó khăn, v−ớng mắc nảy sinh trong tiến trình thực hiện dự án.

Việc thiết lập bộ máy quản lý thực hiện dự án đ−ợc dựa trên cơ sở cấu trúc phân việc (WBS). Cấu trúc phân việc cần đ−ợc xây dựng ngay sau khi thiết lập xong mục tiêu của dự án. Ng−ời thực hiện là đội ngũ cán bộ chủ chốt tham gia QLDẠ Từ cấu trúc phân việc sẽ xác định đ−ợc số thành viên tham gia QLDA và trách nhiệm của các thành viên trong QLDẠ Tập hợp trách nhiệm của các thành viên tham gia QLDA sẽ tạo thành ma trận trách nhiệm. Dựa vào cấu trúc phân việc, các thành viên nhóm dự án sẽ biết đ−ợc mối quan hệ của các công việc trong dự án.

Đối với DAĐT XDCT sử dụng vốn nhà n−ớc có thể vận dụng mô hình trên để tổ chức QLDẠ Cấp quản lý chiến l−ợc trong quản lý DAĐT XDCT sử dụng vốn nhà n−ớc chính là ng−ời quyết định đầu t−. Ng−ời quyết định đầu t− sẽ tiếp nhận những thông tin do CĐT phản ánh và quyết định những vấn đề thuộc thẩm quyền. Cấp quản lý trung gian là CĐT/ ban QLDA, cấp này tiếp nhận các thông tin do các nhóm QLDA cung cấp, xử lý và quyết định những vấn đề thuộc thẩm quyền. Những vấn đề v−ợt thẩm quyền sẽ báo cáo lên ng−ời quyết định đầu t−.

Cấp quản lý tác nghiệp trong quản lý DAĐT XDCT sử dụng vốn nhà n−ớc chính là các nhóm/ tiểu nhóm QLDẠ Những nhóm này đ−ợc phân công theo dõi từng công việc/ nhóm công việc QLDẠ Những thành viên của nhóm dự án là những ng−ời theo dõi, thực hiện các công việc QLDA hàng ngày theo phạm vi đ−ợc phân công. Số nhóm dự án đ−ợc xác định khi xây dựng danh mục công việc. Số thành viên của nhóm cũng đ−ợc xác định cùng thời điểm. Các nhóm QLDA sẽ hợp lại thành một ê-kíp QLDẠ

3.3.5 Sử dụng ph−ơng pháp “Danh mục −u tiên” để xác định trình tự −u tiên áp dụng các giải pháp nâng cao năng lực quản lý dự án đầu t− xây dựng công trình

Chủ đầu t− dự án XDCT có thể vận dụng nhiều giải pháp để nâng cao năng lực QLDẠ Tuy nhiên, với năng lực có hạn, CĐT không thể tổ chức triển khai đồng thời các giải pháp cùng một lúc mà cần lựa chọn thực hiện các giải pháp theo một trình tự −u tiên nhất định. CĐT cần −u tiên thực hiện những giải pháp có mức độ tác động lớn đến chất l−ợng QLDA nh−ng đồng thời lại dễ làm, dễ áp dụng để thực hiện tr−ớc. Để sắp xếp trình tự −u tiên thực hiện các giải pháp, CĐT có thể sử dụng ph−ơng pháp “Danh mục −u tiên”.

Nội dung và trình tự thực hiện của ph−ơng pháp nh− sau:

B−ớc 1: Thành lập nhóm chuyên gia (thông th−ờng nhóm chuyên gia gồm các thành viên của Ban QLDA).

B−ớc 2: Vẽ lên bảng (hoặc vẽ vào một tờ giấy khổ lớn) một bảng theo mẫu ở Bảng 3.9 sau:

Bảng 3.9: Bảng xác định “Danh mục −u tiên”

Tầm quan trọng Khó thực hiện Không QT ^Quan trọng ^Rất QT khó TH ^{Rất Khó} TH TH ^Dễ - + ++ - + ++ Các giải pháp 1 5 10 1 5 10 ∑ ∑ ∑ ∑ Thứ tự −u tiên

B−ớc 3: Liệt kê các giải pháp nâng cao năng lực QLDA vào cột đầu của bảng.

B−ớc 4: Lấy ý kiến đánh giá về tầm quan trọng và khả năng thực hiện của từng ng−ời đối với mỗi giải pháp:

- Về tầm quan trọng của từng giải pháp đ−ợc đánh giá theo 3 mức độ: (1) Không quan trọng (-) với hệ số 1; (2) Quan trọng (+) với hệ số 5; và (3) Rất quan trọng (++) với hệ số 10.

- Về khả năng thực hiện giải pháp của chủ đầu t− đ−ợc đánh giá theo 3 mức độ: (1) Rất khó thực hiện (-) với hệ số 1; (2) Khó thực hiện (+) với hệ số 5; và (3) Rất dễ thực hiện (++) với hệ số 10.

Việc định ra các hệ số t−ơng ứng với các mức độ tầm quan trọng cũng nh− mức độ khó/ dễ trong thực hiện các giải pháp chỉ có ý nghĩa t−ơng đối nhằm phân định dễ dàng thứ tự −u tiên thực hiện các giải pháp. Các hệ số này đ−ợc định ra theo nguyên tắc: giải pháp càng có tầm quan trọng cao trong việc nâng cao năng lực QLDA của chủ đầu t− thì hệ số càng cao, giải pháp càng dễ thực hiện thì hệ số càng caọ

Số ý kiến đánh giá theo từng mức độ về tầm quan trọng và về khả năng thực hiện của từng giải pháp đ−ợc tổng hợp ở các ô t−ơng ứng của bảng.

B−ớc 5: Tính tổng điểm (∑∑∑∑) của từng giải pháp, kết quả ghi vào cột ∑∑∑∑:

∑ ∑ ∑

∑ = (Số ý kiến về mức độ quan trọng x Hệ số tầm quan trọng) + (Số ý kiến về khả năng thực hiện x Hệ số mức độ khả năng thực hiện)

B−ớc 6: Xác định thứ tự −u tiên thực hiện giải pháp:

Giải pháp nào có tổng điểm (∑∑∑∑) lớn nhất biểu thị rằng giải pháp đó có tầm quan trọng lớn nhất và dễ thực hiện nhất sẽ đ−ợc xếp thứ I trong cột “thứ tự −u tiên”, giải pháp có tổng điểm nhỏ hơn đ−ợc xếp ở các thứ tự tiếp theọ

Chủ đầu t− có thể sử dụng ph−ơng pháp “Danh mục −u tiên” để sắp xếp thứ tự −u tiên thực hiện các giải pháp nâng cao năng lực QLDA mà luận án đ nêu ra, ngoài ra ph−ơng pháp “Danh mục −u tiên” còn đ−ợc sử dụng để sắp xếp thứ tự −u tiên (hoặc lựa chọn) giải pháp/ biện pháp giải quyết các vấn đề, các tình huống có nhiều lựa chọn trong thực tế QLDA của CĐT. Sau đây là một ví dụ về sử dụng ph−ơng pháp “Danh mục −u tiên”.

Giả sử trong thực tế QLDA, chủ đầu t− DAĐT xây dựng công trình Y sử dụng biểu đồ đ−ờng chéo để theo dõi các công việc găng của dự án. Tại thời điểm đánh giá, CĐT phát hiện một công việc nằm trên đ−ờng găng do nhà thầu thực hiện đang chậm tiến độ, có nguy cơ làm cho dự án không hoàn thành đúng thời hạn. CĐT đ họp ban QLDA để tìm biện pháp giải quyết, có nhiều giải pháp đ−ợc đ−a rạ Sau khi sàng lọc còn 3 giải pháp đ−ợc lựa chọn là: (1) Yêu cầu nhà thầu đang thực hiện gói thầu tăng nguồn lực để đẩy nhanh tiến độ, cho phép nhà thầu thuê thêm thầu phụ (giải pháp A).