chất l−ợng QLDA đầu t− xây dựng công trình sử dụng vốn nhà n−ớc

IV Các cơ quan thuộc Chính phủ Tổng số dự án chậm tiến độ

chất l−ợng QLDA đầu t− xây dựng công trình sử dụng vốn nhà n−ớc

dự án đầu t− xây dựng công trình sử dụng vốn nhà n−ớc

Xác định rõ hơn DAĐT xây dựng công trình sử dụng vốn nhà n−ớc Hoàn thiện quy định áp dụng các hình thức QLDA Ph−ơng pháp “Danh mục −u tiên” xác định trình tự −u tiên áp dụng các GP nâng cao năng lực QLDA

Giải pháp nâng cao

chất l−ợng QLDA đầu t− xây dựng công trình sử dụng vốn nhà n−ớc

công trình sử dụng vốn nhà n−ớc

Giải pháp nâng cao năng lực QLDA đầu t− xây dựng công trình sử dụng vốn nhà n−ớc

Giải pháp hoàn thiện thể chế QLDA đầu t− xây dựng công trình sử dụng vốn nhà n−ớc Lập kế hoạch quản lý thực hiện dự án làm cơ sở lập kế hoạch đấu thầu và quản lý tiến độ dự án Ph−ơng pháp định l−ợng đánh giá chất l−ợng quản lý DAĐT xây dựng công trình Nâng cao năng lực sử dụng các công cụ QLDA trong quá trình thực hiện dự án Thiết lập bộ máy quản lý điều hành thực hiện dự án theo 3 cấp độ Hoàn thiện quy định pháp luật về quản lý chất l−ợng DAĐT xây dựng công trình Hoàn thiện nội dung và ph−ơng pháp xác định một số chi phí trong TMĐT của dự án Hoàn thiện cơ chế, chính sách bồi th−ờng, hỗ trợ khi thu hồi đất

3.3

3.3.1 Lập kế hoạch quản lý thực hiện dự án làm cơ sở lập kế hoạch đấu thầu của dự án và quản lý tiến độ thời gian thực hiện dự án

Mục tiêu của quản lý DAĐT XDCT là dẫn dắt dự án đến thành công với chất l−ợng mong muốn, đảm bảo thời gian và chi phí dự kiến. Để thực hiện mục tiêu đó thì công việc đầu tiên là phải lập kế hoạch quản lý thực hiện dự án. Trong thời gian qua, các DAĐT XDCT sử dụng vốn nhà n−ớc phần lớn đều có lập kế hoạch quản lý thực hiện dự án nh−ng đến khi triển khai thực tế thì có nhiều kế hoạch bị phá vỡ. Đi sâu tìm hiểu cho thấy có 2 nguyên nhân dẫn đến tình trạng này, đó là: Thứ nhất, tính khả thi của kế hoạch lập ra rất thấp, nhiều bản kế hoạch đ−ợc lập theo kiểu “bốc thuốc”, dựa theo cảm tính, theo kinh nghiệm, rất thiếu cơ sở khoa học. Thứ hai, khả năng điều chỉnh kế hoạch thấp do ng−ời quản lý không có khả năng và ph−ơng pháp để điều chỉnh kế hoạch. Vì vậy việc nâng cao năng lực lập và điều chỉnh kế hoạch cho nhà QLDA là rất cần thiết.

Theo quy định hiện hành, các DAĐT XDCT sử dụng vốn nhà n−ớc phải lập kế hoạch đấu thầu trình ng−ời có thẩm quyền phê duyệt sau khi (hoặc cùng) với phê duyệt quyết định đầu t−. Để đảm bảo tính khả thi của bản kế hoạch đấu thầu thì CĐT cần lập kế hoạch đấu thầu đồng thời với lập kế hoạch quản lý thực hiện dự án. Kế hoạch đấu thầu cần đ−ợc lập dựa trên cơ sở của kế hoạch quản lý thực hiện dự án. Kế hoạch quản lý thực hiện dự án khả thi sẽ là nhân tố quyết định tính khả thi của kế hoạch đấu thầụ

Nhằm đáp ứng các yêu cầu đặt ra nh− nêu trên, trong phần này tác giả luận án kiến nghị giải pháp vận dụng ph−ơng pháp sơ đồ mạng PERT để lập kế hoạch quản lý thực hiện DAĐT XDCT.

3.3.1.1 Vận dụng ph−ơng pháp sơ đồ mạng PERT để lập kế hoạch quản lý thực hiện dự án đầu t− xây dựng công trình

Trong thực tế, sơ đồ mạng PERT chủ yếu đ−ợc sử dụng để lập kế hoạch tiến độ thi công cho các công trình lớn, còn việc sử dụng sơ đồ mạng PERT để thiết lập kế hoạch quản lý thực hiện dự án hầu nh− ch−a đ−ợc sử dụng nhiềụ Việc vận dụng sơ đồ mạng PERT để lập kế hoạch quản lý thực hiện dự án có những điểm khác với việc sử dụng sơ đồ mạng PERT để lập kế hoạch quản lý tiến độ thi công.

Sơ đồ mạng PERT quản lý thực hiện dự án khác với sơ đồ mạng PERT quản lý tiến độ thi công ở khâu xác định nội dung công việc, thời gian thực hiện công việc, còn cách vẽ sơ đồ, tính toán đ−ờng găng, thời gian dự trữ của các công việc,... thì

không có sự khác biệt nhiềụ Các công việc trong sơ đồ mạng PERT quản lý thực hiện dự án là các công việc quản lý, còn các công việc trong sơ đồ mạng PERT quản lý tiến độ thi công chủ yếu là các công việc kỹ thuật (nh− đào đất, đổ bê tông, xây t−ờng,...).

Một số khái niệm có liên quan đến sơ đồ mạng PERT:

Sơ đồ PERT là sơ đồ biểu diễn các công việc của dự án d−ới dạng mạng l−ới, trong đó các công việc có mối liên hệ chặt chẽ về mặt thời gian.

Trong sơ đồ mạng l−ới, các công việc thực đ−ợc biểu diễn bằng mũi tên liền nét và đ−ợc giới hạn bởi các vòng tròn (gọi là sự kiện), các công việc giả đ−ợc biểu diễn bằng mũi tên đứt nét. Các mũi tên có xu h−ớng về phía phảị Các sự kiện đ−ợc đánh số liên tục theo chiều từ trái sang phải và từ trên xuống d−ớị Sơ đồ PERT chỉ có một điểm đầu (sự kiện đầu) và một điểm cuối (sự kiện cuối).

• Tiến trình: Là đ−ờng đi liên tục của mạng nối tiếp đi qua các công việc liên tiếp, bắt đầu là công việc đầu tiên và kết thúc ở công việc cuối cùng.

• Tiến trình găng (còn gọi là tiến trình tới hạn): Tiến trình có tổng thời gian dự tính cho việc thực hiện các công việc là nhiều nhất.

• Thời gian thực hiện dự kiến của một công việc (t_e): khi thời gian thực hiện công việc tuân theo quy luật phân bố Beta thì:

t

=

t₀: thời gian lạc quan: thời gian ngắn nhất của một công việc dự kiến hao phí. t_p: thời gian bi quan: thời gian dài nhất của một công việc dự kiến hao phí. t_m: thời gian th−ờng gặp: thời gian phổ biến xảy ra của một công việc dự kiến hao phí.

Cách xác định các đại l−ợng thời gian: Xác định theo kinh nghiệm hoặc số liệu thống kê.

• Thời gian tiến trình T_p:

T

=

∑

=n n i ei t 1

t_ei: thời gian thực hiện dự kiến của công việc i thuộc một tiến trình của dự án. • Thời gian tiến trình găng T_cp:

T

∑

=n n i ) cp ( ei t 1

• Thời gian dự trữ của công việc (T_s): Thời gian dự trữ của một công việc của dự án đ−ợc hiểu là khoảng thời gian cho phép điều chỉnh thời điểm bắt đầu hoặc kết thúc của công việc đó. Nh− vậy chỉ các công việc không thuộc tiến trình găng mới có thời gian dự trữ (T_s > 0) còn các công việc không có thời gian dự trữ (T_s = 0) đều thuộc tiến trình găng. Các công việc này gọi là công việc găng, đ−ờng biểu diễn tiến trình tới hạn trên sơ đồ mạng đ−ợc gọi là đ−ờng găng, thời gian tiến trình găng là thời gian thực hiện toàn bộ dự án.

Về cơ bản, việc lập sơ đồ mạng PERT quản lý thực hiện dự án cũng đ−ợc tiến hành theo trình tự các b−ớc sau:

1. Xác định các công việc cần thực hiện của dự án (danh mục công việc). 2. Xác định mối quan hệ và trình tự thực hiện các công việc dự án.

3. Tính toán thời gian và chi phí −ớc tính cho từng công việc dự án. 4. Vẽ sơ đồ mạng công việc.

5. Xác định đ−ờng găng.

6. Xác định thời gian dự trữ của các công việc.

Trong sơ đồ mạng PERT quản lý thực hiện DAĐT XDCT, các b−ớc đ−ợc xác định nh− sau:

(1) Xác định danh mục công việc:

Yêu cầu của b−ớc này là không đ−ợc bỏ sót công việc cho dù là nhỏ nhất. Công việc trong sơ đồ mạng PERT quản lý thực hiện dự án chủ yếu là các công việc quản lý nh−: Lập dự án; thẩm định, phê duyệt dự án; lựa chọn nhà thầu; quản lý thực hiện hợp đồng,...

Công cụ cơ bản hỗ trợ cho b−ớc xác định công việc là cấu trúc phân việc - WBS (Work Breakdown Structure). WBS là ph−ơng pháp xác định có hệ thống các công việc của một dự án bằng cách chia nhỏ dự án thành các công việc nhỏ dần nhằm mục đích:

- Tách dự án thành các công việc với mức độ chi tiết, cụ thể hơn. - Xác định tất cả các công việc.

- Cho phép −ớc tính nguồn lực, thời gian, chi phí và các yêu cầu kỹ thuật khác một cách hệ thống.

- Phân chia trách nhiệm thực hiện cụ thể và hợp lý.

Khi xây dựng WBS, ở mỗi b−ớc không nên chia nhỏ thành quá nhiều phần để dễ xác định đ−ợc tất cả các cấu phần và tránh chồng chéo nhaụ Có thể dừng quá trình này khi đạt đ−ợc mức độ chi tiết cần thiết. Thông th−ờng sau khi có WBS, có thể:

- Mô tả đầy đủ công việc, kết quả và mức độ hoàn thành của mỗi gói công việc. - Xác định ng−ời hay trách nhiệm về mỗi gói công việc.

- Ước tính thời gian, nguồn lực đòi hỏi để hoàn thành từng gói công việc. Một gói công việc đ−ợc xác định rõ ràng có các đặc điểm sau:

- Chất l−ợng và mức độ hoàn thành của gói công việc có thể đo đ−ợc một cách dễ dàng.

- Có sự kiện bắt đầu và kết thúc.

- Quen thuộc đối với nhóm dự án, thời gian, chi phí và các nguồn nhân lực có thể đ−ợc dự tính một cách dễ dàng.

- Bao gồm các công việc có thể quản lý, có thể đo đ−ợc và các công việc này độc lập với các công việc của hoạt động khác.

WBS giúp cho việc chuẩn bị tiến độ thực hiện và −ớc tính chi phí của dự án và phân công quyền hạn, trách nhiệm cho các nhóm công việc cụ thể trong thực hiện dự án.

Trong việc lập kế hoạch triển khai dự án của CĐT, các WBS là các công việc quản lý. Sơ đồ 3.2 ở trang sau mô tả mô hình cấu trúc phân việc của một DAĐT XDCT.

Để không sót công việc, nhà QLDA cần họp và thảo luận trong ê kíp QLDA để hoàn thiện danh mục công việc.

(2) Xác định mối quan hệ và trình tự thực hiện các công việc:

Dựa vào cấu trúc phân việc WBS đ xây dựng, xác định trình tự tr−ớc sau của các công việc. Việc này sẽ có thể tiến hành nhanh chóng và có hiệu quả bằng cách tập hợp tất cả những ng−ời có trách nhiệm với từng công việc của dự án (đ đ−ợc phân nhiệm trong cấu trúc phân việc) hình thành một “ê kíp dự án” để thảo luận kỹ từng công việc cần làm tr−ớc, làm saụ Từ đó, bổ sung dần để tạo nên một “mạch liên kết các công việc”.

(3) Xác định thời gian hoàn thành công việc:

Để xác định thời gian hoàn thành các công việc trong kế hoạch quản lý thực hiện dự án cần phân loại các công việc. Trong QLDA có những công việc thời gian thực hiện đ−ợc quy định bởi các thủ tục hành chính nh− thời gian thẩm định, thời gian phê duyệt,... Đối với những công việc này thì thời gian sẽ đ−ợc xác định dựa vào các quy định hiện hành, sau đó dựa vào công thức (3.1) xác định thời gian của công việc để đ−a vào lập sơ đồ mạng. Còn các công việc khác nh− thời gian lựa chọn nhà thầu, thời gian thực hiện các gói thầu,... thì dựa vào định mức, vào số liệu kinh nghiệm để −ớc tính thời gian thực hiện trong các tình huống lạc quan, bi quan, bình th−ờng, sau đó cũng sử dụng công thức (3.1) để xác định thời gian của từng công việc loại này để đ−a vào lập sơ đồ mạng.