Để thực hiện dự án đúng tiến độ, đảm bảo tính mục tiêu và thực hiện đúng yêu cầu của Chính phủ Việt Nam và nhà tài trợ, thì công tác kế hoạch là rất cần thiết. Xây dựng kế hoạch dự án là cách để chủ đầu tư, Bộ kế hoạch và Đầu tư - MPI và nhà tài trợ, Bộ NN và PTNT (MARD) chủ động theo dõi, giám sát dự án, qua đó có thể đánh giá tiến độ hoạt động và tài chính của dự án. Xây dựng kế hoạch phải kết hợp hoạt động và ngân sách tương ứng với hoạt động theo từng Quý, năm và bám sát quy định của Chính phủ Việt Nam và đáp ứng yêu cầu của nhà tài trợ. Trong thời gian qua, việc lập kế hoạch cho các dự án đã được triển khai ở Trung tâm Tư vấn Chính sách Nông nghiệp, tuy nhiên việc làm này chủ yếu do yêu cầu của nhà tài trợ, làm theo hình thức đối phó, chưa chủ động. Hầu như, kế hoạch hàng quý trình cấp nhà tài trợ khi dự án đã thực hiện gần hết quý. Ngoài ra, công tác lập kế hoạch hàng năm của một số dự án tại Trung tâm đang bị làm ngược, có nghĩa là do BQL dự án thực hiện sau đó mới xây dựng kế hoạch để trình cấp trên. Điều này do nhiều nguyên nhân chủ quan và khách quan. Bên cạnh đó, rất nhiều dự án ngân sách hàng năm được xây dựng không dựa trên nhu cầu thực tế của dự án, dẫn đến các hoạt động
không thực hiện được, hoặc thực hiện không có hiệu quả, một số hoạt động cần thiết hoặc một số hoạt động phát sinh lại không có ngân sách để thực hiện trong khi đó đây
chính là nhu cầu thiết yếu và thể hiện tính khả thi để đạt được mục tiêu có ý nghĩa. Như vậy, việc lập kế hoạch dự án không còn đúng ý nghĩa của nó, không thể hiện được sự kết nối giữa hoạt động chung và hoạt động tài chính của dự án.
Vì vậy, để tăng cường hiệu quả quản lý dự án, thì Trung tâm cần chủ động lập kế hoạch hoạt động và kế hoạch tài chính hang quý làm căn cứ để tổ chức thực hiện dự án, đồng thời làm căn cứ cho phía tài trợ xác định nhu cầu về các dòng tiền cần chi tiêu để đảm bảo hoạt động dự án.
Việc lập kế hoạch cần tuân thủ theo các quy định của Chính phủ Việt Nam, nhà tài trợ và căn cứ vào:
- Văn kiện dự án đã được phê duyệt (Nếu có)
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version,.- http://www.simpopdf.com
- Các quy định về xây dựng kế hoạch và dự toán ngân sách, các chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi tiêu của Việt Nam và nhà tài trợ;
- Dự kiến về tiến độ và khả năng triển khai thực hiện dự án;
- Các đầu ra dự kiến theo quý.